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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

2.2 Logique du programme

La présente section décrit la logique du PNDA, qui s'inspire du modèle logique du programme (figure 1). Le PNDA prévoit l'exécution de plusieurs activités en fonction des cinq objectifs principaux qui devraient favoriser l'atteinte d'objectifs politiques précis.

2.2.1 Objectifs du programme

Le nouveau programme repose fondamentalement sur cinq objectifs. Tous les projets doivent favoriser l'atteinte d'au moins un de ces objectifs par la réalisation d'activités. Les cinq objectifs du PNDA consistent à :

  • améliorer l'accès au patrimoine archivistique du Canada au moyen du catalogue national;
  • mieux faire connaître le patrimoine archivistique du Canada et accroître l'utilisation des archives du Canada;
  • accroître la représentation des peuples autochtones et des groupes ethnoculturels sous-représentés dans les archives du Canada;
  • améliorer la capacité des réseaux d'archives d'entreprendre des activités stratégiques et de développement;
  • améliorer la capacité des services d'archives de préserver le patrimoine archivistique du Canada (BAC, 2004b).

BAC et le CCA ont établi ces objectifs en consultation avec les membres de la collectivité archivistique. Le PNDA vise l'apport d'un soutien financier pour les projets qui devraient faire progresser ces objectifs. Les personnes qui présentent une demande le font selon un seul de ces objectifs, mais peuvent en privilégier plus d'un dans l'exécution de leurs travaux.

De plus, BAC et le CCA ont fixé des priorités stratégiques à l'échelle nationale pour chacun des objectifs, et les revoient chaque année, au besoin. Les priorités décrivent de façon plus détaillée le type de travail à effectuer dans le cadre des projets du PNDA ainsi que les questions à aborder. Ajoutons que les conseils provinciaux et territoriaux peuvent déterminer les priorités pour leur région. Ils le font en sélectionnant les objectifs et les priorités nationales à privilégier. Les demandes qui traitent des priorités provinciales ou territoriales peuvent se faire attribuer d'autres points pendant le processus de règlement à l'échelle provinciale et territoriale.

2.2.2 Activités du programme

Le PNDA comprend deux volets. D'abord, le CCA reçoit un financement sous forme de contribution conformément au volet du Conseil national du programme. Il peut ainsi soutenir la constitution d'organisations et de services d'archives canadiens. Ensuite, le volet des projets archivistiques du programme appuie les organisations et les services d'archives, y compris les conseils provinciaux et territoriaux, en finançant des projets précis.

PNDA – Un financement à deux volets :

  • Financement du CCA :
    • CCA - Tierce partie à administrer le financment de projets archivistiques (185 000$)
    • Développement de la capacité archivistique par le CCA (395 000 $)
  • Projets archivistiques exécutés par les récipiendaires (1 140 000 $)

Le CCA agit en tant qu'agent d'exécution tiers du volet des projets archivistiques au nom de BAC. Le soutien financier de projets et les mesures prises par le CCA sont axés sur le renforcement de la capacité de la collectivité archivistique en ce qui concerne l'accès et la préservation. Cette évaluation ne sépare pas les 2 volets de financement pour répondre aux questions d'évaluation. La première colonne du modèle logique (figure 1) présente les activités particulières du PNDA.

Pour être admissibles à un financement du PNDA, les demandeurs doivent faire partie de l'une ou l'autre des catégories suivantes :

  • « Conseil canadien des archives (CCA);
  • Conseils d'archives provinciaux ou territoriaux, ou l'équivalent;
  • Associations nationales, provinciales, territoriales ou régionales de centres d'archives;
  • Services d'archives canadiens accessibles au public et membres d'un conseil d'archives provincial ou territorial » (BAC, 2004b).

En plus de favoriser l'atteinte d'un objectif sur cinq, les projets doivent généralement entraîner l'obtention de fonds de contrepartie du PNDA. La contribution du demandeur peut être sous forme de soutien financier provenant d'autres programmes fédéraux, de promoteurs, d'autres ordres de gouvernement ou du secteur privé pour le projet proposé, ou sous forme de soutien financier indirect comme le temps du personnel, l'investissement bénévole et les fournitures (CCA, 2008c, page 8).

