Bibliothèque et Archives Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

À notre sujet

Rapport financier trimestriel

Rapport financier trimestriel - Pour le trimestre terminé le 30 juin 2012

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction


Ce rapport trimestriel a été préparé par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) tel qu'exigé par l'article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Ce rapport trimestriel devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses de 2012-2013 et les Budgets supplémentaires des dépenses (A).

Ce rapport trimestriel n'a pas fait l'objet d'une vérification externe ou d'un examen.

  • 1.1 Mandat de Bibliothèque et Archives Canada

    Bibliothèque et Archives Canada est une organisation ministérielle qui relève du ministère du Patrimoine canadien. Créée en 2004 lors de l'entrée en vigueur de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, son mandat est de :

    • préserver le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures;
    • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
    • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
    • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.
  • 1.2 Méthode de présentation du rapport

    Ce rapport trimestriel a été préparé par BAC en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L'état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser de BAC accordées par le Parlement et utilisées par le ministère, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses et les Budgets supplémentaires des dépenses (A) pour l'exercice 2012-2013. Ce rapport financier trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d'information financière à l'égard de l'utilisation des autorisations de dépenser.

    Le gouvernement ne peut dépenser sans l'autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l'entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l'entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

    Lorsque le Parlement est dissous pour la tenue d'une élection générale, l'article 30 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise le gouverneur général, sous certaines conditions, à émettre un mandat spécial autorisant le gouvernement à retirer des fonds du Trésor. Un mandat spécial est considéré comme un crédit relatif à l'exercice au cours duquel il a été établi.

    Le ministère utilise la méthode de la comptabilité d'exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d'une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs


  • 2.1 État des autorisations

    Tel que présenté dans l'état des autorisations ci-joint, les autorisations totales disponibles au 30 juin représentent 118,186 millions de dollars en 2012-2013 et 113,059 millions en 2011-2012. Le graphique ci-dessous présente une ventilation détaillée des autorisations par exercice financier :

    Ventilation détaillée des autorisations Pour le trimestre terminé le 30 juin 2012 Pour le trimestre terminé le 30 juin 2011
    Budget principal des dépenses : 117 743 529 112 959 833
    Budget supplémentaire des dépenses (A) : 222 903 0
    Produits de la vente de biens excédentaires de l'État : 219 606 99 349
      118 186 038 113 059 182


    La diminution globale nette de 5,127 million entre les crédits totaux disponibles des deux exercices financiers dans l'état des autorisations ci-joint est principalement attribuable à ce qui suit :

    • Une hausse de 8,741 millions de dollars pour la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité;
    • une diminution de 3,623 millions de dollars pour le transfert permanent à Services partagés Canada pour l'examen des services administratifs (ESA);
    • une diminution nette de 455 mille dollars pour les Régimes d'avantages sociaux des employés (Postes législatifs) et le financement reçu pour les conventions collectives;
    • une augmentation de 223 mille dollars reliée au transfert de Patrimoine canadien pour des activités d'acquisition et de conservation du film sous la composante de préservation et d'accès dans la Politique canadienne du long métrage;
    • une augmentation de 121 mille dollars pour le transfert permanent de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada pour le transfert de la garde du Centre de préservation de pellicule de nitrate;
    • une augmentation de 120 mille dollars de produits de la vente de biens excédentaires de l'État.
  • 2.2 État des dépenses ministérielles budgétaires par article courant

    Les cumuls des crédits utilisés au 30 juin 2012 sont comparables à l'exercice précédent pour la même période sauf pour les variances suivantes :
    On note un écart significatif au niveau des dépenses de " personnel ". Cette diminution de 2,973 millions de dollars (soit 18,747 millions de dollars en 2012-2013 et 21,720 millions en 2011-2012) est principalement expliquée par le fait que le recouvrement des coûts reliés à des protocoles d'ententes interministériels entre BAC et d'autres organismes gouvernementaux concernant les services d'accession, de référence et de disposition étaient signés au 30 juin en 2012-2013. Par contre, ces protocoles d'ententes interministériels n'étaient pas signés à la même période l'an passé.

    En 2012-2013, une augmentation significative de 1,684 millions (1,684 millions en 2012-2013 et 0 million en 2011-2012) des dépenses " d'acquisitions de terrains, de bâtiments et ouvrages " est principalement expliquée par les dépenses en capital reliées à la transformation du bien immobilier situé à Gatineau (Québec) en tant qu'installation pour l'entreposage des collections avec rayonnage à haute densité. La construction de ce bien immobilier a débuté en janvier 2012 ce qui explique pourquoi il n'y avait aucune dépense en capital à cette date au cours de l'exercice précédent.

    Suite à la création de Services Partagés Canada (SPC) le 4 août 2011 et de l'adoption subséquente d'un décret le 15 novembre 2011, certaines responsabilités de 43 ministères et organismes ont été transférées à SPC. Ces dépenses si situent principalement sous les articles courants « transports et communications », « location » et « services de réparations et d'entretien ». Ces dépenses qui ne sont plus payées par BAC en 2012-2013 l'étaient au 30 juin de l'exercice financier 2011-2012.

