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Évaluation formative du Programme national de développement des archives (PNDA)
Rapport final

5.3 Réponse de la gestion

1. Question de l'évaluation : Le programme est-il mis en oeuvre comme prévu?

  • En général, les intervenants du PNDA approuvent les cinq objectifs nationaux. Le système d'établissement des priorités locales à l'échelle provinciale et territoriale est efficace et devrait rester en place.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • BAC est heureuse du succès des objectifs nationaux auprès de tous les intervenants. Le système est assez flexible, au niveau local, pour permettre le financement d'une vaste gamme de projets dans le cadre des objectifs nationaux. Le système actuel restera en place.
  • Le besoin à l'égard du PNDA continue de se faire sentir, car ce dernier est l'unique source ou l'une des principales sources de financement pour de nombreux groupes.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • BAC est consciente que le PNDA est l'une des quelques options dont le milieu des archives dispose en vue de recevoir du financement pour diverses activités et/ou projets importants. BAC est déterminée à faire en sorte que le PNDA soit le plus approprié et fructueux possible pour les demandeurs et bénéficiaires.
  • Le formulaire de demandes, jugé astreignant par les demandeurs, doit être simplifié autant que possible en collaboration avec BAC de façon à assurer de la pertinence de tous les renseignements demandés.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • BAC et le CCA ont déjà passablement changé les différents documents pour faire une demande et travaillent également à améliorer les lignes directrices ainsi que son aide à l'intention des requérants. Le large éventail des demandes, quant à leur qualité et la charge de travail qu'elles représentent aux yeux des requérants, démontre que certains de ces changements ont été utiles. BAC s'engage à collaborer avec le CCA pour améliorer davantage les formulaires de demandes afin de réduire autant que possible la charge de travail des demandeurs, tout en s'assurant que les exigences des programmes de contributions, pour ce qui est des rapports nécessaires, soient respectées.
    • Date d'achèvement : Formulaire de demandes amélioré sera en vigueur au cours de la quatrième année du programme (2009-2010).
  • Compte tenu du nombre élevé de projets de petite envergure et du fait que de nombreux demandeurs sont des bénévoles, les responsables du programme pourraient envisager la possibilité d'accorder des subventions, plutôt que des contributions, pour les projets de petite envergure au moment du renouvellement du programme.
    • Réponse de la gestion : Cette option sera examinée quand le programme sera renouvelé.
    • La question des subventions versus les contributions fut étudiée lorsque le programme a été conçu de nouveau en 2006. BAC a choisit de faire du PNDA un programme de contributions suite aux constatations et aux recommandations de la vérification et de l'évaluation de la version précédente du programme, faites en 2003 et 2004, ainsi que sur recommandation du Secrétariat du Conseil du Trésor. BAC s'engage à étudier la situation et de jauger les différentes options possibles lorsque le programme sera revu et évalué en vue de son renouvellement.
    • Date d'achèvement : Une décision concernant l'ajout de subvention pour certains projets au programme sera prise d'ici la fin de l'année fiscale 2010-2011.

2. Question de l'évaluation : Recueille-t-on, saisit-on et utilise-t-on des données adéquates sur la mesure de rendement?

  • Il existe une stratégie détaillée de mesure du rendement. Cependant, la prise de mesures s'impose pour le recueil de données de même que l'organisation et le rapport du rendement du PNDA.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • En fait, au cours de l'année financière 2007-2008, l'élaboration d'un plan de mesure du rendement fut une réussite, tant pour le CCA que BAC. La mise en oeuvre du plan fut une priorité dès son approbation; une des premières étapes fut de modifier la structure de certaines composantes du programme (formulaires, rapports) pour permettre la saisie des données requises par les indicateurs. Des progrès substantiels ont été réalisés il y a quelques mois et un processus est maintenant en place pour la majorité des indicateurs. On a procédé au regroupement et à l'analyse du tiers environ des indicateurs compris dans le plan. BAC s'engage à fournir les ressources nécessaires pour achever le processus et faire en sorte que le regroupement et l'analyse de tous les indicateurs progressent avant la vérification du programme.
    • Date d'achèvement : Fin de l'année fiscale 2009-2010.
  • Des données ont été recueillies pour certains indicateurs et figurant dans les formulaires de rapport dûment remplis par les bénéficiaires. BAC et le CCA doivent continuer de collaborer à l'établissement des données de référence à partir des renseignements déjà recueillis, et franchir cette étape.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • BAC et le CCA reconnaissent tous deux le besoin de réaliser des progrès pour ce qui est des données de base en utilisant celles déjà disponibles à partir des formulaires de rapport. Le travail est déjà en marche afin d'établir les données de base au cours de l'année financière 2008-2009. BAC et le CCA ont tous deux fait preuve de flexibilité pour ce qui est de l'attribution des responsabilités afin de faciliter la mise en oeuvre du plan.
    • Date d'achèvement : en cours
  • On pourrait envisager la possibilité de financer les projets du PNDA en fonction des cinq objectifs qui abordent la mesure du rendement à l'échelle locale. Ces projets pourraient favoriser une perspective additionnelle et familiariser les récipiendaires de projets à la mesure du rendement. Une portion du financement accordé aux projets pourrait être allouée au développement d'outils et à l'accroissement de la capacité de la mesure du rendement des objectifs du projet.
    • Réponse de la gestion : Accepté.
    • BAC étudiera cette possibilité, conjointement avec le CCA. Bien que la mesure du rendement en soi ne fasse pas partie des objectifs du programme, on peut ajouter un critère d'évaluation pour le bénéfice des projets qui pourraient inclure de l'information reliée au rendement, en plus de ceux déjà requis sur les formulaires et dans les rapports.
    • Date d'achèvement : Une décision sera prise en collaboration avec le CCA à ce sujet au mois d'octobre 2008.
  • Les formulaires de demandes et de rapport pourraient comprendre une explication détaillée de la justification de la mesure du rendement dans le cadre du PNDA.
    • Réponse de la gestion : Accepté
    • BAC reconnaît que le milieu des archives (bénéficiaires/requérants) doit mieux comprendre la mesure du rendement. BAC s'engage à collaborer avec le CCA afin de présenter un aperçu du processus, le plan et l'analyse des résultats, ainsi que plus d'explications touchant la modification des formulaires, à la prochaine assemblée générale annuelle du CCA en octobre 2008. On explorera aussi les autres options en matière de communications.
    • Date d'achèvement : Fin de l'année fiscale 2008-2009
  • Les circonstances actuelles qui entourent la mesure du rendement font en sorte qu'il plane un doute quant à la suffisance de données à la fin de la période de cinq ans, Cette situation risque d'entraîner une inexactitude sur le plan de la présentation de rapports de rendement sur l'ensemble des indicateurs du rendement. L'accroissement des efforts visant à améliorer a mesure du rendement renforcera le renouvellement du programme.
    • Réponse de la gestion : Accueilli
    • BAC reconnaît le changement majeur sur le plan de la culture et de la charge de travail qu'a représenté la mesure du rendement, pour le milieu des archives, et travaille étroitement avec le CCA pour mettre en oeuvre le plan de mesure du rendement et pour s'assurer que les données requises pour tous les indicateurs soient recueillies et analysées en vue de faciliter le renouvellement du programme en 2011. BAC reverra les progrès en collaboration avec le CCA et fera les ajustements nécessaires pour assurer une mise en oeuvre complète du plan d'ici la fin de la quatrième année du programme.
    • Date d'achèvement : Fin de l'année fiscale 2009-2010.

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