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États financiers 2008-2009 de Bibliothèque et Archives Canada

Notes complémentaires aux états financiers
Exercice terminé le 31 mars

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1. Mandat et objectifs

Bibliothèque et Archives Canada est un ministère à l'intérieur du Gouvernement du Canada qui a été établi le 21 mai 2004 suite à la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada a été officialisé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. La loi assigne un pouvoir discrétionnaire au bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de Bibliothèque et Archives du Canada . Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation préalable du bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

Bibliothèque et Archives Canada est un établissement faisant parti de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien. Les dépenses d'opération et en capital sont financées par le gouvernement du Canada par l'entremise d'un poste voté. Les bénéfices aux employés sont autorisés par un poste législatif séparé. Bibliothèque et Archives Canada a l'autorité parlementaire d'affecter à la compensation de ses dépenses, les recettes provenant de l'accès à la collection et de la reproduction de celle-ci.

Le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures; être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada; faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir; servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Le secteur de la collection du patrimoine documentaire voit à l'acquisition, à la sauvegarde et à l'organisation de la collection pour l'utilisation actuelle et future. Ses fonctions sont le développement de la collection, son organisation et sa conservation. Toutes les collections seront développées, gérées et conservées sous l'égide du Secteur de la collection du patrimoine documentaire. Le secteur des programmes et services encourage la connaissance, l'accès, l'utilisation et la compréhension du patrimoine documentaire du Canada. Les deux fonctions de ce secteur sont la prestation de services en réponse à tous les types de demandes de clients par différents moyens; et l'exécution des programmes en vue de promouvoir la connaissance et la compréhension du patrimoine documentaire du Canada. La première fonction répond à la demande; la deuxième est proactive et anticipe les besoins d'information des Canadiens. Ensemble, elles permettent à Bibliothèque et Archives Canada de s'acquitter de son mandat de faire connaître le patrimoine documentaire du Canada. Le secteur de la gestion corporative et la direction des documents gouvernementaux appuient les institutions fédérales en matière de la gestion de l'information (GI) et dans la maintenance de ses documents. Ses activités comprennent les stratégies GI, les solutions GI et les services GI.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Les états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Crédits parlementaires
Bibliothèque et Archives Canada est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les crédits consentis à Bibliothèque et Archives Canada ne correspondent pas à la présentation des rapports financiers en conformité avec les principes comptables généralement reconnus étant donné que les crédits sont fondés, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les crédits parlementaires. La note 3 présente un rapprochement général entre les deux méthodes de rapports financiers.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement
Bibliothèque et Archives Canada fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Variation de la situation nette du Trésor
La variation de la situation nette du Trésor correspond à la différence entre l'encaisse nette fournie par le gouvernement et les crédits utilisés au cours d'un exercice, à l'exclusion du montant des revenus non disponibles comptabilisés par le ministère. Il découle d'écarts temporaires entre le moment où une opération touche un crédit et le moment où elle est traitée par le Trésor.

(d) Revenus:

i) Les ventes de marchandises et de produit d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

ii) Les fonds reçus de tiers à des fins précises sont comptabilisés à leur réception à titre de revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.

iii) Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice où les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

(e) Charges — Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

i) Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits. En ce qui concerne les subventions ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision de verser un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation des paiements avant que les états financiers ne soient achevés.

ii) Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert.

iii) Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi respectives.

iv) Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs

i) Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du ministère au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du ministère découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, le ministère n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.

ii) Indemnités de départ : Les employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou les conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés effectuent les services nécessaires pour les gagner. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle pour les prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et les prêts sont comptabilisés en fonction des montants que l'on prévoit réaliser. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Immobilisations corporelles
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000$ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Les logiciels en développement sont capitalisés et amortis lorsqu'ils sont mis en service, l'amortissement est dès lors calculé selon le taux de la catégorie. Le ministère n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Catégorie d'immobilisations Période d'amortissement
Machinerie et matériel 5-15 ans
Équipements informatiques 3-10 ans
Logiciels - Acquisition et développement 2-7 ans
Autres équipements, incluant l'ameublement 5-10 ans
Véhicules 3-15 ans

(i) Collections
Les collections de Bibliothèque et Archives Canada sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000$. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils ont été acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

(j) Incertitude relative à la mesure
La préparation de ces états financiers conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor du Canada, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public, exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, les passifs environnementaux, le passif pour les indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Les résultats réels pourraient différer des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Crédits parlementaires

Bibliothèque et Archives Canada reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen de crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(en milliers de dollars)
  2009 2008
(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des crédits parlementaires de l'exercice en cours :
Coût de fonctionnement net 171 811 164 823
Rajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les crédits :
Ajouter (déduire) :
Services fournis gratuitement (46 307) (45 226)
Amortissement des immobilisations corporelles (3 760) (3 280)
Indemnités de départ (866) (3 225)
Indemnités de vacances et congés compensatoires (3 407) 180
Renversement de dépenses de l'année précédente 244 178
Revenu non disponible pour dépenser 183 137
Perte sur l'aliénation et la dépréciation des immobilisations corporelles (118) (47)
Autres - (19)
  (54 031) (51 302)
Rajustements pour les postes sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les crédits
Ajouter (déduire) :
Acquisition d'immobilisations corporelles 8 814 8 933
Avances comptables (2) 2
  8 812 8 935
Crédits de l'exercice en cours utilisés 126 592 122 456

(b) Crédits fournis et utilisés
Dépenses de fonctionnement - Crédit 45 160 137 148 463
Montants législatifs 12 521 11 490
Crédits de l'exercice disponible 172 658 159 953
Moins :    
Préremption : Fonctionnement (3 333) (2 950)
Préremption : Affectations bloquées (42 629) (34 478)
Total préremption (45 962) (37 428)
Crédits disponibles pour emploi dans les exercices ultérieurs (104) (69)
Crédits de l'exercice en cours utilisés 126 592 122 456

