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Examen de la gouvernance : Prestation de services

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1 Introduction

1.1 Contexte

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a le vaste mandat de protéger le patrimoine documentaire du Canada, d’être une source de connaissances accessible à tous, de coopérer avec des institutions connexes et de contribuer à l’ensemble de la mémoire collective du gouvernement du Canada1. Pour appuyer ce mandat, le Secteur des programmes et services a la responsabilité première de faciliter l’accès aux fonds documentaires de BAC et ce faisant, il vise à garantir que les clients reçoivent un niveau de service homogène et complet et que les services existants répondent aux besoins et aux priorités des clients.

Deux comités l’aident à assumer ce rôle :

  • Le Comité des services (CS) est un comité interne de directeurs généraux qui a pour mandat de fournir une orientation stratégique dans les domaines suivants :
    • la Stratégie en matière de services pour les clients
    • les normes de service pour tous les services au public de BAC
    • le concept de guichet unique pour les services au public
    • une prestation de services au public intégrée à l’échelle de BAC
    • le Conseil consultatif sur les services
  • Le Conseil consultatif sur les services (CCS) est un comité consultatif externe qui a pour tâche d’examiner les questions liées aux services fournis par BAC. Le CCS conseille le sous-ministre adjoint, Secteur des programmes et services, sur des questions liées aux services et aide à établir les besoins des clients dans le cadre d’un processus de consultation élargi.

Ensemble, ces comités aident à garantir que les stratégies de BAC sont axées sur les citoyens de façon adéquate et efficace.

1.2 Portée et objectif

Le présent examen avait pour objectif d’évaluer si la structure de gouvernance en place est adéquate et efficace afin de permettre à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) de respecter son engagement à offrir des services axés sur les citoyens, en mettant l’accent sur l’atteinte de l’objectif suivant :

L’efficacité des liens et de la communication entre l’organisation, les utilisateurs et d’autres intervenants externes et la mesure dans laquelle ces liens favorisent et appuient les plans et les priorités en matière de gestion interne.

La portée de cet examen se limitait aux deux principaux comités susmentionnés, le Conseil consultatif sur les services et le Comité des services.

Dans ce contexte, l’examen avait pour but d’évaluer les éléments suivants de la gouvernance :

  • Pouvoirs, responsabilité et reddition de comptes
  • Information et communication
  • Gestion et surveillance du rendement

1.3 Objectif du présent document

Ce rapport présente un résumé des résultats de l’examen et une analyse de la pratique actuelle en fonction de critères d’examen. Des recommandations pour l’amélioration des pratiques de gouvernance en place sont formulées, s’il y a lieu.

Méthodologie

L’examen a été effectué en trois grandes étapes :

Étape de la planification

Cette étape du travail visait à établir la portée de l’examen et à planifier en conséquence. À cette fin, conformément à l’objectif de l’examen, l’équipe d’examen a déterminé et analysé les principaux risques auxquels BAC est fondamentalement exposé relativement aux comités faisant l’objet de l’examen. Ces risques sont énoncés à l’annexe A du présent document. À partir de ces risques, les pratiques de gestion clés en place pour atténuer ces risques ont été sélectionnées et intégrées à la portée. Pour chacun des domaines faisant l’objet de l’examen, des critères détaillés tirés de sources établies et de pratiques exemplaires ont été déterminés et des questions d’examen ont été élaborées pour faciliter l’évaluation de l’efficacité de ces pratiques. Cette étape du travail a été réalisée au moyen d’entrevues et de documentation de haut niveau.

Étape de l’examen

Grâce à des entrevues et à un examen approfondi de la documentation, les pratiques de gestion clés déterminées ont été évaluées, puis des observations et des conclusions ont été tirées de celles-ci. Ces conclusions ont été présentées à la direction pour commentaires et constituent le fondement du présent rapport.

Étape du rapport et réponse de la direction

Les principales observations et recommandations visant à améliorer les pratiques, le cas échéant, ont été regroupées dans un rapport officiel, pour présentation au SMA, Programmes et services. La réponse de la direction et le plan d’action présenté pour donner suite à chacune de ces recommandations sont présentés à la suite de chaque recommandation et résumés à l’annexe B.


1 Bibliothèque et Archives Canada. Plan d’activités 2008-2011.

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