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État des résultats prospectif de 2011-12 de Bibliothèque et Archives Canada

Notes complémentaires aux états financiers prospectifs (non vérifiées)
Pour l'exercice terminé le 31 mars

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1. Mandat et objectifs

Bibliothèque et Archives Canada est un organisme à l'intérieur du Gouvernement du Canada qui a été établi le 21 mai 2004 suite à la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada a été officialisé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. La loi assigne un pouvoir discrétionnaire au bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de Bibliothèque et Archives du Canada. Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation préalable du bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

Bibliothèque et Archives Canada est un établissement faisant parti de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise du ministre du Patrimoine canadien.

Le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures; être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada; faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir; servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

2. Hypothèses importantes

L'état des résultats prospectif a été établi en fonction des priorités du gouvernement et des plans de Bibliothèque et Archives Canada qui sont décrits dans le Rapport sur les plans et les priorités.

Les principales hypothèses utilisées sont :

1. Les activités principales demeureront, pour l'essentiel, semblables à celles de l'an dernier.
2. Les charges et les revenus, y compris la détermination des montants de sources internes et externes au gouvernement, sont basés sur l'expérience acquise. L'évolution générale historique devrait se poursuivre.
3. Les provisions pour non-recouvrement sont estimées à la lumière de l'expérience acquise. L'évolution générale historique devrait se poursuivre.
4. L'information estimative de fin d'exercice pour 2010-2011 est utilisée à titre de situation financière d'ouverture pour établir les prévisions de 2011-2012.

Ces hypothèses ont été adoptées en date du 15 mars 2011.

3. Variation et évolution des prévisions financières

Même si tous les efforts ont été déployés pour prévoir avec exactitude les résultats définitifs pour le reste de l'exercice 2010-2011 et pour 2011-2012, les résultats réels des deux exercices risquent de varier par rapport aux prévisions financières présentées, et cet écart pourrait être important.

Lors de la préparation de l'état des résultats prospectif, Bibliothèque et Archives Canada a établi des estimations et des hypothèses à l'égard d'événements futurs. Ces estimations et hypothèses pourraient différer des résultats financiers réels subséquents. Les estimations et les hypothèses sont évaluées de façon continue et sont fondées sur l'expérience acquise et d'autres facteurs, notamment les prévisions relatives aux événements futurs qui sont considérées comme raisonnables compte tenu des circonstances.

Les facteurs qui pourraient donner lieu à des écarts importants entre les états financiers prospectifs et les états financiers historiques sont notamment :

1. Le moment et le montant des acquisitions et des aliénations d'immobilisations peuvent influer sur les gains/pertes et les charges d'amortissement.
2. La conjoncture économique peut avoir un effet à la fois sur le montant du revenu gagné et de recouvrement des comptes à recevoir.
3. Des modifications supplémentaires au budget de fonctionnement, suite à de nouvelles initiatives ou ajustements techniques mis en œuvre plus tard au courant de l'exercice.

Une fois que le Rapport sur les plans et les priorités est présenté, Bibliothèque et Archives Canada ne mettra pas à jour les prévisions, quelles que soient les modifications apportées aux crédits ou aux prévisions financières dans les budgets supplémentaires. Les écarts seront expliqués dans le Rapport ministériel sur le rendement.

4. Sommaire des principales conventions comptables

L'information financière prospective a été préparée selon les conventions comptables du Conseil du Trésor, lesquelles s'appuient sur les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donne lieu à aucun écart important par rapport aux principes comptables généralement reconnus du Canada.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Crédits parlementaires – Bibliothèque et Archives Canada est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les crédits consentis à Bibliothèque et Archives Canada ne correspondent pas à la présentation des rapports financiers en conformité avec les principes comptables généralement reconnus étant donné que les crédits sont fondés sur la méthode de la comptabilité de caisse modifiée. Par conséquent, les postes consignés dans l'état des résultats ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux correspondant aux crédits parlementaires. La note 5 présente un rapprochement général entre ces méthodes.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement – Bibliothèque et Archives Canada fonctionne au moyen du Trésor qui est administré par le Receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse qu'il reçoit est déposée au Trésor et tous les décaissements qu'il effectue sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères fédéraux.

