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Évaluations et vérifications

Contrôle de gestion de l'entente de contribution avec le Conseil canadien des archives

Préparé pour les
Archives nationales du Canada (AN)

Par
Conseils et Vérification Canada
No de projet : 330-1290

Mars 2003

Sommaire exécutif

On a retenu les services de Conseils et Vérification Canada afin de vérifier si le programme de paiements de transfert des Archives nationales du Canada (AN) était bien géré et administré conformément à la Politique du CT sur les paiement de transfert. On a effectué cette vérification au nom de la Division de la vérification et de l'évaluation, Bureau de la gestion stratégique. Le travail de vérification sur le terrain fut réalisé entre décembre 2002 et février 2003. Plus précisément, la vérification consistait à évaluer les politiques et les méthodes mises en place aux AN et au Conseil canadien des archives dans le but d'assurer une gestion prudente des fonds publics conformément aux modalités qui les régissent.

En vertu de la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert, les AN devront faire face d'ici le 31 mars 2005 au le renouvellement des modalités régissant leurs programmes de paiements de transfert. Cette vérification de la gestion et l'administration du programme de subventions et de contributions met en lumière les défis que doivent relever les AN pour s'assurer que son programme de paiements de transfert réponde aux exigences de l'actuelle politique du CT.

Si l'on se base sur cette vérification, voici les principaux enjeux auxquels les AN se voient confrontées :

Gouvernance ministérielle

  • La relation que les AN entretiennent avec le CCA a évolué depuis 20 ans. Cette relation a débuté au début des années 1980 alors que les AN jouaient un rôle particulier au sein de la vaste communauté archivistique. Depuis ce temps, les AN ont accepté des tâches qui débordent de leurs responsabilités en tant qu'agence de financement.
  • Selon la version originale, les autorisations du CT ne cadrent plus avec sa politique actuelle, ce qui donne à penser qu'on doit revoir la vision des AN, ainsi que sa relation avec le CCA et les autorisations du CT en ce qui a trait au programme de contribution.

Administration du programme

  • Un examen du cadre de prestation du programme a révélé que la relation que les AN ont toujours entretenue avec le CCA visait avant tout à assurer un financement annuel et à subventionner la communauté archivistique à l'échelle nationale sans toutefois se baser sur les principales exigences politiques touchant le contrôle des dépenses et le processus entourant le programme.
  • Une gestion améliorée des programmes de paiement de transfert repose sur une synergie avec des facteurs d'ordre opérationnel. Depuis qu'on l'a instauré, le programme de paiements de transfert des AN se déroule au niveau exécutif. En l'adaptant à la division opérationnelle des AN, la gestion globale du programme en profiterait.

Conclusion générale

Les AN devront relever un certain nombre de défis pour s'assurer que leur programme réponde aux exigences politiques du CT afin de renouveler leur programme de paiements de transfert d'ici le 31 mars 2005. Les recommandations qu'on retrouve dans ce rapport sont importantes sur le plan stratégique et requièrent l'attention de la haute direction des AN pour en assurer le suivi et la mise en oeuvre de mesures correctives.

Le point de vue de la direction

La direction des AN reconnaît les enjeux qu'on aborde dans ce rapport, incluant notre relation avec la communauté archivistique, et nous agirons dans le cadre de la transformation menant à la création de la Bibliothèque et des Archives du Canada.

Pour obtenir une copie complète du rapport de vérification, veuillez communiquer avec :

Marie-Josée Dionne-Hébert
Gestionnaire, Vérification interne
Bibliothèque et Archives Canada
Étage : 8 - Pièce: 41, 550 boul de la Cité
Gatineau, Québec K1A 0N4
Téléphone : 819-934-4308
Télécopieur : 819-934-5888
Courriel : audit-verification@bac-lac.gc.ca