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Rapport financier trimestriel

Bibliothèque et Archives Canada: Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 juin 2011

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Ce rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2011-2012 et le Budget supplémentaire des dépenses (A).

Cerapport trimestrieln’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

• 1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

  Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créé en 2004 lors de l’entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

  • préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

• 1.2 Méthode de présentation du rapport

  Ce rapport trimestriel a été préparé par  BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2011-2012. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

  Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

  Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

  Le ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

• 2.1 État des autorisations

  Le financement de base de BAC est demeuré stable au cours des quatre dernières années s’élevant à environ 100 millions de dollars par exercice financier.  Il est vrai que nous avons connu un accroissement de notre financement permanent pour répondre, notamment, à l'augmentation de notre charge de travail résultant de l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité et au financement relatif aux négociations collectives. Cependant, nous avons en contrepartie contribué de façon équivalente et permanente aux initiatives gouvernementales telles que l'exercice de revue stratégique visant à réaffecter les ressources à des priorités plus élevées du gouvernement, ce qui explique pourquoi notre financement permanent est demeuré au même niveau. En plus de son financement de base,  BAC a reçu au cours des derniers exercices financiers, du financement pour des projets temporaires ce qui explique que ses crédits disponibles totaux en date du 30 juin, étaient 120,975 millions de dollars en 2010-2011 et 113,059 millions en 2011-2012.

  La diminution globale nette de 7,9 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers présentés dans l’état des autorisations ci-joint, est principalement attribuable à ce qui suit :

  • une hausse de 1,2 million de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage de collections avec rayonnages à haute densité;
  • une hausse de 539 mille dollars pour les Régimes d'avantages sociaux des employés (Postes législatifs);
  • une diminution de 6,4 millions de dollars résultant de la conclusion de la construction d'une installation pour la préservation des documents du patrimoine documentaire du Canada à base de cellulose de nitrate;
  • une diminution de 1,6 million de dollars résultant de la conclusion de la modernisation des laboratoires fédéraux (poste horizontal) (budget fédéral de 2009);
  • une diminution de 901,8 mille dollars due aux mesures de limitations des coûts (budget fédéral de 2010); et
  • une diminution de 445.8 mille dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d’acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d’accès dans la Politique canadienne du long métrage qui a été accordée Budget supplémentaire des dépenses (A) pour l'exercice 2010-2011 mais sera soumise pour approbation dans le Budget supplémentaire des dépenses (B) pour l'exercice 2011-2012.

3. Risques et incertitudes

Le mandat de BAC et les résultats stratégiques présentent quatre risques stratégiques : le risque de ne pas acquérir le patrimoine documentaire essentiel, le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures, le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible à la population et enfin, le risque que les ressources d’information du gouvernement ne soient pas gérées adéquatement. Un autre risque opérationnel est que, suite à l’émergence des nouvelles technologies, BAC fait face à une surabondance du patrimoine documentaire canadien. La modernisation initiée par BAC en 2009 constitue une réponse à ces risques stratégiques par laquelle BAC examinera tous les aspects de ses activités en vue d’instaurer une orientation politique précise, une gouvernance efficace et une prise de décision éclairée.

BAC est financé principalement au moyen d’autorisations parlementaires pour ses dépenses de fonctionnement, ses dépenses en capital et ses dépenses de subventions et contributions. BAC est également financé partiellement à l’aide de types de revenus disponibles particuliers. Par contre, le montant de ces recettes est négligeable.

Ce rapport financier trimestriel (RFT) reflète les résultats de l'exercice courant, en relation avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses (A), pour lequel la totalité des crédits a été octroyée le 27 juin 2011.

Dans le Budget 2010, il a été annoncé que les budgets de fonctionnement des ministères,  seraient bloqués aux niveaux de 2010-2011 pour les années 2011-2012 et 2012-2013. Considérant que les dépenses les plus importantes de BAC se situent au niveau de son personnel, soit 83% de l’ensemble de son budget d’opérations total,  cette annonce à l’effet que les ministères ne recevraient pas de fonds pour les hausses de rémunération et de salaires de 2010-2011 à 2012-2013 découlant des conventions collectives négociées, a un impact important sur l’utilisation du crédit de fonctionnement de BAC.  Par conséquent, comme BAC doit payer les hausses salariales de ses employés, l’organisation doit utiliser une partie de son crédit de fonctionnement pour financer ces hausses. BAC estime l’impact de cette initiative pangouvernementale à un montant d’environ 1 million de dollars par an et ce,de façon cumulative au cours des prochaines années.

