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Réponse de Bibliothèque et Archives Canada - Évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion Ronde V (2007-2008)

Régie et orientations stratégiques

Le gouvernement du Canada souhaite que « les conditions essentielles – cohérence interne, discipline organisationnelle et harmonisation en fonction des résultats – soient réunies pour assurer une orientation stratégique efficace, appuyer le ministre responsable et le Parlement, et obtenir des résultats ».

Lorsque BAC doit répondre aux attentes du SCT en matière de gouvernance et d'orientations stratégiques, certains facteurs, notamment son mandat et sa taille, font en sorte qu'il connaît une réalité bien différente de celle des grands ministères du gouvernement et qu'il fait face à des difficultés particulières. À titre d'exemple, un certain nombre des programmes de BAC reposent sur des activités et ne correspondent donc pas à la définition d'un programme selon le SCT. Il en résulte un défi majeur pour BAC lorsque vient le temps de définir ses activités et de les lier aux résultats stratégiques. C'est dans ce contexte que BAC a harmonisé ses activités et sa structure de la manière la plus susceptible de mener aux résultats escomptés par le gouvernement du Canada en ce qui concerne ses politiques, ses programmes et ses services. BAC s'est doté d'une architecture d'activités de programme (AAP) qui reflète ses activités et constitue la structure sur laquelle s'articule sa gestion.

Ainsi, BAC possède une structure de gestion des ressources et des résultats qui lui assure une orientation stratégique efficace. Par ailleurs, dans son évaluation, le SCT a reconnu qu'à BAC, « les programmes organisationnels sont bien harmonisés avec les résultats stratégiques visés » grâce à la valeur du cadre adopté par l'institution.

Recommandations du SCT :

• Le résultat stratégique donne une bonne indication de ce que l'organisation cherche à réaliser pour les Canadiens. Le résultat stratégique est jugé mesurable. L'élaboration d'indicateurs de rendement confirmera la mesurabilité du résultat stratégique.
• Un certain nombre des programmes figurant dans l'AAP de BAC, particulièrement aux niveaux inférieurs, reposent sur des activités. BAC devrait s'assurer que tous les programmes de son AAP répondent à la définition de programme qui se trouve dans les consignes concernant la structure de gestion des ressources et résultats.
• Beaucoup de titres de programmes ne sont pas explicites. Certains sont très généraux, par exemple « publications ».
• L'harmonisation avec les résultats stratégiques est raisonnable.
• Le parachèvement du plan d'affaires du Secteur des programmes et services et son harmonisation avec le plan d'affaires de BAC et la nouvelle AAP représentent une occasion d'amélioration.
• Présenter davantage une perspective interministérielle en ce qui concerne la planification, les efforts d'intégration et les structures de gouvernance.

Plan d'action :

• BAC contribue au développement d'une culture institutionnelle en matière de mesure du rendement au moyen d'information transmise aux employés.
• BAC aligne ses ressources et responsabilités sur les priorités tant au niveau institutionnel qu'au niveau des secteurs par la mise en œuvre de la politique de la structure de gestion des ressources et résultats.
• BAC crée des liens avec les autres ministères et agences gouvernementales dans des domaines clés, tels que la planification, la mesure du rendement, etc.
• BAC établira un comité de champions composé de cadres de l'institution, afin de mettre en place un mécanisme de collecte et d'analyse des données.
• BAC s'assurera de l'utilité du cadre de mesure de rendement :
  • Une analyse préliminaire et une rencontre auront lieu avec le SCT afin de clarifier l'AAP (automne 2008).
  • Lors de la révision de l'AAP, les titres seront revus. Une rencontre avec le SCT sera organisée afin de clarifier les exigences du SCT et d'améliorer nos titres et nos définitions (automne 2008).
• En vue d'améliorer l'efficacité de la structure de gestion organisationnelle, BAC :
  • assurera la cohérence entre ses activités révisées et l'AAP (hiver 2009).
  • développera des indicateurs de rendement pour le résultat stratégique (2009-2010).
• Afin d'améliorer l'efficacité de la contribution extraorganisationnelle :
  • La Direction des finances et du logement s'assurera d'aligner les plans des secteurs sur le Plan d'affaires de BAC en participant à leur élaboration (mars 2009).

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