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Réponse de Bibliothèque et Archives Canada à la Ronde VII du Cadre de responsabilisation de gestion
Plan d'action 2010-2011

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Gestion des risques

En matière de gestion, le gouvernement du Canada souhaite que « l'équipe de la haute direction définisse clairement le contexte ministériel et établisse des pratiques de gestion proactive des risques organisationnels et stratégiques ».

BAC reconnaît la nécessité de renforcer ses capacités en matière de gestion des risques au gouvernement. Depuis quelques années, BAC a introduit la gestion intégrée des risques (GIR) au sein de l'institution, afin d'améliorer ses résultats en gérant les risques de manière dynamique et en instaurant des mesures d'atténuation appropriées. BAC reconnaît l'importance d'adopter une vue d'ensemble de son environnement, afin d'établir ses priorités de façon appropriée et rationnelle.

BAC a mis en œuvre diverses initiatives associées à la gestion des risques (GR) et adaptées à ses besoins organisationnels; un plan d'action en conséquence a été préparé afin de gérer entièrement ces risques de manière intégrée. BAC a l'intention d'utiliser la vérification annuelle de la GIR effectuée par son Comité de vérification interne dans une perspective d'amélioration constante.

BAC a aussi renforcé ses efforts pour améliorer la qualité de la formation offerte à ses gestionnaires, ceux-ci étant les principaux intervenants dans la gestion des risques organisationnels. En 2010-2011, BAC a l'intention de bonifier l'analyse de risque en étudiant l'incidence et la probabilité des risques connus.

BAC poursuit la mise en place graduelle de sa GIR. BAC a entrepris plusieurs projets en ce sens, qui ont été décrits dans la précédente évaluation fondée sur le CRG, et a l'intention de poursuivre les engagements qu'il a pris dans son Plan d'action triennal.

Composante de gestion Évaluation du SCT
9. Efficacité de la gestion ministérielle des risques Possibilité d'amélioration

Recommandations du SCT :

  • La méthode de la GIR devrait être mieux communiquée au sein de l'organisation.
  • Des communications plus formelles, plus fréquentes et plus complètes concernant la GR pourraient intensifier la formation d'une culture organisationnelle sensible aux risques. À l'interne, des activités d'apprentissage informelles aideraient à sensibiliser les employés à la GIR. À l'externe, BAC pourrait augmenter ses interactions avec ses interlocuteurs d'autres organisations ou communautés par rapport à la GR.
  • La haute direction devrait s'engager davantage dans la mise en place d'une saine gouvernance pour la GIR.
  • La haute direction devrait montrer la voie dans l'élaboration d'une approche globale; on devrait percevoir l'engagement, le leadership et le soutien des dirigeants à la mise en œuvre de la GIR.
  • La responsabilité de la gestion des principaux risques doit être systématiquement assignée aux cadres supérieurs. Leur responsabilisation à l'égard de l'atténuation des risques pourrait accroître leur engagement. Une telle clarification des responsabilités, combinée à la surveillance des calendriers d'action, contribuerait à la réalisation des ambitieux projets décrits dans le plan triennal.
  • La haute direction commence à promouvoir la GIR, mais il reste encore à mettre en place les outils et les ressources nécessaires au développement d'une culture organisationnelle attentive aux risques.
  • Les risques organisationnels doivent être systématiquement reliés aux résultats stratégiques.
  • L'information concernant les risques devrait circuler de manière plus cohérente au sein de l'organisation.

Plan d'action de BAC :

  1. Procéder à la nomination d'une personne capable de suivre de près la GR.
  2. Mettre en œuvre le plan d'action qui sera conçu après la vérification interne (la réalisation de cette action dépend de la réalisation des actions suivantes, lorsque celles-ci seront complétées, le plan sera mis en œuvre).
  3. Mettre en œuvre le modèle de coordination de la GR pour les grandes fonctions de l'organisation.
  4. Concevoir un mécanisme pour surveiller la mise en œuvre du plan triennal.
  5. Proposer une mise à jour du Sommaire à l'intention du Conseil de direction, de façon à ce que l'information concernant les risques soit disponible au moment opportun pour la prise de décision.
  6. Mettre à jour le profil de risque de l'organisation dans le cadre de l'exercice de modernisation. Ce profil comprendra une vision de la gestion du risque, une évaluation des risques et une évaluation de la tolérance aux risques.
  7. Définir la méthode de surveillance des principaux risques organisationnels, ainsi que les stratégies d'atténuation.
  8. BAC organisera des séances d'information et de discussion avec son personnel, à propos de la vérification des méthodes de gestion des risques. Les employés seront aussi informés des résultats par courriel.
  9. BAC affichera sur son Intranet le plan d'action triennal, afin d'en faciliter l'accès.
  10. L'atténuation des risques deviendra une partie importante du processus de gestion du changement dans le projet de modernisation.
  11. Une boîte à outils concernant la gestion du changement et incluant une composante sur le risque sera fournie aux gestionnaires et aux dirigeants.
  12. Le développement du profil de risque de l'organisation sera aussi une bonne occasion pour offrir de la formation (cette action a été intégrée à l'action 30).
  13. Les risques font régulièrement l'objet de discussions avec les diverses parties intéressées, car ce sujet fait partie de notre plan de relations avec celles-ci.
  14. Les risques font aussi l'objet d'échanges périodiques avec nos interlocuteurs du ministère du Patrimoine canadien via les affaires du portefeuille.
  15. BAC fait partie de la communauté de pratique en gestion des risques du gouvernement du Canada.

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