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Le bibliothécaire et archiviste du Canada
Ian E. Wilson

Discours

Table ronde du CCA, à Ottawa, le 25 septembre 2004

Regard vers l'avenir

Bonjour, je suis heureux d'être de nouveau parmi vous. Je vous remercie tous de votre engagement manifeste à l'égard du système archivistique; le fait que vous soyez sur place de bonne heure, en ce beau samedi matin, en est la preuve éloquente. Les organisateurs de cette table ronde ont gentiment invité Bibliothèque et Archives Canada à faire un exposé dans l'espoir d'éclairer vos discussions. Je tenais à être présent pour vous faire part de mes réflexions sur l'avenir du système archivistique et vous encourager à être créatifs et innovateurs.

Lors de la première assemblée générale du Conseil canadien des archives (CCA), j'avais été invité à discuter des défis à venir. J'avais apporté un message de Archive, en Saskatchewan (seule collectivité canadienne où l'on a ainsi désigné, en 1985, quelques édifices abandonnés et tombant en ruines dans la prairie). Tout comme maintenant, le CCA se demandait à l'époque quel était le moyen le plus efficace d'aider les collectivités de ce type à développer leurs services d'archives. Près de 20 ans plus tard, j'ai trouvé la réponse à cette question lorsque sœur Perpetua m'a montré le Service des archives de la Congrégation de la Présentation, à St-John's (Terre-Neuve-et-Labrador). On y a conjugué les divers programmes et initiatives du CCA et du conseil provincial - par exemple, des services d'experts en matière d'archives, de la formation, des services de préservation de l'Institut canadien de conservation (ICC), des services de conservation et du soutien des pairs et des bénévoles -, ce qui a donné lieu à un service d'archives essentiel et dynamique, un atout pour St- John's et pour le Canada. Il est assez intéressant de noter que cette congrégation a dû s'adapter à de profonds changements lorsque le gouvernement a décidé d'adopter un système d'enseignement non confessionnel. L'un des projets d'avenir de la congrégation était d'établir un service d'archives.

À titre de membres de la communauté archivistique du Canada, nous pouvons être fiers de nos réalisations des 25 dernières années. À la suite des rapports Symons (1976) et du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSHC) (1980), le consensus général dans la communauté a débouché sur un foisonnement exceptionnel de toutes les activités professionnelles et institutionnelles, dont certaines tiraient parti d'initiatives déjà en cours : des programmes d'études supérieures en archivistique; les revues Archivaria et Archives respectées partout dans le monde, sources des assises intellectuelles de la discipline; l'essor de l'Association des archivistes du Québec (AAQ) et de l'Association canadienne des archivistes (ACA), et des rencontres et des programmes dynamiques continus; une réputation internationale - le congrès du Conseil international des archives (CIA), à Montréal, en 1992, la présidence du CIA, la Conférence internationale de la table ronde des Archives (CITRA), un portail francophone et des consultants canadiens en archivistique demandés partout dans le monde; le Conseil canadien des archives (CCA) et les conseils provinciaux et territoriaux qui ont accès à des millions de dollars pour le développement en archivistique; les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA), qui en retour ont préparé le terrain pour le Réseau canadien d'information archivistique (RCIA) et Archives Canada; une nouvelle démarche combinée en matière de conservation; des experts en archivistique, de l'aide et de l'encadrement pour les bénévoles, de la formation; de nouveaux services d'archives à plusieurs endroits; de nouveaux édifices et une nouvelle législation.

Nous avons également fait des acquisitions exceptionnelles, par exemple : les archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson et la collection Winkworth.

Nous avons mis en application l'accès à l'information, l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et nous avons commencé à nous préoccuper de la question des documents électroniques. De nouvelles approches ont été adoptées pour aborder la discipline : la macroévaluation des documents, le projet InterPARES. Le rôle des services d'archives s'est élargi en matière de droits de la personne, en particulier en ce qui concerne la question des pensionnats où l'on s'est montré très exigeant à l'égard des services d'archives confessionnels.

C'était un programme exceptionnel et productif, où l'on a mis en place l'infrastructure essentielle d'une profession et d'un service d'archives coordonné, accessible aux Canadiens. Plusieurs personnes responsables de ces projets sont présentes ici aujourd'hui.

