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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

4.3 Mise en œuvre du programme

Au cours de la première année d'exécution du programme, 94 demandes approuvées et financées et 46 demandes additionnelles ont été approuvées mais non financées. Pendant la deuxième année, 118 demandes ont été approuvées et financées tandis que 41 demandes additionnelles ont été approuvées mais n'ont reçu aucun financement (voir le Tableau 4 pour connaître la ventilation par objectif). Aucune donnée sur les projets approuvés, mais non financés n'a été recueillie avant la création du PNDA.

Le nombre total de projets financés chaque année a connu une baisse à la suite de la mise en œuvre du PNDA (Tableau 5). On a cependant financé 22 projets de plus pendant la deuxième année d'exécution du PNDA qu'au cours de la première. Le fait que plus de 40 demandes ont été approuvées, mais n'ont pas reçu de financement (au cours des 2 années), et les points de vue émis par les personnes-ressources mettent en évidence la demande accrue de financement de projets du PNDA.

Tableau 5 : Projets et montants affectés avant et après la mise en œuvre du
PNDA par exercice
Exercice Nombre de projets financés Montant total affecté
2004-2005 (avant la mise en œuvre du PNDA) 161 1 114 887 $
2005-2006 (avant la mise en œuvre du PNDA) 160 1 097 630 $
2006-2007 (première année d'exécution du PNDA) 93 1 095 806$
2007-2008 (deuxième année d'exécution du PNDA) 115 1 119 115$

Les rôles et les responsabilités des membres de BAC et du CCA ainsi que des représentants des conseils provinciaux et territoriaux sont clairement définis en ce qui concerne l'exécution du programme. Les demandeurs ordinaires semblent généralement bien distinguer les rôles des différents groupes. Par contre, les entrevues ont démontré que les demandeurs éprouvaient un peu de mal à distinguer ceux du CCA et de BAC, mais cette situation est normale pour les programmes auxquels participe un agent d'exécution tiers. En guise de solution, on pourrait intégrer un organigramme énonçant les rôles et les responsabilités des divers intervenants dans la section du PNDA du site Web du CCA.

Les rapports entre tous les groupes d'intervenants semblent bons. BAC et le CCA se rencontrent deux fois par année pour discuter des priorités stratégiques nationales. Les conseils provinciaux et territoriaux semblent satisfaits du soutien que leur apporte le CCA. Ce dernier est disponible et leur fournit l'aide voulue. Les services d'archives semblent satisfaits eux aussi de l'aide que leur procurent le CCA et leurs conseils respectifs sur le plan des questions et des enjeux liés au PNDA.

Certaines organisations et certains services d'archives ont reçu des paiements du PNDA en retard. L'examen des dossiers a révélé que dans le cas de nombreux projets, les contrats avec les demandeurs étaient prêts en juillet ou en août, alors que la date prévue de début des travaux pouvait être en avril. Les retards dans la réception de paiements ont causé le report de certains projets ou obligé des organisations à trouver des fonds. Par contre, les entrevues ont démontré que de nombreuses organisations n'avaient pas un flux de trésorerie

Les facteurs contributifs potentiels se traduisent par une forte pression administrative pour le secrétariat du CCA, des erreurs nécessitant des éclaircissements dans les demandes de projet ainsi que des retards dans l'établissement de rapports par les demandeurs. Il y a eu des progrès à cet égard et des efforts sont déployés pour prévenir des délais dans le futur.

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