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ARCHIVÉE - À notre sujet

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Évaluations et vérifications

Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats

Destiné à Encadrer la gestion du patrimoine
documentaire présentant un intérêt pour le Canada pour le Canada
activité 1.2 de l'architecture des activités de programme

2.2 Objectifs

La collection constituée par Bibliothèque et Archives Canada consiste en des documents publiés et inédits présentés sous diverses formes. Pour accéder aux contenus d'une collection, il faut tout d'abord en faire l'acquisition, les décrire puis les conserver et les préserver. L'activité de programme 1.2 est répartie en trois sous-activités :

2.1.1 Développement de la collection (sous-activité 1.2.1) : Sélection et acquisition du patrimoine documentaire

Dans le cadre de cette sous-activité, BAC procède à l'acquisition de publications canadiennes, de documents d'archives, de collections gouvernementales et privées d'un intérêt national dans tous les médias afin d'assurer le développement de sa collection.

Publications (1.2.1.1)
BAC poursuit en permanence la collecte d'exemplaires de tous les documents publiés sous toutes leurs formes au Canada et offerts aux fins de leur distribution ou de leur vente au public. En principe, BAC en acquiert deux exemplaires, un destiné à la Collection de préservation d'ouvrages canadiens, et l'autre à la collection de service. BAC acquiert également des œuvres publiées à l'étranger comportant un contenu canadien ou écrites par un auteur ou un musicien canadien. Le dépôt légal, un mécanisme en vigueur depuis 1953 mis en œuvre par diverses dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et suivant les dispositions prescrites au Règlement sur le dépôt légal de publications, est l'outil de prédilection servant à constituer cette collection et à la doter de documents publiés sous diverses formes, notamment des livres, des revues, des publications annuelles, des microfiches, des pochettes de documentation non disponibles en format papier, des enregistrements sonores et des cédéroms. Les œuvres canadiennes publiées avant 1953 ou non assujetties au dépôt légal sont acquises par achat, don ou échange. Les publications non canadiennes sont également acquises dans le cadre du budget des collections ou au moyen d'échanges avec d'autres institutions ou de dons destinés à soutenir divers services spécialisés.

Bibliothèque et Archives Canada se porte également acquéreur d'échantillons représentatifs du patrimoine documentaire canadien disponible dans l'Internet et présentant un intérêt pour le Canada. Le 1er janvier 2007, les dispositions législatives sur le dépôt légal ont été élargies de manière à y prévoir l'acquisition de publications en ligne, en raison de l'influence exercée par l'Internet sur le domaine de l'édition. Ces dispositions s'appliquent à divers individus et organismes qui publient des documents en ligne. Un « éditeur » est une personne qui rend accessible une publication au Canada dont elle contrôle le contenu ou qu'elle est autorisée à reproduire, notamment en ligne. Ces dispositions s'appliquent à diverses formes et divers supports d'information (textes, documents sonores, documents vidéo, la géomatique, etc.).

Dossiers gouvernementaux (1.2.1.2)
Les dossiers gouvernementaux d'une valeur historique ou archivistique présentés sur des supports médiatiques particuliers (films, photographies, documents audio, philatélie, etc.) sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada lorsque leur cycle de vie utile est achevé. La conservation des archives du gouvernement du Canada est une œuvre essentielle à la préservation des connaissances issues de notre histoire nationale et inscrite dans notre mémoire collective, à la faculté de la population à pouvoir demander à son gouvernement de lui rendre compte de ses décisions et de ses actions, et au maintien d'une administration publique efficace.

Autres documents (1.2.1.3) Archives privées, collections particulières et portraits
BAC acquiert également divers éléments pour sa collection nationale, laquelle se veut un reflet de l'état de la société canadienne dans les sphères politique, économique, sociale et culturelle. Ce fonds documentaire est constitué de documents provenant d'archives privées et de collections particulières, comprenant en outre des manuscrits d'œuvres littéraires, des livres pour enfants, des livres rares, des pièces musicales, des images en mouvement et des trames sonores, des œuvres d'art et des photographies, et tout autre document présentant un intérêt national. La collection d'archives privées est constituée de documents décrivant la vie sociale et culturelle canadienne dans son sens le plus large : archives du XVIe siècle jusqu'à l'époque contemporaine; archives des gouverneurs généraux, des juges de la Cour suprême du Canada, de la Cour fédérale et des tribunaux l'ayant précédé, de hauts fonctionnaires (y compris des diplomates et de l'état-major militaire), du secteur des sciences et de la technologie (particuliers et organismes), du domaine des relations de travail (particuliers et organismes), du secteur économique (particuliers et organismes), des documents personnels et politiques d'intérêt national créés par des politiciens et des partis politiques fédéraux, ainsi que des « documents ministériels » officiels tels que définis par Bibliothèque et Archives Canada (archives des premiers ministres, des ministres, des députés, des sénateurs et des partis politiques fédéraux).