3. Risques et incertitudes


Le mandat de BAC et les résultats stratégiques présentent quatre risques stratégiques : le risque de ne pas acquérir le patrimoine documentaire essentiel, le risque que ce patrimoine ne soit pas conservé pour les générations futures, le risque que ce patrimoine ne soit pas accessible à la population et enfin, le risque que les ressources d'information du gouvernement ne soient pas gérées adéquatement. Un autre risque opérationnel est que, suite à l'émergence des nouvelles technologies, BAC fait face à une surabondance du patrimoine documentaire canadien. La modernisation initiée par BAC en 2009 constitue une réponse à ces risques stratégiques par laquelle BAC examinera tous les aspects de ses activités en vue d'instaurer une orientation politique précise, une gouvernance efficace et une prise de décision éclairée.

BAC est financé principalement au moyen d'autorisations parlementaires pour ses dépenses de fonctionnement, ses dépenses en capital et ses dépenses de subventions et contributions. BAC est également financé partiellement à l'aide de types de revenus disponibles particuliers. Par contre, le montant de ces recettes est négligeable.

Tel qu'annoncé dans le Budget fédéral 2012, le budget annuel de BAC sera réduit de 9,6 millions de dollars d'ici 2014-2015, ce qui représente une diminution d'environ 10% de son budget total. Les dépenses les plus importantes de BAC se situent au niveau de son personnel. Considérant que les ministères ne reçoivent plus de fonds pour les hausses de rémunération et de salaires découlant des conventions collectives négociées, ceci a un impact important sur l'utilisation du crédit de fonctionnement de BAC. BAC estime l'impact de cette initiative pangouvernementale à un montant d'environ 1 million de dollars par an et ce, de façon cumulative au cours des prochaines années.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes


Le projet de modernisation de BAC continuera à orienter les priorités organisationnelles en 2012-2013 et au- delà. Comme l'indiquait le Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012, cela représente la façon dont BAC s'adapte à un monde où les technologies numériques ont transformé la nature et le volume des ressources documentaires, ainsi que la façon dont la grande majorité des Canadiens créent, recherchent, consultent et utilisent l'information. Cela permettra de satisfaire les attentes grandissantes du public, qui souhaite un accès rapide à un patrimoine documentaire représentant la société canadienne dans toute sa diversité.

projet a débuté en 2009 un travail analytique et conceptuel En 2010-2011, afin de traduire les concepts sous-jacents en une suite d'importants changements à son fonctionnement de base, BAC a élaboré et commencé à mettre en œuvre une série de 12 initiatives de modernisation et d'innovation visant l'obtention de résultats concrets.

BAC a regroupé ces 12 initiatives en fonction de six priorités organisationnelles, lesquelles sont exposées dans le Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012. Ces priorités demeurent essentiellement les mêmes, bien que quelques modifications aient été apportées à leur formulation afin de refléter les progrès accomplis dans leur mise en œuvre à grande échelle.

  1. BAC entreprendra la mise en œuvre du nouveau modèle de prestation de services pour améliorer l'accès à ses ressources documentaires.
  2. BAC concevra et mettra en place un modèle pansociétal pour encadrer la prise de décisions en matière d'évaluation et d'acquisition.
  3. BAC adoptera une approche plus collaborative pour réaliser son mandat.
  4. BAC reverra toutes ses méthodes pour décrire et structurer ses ressources documentaires afin d'en améliorer la diffusion et l'accessibilité.
  5. BAC adaptera la gestion de ses ressources documentaires.
  6. BAC adoptera un nouveau modèle pour ses opérations internes et veillera à ce que son personnel possède les compétences requises pour réaliser son mandat.

Les changements à effectuer pour respecter ces priorités exigeront de BAC qu'il modifie ses modes de gestion et d'utilisation des ressources. Dans le cadre du PRISM (Processus et ressources internes soutenant la modernisation), BAC a établi des priorités afin d'orienter la réaffectation de ses ressources. Dans ce contexte, il accordera une attention particulière à la production de deux outils clés : le modèle de prestation de services et la révision de ses méthodes et outils pour une gestion efficace de l'information gouvernementale. Le PRISM a également été utile à BAC pour respecter l'engagement du gouvernement consistant à accroître l'efficience des programmes et des activités.

Note 1 : Le PRISM est un processus de réinvestissement à l'échelle de l'institution qui vise à répartir les ressources de BAC de manière optimale afin de respecter les priorités de la modernisation. Ces réaffectations permettront à BAC de poursuivre ses activités tout en réalisant de nouveaux projets qui s'avèrent nécessaires pour soutenir l'enrichissement du patrimoine documentaire dont il a la garde, qu'il doit préserver et rendre accessible à un nombre grandissant de Canadiens.