Chaque année, le CCA examine les formulaires de demande et les modifie, au besoin. Les demandeurs doivent en remplir un et le présenter à leur conseil provincial ou territorial. Les conseils étudient les demandes reçues et s'assurent qu'elles ont été remplies intégralement, faute de quoi ils les rejettent. Ensuite, un comité provincial ou territorial de pairs chargé du règlement évalue les demandes en respectant les directives sur le règlement et en tenant compte des priorités et des critères de sélection du programme. En 2007-2008, le CCA a incité les provinces et les territoires à fixer les priorités à l'échelle locale. Les conseils peuvent intégrer dans les critères de sélection la mesure dans laquelle les projets s'harmonisent avec les priorités locales. Ils classent ensuite les demandes par ordre de priorité et recommandent au CCA celles qui sont admissibles à un financement.

Un montant précis est affecté à chaque province et territoire, et le total des fonds demandés pour tous les projets soumis ne doit pas le dépasser (tableau 1). Cependant, les conseils provinciaux et territoriaux peuvent remettre au CCA les demandes dûment remplies qui ont été approuvées, mais pour lesquelles il n'y a pas de financement. En cas de disponibilité éventuelle de fonds (par exemple, à la suite de l'annulation d'un projet ou du retour de fonds non utilisés), ces demandes seront prises en considération.

Tableau 1 : Montants affectés chaque année aux provinces et territoires
pour la réalisation de projets du PNDA
Province ou territoire Montant affecté chaque année
Ontario 168 495 $
Québec 168 495 $
Colombie-Britannique 117 112 $
Alberta 83 475 $
Saskatchewan 83 475 $
Manitoba 83 475 $
Nouveau-Brunswick 83 475 $
Nouvelle-Écosse 83 475 $
Terre-Neuve-et-Labrador 83 475 $
Nunavut 40 012
Territoires du Nord-Ouest 40 012 $
Yukon 40 012
Île-du-Prince-Édouard 40 012 $

Le Conseil d'administration du CCA examine les demandes recommandées par les conseils provinciaux et territoriaux. Il étudie également les recommandations formulées par le Comité de préservation du CCA, qui est responsable de tous les sujets qui se rattachent à la préservation et à la conservation de Patrimoine canadien (CCA, 2008d). Le Comité de préservation analyse toutes les demandes présentées pour l'objectif 5 (préservation) et émet des points de vue spécialisés.

Le Conseil d'administration établit les questions à élucider et les transmet au CCA. Ce dernier communique ensuite avec les demandeurs concernés pour leur expliquer les éclaircissements requis et réclame une révision des demandes avant leur approbation finale.

Ce processus a été adapté dans le cas des demandes soumises pour l'exercice 2008-2009. Le CCA crée un jury national d'examen et de règlement, qui sera le premier groupe à examiner les demandes à l'échelle nationale. Le jury recommandera ensuite des projets au Conseil d'administration du CCA, qui ratifiera ces recommandations, déterminera les éclaircissements nécessaires et transmettra ces renseignements à BAC en vue de leur approbation. Ce nouveau processus d'examen a été mis en place en vue de réduire la lourde charge de travail du Conseil d'administration du CCA.

2.2.3 Résultats

L'exécution d'activités devrait contribuer à l'atteinte d'une série de résultats immédiats, intermédiaires et à long terme (voir le modèle logique [figure 1]). Ces résultats sont harmonisés avec les cinq objectifs du programme.

Les résultats du programme, y compris ceux à court terme, sont généralement axés sur la formation, la planification et le renforcement de la capacité. Le CCA et les bénéficiaires de fonds sont chargés de l'obtention de ces résultats.