Parmi les acquisitions, signalons la collection du Musée du portrait du Canada, un hommage à des individus de divers horizons qui ont façonné et continuent de façonner le Canada.

2.1.2 Description de la collection (sous-activité 1.2.2) : Création, acquisition et adaptation des descriptions du patrimoine documentaire

Les fonds acquis doivent être décrits afin d'en assurer la préservation, les soins et l'accessibilité convenables. La description peut revêtir diverses formes et comporter diverses couches d'accès. On y retrouve notamment la description des caractéristiques et des éléments physiques, l'analyse documentaire et la classification normalisée des publications, en plus d'une description de haut niveau du contenu et de la provenance du fonds d'archives. En principe, ces descriptions sont conformes aux normes de pratique généralement acceptées à l'échelle nationale et internationale, notamment les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2) ou les Règles pour la description des documents d'archives (RDAA). Mais la description des documents est également conçue de manière à satisfaire les attentes des Canadiens en termes de facilité d'accès. Les usagers, issus de divers milieux culturels, s'attendent à utiliser des outils conviviaux et des moyens intuitifs pour accéder aux ressources documentaires.

Publications (1.2.2.1) Description des publications
La description des publications canadiennes bénéficie 1) aux chercheurs œuvrant dans toutes les sphères de l'expérience culturelle canadienne; 2) aux bibliothèques canadiennes et aux autres institutions qui acquièrent ces documents; et 3) aux éditeurs canadiens. En outre, la description de ces fonds d'archives permet à ces diverses parties prenantes de trouver des publications et d'en élargir leurs bases de données. La production de descriptions bibliographiques afin de constitue le répertoire national des données bibliographiques permet d'assurer un contrôle normalisé des données bibliographiques se rapportant aux publications canadiennes. Les descriptions bibliographiques produites avant la publication d'ouvrages, grâce au Programme de catalogage avant publication (CIP), facilitent la commercialisation des nouveaux titres par les maisons d'édition canadiennes à choisir et à décrire les nouveaux ouvrages canadiens pour leur collection respective. Les descriptions produites par BAC sont établies en respectant la politique officielle en matière de bilinguisme.

À Bibliothèque et Archives Canada, le processus de description est hiérarchisé par priorité et par niveau de description. Les documents à priorité élevée sont traités plus rapidement (la norme de service prévoit un délai de description dans les 10 jours ouvrables à compter de leur réception), alors que le délai de description des documents à priorité moins élevée peut être plus long (60 % des publications à priorité moins élevée sont traités dans un délai de trois mois). Les descriptions vont du niveau complet jusqu'au niveau abrégé, en fonction de divers critères dont la date d'impression et l'importance de l'élément à l'étude du Canada. Des statistiques mensuelles sont produites afin de rendre compte de la progression du processus de description des divers documents.

Documents d'archives (1.2.2.2) Dossiers gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada organise et décrit les documents d'archives du secteur privé et du gouvernement du Canada de manière à en attester la provenance et à procurer aux Canadiens l'accès au compte-rendu des activités de leur gouvernement et de l'expérience canadienne. Cette activité inclut notamment l'archivage, l'organisation intellectuelle, la description, la création d'outils de recherche, la préparation de guides de l'usager, et l'assurance qualité. Les archives sont ainsi décrites dans le contexte de sa création et de son utilisation, de façon à y conférer son authenticité à titre de document d'archives du gouvernement du Canada. Les descriptions sont établies conformément à la norme nationale des Règles pour la description des documents d'archives. Les documents provenant d'archives privées sont décrits, selon le même processus, tout comme les descriptions aux fins de la collection du Musée du portrait.

