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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

5.1 Mise en œuvre du programme

Question de l'évaluation : Le programme est-il mis en œuvre comme prévu?

Le PNDA est mis en œuvre comme prévu. On a déterminé que le financement qui y est offert était essentiel pour les services d'archives qui en bénéficient si les progrès contribuent à la réalisation des priorités nationales et aux standards. Le PNDA est l'unique source de financement externe à la disposition de nombreuses organisations qui exécutent des activités archivistiques et accomplissent des progrès aussi significatifs dans un avenir prévisible.

Le CCA, BAC, les conseils provinciaux et territoriaux et les bénéficiaires de projets approuvent généralement les objectifs nationaux. Le maintien d'une souplesse et la revue annuelle des priorités contribueront à empêcher l'imposition de restrictions qui pourraient découler de la définition des priorités. Également, on favorise l'établissement des priorités à l'échelle provinciale et territoriale de manière à accroître la souplesse à l'échelle locale. Malgré la moins grande popularité des objectifs les plus récents (2 et 3), le nombre de projets connexes qui ont été approuvés a augmenté pendant la deuxième année d'exécution du programme. Le soutien manifesté par les personnes-ressources interrogées pour l'objectif 2 fait en sorte qu'on continuera de privilégier une sensibilisation accrue aux archives. En outre, la collectivité archivistique maintien toujours la perception qu'il est important de poursuivre le financement de projets axés sur la réduction de l'arriéré. Les projets axés sur la réduction de l'arriéré doivent être proposés dans le contexte de l'un des cinq objectifs nationaux.

Le processus de demande est l'un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les demandeurs. Le déploiement constant d'efforts visant à simplifier le formulaire de demande et à réduire la longueur des demandes pour les projets de plus petite envergure pourrait contribuer à simplifier le processus. Les demandeurs semblent avoir particulièrement du mal à remplir la section du budget.

Il n'est pas nécessaire de définir les rôles et les responsabilités du CCA et de BAC, comme on l'a fait dans l'évaluation de 2004. Le problème a été réglé. Également, le système d'examen à deux niveaux semble adéquat pour l'exécution du programme. Cette affirmation va dans le sens contraire des conclusions de l'évaluation de 2004, selon lesquelles la suppression de l'obligation pour le Conseil d'administration d'analyser tous les projets favorisait la simplification du processus de règlement. La présente évaluation a permis de conclure que l'examen des demandes à l'échelle nationale était essentiel, mais vorace en temps, en grande partie en raison de tous les éclaircissements à apporter pour les demandes. La nécessité d'apporter autant d'éclaircissements témoigne de la présence d'erreurs qui ne sont pas filtrées par les conseils provinciaux et territoriaux. Le caractère récent du programme et le manque de temps et de ressources requis pour remplir les formulaires de demande contribuent vraisemblablement à l'apparition de ces erreurs. La longueur et la complexité du formulaire de demande augmentent aussi le risque de commettre des erreurs. On pourra régler ce problème en prolongeant le délai accordé pour présenter une demande (ce qui est prévu) et en simplifiant le formulaire autant que possible.

Les constatations ont permis de tirer les conclusions ci-dessous.

Question de l'évaluation : Le programme est-il mis en œuvre comme prévu?

• En général, les intervenants du PNDA approuvent les cinq objectifs nationaux. Le système d'établissement des priorités locales à l'échelle provinciale et territoriale est efficace et devrait rester en place.
• Le besoin à l'égard du PNDA continue de se faire sentir, car ce dernier est l'unique source ou l'une des principales sources de financement pour de nombreux groupes.
• Le formulaire de demande, jugé astreignant par les demandeurs, doit être simplifié autant que possible en collaboration avec BAC de façon à s'assurer de la pertinence de tous les renseignements demandés.
• Compte tenu du nombre élevé de projets de petite envergure et du fait que de nombreux demandeurs sont des bénévoles, les responsables du programme pourraient envisager la possibilité d'accorder des subventions, plutôt que des contributions, pour les projets de petite envergure au moment du renouvellement du programme.

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