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Évaluations et vérifications

État des documents archivistiques dans les institutions fédérales (ÉDAIF)
Introduction et contexte

Le projet sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales (ÉDAIF) est une initiative qui réunit plusieurs directions de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), comprenant des membres du groupe de travail qui représentent la Direction des Documents gouvernementaux, la Direction de la Gestion intégrée, la Direction de la Conservation de la collection et la Direction de la Technologie de l'information. (Endnote 1)

1.1 Les incitations du projet de l'ÉDAIF

Un grand nombre d'initiatives de BAC ont mené à la création du groupe de travail sur l'ÉDAIF en 2006. Plus particulièrement, voici deux des priorités principales :

  • Le besoin de réagir au Rapport du vérificateur général sur l'état du patrimoine culturel de novembre 2003 (publié en février 2004)
  • et
  • Le besoin de clarifier l'article 13.3 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (adoptée le 21 mai 2004)

Le vérificateur général a recommandé aux Archives nationales du Canada de l'époque qu'ils devraient mettre en oeuvre des mécanismes afin d'obtenir des renseignements détaillés sur la nature et l'état du patrimoine archivistique, qu'ils soient sous leur contrôle ou non (6.91), car les AN ne possédaient pas de renseignements particuliers sur la nature ou l'état des documents archivistiques conservés dans les bureaux ministériels ou dans les centres de services régionaux (6.89).

Pour traiter cette question soulevée dans le Rapport du vérificateur général, la Division de l'Information et du rendement institutionnels a rédigé, en juillet 2005, un rapport de planification pour diriger une « évaluation de l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales ». (Voir l'annexe A pour une copie de ce rapport.) La méthodologie soulignée dans ce plan comprend une revue de la documentation, des entrevues avec des fonctionnaires d'un ministère à BAC et dans les institutions fédérales, et une enquête des documents dans les institutions fédérales. Les renseignements rassemblés à la suite de cette évaluation deviendraient ensuite le fondement de la réponse de BAC au vérificateur général.

Peu après la publication du rapport du vérificateur général, la nouvelle Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (Loi sur BAC) est entrée en vigueur. L'article 13.3 de la loi donne plus de pouvoirs au Bibliothécaire et Archiviste du Canada :

Le Bibliothécaire et Archiviste du Canada peut exiger le transfert, selon les modalités qu'il fixe, de tout document fédéral visé au paragraphe (1) s'il estime qu'il risque d'être détruit ou gravement endommagé.

En janvier 2006, la Division des archives gouvernementales de l'époque (GAD) a reconnu que même si BAC connaissait quelque peu ses « documents à risque » grâce au programme d'évaluation et de disposition des documents gouvernementaux (ÉDDG), ce n'était pas le cas pour tous les documents archivistiques de l'administration fédérale pour tous les supports. Richard Brown, le directeur de GAD, a suggéré la mise en œuvre d'une étude d'impact complète sur plusieurs supports pour traiter les questions des politiques et programmes concernant l'article 13.3 de la Loi de BAC.

1.2 Traiter de la question des « documents à risque »

Bien qu'il ait discuté la question du risque, BAC n'a jamais défini le risque des documents archivistiques dans les institutions fédérales d'une façon qualitative ou quantitative. Le projet sur l'ÉDAIF avait la tâche principale d'obtenir des renseignements sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales et de déterminer les facteurs de risque. Le projet sur l'ÉDAIF a établi la nature du risque grâce principalement à la création d'un questionnaire de sondage.

1.3 Élaboration d'un questionnaire pour le sondage et d'une version en ligne

Le point principal du groupe de travail sur l'ÉDAIF pendant l'année 2006-2007 était la création d'un questionnaire de sondage afin d'obtenir une vue d'ensemble de l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales. Les questions du sondage portaient sur trois aspects principaux :

  • Les exigences générales de la tenue de documents;
  • Les critères particuliers de l'entreposage et de la transmission; et
  • Les exigences pour les supports particuliers comme les textes (papier), les documents électroniques, les microformes, les photographies, les cartes, les plans et dessins techniques, les documents audiovisuels, les documents d'art documentaire et les films cinématographiques.

Pour contribuer à la réalisation du sondage, le questionnaire fut conçu comme étant un sondage électronique. (Endnote 2)

Le centre de recherche Décima est l'entreprise qui programma et géra la collecte de données du sondage pour le projet sur l'ÉDAIF. (Endnote 3) Le questionnaire fut lancé le 22 février 2007 en tant que sondage électronique pour un groupe d'institutions fédérales sélectionnées. La période de collecte de données en ligne se termina le 24 mars 2007, au moment où Décima transféra le fichier des données à BAC.

Le projet sur l'ÉDAIF continua de recevoir des sondages en format papier et Microsoft Word de la part des participants jusqu'au 7 mai 2007. Tous les résultats des sondages reçus furent incorporés dans l'analyse des données du sondage pour ce rapport.

1.4 Création d'un groupe consultatif

Le groupe de travail sur l'ÉDAIF a tenu des consultations à l'intérieur et à l'extérieur de BAC afin d'aider l'élaboration et l'essai de son questionnaire. En décembre 2006, le groupe de travail avait créé un groupe consultatif formé de personnes dans le domaine de la gestion des documents de huit institutions fédérales :

  • Agence de promotion économique du Canada atlantique
  • Services correctionnels Canada
  • Ministère des Finances
  • Ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
  • Ministère de la Défense nationale (Endnote 4)
  • Bureau du Conseil privé
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Transport Canada, et
  • Secrétariat du Conseil du Trésor

Le groupe consultatif conseilla et commenta le contenu du questionnaire. Il expérimenta la version électronique du sondage avant son lancement. Ces conseils furent très importants pour le projet de l'ÉDAIF par leur rétroaction vitale sur la faisabilité du projet et également par la contribution du groupe au rapport du projet. (Voir annexe B pour le mandat du groupe consultatif.)

1.5 Méthode utilisée pour le sondage

Le sondage représentait le moyen principal de BAC pour amasser les données de l'échantillon stratifié de 61 institutions fédérales (Endnote 5). Ces institutions furent sélectionnées à participer au sondage selon leur taille (petite, moyenne et grande) et le type de support identifié dans les autorisations spécifiques de disposer des documents (ASDD), formant ainsi une partie de l'échantillon stratifié. 210 ADD sélectionnées selon le type de support, la représentativité du Bureau de premier intérêt, la localisation, la taille, le statut de l'autorisation et selon l'âge de l'autorisation étaient comprises dans l'échantillon. Les résultats du sondage devaient être une image instantanée de l'état des documents archivistiques des institutions fédérales afin de fournir un aperçu et un plan de référence des renseignements qui, lorsqu'ils sont combinés avec d'autres données, formeraient le fondement de la réponse de BAC au vérificateur général.

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