Normes de description (1.2.2.3)
L'application de normes de description, de documentation par sujet et d'autres normes de métadonnées assure l'accès aux ressources de la bibliothèque et des archives, permettant ainsi aux Canadiens de découvrir et d'explorer leur riche patrimoine documentaire. Les normes facilitent le partage et l'échange des métadonnées entre les organisations fondées sur le savoir et l'utilisation des métadonnées par la clientèle qu'elles desservent. Grâce à la participation de BAC dans la gouvernance et l'administration de divers organismes nationaux et internationaux de normalisation, cette sous-sous activité des normes de description confère à Bibliothèque et Archives Canada un rôle de premier plan dans l'élaboration, le maintien et l'interprétation des normes qui forment l'assise de l'accès aux collections et aux services de BAC. En outre, l'institution élabore et coordonne la mise en œuvre des politiques, de la planification et des stratégies pour la gestion de l'organisation intellectuelle se rapportant à ses divers programmes.

Agence attitrée de la gestion des ISBN (1.2.2.4)
Les codes ISBN (acronyme international du Numéro international normalisé du livre) sont réservés à l'usage des éditeurs, bibliothèques et fournisseurs aux fins de l'identification des monographies, séries et pièces musicales ayant fait l'objet d'une publication. BAC assure la gestion du système ISBN en ce qui a trait aux livres, brochures, trousses pédagogiques, microformes, cédéroms et autres publications en format numérique ou électronique; du système ISSN (acronyme international du Numéro international normalisé des publications en série) relativement aux publications en série; et du système ISMN (acronyme international du Numéro international de la musique) relativement aux publications de partitions musicales. Ces numéros sont des identifiants essentiels au fonctionnement harmonieux du marché de l'édition.

Constitution et maintien de catalogues nationaux (1.2.2.5) Le Catalogue collectif dans AMICUS réunit les documents de plus de 1 300 bibliothèques canadiennes. Il contient des descriptions bibliographiques, des localisations et des mentions de fonds concernant des ressources continues et des monographies dans toutes les disciplines. On y retrouve également des fichiers d'ordinateur, des documents cartographiques, des microformes, des journaux et des documents sur supports de remplacement (braille, gros caractères, livres sonores, vidéocassettes avec commentaires descriptifs, vidéocassettes avec sous-titres codés) destinés aux personnes ayant des déficiences visuelles ou auditives. On peut faire la recherche des notices automatisées directement en ligne, dans les bases de données du moteur de recherche AMICUS établies depuis 1980. Les notices bibliographiques signalées avant 1980 sont disponibles dans des fichiers à Bibliothèque et Archives Canada. BAC appuie également des collections nationales, en facilitant le transfert de données provenant des réseaux d'archives régionales au site ArchivesCanada.ca, un portail hébergé par le Conseil canadien des archives. Grâce à ce partenariat, les Canadiens peuvent accéder aux ressources archivistiques de plus de 800 services de dépôt disséminés dans l'ensemble du Canada.

2.1.3 Soin de la collection (sous-activité 1.2.3) : Préservation du patrimoine documentaire

Une fois intégré à la collection, chaque élément est géré de manière à en assurer la préservation à long terme et l'accessibilité. Cette fonction est réalisée dans le cadre politique, de méthodes et de programmes conçus à ces fins, notamment l'entreposage, le traitement de préservation et la copie de préservation.

Gestion de la collection (1.2.3.1)
BAC veille à la gestion de la collection de façon à ce qu'elle soit maintenue en lieu sûr, de manière sécuritaire et convenablement préservée en tout temps et peu importe l'endroit où elle se trouve (par exemple, durant l'entreposage, la consultation par les usagers, le tirage de copies, le transport, le prêt ou l'exposition, ou lors de leur remise en état à la suite d'une avarie, le cas échéant). Les éléments de la collection font l'objet d'une préparation minutieuse en vue de leur prêt ou d'une exposition, afin de s'assurer de leur sécurité et de leur pérennité. Cette sous-sous activité comprend en outre la gestion des locaux; la gestion de l'environnement ambiant; la gestion de l'inventaire; l'élaboration de plans d'action, de politiques, de normes et de directives sur les conditions d'entreposage convenables pour les documents matériels et électroniques; l'évaluation de nouvelles technologies de gestion de la collection; l'examen de l'état de la collection et des risques potentiels; et l'établissement de plans à long terme et à court terme régissant le traitement de préservation, la copie de préservation et les locaux destinés à accueillir ces éléments. L'on procède également à des activités de préservation de nature préventive destinées à assurer leur préservation à plus long terme, dans le cadre de programmes courants notamment en matière de lutte antiparasitaire, de containerisation, de soin et de manutention.

