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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

4.2 Demande et examen

Les bénéficiaires de projets ont considéré le processus de demande de financement du PNDA comme astreignant, particulièrement si l'on tient compte du montant assez faible consenti dans le cadre de nombreux projets et du fait que des bénévoles remplissent souvent les formulaires de demande. Les entrevues ont révélé qu'il était plutôt difficile de remplir la section financière de la demande. L'examen des dossiers a confirmé que le Conseil d'administration du CCA recevait beaucoup de demandes d'éclaircissement, dont plusieurs concernaient la section du budget. La longueur et la complexité des formulaires de demande illustrent la pression accrue exercée au sein du gouvernement fédéral pour la gestion axée sur les résultats, où l'établissement de rapports financiers détaillés et la présentation d'explications claires sur les activités de projets et les résultats prévus s'imposent. De l'avis des personnes qui présentent une autre demande, le processus devient plus facile avec l'acquisition d'expérience et l'accroissement de la participation au programme. Cette situation désavantage toutefois les personnes qui soumettent une demande pour la première fois. Certains conseils provinciaux et territoriaux ont donné des ateliers sur les étapes à suivre pour présenter une demande du PNDA à leurs services d'archives membres, ce que les bénéficiaires ont trouvé bien pratique.

Les organisations sont tributaires d'un financement du PNDA. Étant donné que ce financement est souvent indispensable pour celles qui présentent une demande, la démarche en ce sens est jugée profitable, même si elle est appréciable. Dans de nombreux cas, le PNDA est l'unique source de financement externe à la disposition de ces organisations. L'examen des dossiers a démontré que le montant est souvent minime, malgré l'existence d'autres possibilités de financement. Dans certains cas, les conseils provinciaux et territoriaux désignent à l'avance un financement du PNDA pour leurs propres activités (par exemple, la création de postes de conseillers en archives et en préservation). Cette situation peut faire en sorte que leurs services d'archives membres obtiennent un petit montant en vue de leurs projets, ce qui risque d'en dissuader quelques-uns de présenter une demande. Cependant, les activités relatives aux projets financés dans le cadre du PNDA et exécutés par les conseils appuient leurs services d'archives membres dans leur ensemble. Par exemple, le financement pourrait servir à l'embauche d'un conseiller en archives, qui serait chargé de soutenir et de conseiller les services d'archives de la province ou du territoire en question.

Dans certains cas, la traduction est une tâche qui peut accroître le délai nécessaire pour remplir un formulaire de demande. Les formulaires de demande sont disponibles en français et en anglais, mais il n'en existe dans aucune langue autochtone. Leur traduction pour les demandeurs autochtones ainsi que l'obligation pour ces derniers de les remplir entraînent temps et argent. L'objectif 3 vise à approfondir les questions autochtones; par conséquent, ce volet mérite une prise en considération.

Le manque de financement dans la collectivité archivistique en général fait en sorte que l'obtention de « fonds de contrepartie » en vue du partage des coûts des projets peut dissuader des services d'archives de présenter une demande. Beaucoup de demandeurs ont recours à l'« investissement bénévole » pour répondre à l'exigence relative aux fonds de contrepartie. Cette situation semble adéquate compte tenu de l'étendue du travail bénévole effectué dans ce secteur et de la difficulté d'obtenir des fonds de contrepartie.

De nombreuses demandes ont nécessité des éclaircissements dans le cadre de l'examen national. Lorsque le Conseil d'administration du CCA détermine des questions qui se rattachent à une demande particulière, il communique avec le secrétariat, qui, lui, contacte les demandeurs afin de leur demander des éclaircissements ou de plus amples renseignements. Quatre-vingt-quinze pour cent (95 %) des demandes de projet analysées dans le cadre de l'examen des dossiers ont nécessité des éclaircissements. Également, les entrevues ont permis de constater que le processus d'éclaircissement de questions relatives aux demandes était vorace en temps et qu'il augmentait la pression exercée sur le secrétariat du CCA. Cette situation démontre que des demandes déficientes franchissent l'étape de l'examen par les conseils provinciaux et territoriaux.

Les bénéficiaires interrogés dans le cadre de l'évaluation ont suggéré des stratégies qui pourraient réduire le fardeau imposé aux demandeurs et aux gestionnaires à cet égard :

• La plupart des projets nécessitent l'affectation d'un montant assez faible. En effet, le financement moyen consenti aux projets dans le cadre du PNDA a été de 11 892 $ pendant l'exercice 2006-2007 et de 9 731 $ au cours de l'exercice 2007-2008.¹ Par exemple, les exigences liées aux demandes sont les mêmes pour un projet qui nécessite un financement de 1 000 $ dans le cadre du PNDA que pour un projet qui requiert un financement de 50 000 $. Les responsables du programme pourraient envisager la possibilité d'équilibrer les renseignements demandés en fonction de l'envergure des projets, ou de préférer les subventions aux contributions pour les projets de plus petite envergure. Même si ces options ne relèvent actuellement pas du programme, l'octroi de subventions pourrait être envisagé lors du renouvellement du programme.
• Les entrevues ont démontré une satisfaction à l'égard du système d'affectation provinciale et territoriale, mais les montants affectés n'ont pas augmenté parallèlement au taux d'inflation. En fait, ils ont plutôt diminué depuis le début des années 1990. Leur augmentation se traduirait par un accroissement du financement du programme ou par une réduction du financement des activités du CCA.
• Le CCA et BAC ont changé les dates de leurs rencontres de planification de manière à ce qu'elles aient lieu en février plutôt qu'en juillet. Cette décision permettra de lancer l'appel de demandes plus tôt et donnera plus de temps aux personnes intéressées pour présenter leur demande et aux conseils provinciaux et territoriaux pour appliquer le processus de règlement. Grâce à ce prolongement du délai, on pourrait voir à ce que les demandes aient été dûment remplies et qu'il ne manque aucun renseignement, ce qui réduirait la charge de travail du CCA. Cependant, un tel prolongement ne se traduit pas par un accroissement des ressources. Les personnes qui présentent une demande ou qui appliquent le processus de règlement à titre bénévole pourraient encore soumettre des formulaires contenant des erreurs.
• On a élaboré un « guide du demandeur » exhaustif pour l'exercice 2008-2009 afin d'aider les personnes qui remplissent un formulaire de demande dans le cadre du PNDA. On prévoit que ce guide, qui servira pour la première fois cette année, permettra de réduire le nombre d'erreurs et de demandes incomplètes.
• Il est important de continuer d'examiner et de simplifier autant que possible le formulaire, particulièrement la section du budget. On doit privilégier les renseignements essentiels seulement, celui-ci devra donc être modifié en collaboration avec BAC.

Le processus d'examen à deux niveaux peut entraîner un certain chevauchement, mais il semble efficace en général. En effet, il permet d'assurer une uniformité au sein du programme et favorise l'application systématique des objectifs qui s'y rattachent. Toutefois, étant donné la petite taille de la collectivité archivistique, il peut y avoir un chevauchement entre les demandeurs et les membres du comité chargé du règlement à l'échelle provinciale et territoriale. Pour régler ce problème, on demande parfois aux demandeurs de ne pas participer à la prise de décisions en matière de règlement qui s'appliquent à leurs projets et de quitter la salle pendant l'examen de leurs demandes. Certains conseils limitent ce chevauchement en laissant des personnes de l'extérieur de la collectivité archivistique participer au processus de règlement.

^1a PRA Inc. a calculé les moyennes en s'inspirant des renseignements fournis par le CCA.

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