Je ne cherche pas à vanter les réalisations d'autrefois, même si elles ont été nombreuses et importantes, mais à rappeler que le système archivistique canadien est complexe et comprend beaucoup d'acteurs - des établissements et des particuliers - qui tous ensemble ont accompli beaucoup plus que ce qu'ils avaient osé prévoir. Une vision d'avenir commune, une volonté de discuter et d'essayer de nouvelles démarches et des habitudes de coopération ont permis toutes ces réalisations.

J'ai bon espoir que les 25 prochaines années seront aussi dynamiques et productives. La possibilité de tirer parti de ces assises est concrète et non négligeable. Toutefois, ce n'est pas en nous reposant sur nos lauriers que nous y parviendrons. (D'ailleurs, cela m'a toujours mis mal à l'aise.)

La société canadienne change rapidement. Comme d'innombrables conférenciers nous l'ont affirmé, la technologie, les demandes de renseignements de la part du public, les changements démographiques, ainsi que la population vieillissante qui a du temps à consacrer à la recherche, les nouveaux immigrants, les questions concernant les droits de la personne, tout cela est exigeant et présente des défis et des possibilités pour notre profession. Il me semble très pertinent de la part du CCA d'organiser cette table ronde pour étudier sa vision d'avenir et établir ses priorités pour les prochaines années.

En tant que membres de la communauté archivistique, nous devons sans cesse évaluer les résultats que nous obtenons et nous montrer critiques à cet égard, être au courant des nouveaux besoins du public canadien et fixer de nouveaux objectifs d'avenir. Si nous ne faisons pas d'évaluations et si nous ne changeons pas, les réussites de la communauté archivistique ne seront pas aussi nombreuses à l'avenir et elle n'obtiendra pas l'appui plus grand du public dont elle a besoin pour que le système archivistique soit performant. La leçon reçue du secteur privé est claire : ceux qui survivent, ce ne sont pas les plus importants ou les plus riches, mais ceux qui savent s'adapter au changement… Il faut se concentrer sur des objectifs et des valeurs clés tout en adaptant les moyens afin d' atteindre les objectifs visés.

La création d'un réseau archivistique canadien a été une réalisation importante. C'est une infrastructure qui ferait l'envie de beaucoup de pays. Et il ne s'agit pas seulement de technologie, mais d'un réseau complexe de personnes et d'établissements auquel chacun contribue à sa manière. Un réseau de ce genre nous permet de continuer à apporter des améliorations, à unir nos efforts pour atteindre des objectifs communs et à participer tous ensemble à l'épanouissement de la société canadienne.

Le Conseil canadien des archives (CCA) est un élément essentiel du réseau dont BAC continue d'appuyer les travaux. La communauté a besoin d'un CCA dynamique qui montre la voie à suivre, favorise la viabilité, renforce les capacités et gère efficacement une série de programmes utiles aux services d'archives et à leur clientèle. Afin d'assumer ce rôle, le CCA doit trouver des moyens de s'adapter à de nouvelles exigences et, comme nous tous, d'attirer de nouveaux partenaires et d'obtenir du nouveau financement.

À titre de bibliothécaire et archiviste du Canada, je constate que mon institution est confrontée à plusieurs grandes questions : de quelle manière doit-on gérer l'information numérique? De quelle façon peut-on répondre aux nouvelles attentes des utilisateurs? Comment peut-on être utile à une société de l'information en effervescence? De quelle manière peut-on tenir compte de la diversité du Canada? De quelle façon pourrions-nous mieux connaître les besoins des Canadiens? Comment être davantage visible et accessible auprès de l'ensemble des Canadiens? De quels moyens disposons-nous pour surmonter les obstacles liés aux limites budgétaires? Mais ces préoccupations ne sont pas seulement les miennes, ce sont les nôtres aussi.

À BAC, Roch Carrier et moi en avons conclu qu'il fallait sérieusement repenser notre structure et les façons de faire si nous voulions être en mesure de répondre à ces défis . Nous avons demandé au personnel de revoir les priorités, à partir de principes professionnels, mais en remettant en question ce que l'on fait seulement par habitude parce qu'il en a toujours été ainsi. BAC doit innover, modifier certaines de ces méthodes de travail, comprendre les nouveaux besoins de la population canadienne et trouver de nouveaux moyens d'y répondre. Ce n'est pas de la simple rhétorique, mais quelque chose de concret dont il faut s'occuper sans tarder.