Traitement de préservation (1.2.3.2)
Les activités de traitement de préservation consistent entre autres dans la pratique de techniques de stabilisation et de traitement préventif ayant notamment pour but de ralentir ou de prévenir la détérioration de documents, ou de réparer les dommages déjà subis, s'assurant ainsi de leur accessibilité future. Il peut s'agir d'interventions mineures visant à ce que le plus grand nombre possible d'éléments soient disponibles aux fins de consultation, ou encore d'interventions plus exhaustives comme le nettoyage, la consolidation, l'enlèvement de taches et la remise en état. Les activités de traitement de préservation sont soutenues par des laboratoires de supports médiatiques spécialisés dans le traitement de collections d'archives et de publications diverses, notamment les archives d'images en mouvement et d'enregistrements sonores, les livres, les manuscrits, les cartes, les collections philatéliques, l'art sur support papier, les toiles et œuvres d'art, et les photographies.

Copie de préservation (1.2.3.3)
La copie de préservation consiste en la création d'une reproduction d'un document original de la collection de BAC, cette reproduction pouvant servir à titre de remplacement permanent lorsque le document d'origine est détérioré, instable, fragile ou désuet, ou afin de l'utiliser en lieu et place d'un objet rare ou vulnérable pouvant être endommagé ou subtilisé en raison de l'état du support médiatique, de son format ou de sa valeur. Le but de la copie de préservation est de transférer l'information de la manière la plus fidèle possible à l'original, de manière à en faire une reproduction la plus fidèle à l'authentique. La copie de préservation se distingue des autres techniques de reproduction, elle résulte en une copie maîtresse à partir de laquelle on peut en tirer d'autres exemplaires destinés à l'accès. Le transfert et le rafraîchissement de fichiers sonores, de documents électroniques, d'images et de films sur de nouveaux supports sont également des activités de traitement de préservation souvent associées à l'obsolescence technologique. La copie de préservation fait appel à divers médiums analogiques ou numériques.

La numérisation à grande échelle de la collection est une activité majeure qui est réalisée par BAC afin de s'assurer de la préservation et de l'accès des usagers à la collection.

2.1.4 Un engagement fondamental envers les choix stratégiques

L'activité de programme Gestion du patrimoine documentaire présentant un intérêt pour le Canada est particulièrement affectée par les engagements inhérents envers le choix stratégique numéro un de BAC, voulant que BAC devienne une institution du savoir qui bénéficie d'un environnement numérique. Ce choix est également influencé par la nécessité de développer et de conserver une collection qui soit pertinente pour tous les Canadiens. Depuis quelques années, BAC a commencé à identifier des approches proactives afin d'établir les modalités requises à cette fin.

En pratique, cela a amené BAC à élaborer des cadres de travail stratégiques, notamment le Cadre de travail du développement de la collection, afin d'éclairer les décisions en matière d'acquisitions. En outre, le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées énonce les principes devant guider la description des publications et des documents afin d'en favoriser l'accès et la consultation par les Canadiens.

BAC a identifié deux axes d'intervention devant retenir son attention en 2008-2009 et au-delà, dont l'élaboration de stratégies de préservation du patrimoine documentaire et la collecte d'éléments du patrimoine documentaire en format numérique. Ces deux axes contribuent à la gestion efficace de la collection, à tirer profit des occasions qui se présentent et à renforcer l'environnement numérique et, plus globalement, à offrir une collection pertinente et accessible à l'ensemble de la population canadienne et aux personnes du monde entier intéressées dans le patrimoine documentaire du Canada. Ces deux axes tireront également profit des partenariats établis avec d'autres organismes qui partagent avec nous cet engagement envers la préservation du patrimoine documentaire du Canada.

2.1.5 Principaux risques

Certains risques ont été relevés dans le cadre de l'élaboration du profil initial du risque de Bibliothèque et Archives Canada (2007). Selon les observations recueillies lors des entrevues réalisées dans le cadre de l'élaboration du présent document, les risques décrits ci-après sont particulièrement pertinents à la réalisation de cette activité de programme :

  • Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assumer, à long terme, toutes ses responsabilités à l'égard de la préservation et de la diffusion du patrimoine documentaire sous sa garde en raison d'un manque d'infrastructures technologiques et matérielles adéquates.
  • Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assumer toutes ses responsabilités à l'égard de la préservation et de la diffusion du patrimoine documentaire numérique et analogue par manque de ressources financières, humaines et technologiques adéquates ou en l'absence des partenariats dignes de confiance.
  • Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assurer la transmission de son savoir institutionnel à ses nouvelles générations d'employés ou de ne pas pouvoir recruter ou renouveler son capital humain avec du personnel possédant les connaissances et les compétences adéquates.

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