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ARCHIVÉE - À notre sujet

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Évaluations et vérifications

Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats

Destiné à Encadrer la gestion du patrimoine
documentaire présentant un intérêt pour le Canada pour le Canada
activité 1.2 de l'architecture des activités de programme

4.2 Plan d'évaluation

4.2.1 Stratégie d'ensemble et questions d'évaluation

Cette dernière section décrit la stratégie d'évaluation destinée à encadrer la gestion du patrimoine documentaire présentant un intérêt pour le Canada par Bibliothèque et Archives Canada. Une évaluation consiste en une étude dont l'objet est d'évaluer la pertinence, la réussite et le rapport qualité-prix d'un programme, d'une politique ou d'un secteur d'activité donné. En vertu de la politique d'évaluation établie par le Conseil du Trésor, tous les programmes fédéraux doivent faire l'objet d'une évaluation au moins tous les cinq ans.

Aux fins de cette activité de programme, il est prévu que l'évaluation visant la disposition des documents gouvernementaux d'une valeur pérenne sera réalisée en 2011. Ceci étant, il est donc présumé que l'évaluation de l'activité de programme 1.2 sera faite de manière distincte. L'évaluation serait réalisée par un comité d'évaluation, sous la forme de réponses données aux questions d'évaluation formulées ci-après. Le tableau ci-dessous précise également les diverses méthodologies envisagées dans le cadre de ce processus.

4.2.1 Stratégie d'ensemble et questions d'évaluation

Questions d'évaluation Méthodologies
Pertinence  
1. Dans quelle mesure l'activité de programme appuie-t-elle la mission et les priorités de BAC? Ces priorités concordent-elles avec celles du gouvernement fédéral? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants
Gouvernance et prestation des service  
2. Est-ce que les ressources et les processus appropriés sont en place en vue de réaliser les acquisitions des divers éléments de la collection? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Comparaisons avec les normes internationales
3. Est-ce que les normes et les cibles appropriées sont en place afin d'assurer de manières efficaces l'acquisition, la description et la préservation de la collection? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants
Table ronde d'experts
4. Est-ce que les modalités d'acquisition, de description et de préservation sont à la hauteur des normes internationales et des normes de service, priorités et cibles établies par BAC? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Table ronde d'experts
5. Quel est l'état de la collection, sur le plan de sa préservation? L'accès à long terme aux divers éléments de la collection est-il à risque d'être compromis? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
6. Est-ce que BAC relève les défis de l'ère numérique, notamment sur le plan de l'ampleur et des formats acquis? Les décisions en matière de numérisation sont-elles judicieuses? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Table ronde d'experts
7. Est-ce que les stratégies adoptées en matière de technologie de l'information et de ressources humaines permettent de soutenir convenablement la réalisation de la sous-activité Gestion du patrimoine documentaire? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Atteinte des résultats attendus  
9. Dans quelle mesure les activités réalisées dans le cadre de la sous-activité Gestion du patrimoine documentaire ont-elles permis d'atteindre les résultats attendus tels qu'énoncés dans le modèle logique? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Table ronde d'experts Comparaisons avec les normes internationales
10. Est-ce que les acquisitions sont représentatives du Canada? Le processus d'acquisition des publications de la collection est-il exhaustif? Est-ce que l'on fait l'acquisition d'éléments majeurs, mais inédits? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
Table ronde d'experts
Rapport qualité-prix et solutions de rechange  
11. Dans quelle mesure les ressources consacrées par BAC aux activités de gestion du patrimoine documentaire présentent-elles un bon rapport qualité-prix? Est-ce que BAC exploite judicieusement ses partenariats avec d'autres intervenants, notamment avec les éditeurs et d'autres bibliothèques, ce qui permettrait de réduire les efforts à consacrer en matière de description des documents? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion
12. Quelles mesures pourraient être envisagées afin de renforcer la réalisation des activités de gestion du patrimoine documentaire? Étude documentaire
Entrevues avec les principaux intervenants Groupes de discussion

Les diverses méthodologies employées sont plus amplement décrites ci-après.

4.2.2 Méthodologies

Les méthodologies consistent essentiellement en méthodes de recherche et en sources d'information qui seront employées par l'équipe d'évaluation afin de recueillir les éléments d'information nécessaires pour répondre aux questions d'évaluation précitées. Elles sont brièvement décrites ci-dessous. Une évaluation de ce type coûterait environ 75 000 $ et se déroulerait sur une période d'environ six mois.

4.2.2.1 Étude documentaire

La consultation de divers documents et rapports antérieurs fournirait des renseignements utiles au processus d'évaluation : rapports sur les plans et les priorités; documentation sur les programmes et les politiques; rapports ministériels sur le rendement; rapports trimestriels et annuels; rapports de recherche, de vérification et d'évaluation antérieurs; et tout autre document pertinent.

En particulier, les informations glanées des rapports produits en marge des mécanismes de suivi décrits au paragraphe 4.1 fourniraient un éclairage essentiel au sujet des réalisations et des résultats attendus et des renseignements pertinents au sujet de la prestation des services.

4.2.2.2 Entrevues avec les principaux intervenants

Les entrevues avec les principaux intervenants consistent en des entrevues en profondeur, de seul à seul, comportant des questions ne proposant pas un choix de réponse. Ces entretiens auraient idéalement lieu en personne, et dureraient une heure tout au plus. L'évaluation se fonderait notamment sur ces entrevues afin d'obtenir des informations sur le terrain, des exemples et des explications au sujet des réponses données aux questions d'évaluation. On prévoit réaliser que1que 45 entrevues de ce type avec des cadres supérieurs de BAC et des principaux intervenants externes, notamment des éditeurs, des représentants de diverses bibliothèques et d'institutions internationales.

4.2.2.3 Groupes de discussion avec le personnel de BAC

Les groupes de discussion avec le personnel de BAC visent à obtenir la rétroaction des employés de BAC, des informations sur le terrain, l'opinion des employés, des exemples et des pistes d'amélioration. Ces groupes sont animés par un facilitateur professionnel. Ils comptent habituellement de huit à dix participants et durent environ deux heures. On prévoit organiser la tenue de trois groupes de discussion (un par sous-sous activité).

4.2.2.4 Table ronde d'experts

Il est prévu d'organiser une table ronde d'experts dans le but d'obtenir l'opinion d'experts en la matière afin d'éclairer le processus d'évaluation des priorités, des plans de travail concernant les documents inédits et de l'envergure de la collection de BAC.

4.2.2.6 Comparaisons avec les normes internationales

Afin de parfaire l'exercice d'évaluation, il serait utile d'effectuer des comparaisons avec les normes internationales, notamment celles pratiquées dans des pays comparables comme l'Australie et la Nouvelle-Zélande. L'objectif de cette démarche serait de comparer le niveau des ressources consacrées, les diverses approches de gestion et l'envergure de leurs collections respectives.

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