ARCHIVÉE - À notre sujet

Évaluations et vérifications

État des documents archivistiques dans les institutions fédérales (ÉDAIF)
Annexe B

Mandat du groupe consultatif sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales

Contexte

Un certain nombre d'initiatives à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) ont mené à la création du groupe de travail sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales (ÉDAIF) en 2005. Notamment, voici les deux sujets principaux :

• Le besoin de répondre au rapport de la vérificatrice générale de novembre 2003 (publié en février 2004)
• Le besoin de clarifier la section 13.3 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (adoptée le 22 avril 2004)

Exigence de l'évaluation

Dans son rapport de novembre 2003 intitulé La protection du patrimoine culturel au gouvernement fédéral, ( la vérificatrice générale du Canada a déclaré que le gouvernement du Canada possède des renseignements incomplets sur la nature et l'état des documents archivistiques, et qu'il « n'est pas assuré d'acquérir tous les documents gouvernementaux dotés de valeur historique et archivistique ». La vérificatrice générale a recommandé que les Archives nationales du Canada (aujourd'hui Bibliothèque et Archives Canada) :

devrait mettre en œuvre des mécanismes afin d'obtenir des renseignements complets sur la nature et l'état du patrimoine archivistique sous leur contrôle ou sous le contrôle des autres ministères et organismes.

Afin de répondre en partie à cette recommandation, BAC travaille avec nos collègues des ministères et organismes fédéraux afin de rassembler les renseignements nécessaires sur l'état des documents archivistiques conservés dans les différents endroits du gouvernement fédéral. L'élaboration d'un questionnaire pour l'évaluation de l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales est l'une des étapes importantes de ce processus de collecte de renseignements.

Le questionnaire sera distribué à 60 ministères et organismes fédéraux (ceci comprend BAC), afin de fournir des données de base sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales. Le questionnaire permettra à BAC de développer des politiques et d'aviser les institutions fédérales sur les questions de gestion des documents. Le questionnaire sera le fondement d'un instrument de contrôle continu utilisé pour fournir des mises à jour quotidiennes de l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales.

Mandat du groupe consultatif

Le groupe consultatif a le mandat de :

• Aider BAC à l'élaboration du questionnaire avant sa distribution à 60 institutions fédérales comprises dans le groupe d'échantillon;
• Fournir des recommandations générales sur la gestion du questionnaire au groupe de travail; et
• Faire des commentaires sur les recommandations du groupe de travail qui seront fondés sur les données provenant du questionnaire.

Membres

Le GC contiendra 6 à 8 représentants d'un échantillon plus grand de 60 institutions fédérales sélectionnées pour participer à remplir le questionnaire sur l'état des documents archivistiques dans les institutions fédérales.

Portée de la participation du groupe consultatif

• Le GC participera à l'élaboration du questionnaire. Ceci comprendra une révision du contenu et format du questionnaire, ainsi qu'une préévaluation de certaines parties sélectionnées du questionnaire sur les documents archivistiques particuliers sous leur soin et contrôle.
• Une fois le questionnaire terminé, on demandera au GC ainsi qu'aux 60 institutions de l'échantillon de remplir le questionnaire sur les documents archivistiques sélectionnés dans leurs institutions.
• De façon continue, le GC fera de la rétroaction sur la facilité de distribuer le questionnaire et la pertinence des questions.
• Une fois le questionnaire complété par le groupe échantillon, on demandera au GC de commenter les résultats et recommandations du groupe de travail sur l'ÉDAIF.
• Voir aussi, le calendrier des activités du groupe de travail sur l'ÉDAIF.

Gouvernance

Le GC travaillera en collaboration avec le groupe de travail sur l'ÉDAIF, ainsi qu'avec leurs archivistiques de portefeuilles correspondants. Le groupe de travail sur l'ÉDAIF présidera le GC.

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