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Rapport financier trimestriel

Rapport financier trimestriel - Pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Ce rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2011-2012 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification externe ou d'un examen.

  • 1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

    Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

    • préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures;
    • oêtre une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
    • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
    • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.
  • 1.2 Méthode de présentation du rapport

    Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) et (B) pour l'exercice 2011-2012. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

    Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

    Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

    Le ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

  • 2.1 État des autorisations

    Le financement de base de BAC est demeuré stable au cours des quatre dernières années s'élevant à environ 100 millions de dollars par exercice financier. Il est vrai que nous avons connu un accroissement de notre financement permanent pour répondre, notamment, à l'augmentation de notre charge de travail résultant de l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité et au financement relatif aux négociations collectives. Cependant, nous avons en contrepartie contribué de façon équivalente et permanente aux initiatives gouvernementales telles que l'exercice de revue stratégique visant à réaffecter les ressources à des priorités plus élevées du gouvernement, ce qui explique pourquoi notre financement permanent est demeuré au même niveau. En plus de son financement de base, BAC a reçu au cours des derniers exercices financiers, du financement pour des projets temporaires ce qui explique que ses crédits disponibles totaux en date du 31 décembre, étaient 128 098 millions de dollars en 2010-2011 et 124 058 millions en 2011-2012.

    La diminution globale nette de 4,04 millions de dollars entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers présentés dans l'état des autorisations ci-joint, est principalement attribuable à ce qui suit :

    • une hausse de 5,6 millions de dollars pour le remboursement des dépenses admissibles en matière de rémunération principalement expliquée par l'exigence de verser des paiements immédiats pour les indemnités de départ et de cessation d'emploi à la suite des changements apportés aux conventions collectives visées;
    • une hausse de 1,2 million de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage de collections avec rayonnages à haute densité;
    • une hausse de 539 mille dollars pour les Régimes d'avantages sociaux des employés (Postes législatifs);
    • une diminution de 6,4 millions de dollars résultant de la conclusion de la construction d'une installation pour la préservation des documents du patrimoine documentaire du Canada à base de cellulose de nitrate;
    • une diminution de 1,6 million de dollars résultant de la conclusion de la modernisation des laboratoires fédéraux (poste horizontal) (budget fédéral de 2009);
    • une diminution de 1,07 million de dollars reçue comme report du budget de fonctionnement;
    • une diminution de 1 million de dollars provenant de Patrimoine canadien afin d'offrir aux Canadiens l'accès en ligne gratuit à du contenu sûr portant sur l'histoire du Canada et la vie civique, par l'utilisation, la reproduction, l'adaptation et la communication du contenu du Dictionnaire biographique du Canada par le biais d'une entente de licence de propriété intellectuelle avec les Universités de Toronto et Laval. Ce transfert a été accordé dans le Budget supplémentaire des dépenses (B) pour l'exercice 2010-2011; et
    • une diminution de 901,8 mille dollars due aux mesures de limitations des coûts (budget fédéral de 2010).
2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

Les cumuls des crédits utilisés au 31 décembre 2011 sont comparables à l'exercice précédent pour la même période sauf pour les variances suivantes :

On note un écart significatif au niveau des dépenses de « personnel ». Cette augmentation de 7,383 millions de dollars (soit 60,680 millions de dollars en 2010-2011 et 68,064 millions en 2011-2012) est principalement expliquée par :

  • une augmentation de 5,013 millions de dollars pour des montants payés aux employés de BAC relativement à l'entente de principe sur l'indemnité de départ lors du renouvellement de leurs conventions collectives et;
  • une augmentation de 2,370 millions de dollars de dépenses principalement expliquée par les hausses de rémunération et de salaires découlant des conventions collectives négociées ainsi que pour des dépenses salariales pour l'embauche d'employés temporaires au sein de BAC.
En 2010-2011, plusieurs dépenses étaient reliées à la construction d'une installation pour la préservation des documents du patrimoine documentaire du Canada à base de cellulose de nitrate. Ce projet a été complété en 2010-2011, ce qui explique la diminution significative des dépenses d'«acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages de 1,107 million (soit 1,204 millions de dollars en 2010-2011 et 97,4 mille dollars en 2011-2012) et d'« acquisition de matériel et d'outillage personnel » 1,069 million (soit 2,052 millions de dollars en 2010-2011 et 982,5 mille dollars en 2011-2012).

3. Risques et incertitudes

Le mandat de BAC et les résultats stratégiques présentent quatre risques stratégiques : le risque de ne pas acquérir le patrimoine documentaire essentiel, le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures, le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible à la population et enfin, le risque que les ressources d'information du gouvernement ne soient pas gérées adéquatement. Un autre risque opérationnel est que, suite à l'émergence des nouvelles technologies, BAC fait face à une surabondance du patrimoine documentaire canadien. La modernisation initiée par BAC en 2009 constitue une réponse à ces risques stratégiques par laquelle BAC examinera tous les aspects de ses activités en vue d'instaurer une orientation politique précise, une gouvernance efficace et une prise de décision éclairée.

