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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

4.4 Responsabilisation

4.4.1 Établissement de rapports

Le CCA a élaboré des formulaires clairs pour l'établissement de rapports intérimaires et finaux, et les bénéficiaires semblent bien comprendre les attentes relatives à ces rapports. Le CCA veille à ce que toutes les organisations préparent ces rapports avant de recevoir des retenues de garantie. Le niveau d'établissement de rapports est généralement jugé adéquat, mais si on l'ajoute aux exigences relatives aux demandes, il est encore un fardeau pour certaines organisations, surtout les services d'archives ayant des projets de petite envergure. L'établissement de rapports est considéré comme astreignant si l'on tient compte du financement octroyé. Ces exigences en matière de rapport reflètent cependant la pression du gouvernement fédéral accrue pour la gestion axée sur les résultats.

Les bénéficiaires connaissent généralement l'importance de l'établissement de rapports et ils transmettent des renseignements qui serviront à la mesure du rendement du programme. Les rapports finaux produits par les bénéficiaires constituent l'un des principaux outils de recueil de données sur la mesure du rendement. Au cours de la première année du programme, les formulaires de rapport final ne décrivaient pas la mesure du rendement exigée, par conséquent les bénéficiaires ne connaissaient pas nécessairement les exigences en matière de mesure du rendement du PNDA. Au cours de la deuxième année, le formulaire de rapport final avait été révisé et il décrivait les résultats intermédiaires et à long terme attendus. Ces modifications devraient accroître la sensibilisation des bénéficiaires de projet à la mesure de rendement.

Le Conseil d'administration et le secrétariat du CCA ont modifié le formulaire au fil du temps en vue de la saisie de meilleures données sur la mesure du rendement. Le formulaire comprend des questions particulières sur la mesure du rendement (par exemple, le nombre de nouvelles descriptions de niveau des fonds ayant contribué au catalogue national, et les mètres linéaires de documents entreposés de nouveau) ainsi que des questions plus générales (par exemple, la façon dont le projet a accru la participation des groupes ethnoculturels dans la mise en valeur du patrimoine archivistique et, par conséquent, leur représentation dans les systèmes archivistiques du Canada). L'établissement de rapports sur les indicateurs du rendement ne semble pas exiger beaucoup de travaux supplémentaires pour les bénéficiaires puisqu'ils sont tenus de produire quand même un rapport final.

Les activités de rapport dans le cadre du PNDA se répercutent sur les stratégies plus générales de mesure du rendement.

4.4.2 Mesure du rendement

Le CGRAR et le CVAR de 2005 du PNDA ont permis de constater que les défis relatifs à la surveillance du programme présentaient un risque pour sa réussite. On a considéré qu'il fallait tenir compte de la clarté des mesures du rendement et de la remise en cause d'anciennes hypothèses dans l'élaboration d'une stratégie. Les premières années d'exécution du programme étaient axées sur le renforcement de la capacité, alors que la mesure du rendement serait davantage à privilégier après l'évaluation formative. C'est ce qui s'est produit.

BAC et le CCA a conçu un plan de mesure du rendement axé sur la définition des indicateurs, des étapes du recueil de données et de l'échéancier prévu pour les activités et l'établissement de rapports. Le Conseil d'administration du CCA et BAC comprennent bien le concept de la mesure du rendement et les étapes à suivre pour l'appliquer. Les objectifs en matière de rendement sont en cours d'établissement. En effet, BAC collabore avec le Conseil d'administration et le secrétariat du CCA à la prise de cette mesure.

Le CCA a reçu des formulaires de rapport final s'étendant sur deux années. Par contre, au moment de cette étude, la majorité des données contenues dans ces rapports ne semblaient pas avoir été compilées ou analysées. Des données de référence à l'échelle nationale a été établie pour certains indicateurs, notamment les objectifs 1 et 2, mais aucun pour les objectifs 3, 4, et 5.

Ci-dessous se trouve un résumé de la mesure du rendement quant à chaque objectif national.

objectif 1 – Améliorer l'accès au patrimoine archivistique du Canada au moyen du catalogue national

La mesure du rendement pose un problème particulier dans le cas de l'objectif 1, à savoir l'amélioration de l'accès au patrimoine archivistique du Canada au moyen du catalogue national. En ce moment, le catalogue ne peut intégrer que des descriptions de niveau des fonds, ce qui en limite la facilité d'utilisation à titre d'indicateur du rendement. Les personnes interrogées ont mentionné que les projets pourraient être axés sur la présentation de descriptions de niveau inférieur, et que cette situation ne serait pas mise en évidence dans le nombre de contributions au catalogue national. Les bénéficiaires de projets financés doivent rendre compte de leur contribution au catalogue national, ce qui devrait servir de méthode de mesure du rendement. Les autres indicateurs qui se rattachent à l'objectif 1 (par exemple, l'étendue des documents décrits et le nombre de séries décrites) pourraient mieux représenter le travail effectué. Les formulaires de rapport désignent la méthode de recueil de données liées à ces indicateurs, qui, eux, devraient servir au rapport de la mesure du rendement par le CCA et BAC.

