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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

5.2 Mesure du rendement

Question de l'évaluation : Recueille-t-on, saisit-on et utilise-t-on des données adéquates sur la mesure du rendement?

BAC et le CCA ont mis en place un judicieux plan de mesure du rendement afin de recueillir et de saisir les données sur le rendement du PNDA. Certaines données de référence ont été établies en ce qui concerne les objectifs 1 et 2 afin de servir à l'orientation des activités ou à la fixation des cibles. On a recueilli beaucoup de données sur le rendement à l'aide des formulaires de rapport des bénéficiaires au cours des deux dernières années. Le CCA et BAC doivent à tout prix entamer le résumé des données déjà recueillies afin d'établir des données de référence pour l'ensemble des indicateurs.

La mesure du rendement qui se rattache aux objectifs 1 et 3 doit intégrer des variables au-delà des contributions au catalogue national de façon à assurer l'exactitude de ce dernier, car il ne comprend actuellement que des descriptions de niveau des fonds. Il est donc important de voir à ce que les services d'archives intègrent des données sur les ententes et les descriptions dans leurs rapports finaux. En ce qui concerne l'objectif 2, une question essentielle consiste à déterminer si l'évolution du degré de sensibilisation est attribuable au PNDA ou à d'autres activités. Quant à l'objectif 4, le plan de recueil de données sur les activités autres que celles du PNDA constitue une bonne méthode de mesure de l'évolution de la capacité. Le renouvellement du programme, en particulier les objectifs 2 et 3, constitue une courte période pour la mesure de rendement. Cependant, les projets relatifs aux objectifs 1, 4 et 5 étaient financés bien avant la création du PNDA. Notamment, une source plus solide de données de référence en ce qui concerne l'objectif 5 sur les activités d'évaluation globale de la préservation. Par contre, le manque de données de référence pour l'ensemble des indicateurs et le renouvellement du programme pourraient limiter la mesure du rendement en 2011, lors de la fin du cycle du programme.

Les constatations ont inspiré les observations ci-dessous.

Question de l'évaluation : Recueille-t-on, saisit-on et utilise-t-on des données adéquates sur la mesure du rendement?

• Il existe une stratégie détaillée de mesure du rendement. Cependant, la prise de mesures s'impose pour le recueil de données de même que l'organisation et le rapport du rendement du PNDA.
• Des données ont été recueillies pour certains indicateurs et figurent dans les formulaires de rapport dûment remplis par les bénéficiaires. BAC et le CCA doivent continuer de collaborer à l'établissement des données de référence à partir des renseignements déjà recueillis, et franchir cette étape.
• On pourrait envisager la possibilité de financer les projets du PNDA en fonction des cinq objectifs qui abordent la mesure du rendement à l'échelle locale, afin d'obtenir une autre perspective et familiariser les récipiendaires à la mesure du rendement. Une portion du financement pourrait être utilisé pour développer des outils et la capacité en mesure de rendement en tant qu'objectif de projet.
• Les formulaires de demandes et de rapport pourraient comprendre une explication détaillée de la justification de la mesure du rendement dans le cadre du PNDA.
• Les circonstances actuelles qui entourent la mesure du rendement font en sorte qu'il plane un doute quant à la suffisance de données à la fin de la période de cinq ans. Cette situation risque d'entraîner une inexactitude sur le plan de la présentation de rapports du rendement et ce, pour l'ensemble des indicateurs de rendement. L'accroissement des efforts visant à améliorer la mesure du rendement renforcera le renouvellement du programme.

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