ARCHIVÉE - À notre sujet

Réponse de Bibliothèque et Archives Canada concernant le Cadre de responsabilisation de gestion, Ronde VI Plan d'action 2009–2010

Gouvernance et orientations stratégiques

Le gouvernement du Canada souhaite que « les conditions essentielles, soit la cohérence interne, la discipline organisationnelle et l'harmonisation en fonction des résultats, soient réunies pour assurer une orientation stratégique efficace, appuyer le ministre responsable et le Parlement, et obtenir des résultats ».

Lorsque BAC doit répondre aux attentes du SCT en matière de gouvernance et d'orientations stratégiques, certains facteurs, notamment son mandat et sa taille, font en sorte qu'il connaît une réalité bien différente de celle des grands ministères du gouvernement et qu'il fait face à des difficultés particulières. À titre d'exemple, un certain nombre des programmes de BAC reposent sur des activités et ne correspondent donc pas à la définition d'un programme selon le SCT. Il en résulte un défi majeur pour BAC lorsque vient le temps de définir ses activités et de les associer aux résultats stratégiques. C'est dans ce contexte que BAC a harmonisé ses activités et sa structure de la manière la plus susceptible de mener aux résultats escomptés par le gouvernement du Canada en ce qui concerne ses politiques, ses programmes et ses services. BAC s'est doté d'une architecture d'activités de programme (AAP) qui reflète ses activités et constitue la structure sur laquelle s'articule sa gestion. Toutefois, cette année, BAC devra revoir son APP et son cadre de mesure du rendement (CMR) pour leur donner une orientation stratégique efficace. Par ailleurs, dans son évaluation, le SCT a reconnu qu'à BAC, « les programmes organisationnels sont bien harmonisés avec les résultats stratégiques visés » grâce à la valeur du cadre adopté par l'institution. Il a également suggéré que BAC devrait profiter du prochain processus de modification de la structure de gestion, des ressources et des résultats pour mettre à jour son APP et préciser ses programmes.

Recommandations du SCT :

• BAC doit profiter du prochain processus de modification de la structure de gestion, des ressources et des résultats pour mettre à jour son APP, préciser ses programmes et présenter un CMR révisé.
• BAC doit intégrer pleinement l'ensemble du processus de planification des activités pour faire en sorte que tous les aspects des activités de l'organisation, y compris les RH, la GI/TI et les communications, soient harmonisés avec le plan opérationnel du ministère.
• Le SCT encourage BAC à continuer à participer efficacement à l'initiative « Écheveau de règles ».
• Le SCT encourage BAC à adopter une approche plus systématique de collecte et d'utilisation des rétroactions des employés, à tous les niveaux, afin d'améliorer sa contribution au renouvellement de la fonction publique.

Plan d'action :

• BAC révisera son architecture d'activités de programme (hiver 2009).
  • Lors de la révision de l'AAP, les titres et les définitions seront revus.
• BAC continuera d'améliorer son cadre de mesure du rendement et passera en revue les méthodologies utilisées pour rassembler les données sur le rendement (hiver 2009).
• Pour améliorer son processus de planification globale intégrée :
  • BAC préparera un plan organisationnel intégré pour 2009-2010, qui sera communiqué à tous les membres de l'organisation après avoir été approuvé (été 2009).
• BAC analysera les processus de planification intégrée et mènera des consultations au sein de l'organisation (printemps 2009).
• BAC révisera en détail sa structure de gouvernance, puis les mesures suivantes seront prises :
  • Embaucher un étudiant à la maîtrise en administration publique afin qu'il effectue des recherches et des analyses et qu'il fournisse des recommandations à BAC sur les modèles, structures et mécanismes de gouvernance utilisés par les autres ministères du gouvernement du Canada, les institutions du secteur public et les entreprises du secteur privé (mai septembre 2009).
  • Former un groupe consultatif ou groupe de travail interfonctionnel pour fournir des recommandations sur l'élaboration de la nouvelle structure de gouvernance (juin 2009 février 2010).
  • Procéder à un examen stratégique de tous les comités au sein de BAC et évaluer leur mandat, leur pertinence et leur apport (juin 2009 octobre 2009).
  • Faire participer le chef de projet à toutes les réunions concernant l'élaboration des initiatives horizontales (mai 2009 décembre 2009).
  • Mener une série de consultations auprès du Conseil de direction afin d'obtenir des indications sur l'harmonisation générale et le type de structure de gouvernance requis pour que BAC puisse atteindre ses nouveaux objectifs stratégiques (juin 2009 février 2010).
  • Élaborer et harmoniser la structure de gouvernance finale avec l'AAP, les initiatives horizontales et les pratiques de modernisation de l'institution (décembre 2009 février 2010).

Écheveau de règles

• BAC favorisera, facilitera et accroîtra l'utilisation des autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) en régularisant son programme de formation, de façon à garantir un renouvellement constant des connaissances et des compétences au sein du gouvernement du Canada concernant l'utilisation des APDD.
• BAC continue à jouer un rôle clé en tant que partenaire et intervenant pour le SCT dans la mise en œuvre de la directive portant sur la tenue des documents approuvée récemment, en trouvant des moyens de faciliter la gestion des sources d'information pour tous les ministères et organismes.

Renouvellement de la fonction publique

• BAC a mis en place des normes de service pour les principaux services de RH et mettra sur pied un processus pour mesurer son rendement par rapport à ces normes (tel qu'indiqué en vertu du secteur de gestion 21).
• Les faits saillants du Plan d'action pour le renouvellement de la fonction publique ont été présentés à l'occasion d'une réunion du Forum des gestionnaires au printemps 2009. Les gestionnaires ont été encouragés à discuter du renouvellement de la fonction publique avec leurs employés. En 2009-2010, on demandera encore aux employés de collaborer durant l'élaboration du plan d'action SAFF 2008 de BAC pour faire en sorte que les mesures visant le bien être en milieu de travail soient mises en place.

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