La participation des services d'archives au catalogue national et à la base de données provinciale et territoriale représente un autre indicateur à utiliser pour l'application de l'objectif 1. Il est important ici d'examiner minutieusement les données de référence. Les entrevues ont démontré que dans certaines régions, le taux de participation des services d'archives au catalogue national est déjà très élevé. Les données de référence compilées jusqu'à maintenant sous l'objectif 1 inclues la participation instutionnelle au catalogue national et les données sur les expériences des utilisateurs avec le catalogue national.

objectif 2 – Mieux faire connaître le patrimoine archivistique du Canada et accroître l'utilisation des archives du Canada

Des enquêtes auront lieu pour faciliter la mesure du rendement qui se rattache à l'objectif 2. BAC a réalisé une enquête générale en 2007 afin de savoir à quel point le public connaît les archives, et prévoit répéter l'exercice à une date ultérieure dans le but de mesurer le changement. Cet indicateur permettra de déterminer les répercussions de la diffusion de l'émission de télévision de CBC intitulée Who do you think you are. Ce sondage procure certaines données de références relatives à l'objectif 2; par contre distinguer l'incidence de cette émission de celle des projets de sensibilisation du PNDA et des autres activités dans le cadre du programme pourrait être difficile. De même que l'étude de l'évolution du nombre d'utilisateurs d'archives peut ne pas se rapporter directement qu'aux activités de sensibilisation des projets. Il pourrait cependant être plus avantageux d'interroger les nouveaux utilisateurs d'archives au sujet des motifs qui les ont incités à y avoir recours.

L'obtention de données sur les activités de sensibilisation à partir des rapports finaux donnera une idée de la portée et de l'étendue de ces activités. Par exemple, une organisation quelconque peut faire rapport sur la production et la distribution de mille brochures de sensibilisation. Ajoutons toutefois qu'il faut bien comprendre l'impact de ces brochures sur le public visé. Le financement de projets particuliers du PNDA pourrait faciliter l'évaluation du rendement à l'échelle locale. Par exemple, financé un projet sous l'objectif 2 ayant trait à l'amélioration de l'accès dont une composante serait de mesurer le rendement en effectuant un sondage sur la sensibilisation aux archives dans leur communauté.

objectif 3 – Accroître la représentation des peuples autochtones et des groupes ethnoculturels sous-représentés dans les archives du Canada

Comme c'est le cas pour l'objectif 1, le nombre de contributions au catalogue national n'est pas nécessairement un indicateur entièrement représentatif. On recueille d'autres données sur le nombre de nouvelles descriptions de peuples autochtones ou de groupes ethnoculturels sous-représentés (à tous les niveaux) à titre d'indicateur, ce qui est plus représentatif. Aussi, on a modifié le formulaire de rapport final pour les bénéficiaires de projets pour 2007-2008 afin d'y intégrer une section sur le nombre de descriptions à tous les niveaux (fonds, séries, sous-séries, dossiers et pièces). En 2006-2007, le formulaire ne comportait que le rapport des contributions de fonds, ce qui se traduit par la disponibilité d'un ensemble plus complet de données de référence pour cet indicateur à compter de la deuxième année d'exécution du programme. Aucune donnée ne sembe avoir été ni compilé ni analysé relativement à l'objectif 3.

objectif 4 – Améliorer la capacité des réseaux d'archives d'entreprendre des activités stratégiques et de développement

Les données servant à la mesure du rendement pour l'objectif 4 proviendront en grande partie du CCA. Dans une section du formulaire de rapport final, les bénéficiaires sont tenus de décrire les activités stratégiques, de promotion et d'information entreprises pendant cette année. La section englobe le recueil de données qualitatives et quantitatives sur le sujet. Il sera plus facile de mesurer les changements sur le plan de la capacité si l'on possède des renseignements sur la portée des activités, le nombre de participants aux ateliers et les outils conçus. En outre, les conseillers en archives et les conseils provinciaux et territoriaux devront faire rapport sur les activités entreprises, mais non financées dans le cadre du PNDA, ce qui facilitera l'établissement de la capacité. L'élaboration de cette stratégie est toutefois récente, ce qui pourrait se traduire par l'indisponibilité de résultats adéquats au moment de l'évaluation sommative.

objectif 5 – Améliorer la capacité des services d'archives de préserver le patrimoine archivistique du Canada

Le pourcentage de types de support « à risque » qui ont été conservés ou reformatés constitue un indicateur pour l'objectif 5. Les bénéficiaires sont d'ailleurs tenus de donner ces renseignements dans le formulaire de rapport final. L'analyse et l'établissement de rapports pour cet indicateur sont simples puisqu'il est possible de recueillir directement les renseignements quantitatifs dans les rapports et d'en faire un sommaire. De plus, on interrogera les services d'archives qui ont effectué une évaluation globale de la préservation pendant la période de 1999 à 2006. On a également mis en place des plans pour créer une base de données qui glanera de l'information d'un échantillon des évaluations globales de la préservation. L'enquête et la base de données contribueront à déterminer la quantité de supports à risque au Canada et viseront à donner des éclaircissements sur le pourcentage de supports conservés ou reformatés. Puisque les données remontent à 1999, ces sources de résultats pourraient jouer un rôle important dans la production de données de référence. La mesure du rendement sera ainsi plus complète au moment de l'évaluation sommative. Il semble toutefois n'y avoir encore eu aucun résumé des données.

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