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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

3.1 Examen de la documentation

Les documents et les données administratives liés au PNDA ont fait l'objet d'un examen. Cette mesure a englobé une étude des directives du programme, des formulaires de demande, des plans d'activités, des modèles de rapport ainsi que d'un échantillon de dossiers de projets (vingt), qui, eux, ont été analysés sur place, dans les bureaux du CCA, où ils sont gardés. On a sélectionné les projets à examiner de manière à tenir compte de divers types de projets d'envergure différente. Les paramètres suivants ont servi à la sélection des projets à examiner :

  • Quatre projets pour chacun des cinq objectifs;
  • Au moins un projet par province et territoire;
  • Moitié des dossiers en date de l'exercice 2006-2007 et autre moitié en date de l'exercice 2007-2008;
  • Fourchette de montants consacrés au financement des projets (environ de 1 500 $ à 60 000 $);
  • Prise en considération de différents types d'archives (communauté religieuse, milieu universitaire, gouvernements municipaux et locaux, organisations de Premières nations, et services d'archives et conseils provinciaux et territoriaux).

Les documents des dossiers de projets qui ont fait l'objet d'un examen comprenaient des demandes dûment remplies, des modifications apportées à des demandes, des ententes de contribution, de la correspondance par courriel, des rapports intérimaires et finaux, ainsi que des outils ou d'autres résultats attendus découlant du projet. Parmi les autres documents étudiés, citons l'entente de contribution du programme, la présentation au Conseil du Trésor, les conditions de même que le CGRAR et le CVAR du PNDA. Les documents qui se rattachent à la mesure du rendement ont été analysés eux aussi.

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