ARCHIVÉE - À notre sujet

Évaluations et vérifications

État des documents archivistiques dans les institutions fédérales (ÉDAIF)
Enjeux et recommandations

3.1 Enjeu

Les documents qui cessent d'avoir de la valeur opérationnelle, mais qui garde de la valeur archivistique, ne seront pas transférés à BAC d'une façon automatique et seront possiblement exposés à divers risques.

3.1.1 Recommandation

BAC a déterminé pourquoi les documents archivistiques ne sont pas transférés et travaillera avec les institutions fédérales pour régler le problème.

3.1.2 Actions suggérées

• Contrôler les institutions fédérales dans leur respect des modalités des autorisations de disposer des documents, de l'établissement des délais de conservation, la protection des documents archivistiques sous le contrôle et le soin de l'institution fédérale et le transfert opportun des documents archivistiques à BAC
• Élaborer des normes pour gérer, au fil du temps, les documents archivistiques dans tous les supports et fournir des lignes directrices, des listes de contrôle et autres outils aux institutions fédérales pour assurer que les documents archivistiques sont sauvegardés jusqu'à leur transfert à BAC
• Augmenter la sensibilisation aux responsabilités et pratiques de la tenue de documents en fournissant une aide et de la formation à cette tenue de documents aux institutions fédérales afin d'assurer que les documents archivistiques soient classifiés dans des systèmes de classification intégrés et gérés adéquatement
• Fournir des options d'entreposage alternatives, peu coûteuses et contrôlés, des points de vue de l'environnement, aux institutions fédérales. Ainsi, les espaces très coûteux et les secteurs inappropriés pour l'entreposage des documents ne sont pas utilisés pour l'entreposage des documents inactifs et semi inactifs
• Augmenter les capacités de BAC, afin qu'il soit possible d'accepter le transfert des documents dans tous les supports dans des installations d'entreposage adéquates, et plus particulièrement, la capacité de transférer les documents électroniques en tant que référentiel numérique fiable.

3.2 Enjeu

Les renseignements sur l'état des autorisations de disposer des documents ne sont pas accessibles facilement dans les institutions fédérales, même si BAC a développé un Système de contrôle des autorisations de disposer des documents (SysCAD). Voici les deux aspects du problème : le SysCAD est accessible pour plusieurs pour le moment, mais pas à toutes les institutions assujetties à la Loi de BAC ; et les renseignements sur le SysCAD ne tiennent pas toujours compte de l'état opérationnel des ADD.

3.2.1 Recommandation

BAC doit s'assurer que toutes les institutions fédérales ont un accès adéquat au SysCAD et que les renseignements fournis grâce au SysCAD tiennent compte de l'état opérationnel d'une ADD particulière.

3.2.2 Actions suggérées

• BAC doit développer des directives pour s'assurer que les autorisations de disposer des documents sont révoquées à temps; c'est-à-dire lorsqu'elles sont remplacées par une nouvelle autorisation et lorsque tous les documents archivistiques assujettis à l'autorisation sont transférés à BAC
• BAC doit réviser l'état des ADD sur le SysCAD sur une base régulière et faire des recommandations adéquates. Les archivistes de portefeuille doivent faire des recommandations pour remplacer/annuler les ADD expirées ou émettre de nouvelles ADD
• BAC doit s'assurer que toutes les institutions assujetties à la Loi de BAC ont un accès adéquat et les mots de passe suffisants pour le SysCAD de leur administration centrale et leurs bureaux régionaux
• Les institutions fédérales doivent informer BAC lorsque la responsabilité des documents couverts selon une ADD particulière est transférée à une institution fédérale.

3.3 Enjeu

Les facteurs qui influencent le taux de réponse modéré au sondage de l'ÉDAIF pourraient avoir une incidence sur les essais futurs de BAC d'étudier et de contrôler les institutions fédérales sur les pratiques en tenue de documents et le respect des modalités d'une ADD.

3.3.1 Recommandation

BAC doit déterminer pourquoi les institutions fédérales ne répondent pas à leurs demandes de renseignements. BAC doit également développer des stratégies afin d'encourager un taux de participation plus élevé.

3.3.2 Actions suggérées

• BAC doit consulter les institutions fédérales sur un moment propice pour effectuer leurs sondages et considérer les contraintes de capacité de ressources des institutions
• BAC doit demander que cette participation soit incorporée dans le plan institutionnel des activités
• Pour augmenter la compréhension des rôles et responsabilités de BAC et des institutions fédérales à l'égard de la tenue de documents. BAC doit agir en tant que leader pour instaurer des pratiques exemplaires de tenue de documents à tous les fonctionnaires, en fournissant de la formation et de l'appui.

3.4 Rétroaction du groupe consultatif

Les plus gros problèmes déterminés par le groupe consultatif furent le manque de sensibilisation dans l'administration fédérale en ce qui a trait aux documents archivistiques, au besoin de former le personnel pour des pratiques de tenue de documents exemplaires et l'importance de préserver les documents archivistiques qui font partie du patrimoine documentaire canadien. Le groupe consultatif veut que BAC agisse en tant que leader pour établir les règlements et les normes pour la préservation et la tenue de documents avant que les documents soient transférés à BAC. Ces renseignements devraient être accessibles facilement aux institutions fédérales par de la formation et sur le Web.

Le groupe consultatif veut que BAC soit l'organisme de consultation. En particulier, le groupe consultatif a demandé une implication plus importante dans le processus d'annulation des ADD, et dans la création de directives pour aviser BAC des changements de responsabilités pour le soin et contrôle des documents archivistiques dans les institutions fédérales.

Le groupe consultatif a suggéré que si BAC effectue d'autres sondages dans l'avenir, ce dernier devrait donner une considération plus grande aux demandes et aux capacités des institutions fédérales de planifier et accomplir le travail associé à l'achèvement du sondage.

Le groupe consultatif était très intéressé aux résultats du sondage et espère que des mesures de suivi seront mises en place. Tout particulièrement, ils ont recommandé que la haute direction responsable de la MGI soit sensibilisée aux résultats du sondage sur l'ÉDAIF afin d'augmenter l'aide et les capacités de ressources pour les opérations de tenue de documents.

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