(c) Le montant due ou à recevoir du Trésor – Ce poste découle d'un écart temporaire à la fin de l'exercice entre le moment où une opération affecte les autorisations de Bibliothèque et Archives Canada et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor représente le montant net de l'encaisse que Bibliothèque et Archives Canada est autorisé à prélever à même le Trésor sans affectations supplémentaires d'autorisation pour s'acquitter de ses passifs.

(d) Revenus – Ils sont constatés selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

• Les ventes de marchandises et de produits d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
• Les fonds reçus à des fins précises de tiers extérieur au gouvernement sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.
• Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice où les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

(e) Charges – Elles sont constatées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

• Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits. En ce qui concerne les subventions ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision de verser un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation des paiements avant que les états financiers ne soient achevés.
• Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou rempli les conditions de l'accord de transfert.
• Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi respectives.
• Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soin de santé et de soins dentaires, les couvertures d'indemnisation des victimes d'accidents du travail et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs

• Prestations de retraite – Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime multi-employeurs administrés par le gouvernement du Canada. Les cotisations de Bibliothèque et Archives Canada au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de Bibliothèque et Archives Canada découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, Bibliothèque et Archives Canada n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.
• Indemnités de départ – Les employés ont droit aux indemnités de départ prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et les prêts sont comptabilisés au moindre du coût et de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Passif éventuel – Le passif éventuel représente des obligations potentielles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains évènements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'évènement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité peut être déterminée et s'il est possible de faire une estimation raisonnable du montant, une prévision et une note sont établies en conséquence.

(i) Immobilisations corporelles – Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Bibliothèque et Archives Canada n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Catégorie d'immobilisations	Période d'amortissement
Machinerie et matériel	5-15 ans
Équipements informatiques	3-10 ans
Logiciels - Acquisition et développement	2-7 ans
Autres équipements, incluant l'ameublement	5-10 ans
Véhicules	3-15 ans
Améliorations locatives	Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile de l'amélioration

Les immobilisations en cours de construction sont constatées dans la catégorie d'immobilisations correspondante au cours de l'exercice où elles sont prêtes à être mises en service et ne sont pas amorties avant qu'elles ne soient prêtes à être mises en service.

(j) Collections
Les collections de Bibliothèque et Archives Canada sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000$. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils sont acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

5. Crédits parlementaires

Bibliothèque et Archives Canada reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées dans un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets de Bibliothèque et Archives Canada diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(en milliers de dollars)

(a) Autorisations demandées	Prévisions 2012	Estimations 2011
Autorisations demandées
Crédit 55	90,855  $	105,627  $
Crédit 60	10 350	11 998
Montants législatifs	11 755	12 852
	112 960	130 477
Besoins au titre de rémunération	2 900	-
Variations prévues au titre des régimes d'avantages sociaux des employés	670	-
Autres variations prévues aux montants législatifs	207	-
Autorisations disponibles prévues	116 737  $	130 477  $

(en milliers de dollars)

(b) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires demandées	Prévisions 2012	Estimations 2011
Coût de fonctionnement net	151 938  $	165 476  $
Rajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :
Ajouter (déduire) :
Services fournis gratuitement par d'autres ministères	(48 053)	(48 363)
Amortissement des immobilisations corporelles	(4 154)	(4 654)
Diminution des avantages sociaux futurs	500	-
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires	250	-
Remboursement de charges des exercices antérieurs	25	36
Revenu non disponible pour dépenser	112	112
Perte sur l'aliénation et la dépréciation des immobilisations corporelles	(20)	(4 500)
	(51 340)	(57 369)
Rajustements pour les postes sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
Ajouter : Acquisitions d'immobilisations corporelles	13 350	6 670
Ressources inutilisées prévues pour l'exercice (p. ex. fonctionnement, affectations bloquées)	2 789	15 700
Autorisations disponibles prévues	116 737  $	130 477  $

6. Collections

Bibliothèque et Archives Canada préserve la mémoire collective de la nation et du gouvernement du Canada en plus de contribuer à la protection des droits et de rehausser le sentiment d'identité nationale.