5. Mise en oeuvre du Budget 2012


La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012 et qui seront mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec leur gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Budget consacré aux acquisitions : le budget de 350 000 $ prévu pour faire l'achat de documents d'archives privés et de collections spéciales d'intérêt national a été aboli. Ces achats se feront dorénavant à l'intérieur du processus d'acquisition régulier de BAC selon les ressources disponibles.

Programme national de développement des archives (PNDA) : des négociations ont été tenues entre Bibliothèque et Archives Canada et le Conseil canadien des archives (CCA) qui administre ce programme pour BAC afin de trouver un arrangement acceptable pour les deux parties. Une entente est en bonne voie d'être acceptée par le CCA, et un dédommagement lui sera octroyé afin de compenser les pertes subies lors de la fermeture du programme de contribution.

La réduction des dépenses liée aux cinq autres programmes de BAC ciblés dans le Budget 2012 a une incidence au niveau des salaires puisqu'il s'agit de réduction des effectifs. BAC a mis en œuvre 34 processus de sélection de fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité. Tous les processus sont à un stage avancé et devraient être complétés d'ici l'automne.

Il existe un risque financier important lié au réaménagement des effectifs alors qu'un nombre important d'employés n'ayant pas reçu de garanti d'offre d'emploi raisonnable semble opter pour l'option B, soit la mesure de soutien à la transition. BAC surveille attentivement l'évolution de ce dossier afin de mettre des mesures d'atténuation en place le cas échéant.

6. Approbation des cadres supérieurs


Approuvé par :

 

__________________________________________________________________
Daniel J. Caron, Ph. D.
 Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada
Le 28 août 2012

 

__________________________________________
Mark C. Melanson, CGA
Dirigeant principal des finances
Le 23 août 2012

État des autorisations (non vérifié)
(en dollars)
  Exercice 2012-2013 Exercice 2011-2012
Crédits totaux disponibles pour l'exercices eterminant le 31 mars 2013 * ** Crédits utilisé s pour le trimestre terminé le 30 juin 2012 Cumul de s crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercices eterminant le 31 mars2012 * Crédits utilisé s pour le trimestre terminé le 30 juin 2011 Cumul de s crédits utilisés à la fin du trimestre
 
Crédit 55 (2012-2013) et Crédit 50 (2011-2012) - Dépenses nettes de fonctionnements 87 338 359 17 119 255 17 119 255 90 855 167 21 444 287 21 444 287
Crédit 60 (2012-2013) and Vote 55 (2011-2012) - Dépenses en capital 19 352 500 1 684 659 1 684 659 10 350 000 0 0
Autorisations législatives et budgétaires - Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés et dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État 11 495 179 2 818 893 2 818 893 11 854 015 2 938 667 2 938 667
Autorisations budgétaires totales 118 186 038 21 622 807 21 622 807 113 059 182 24 382 954 24 382 954
Autorisations non-budgétaires 0 0 0 0 0 0
Autorisations totales 118 186 038 21 622 807 21 622 807 113 059 182 24 382 954 24 382 954

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
** Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012
.


Dépenses ministérielles budgétaires par article (non vérifié)
(en dollars)
  Exercice 2012-2013 Exercice 2011-2012
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 * ** Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2012 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012 * Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2011 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses :
Personnel 75 341 328 18 746 987 18 746 987 77 058 364 21 719 741 21 719 741
Transports et communications 2 389 360 195 473 195 473 2 408 903 342 910 342 910
Information 354 204 38 341 38 341 778 878 6 179 6 179
Services professionnels et spéciaux 10 626 080 409 389 409 389 11 558 661 1 085 811 1 085 811
Location 2 456 381 42 125 42 125 1 829 630 668 594 668 594
Services de réparation et d'entretien 1 722 523 190 979 190 979 2 092 691 170 749 170 749
Services publics, fournitures et approvisionnements 1 866 533 84 617 84 617 3 013 474 215 316 215 316
Acquisition de terrains, de bâtiments et ouvrages 19 352 500 1 684 659 1 684 659 10 350 000 0 0
Acquisition de matériel et d'outillage 2 843 392 158 349 158 349 2 772 581 87 233 87 233
Paiements de transfert 1 746 000 0 0 1 746 000 0 0
Autres subventions et paiements 37 737 132 151 132 151 0 181 948 181 948
Dépenses budgétaires brutes totales 118 736 038 21 683 070 21 683 070 113 609 182 24 478 481 24 478 481
Moins les revenus affectés aux dépenses :            
Recettes à valoir sur le crédit 550 000 60 263 60 263 550 000 95 527 95 527
 
Total des revenus affectés aux dépenses 550 000 60 263 60 263 550 000 95 527 95 527
Dépenses budgétaires nettes totales 118 186 038 21 622 807 21 622 807 113 059 182 24 382 954 24 382 954

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.
** Les « crédits totaux disponibles » ne tiennent pas compte des mesures annoncées dans le Budget 2012.

Rapport financier trimestriel