BAC est financé principalement au moyen d'autorisations parlementaires pour ses dépenses de fonctionnement, ses dépenses en capital et ses dépenses de subventions et contributions. BAC est également financé partiellement à l'aide de types de revenus disponibles particuliers. Par contre, le montant de ces recettes est négligeable.

Dans le Budget 2010, il a été annoncé que les budgets de fonctionnement des ministères, seraient bloqués aux niveaux de 2010-2011 pour les années 2011-2012 et 2012-2013. Considérant que les dépenses les plus importantes de BAC se situent au niveau de son personnel, cette annonce à l'effet que les ministères ne recevraient pas de fonds pour les hausses de rémunération et de salaires de 2010-2011 à 2012-2013 découlant des conventions collectives négociées, a un impact important sur l'utilisation du crédit de fonctionnement de BAC. Par conséquent, comme BAC doit payer les hausses salariales de ses employés, l'organisation doit utiliser une partie de son crédit de fonctionnement pour financer ces hausses. BAC estime l'impact de cette initiative pangouvernementale à un montant d'environ 1 million de dollars par an et ce, de façon cumulative au cours des prochaines années.

L'initiative de modernisation permettra à BAC d'examiner et de mettre en œuvre des processus novateurs et réalistes pour réaliser son mandat d'évaluer et acquérir le patrimoine documentaire peu importe le format, le préserver et en assurer l'accès. De concert avec cette initiative, BAC a mis en œuvre une initiative de planification stratégique de réalignement de ses ressources pour répondre à son mandat et aux défis posés par l'émergence du numérique, c'est-à-dire que BAC travaille actuellement à établir des façons innovatrices d'allocation stratégique de ses ressources en planifiant ses investissements afin d'atteindre ses objectifs de modernisation. La stratégie qu'elle prévoit adopter tiendra compte du contexte démographique et économique de l'organisation et saura tirer profit des nouvelles façons de procéder, entre autres par la voie d'ententes de partenariat.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

L'institution dans son initiative de modernisation, favorise de plus en plus la prestation de services numériques et de programmes virtuels afin de desservir l'ensemble des canadiens. Ainsi, BAC actualise présentement sa structure organisationnelle afin de mieux répondre à l'environnement numérique du XXIe siècle et appuyer la réalisation de ses priorités stratégiques.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

 

__________________________________________________________________
Daniel J. Caron, Ph. D.
Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada et Président, groupe des Chefs des organismes fédéraux
Le 29 février 2012

 

__________________________________________
Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances
Le 27 février 2012

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
  Exercice 2011-2012 Exercice 2010-2011
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 * Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2011 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2011 * Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2010 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Crédit 50 - Dépenses nettes de fonctionnement 101 752 332 22 453 118 71 492 646 104 602 814 23 253 871 64 943 116
Crédit 55 - Dépenses en capital 10 350 000 97 452 97 452 11 997 971 1 219 162 2 238 910
Autorisations législatives et budgétaires - Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés et dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État 11 955 849 3 060 362 8 937 695 11 497 663 2 804 034 8 431 683
Autorisations budgétaires totales 124 058 181 25 610 932 80 527 793 128 098 448 27 277 067 75 613 709
Autorisations non-budgétaires 0 0 0 0 0 0
Autorisations totales 124 058 181 25 610 932 80 527 793 128 098 448 27 277 067 75 613 709

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.


Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en dollars)
  Exercice 2011-2012 Exercice 2010-2011
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 * Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2011 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2011 * Dépensées durant le trimestre terminé le 31 décembre 2010 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel 83 871 744 22 074 829 68 064 071 78 573 776 20 810 938 60 680 836
Transports et communications 2 772 701 464 094 1 399 796 3 209 834 638 787 1 748 188
Information 888 017 72 052 113 778 1 175 463 27 849 79 319
Services professionnels et spéciaux 13 314 007 1 931 934 5 274 462 15 581 137 1 896 164 5 138 492
Location 2 135 206 156 698 1 474 867 2 008 003 154 259 1 127 581
Services de réparation et d'entretien 2 420 109 329 336 771 372 3 706 181 341 732 897 607
Services publics, fournitures et approvisionnements 3 937 638 315 806 914 114 4 669 971 391 042 854 004
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages 10 350 000 97 452 97 452 11 997 971 1 204 508 1 204 508
Acquisition de matériel et d’outillage 3 172 759 381 586 982 533 5 980 112 1 171 141 2 052 122
Paiements de transfert 1 746 000 27 523 1 195 651 1 746 000 0 1 080 733
Autres subventions et paiements 0 - 176 276 477 199 0 714 945 990 197
Dépenses budgétaires brutes totales 124 608 181 25 675 034 80 765 295 128 648 448 27 351 365 75 853 587
Moins les revenus affectés aux dépenses :            
Recettes à valoir sur le crédit 550 000 64 102 237 502 550 000 74 298 239 878
 
Total des revenus affectés aux dépenses 550 000 64 102 237 502 550 000 74 298 239 878
Dépenses budgétaires nettes totales 124 058 181 25 610 932 80 527 793 128 098 448 27 277 067 75 613 709

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Rapport financier trimestriel