(c) Rapprochement de l'encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de
l'exercice en cours utilisés    
Encaisse nette fournie par le gouvernement 125 461 116 281
Revenu non disponible pour dépenser 183 137
Variation de la situation nette du Trésor    
Variation des débiteurs et des avances 1 482 (916)
Variation des créditeurs et des charges à payer (562) 6 892
Variation des revenus reportés (212) (133)
Autres ajustements 240 195
  948 6 038
Crédits de l'exercice en cours utilisés 126 592 122 456

4. Débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances :

(en milliers de dollars)
  2009 2008
Comptes à recevoir des autres ministères et organismes fédéraux 276 1 707
Comptes à recevoir de l'extérieur 134 182
Avances aux employés 9 12
Total 419 1 901

5. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)
Coût Solde d'ouverture Acquisitions Reclassification Aliénations et radiations Solde de clôture
Machinerie et matériel 786 33 - (10) 809
Équipements informatique 9 534 344 - (316) 9 562
Logiciels - Acquisition & développement 13 514 2 079 - - 15 593
Autres équipements 30 172 80 - (256) 29 996
Véhicules 491 - - (20) 471
Logiciels en cours de développement 6 748 6 278 - - 13 026
  61 244 8 814 - (601) 69 457
 
Amortissement cumulé Solde d'ouverture Amortissement Amortissement Aliénations et radiations Solde de clôture
Machinerie et matériel 606 28 - (10) 624
Équipements informatique 5 540 1 224 - (244) 6 520
Logiciels – Acquisition et développement 5 854 1 379 - - 7 233
Autres équipements 14 776 1 079 - (217) 15 638
Véhicules 321 50 - (12) 359
  27 097 3 760 - (483) 30 374
 
Valeur comptable nette 2009 2008    
Machinerie et matériel 185 180    
Équipements informatique 3 042 3 994    
Logiciels – Acquisition et développement 8 360 7 660    
Autres équipements 14 358 15 396    
Véhicules 112 170    
Logiciels en cours de développment 13 026 6 748    
  39 083 34 147    

La charge d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2009 s'élève à 3 760$
(3 280$ en 2008)

6. Immobilisations corporelles

Bibliothèque et Archives Canada préserve la mémoire collective de la nation et du gouvernement du Canada en plus de contribuer à la protection des droits et de rehausser le sentiment d'identité nationale.

Bien que la valeur nominale attribuée à la collection dans ces états financiers est conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande de la collection. Malgré le fait qu'ils ne sont pas capitalisés comme le sont d'autres actifs tel que les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et, bien sûr, monétaire inestimable pour les canadiens et canadiennes d'aujourd'hui et de toutes les générations à venir. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères, et les publications recues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux et pour lesquels un reçu pour fins d'impôts a pu être émis.

7. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus comptabilisés d'avance résultant de dons qui servent exclusivement à financer des projets spécifiques. Les revenus sont constatés dans chaque exercice en fonction du montant des dons reçus.

(en milliers de dollars)
  2009 2008
Solde d'ouverture 696 829
Plus - Dons reçus d'organisations externes 596 991
Moins - Revenus constatés (808) (1 124)
Solde en fin d'exercice 484 696

8. Avantages sociaux

a) Prestations de retraite: Les employés de Bibliothèque et Archives Canada participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services admissibles multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Tant les employés que Bibliothèque et Archives Canada versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2008-2009 les charges s'élèvent à 8 908 864$ (8 260 795$ en 2007-2008), soit environ 2,0 (2,1 en 2007-2008) fois les cotisations des employés.

La responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

(b) Indemnités de départ : Bibliothèque et Archives Canada verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les crédits futurs. Voici quelle était l'obligation au titre des prestations constituées pour les indemnités de départ au 31 mars :

(en milliers de dollars)
  2009 2008
Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 16 464 13 239
Charge pour l'exercice 2 728 4 742
Prestations versées au cours de l'exercice (1 863) (1 517)
Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice 17 329 16 464

9. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, Bibliothèque et Archives Canada est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Bibliothèque et Archives Canada conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada reçoit gratuitement des services d'autres ministères, comme il est indiqué à la partie (a).

(a) Services fournis gratuitement à Bibliothèque et Archives Canada:
Au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada reçoit gratuitement des services d'autres ministères (installations,= frais juridiques et cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats du ministère:

(en milliers de dollars)
  2009 2008
Installations 40 426 39 971
Cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires 5 845 5 172
Indemnisation aux victimes d'accidents du travail 36 70
Services juridiques - 13
  46 307 45 226

Le gouvernement a structuré certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de sorte qu'un seul ministère mène sans frais certaines activités au nom de tous. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus à titre de charge dans l'état des résultats du ministère. De façon similaire, Bibliothèque et Archives Canada gère les documents contemporains sur tout type de support pour plus de 90 organisations fédérales à travers le pays.

(b) Soldes des créditeurs et débiteurs à la fin de l'exercice entre apparentés :

(en milliers de dollars)
  2009 2008
Débiteurs - Autres ministères et organismes 93 1 185
Créditeurs - Autres ministères et organismes 2 067 1 112

(c) Administration de programmes au nom d'autres ministères
Depuis février 2008, Bibliothèque et Archives Canada coordonne et administre les fonds obtenus par le Conseil du Réseau des champions ministériels des langues officielles (CRCLO). Le conseil et son secrétariat sont financés par des contributions volontaires des ministères et organismes. In 2008-2009, le conseil a reçu 164 500$ en contribution duquelle 146 715$ a été dépensée, ainsi un montant de 17 785$ (5 000$ en 2007-2008) a été retourné au Conseil du Trésor.

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