Les résultats à moyen terme privilégient le renforcement de la capacité archivistique, l'amélioration du catalogue national, une sensibilisation accrue aux archives et l'accroissement de leur utilisation, et l'augmentation de la représentation des peuples autochtones et des groupes ethnoculturels sous-représentés. Les résultats à long terme mettent en évidence les avantages prévus du programme pour les citoyens canadiens, et décrivent les attentes relatives à la capacité accrue de préservation du patrimoine canadien et d'accès à ce dernier.

Les indicateurs du rendement visent à évaluer les progrès réalisés par rapport à l'atteinte de ces résultats. La stratégie de mesure du rendement du PNDA est axée sur l'obtention des résultats intermédiaires. Avec l'aide du CCA, BAC est responsable de leur atteinte. Il incombe au Bureau de la stratégie, à BAC et au CCA de recueillir des renseignements sur les indicateurs du rendement. L'établissement de rapports constitue l'une des méthodes de recueil de telles données.

L'établissement de rapports pour le PNDA s'effectue au moyen de la présentation par BAC de rapports annuels et de Rapports ministériels sur le rendement (RMR) au Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi que de la présentation de rapports d'évaluation et de vérification du programme au Comité sur la vérification et l'évaluation de Bibliothèque et Archives Canada. BAC veut ainsi les faire approuver et les divulguer ensuite au public. Le CCA soumet des rapports annuels et intérimaires à BAC en plus de remettre plus fréquemment des rapports financiers. On recueille une vaste quantité de données sur la mesure du rendement au moyen des rapports présentés par les bénéficiaires. Ces derniers sont tenus de remettre des rapports finaux ainsi que des rapports intérimaires si le financement qui leur est octroyé excède 5 000 $ ou si la durée d'exécution des projets est supérieure à quatre mois.

Modèle logique – Programme national de développement des archives

Activités

Assurer le soutien financières projets qui renforcent la capacité de la collectivité archivistique en ce qui concerne l’accès et la préservation, y compris :

  • Donner de la formation et des atelier
  • Concevoir des produits de communication
  • Élaborer et conserver le matériel archivistique
  • Exécuter de la recherche
  • Planifier
  • Établir des programmes
  • Coordonner des projets

Extrants

  • Personnel qualifié
  • Atelier
  • Produits de communication
  • Descriptions
  • Guides
  • Évaluation des collection et conservation des documents
  • Plans de gestion de la préservation
  • Publications
  • Stratégies et plans
  • Visites et expositions
  • Normes et directives nationales

Résultats immédiats

  • Augmentation du contenu du catalogue national
  • Augmentation de la disponibilité des renseignements sur les archives et leurs collections
  • Établissement des partenariats et de programmes pour attirer de nouveaux utilisateurs
  • Élargissement des compétences de base dans la collectivité archivistique
  • Conscientisation accrue des besoins archivistiques et de la capacité des collectivités autochtones et multiculturelles
  • Meilleure compréhension des besoins de préservation de la collection nationale

Résultats intermédiaires

  • Amélioration de l’accès au patrimoine archivistique du Canada au moyen du catalogue national
  • Conscientisation accrue du patrimoine archivistique du Canada et accroissement de l’utilisation des archives du Canada
  • Amélioration de la capacité des réseaux d’archives d’entreprendre des activités stratégiques et de développement
  • Accroissement de la représentation des peuples autochtones et des groupes ethnoculturelles sous-représentés dans les archives du Canada
  • Amélioration de la capacité des services d’archives de préserver le patrimoine archivistique du Canada

Résultats à long terme

  • Les Canadiens ont accès à leur patrimoine archivistique dans son ensemble
  • Les Canadiens connaissent, utilisent et comprennent mieux leur patrimoine archivistique
  • Le Canada est en mesure de répondre aux nouveaux besoins en information et en apprentissage de ses citoyens au moyen d’un solide réseau d’archives
  • Le patrimoine archivistique du Canada illustre la diversité de l’expérience canadienne
  • Le patrimoine archivistique est protégé pour les générations actuelles et futures

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