Dans l'immédiat, l'une des tâches de BAC consiste à renouveler les autorisations liées à son programme de subventions et de contributions qui appuie le développement des services d'archives au Canada. Ce programme a été important parce qu'il a aidé la communauté archivistique à atteindre un certain nombre d'objectifs. Cependant, j'admets que le travail effectué par des particuliers et des établissements pour faire progresser des projets communs et le développement du système archivistique a été beaucoup plus important. Leur énergie, leur talent et un engagement commun ont permis de mettre en œuvre ces projets et de leur donner un sens. Les subventions et les contributions fédérales ont apporté de l'aide aux services d'archives, mais c'est notre travail collectif vers des objectifs communs qui nous a permis de nous rendre aussi loin. Nous savons tous que le programme de subventions et de contributions de BAC ne peut répondre à tous les besoins permanents des services d'archives d'un bout à l'autre du Canada. C'est un programme qui vise en fait à stimuler la coopération pour trouver des solutions à des problèmes communs, notamment en ce qui touche les normes, la formation et l'atteinte d'objectifs nationaux.

Le renouvellement du programme de subventions et de contributions de BAC me tient à cœur. J'ai besoin que vous participiez activement à ce processus. Le CCA a déjà donné à BAC des conseils stratégiques au sujet de programmes de financement pour la communauté archivistique. Actuellement, BAC s'est lancé dans un processus de consultation auprès des archivistes des 13 provinces et territoires au pays.

Permettez-moi d'ajouter autre chose à propos du renouvellement du programme de subventions et de contributions de BAC. Comme les contribuables canadiens le réclament à juste titre, la reddition de comptes se trouve à présent au cœur même des programmes de subventions et de contributions. On a établi des règles strictes pour définir et rendre compte de résultats concrets et elles doivent faire partie de toutes les propositions présentées. À l'avenir, les vérifications et les évaluations pour analyser la réussite d'un programme et examiner les bonnes pratiques de gestion seront des éléments permanents.

Bibliothèque et Archives Canada, et sa ministre, sont responsables du programme de subventions et de contributions. BAC doit donc définir des objectifs nationaux, fixer des critères, déterminer des résultats concrets et évaluer ce qui a été accompli. BAC ne peut pas déléguer cette responsabilité. On peut déléguer en partie l'exécution du programme, conformément aux directives établies. Est-ce bien différent de ce qui était en place il y a 20 ans au moment où le programme a été créé? Bien sûr que si. Mais ce sont dorénavant les règles à suivre.

Je sais très bien à quel point les services d'archives ont des ressources limitées et tout ce qu'ils doivent faire avec celles-ci . Par conséquent, il est très important que les buts nationaux fixés pour le programme de subventions et de contributions concourent de manière importante au développement global des services d'archives locaux, tout en respectant les objectifs nationaux et en répondant aux besoins changeants des Canadiens.

Je peux cependant vous assurer que je n'envisage pas un avenir où le gouvernement fédéral dictera les priorités locales en archivistique. Ni BAC, ni le CCA ne peuvent faire de la microgestion, mais nous devons avoir des objectifs nationaux et des stratégies précises pour les atteindre. Nous devons tous nous efforcer sans cesse d'établir ce type de priorités pour travailler en collaboration.

Il ne fait aucun doute que certaines des activités traditionnelles des services d'archives ont leur place dans le programme de subventions et de contributions. Mais celui-ci doit également appuyer la mise en valeur des ressources communautaires et permettre à la communauté archivistique de trouver de nouveaux moyens de servir les Canadiens, d'augmenter l'utilisation que l'on fait des archives, et, je crois, d'accroître les ressources fondamentales consacrées à ces services d'archives. Le public canadien ne connaît pas l'utilité des archives comme nous le voudrions. Nous devons trouver des moyens de le lui montrer. Si vos services de recherche sont déjà débordés, une utilisation accrue des archives par le public peut sembler accablante. Nous devrons nous efforcer de trouver un équilibre entre une plus grande utilisation des archives et des programmes qui appuient la capacité des services d'archives à cet effet.

« Renforcement des capacités » et « viabilité » sont des expressions clés à retenir. Les services d'archives locaux ont besoin de ressources, de formation et d'encouragement; c'est évident, mais quel est le meilleur moyen d'obtenir tout cela? Rappelez-vous le vieil adage : « Quand une personne a faim mieux vaut lui montrer à pêcher que lui donner un poisson. » De quelle façon utilisons-nous les fonds fédéraux pour tirer parti d'autres ressources, trouver d'autres commanditaires, obtenir l'appui du public à l'égard des projets en archivistique? De quelle manière pouvons-nous toucher les communautés autochtones et les diverses communautés culturelles? Quelles initiatives, quelles études et quels programmes pouvons-nous concevoir qui pourraient influer sur de nombreux établissements ou commanditaires? Nous devons réfléchir de façon stratégique et utiliser le mieux possible des ressources inévitablement limitées.