Bien que la valeur nominale attribuée à la collection dans ces états financiers est conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande de la collection. Malgré le fait qu'elles ne sont pas capitalisées comme le sont d'autres actifs tels que les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et, bien sûr, monétaire inestimable pour les canadiens et canadiennes d'aujourd'hui et de toutes les générations à venir. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères, et les publications reçues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux et pour lesquels un reçu pour fins d'impôts a pu être émis.

7. Avantages sociaux

• Prestations de retraite – Les employés de Bibliothèque et Archives Canada participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services admissibles multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.
  
  Tant les employés que Bibliothèque et Archives Canada versent des cotisations couvrant le coût du régime. Les charges prévues à ce titre s'élèvent à 8 059 295  $ en 2010-2011 et à 8 970 850 $ en 2011-2012, soit environ 2,0 fois les cotisations des employés.
  
  La responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.
• Indemnités de départ – Bibliothèque et Archives Canada verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les crédits futurs. Voici des informations sur les indemnités de départ estimatives en date des présents états financiers :

  (en milliers de dollars)

  	Prévision 2012	Résultats estimatifs 2011
  Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice	15 990  $	15 990  $
  Charge pour l'exercice	1 073	1 062
  Indemnités de départ versées prévues pendant l'exercice	(1 572)	(1 062)
  Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice	15 491  $	15 990  $

8. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, Bibliothèque et Archives Canada est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Bibliothèque et Archives Canada conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada reçoit gratuitement des services d'autres ministères, comme il est indiqué à la partie (a).

a) Services courants fournis gratuitement par d'autres ministères
Au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada prévoit recevoir gratuitement des services d'autres ministères (installations et cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats prospectif :

(en milliers de dollars)

	Prévision 2012	Résultats estimatifs 2011
Installations	42 227  $	42 227  $
Cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires	5 787	6 095
Indemnisation aux victimes d'accidents du travail	39	41
	48 053  $	48 363  $

Le gouvernement a structuré certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de sorte qu'un seul ministère mène sans frais certaines activités au nom de tous. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus à titre de charge dans l'état des résultats de Bibliothèque et Archives Canada. Bibliothèque et Archives Canada offre de façon similaire, des services de référence et d'entreposage gratuitement à certains ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada.

b) Autres opérations entre apparentés

(en milliers de dollars)

	Prévision 2012	Résultats estimatifs 2011
Charges – Autres ministères et organismes fédéraux	15 002  $	14 507  $
Revenus – Autres ministères et organismes fédéraux	74	73

9. Prévisions des dépenses et des revenus par catégorie

Le tableau suivant présente les dépenses et revenus par catégorie.

(en milliers de dollars)

	Prévisions 2012	Résultats estimatifs 2011
Paiements de transfert à des organismes à but non lucratif	1 746  $	1 744  $
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux	88 501	90 429
Installations	42 227	42 227
Services professionnels et spéciaux	7 040	9 846
Amortissement sur actifs corporels	4 154	4 654
Locations	2 022	2 722
Services publics, fournitures et approvisionnements	1 206	1 806
Service de communication	1 391	1 641
Entretien et réparation	1 365	2 752
Acquisition de machinerie et matériel	1 623	2 475
Voyages	757	758
Dépenses diverses	416	430
Perte sur l'aliénation d'actifs corporels	20	4,500
Total - Charges de fonctionnement	150 722	164 240
Total - Charges	152 468	165 984
Revenus
Vente de marchandises et de produits d'information	375	365
Gain sur l'aliénation d'actifs	100	90
Autres revenus	55	53
Total - Revenus	530	508
Coût de fonctionnement net	151 938  $	165 476  $

10. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassifiés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours. À compter de 2011-2012, Bibliothèque et Archives Canada adoptera une nouvelle architecture d'activités de programme. L'information financière prospective est présentée selon cette nouvelle architecture. Par contre, comme l'information historique disponible ne permet pas de produire des prévisions de dépenses par catégorie selon la nouvelle architecture, l'information sectorielle n'est donc pas présentée dans ces états financiers prospectifs.

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