L’initiative de modernisation permettra à BAC d’examiner et de mettre en œuvre des processus novateurs et réalistes pour réaliser son mandat d’évaluer et acquérir le patrimoine documentaire peu importe le format, le préserver et en assurer l’accès. De concert avec cette initiative, BAC a mis en œuvre une initiative de planification stratégique de réalignement de ses ressources pour répondre à son mandat et aux défis posés par l’émergence du numérique, c’est-à-dire que BAC travaille actuellement à établir  des façons innovatrices d’allocation stratégique de ses ressources en planifiant ses investissements afin d’atteindre ses objectifs de modernisation. La stratégie qu’elle prévoit adopter tiendra compte du contexte démographique et économique de l’organisation et saura tirer profit des nouvelles façons de procéder, entre autres par la voie d’ententes de partenariat.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

L’institution  dans son initiative de modernisation, favorise de plus en plus la prestation de services numériques et de programmes virtuels afin de desservir l’ensemble des canadiens. Ainsi, BAC actualise présentement sa structure organisationnelle afin de mieux répondre à l’environnement numérique du XXIe siècle et appuyer la réalisation de ses priorités stratégiques. 

5. Approbation des cadres supérieurs

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)

	Exercice 2011-2012			Exercice 2010-2011
	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 *	Crédits utilisés pour le trimestre terminé  le 30 juin 2011	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 *	Crédits utilisés pour le trimestre terminé  le 30 juin 2011	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 50 - Dépenses nettes de fonctionnement	90 855 167	21 444 287	21 444 287	97 516 848	19 235 906	19 235 906
Crédit 55 - Dépenses en capital	10 350 000	0	0	11 997 971	22 198	22 198
Autorisations législatives et budgétaires - Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés et dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État	11 854 015	2 938 667	2 938 667	11 461 140	2 804 034	2 804 034
Autorisations budgétaires totales	113 059 182	24 382 954	24 382 954	120 975 959	22 062 138	22 062 138
Autorisations non-budgétaires	0	0	0	0	0	0
Autorisations totales	113 059 182	24 382 954	24 382 954	120 975 959	22 062 138	22 062 138

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)

	Exercice 2011-2012			Exercice 2010-2011
	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012  *	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2011	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012  *	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2011	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel	77 058 364	21 719 741	21 719 741	77 193 397	18 931 610	18 931 610
Transports et communications	2 408 903	342 910	342 910	2 786 331	444 847	444 847
Information	778 878	6 179	6 179	1 034 295	17 212	17 212
Services professionnels et spéciaux	11 558 661	1 085 811	1 085 811	13 313 622	1 339 002	1 339 002
Location	1 829 630	668 594	668 594	1 754 462	644 956	644 956
Services de réparation et d'entretien	2 092 691	170 749	170 749	3 188 567	174 097	174 097
Services publics, fournitures et approvisionnements	3 013 474	215 316	215 316	4 011 189	174 827	174 827
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages	10 350 000	0	0	11 997 971	0	0
Acquisition de matériel et d’outillage	2 772 581	87 233	87 233	4 500 125	177 572	177 572
Paiements de transfert	1 746 000	0	0	1 746 000	0	0
Autres subventions et paiements	0	181 948	181 948	0	237 854	237 854
Dépenses budgétaires brutes totales	113 609 182	24 478 481	24 478 481	121 525 959	22 141 977	22 141 977
Moins les revenus affectés aux dépenses :
Recettes à valoir sur le crédit	550 000	95 527	95 527	550 000	79 839	79 839
Total des revenus affectés aux dépenses	550 000	95 527	95 527	550 000	79 839	79 839
Dépenses budgétaires nettes totales	113 059 182	24 382 954	24 382 954	120 975 959	22 062 138	22 062 138

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

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