Le programme de subventions et de contributions de Bibliothèque et Archives Canada ne peut pas demeurer tel qu'il était ces 20 dernières années. Le programme initial ne correspond plus au type de programme qui obtiendrait l'appui des ministres fédéraux et ce n'est pas celui que je recommanderai.

Les travaux concernant le renouvellement du programme sont en cours. Nous ne sommes pas encore rendus suffisamment loin pour savoir exactement quelles activités seront recommandées et dans quelle proportion. Bibliothèque et Archives Canada est en train de mettre au point un document de politique qui servira de cadre au renouvellement et de manière plus générale au ressourcement de la communauté archivistique pour atteindre les objectifs nationaux. Ce document mettra à profit les conseils donnés par le CCA et les résultats des consultations auprès de la communauté.

Certains d'entre vous peuvent douter de la nécessité du changement. Je puis vous assurer que toutes les propositions de renouvellement des autorisations pour les paiements de transfert doivent démontrer clairement qu'elles respectent rigoureusement les nouvelles règles du Conseil du Trésor. De plus, mettre en évidence les besoins de la communauté et les excellentes réalisations du passé ne suffiront pas pour obtenir l'appui des ministres. Le nouveau programme doit prouver qu'il est résolument tourné vers l'avenir et qu'il permettra aux services d'archives de s'adapter aux besoins changeants du Canada.

Les rôles et les responsabilités de Bibliothèque et Archives Canada et du Conseil canadien des archives sont différents. BAC est entièrement responsable de l'établissement des objectifs et des critères du programme ainsi que de la vérification de l'atteinte des résultats. Le CCA a été créé pour concrétiser des objectifs stratégiques très vastes qui dépassent de loin ceux d'un programme de subventions et de contributions. Le CCA est le forum qui permet aux dirigeants du système archivistique de se réunir, de planifier une stratégie, de faire de la coordination, d'entreprendre des initiatives conjointes, d'accroître la sensibilisation et les ressources et d'édifier le système. Ce n'est pas rien. Quel type de système archivistique voulons-nous avoir dans 20 ans? Quels devraient être les rôles des divers acteurs et commanditaires? Nous devons tous nous concentrer sur le développement du système archivistique canadien et débattre de la question fondamentale suivante : de quelle manière pouvons-nous prendre en considération les besoins très concrets des services d'archives aux quatre coins du pays et les réalités actuelles au sein du gouvernement du Canada?

La communauté archivistique a des besoins et des objectifs divers. Certains objectifs reposent sur des priorités institutionnelles, locales, provinciales ou territoriales, et les fonds nécessaires à cet effet doivent être demandés aux niveaux de gouvernement pertinents. Bibliothèque et Archives Canada appuiera les objectifs qui visent à s'attaquer à des problèmes de portée nationale et auxquels les services d'archives doivent faire face dans toutes les provinces et dans tous les territoires. Nous sommes tous sous-financés pour ce que nous tentons de mener à bien et notre véritable défi est de trouver des moyens de prouver au plus grand nombre possible d'institutions de financement que nous sommes utiles.

La communauté archivistique avait de grands rêves il y a 20 ou 30 ans et nous avons accompli beaucoup de choses pour les Canadiens. Je m'attends à ce que nous soyons tous en mesure de montrer les mêmes qualités de chef, le même esprit de collaboration, la même prévoyance et le même courage en ce qui concerne le renouvellement de notre vision d'avenir et de nos démarches au cours des prochaines décennies.

Certains d'entre vous s'en souviendront, M. Wilfred Smith, l'un de mes prédécesseurs, aimait raconter l'anecdote suivante : alors qu'il était en route pour visiter le National Archives and Records Administration (NARA), à Washington, il avait demandé à un chauffeur de taxi ce que pouvaient bien signifier, d'après lui, les mots suivants, inscrits au-dessus du portique principal : « Le passé laisse présager l'avenir. » Le chauffeur lui avait immédiatement répondu : « On n'a encore rien vu! » Faisons en sorte de le montrer.

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