Bibliothèque et Archives Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

ARCHIVÉE - À notre sujet

Contenu archivé

Cette page Web archivée demeure en ligne à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Elle ne sera pas modifiée ni mise à jour. Les pages Web qui sont archivées sur Internet ne sont pas assujetties aux normes applicables au Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette page sous d'autres formats à la page Contactez-nous.

Examen de la gouvernance : Prestation de services

Précédent | Table des matières  | Suivant

2 Observations et recommandations

2.1 Pouvoirs, responsabilité et reddition de comptes

Critères

La reddition de comptes est l’obligation de rendre compte du respect de ses responsabilités. À ce titre, les outils clés de la reddition de comptes sont les moyens par lesquels les pouvoirs et la reddition de comptes sont établis, communiqués, périodiquement révisés et modifiés. Le pouvoir est le droit de diriger et d’exiger le rendement; la responsabilité est l’obligation de produire ce rendement. Conjointement, le partage des responsabilités, la délégation de pouvoirs et les moyens de communication favorisent une coordination efficace entre tous les secteurs de l’organisation, y compris les organes de gouvernance et la direction, et permettent de garantir que toutes les parties de l’organisation connaissent et assument leurs responsabilités.

Conformément à ces attentes, les critères suivants ont été utilisés à cette étape de l’examen :

  • Les instruments de reddition de comptes, y compris les attributions, sont actuels, bien communiqués, décrivent clairement le rôle des comités et sont conformes à la structure générale de gouvernance de BAC.
  • Les rôles et responsabilités en matière de gouvernance et de prise de décision sont clairs et formulés séparément des responsabilités en matière de consultation.
  • Des lignes directrices officielles sont en place et décrivent la composition et la représentation souhaitées dans le CCS et le CS.
  • Des directives claires sont formulées et communiquées aux membres.
  • Un processus est en place pour le repérage et le suivi des mesures à prendre déterminées lors des réunions.

Observations

Conclusion

La responsabilité et la reddition de comptes sont définies, mais l’étendue des pouvoirs et le pouvoir de décision du CCS et du CS doivent être plus clairs.

La reddition de comptes et la responsabilité du CCS et du CS sont décrites dans leurs attributions respectives. Les attributions du CCS sont affichées sur le site Web de BAC, ce qui veut dire qu’elles ont été communiquées aux membres et que d’autres parties peuvent les consulter. Ces attributions décrivent les rôles des deux comités de la façon suivante :

  • Dans les attributions, le Comité des services est décrit comme étant un organe de décision doté de « pouvoirs délégués du SMA […] pour la prise de décision concernant les services ». On le décrit également comme étant l’organe qui « approuve ces questions et les soumet au Conseil de gestion au besoin ». Même si cette description montre le lien avec la structure de gouvernance générale, les pouvoirs du Comité des services et ceux du SMA, Programmes et services, de prendre des décisions concernant les services ne sont pas clairs. Dans cette formulation, il semble que les pouvoirs du SMA soient entièrement délégués à un comité de directeurs généraux.
  • Dans les attributions du CCS, on décrit ce dernier comme étant un organe de consultation pour les questions liées aux services aux clients. Un examen des procès‑verbaux des réunions du CCS, plus particulièrement des demandes de suggestions et commentaires dans des domaines plus vastes que ce qui pourrait être considéré comme des questions de service, permet de constater que la définition de service n’est peut-être pas assez claire. Par conséquent, les attentes des membres relatives aux attributions du CCS ne sont peut-être pas les mêmes que celles de la direction.

L’an dernier, le CCS a mis sur pied deux sous-comités, soit un sous-comité opérationnel et un sous-comité stratégique, respectivement chargés de se pencher davantage sur les questions opérationnelles et les questions stratégiques. Ces deux sous-comités ont des attributions. Même si ces attributions sont documentées, elles sont de nature générale et ne sont pas nécessairement axées sur les services. Par exemple, les attributions du sous-comité stratégique sont les suivantes : « offrir une orientation stratégique au CCS de BAC » et incluent des sujets de discussion comme « le mandat général de BAC, ses fonctions de base et gonflement du mandat; les partenariats et le recours à des intermédiaires; et les politiques d’acquisition ».

Les attributions sont définies de façon générale, mais la vague définition de l’étendue des pouvoirs pourrait accroître le risque que BAC et ses comités consultatifs ne soient pas en harmonie. Pour aggraver la situation, dans la structure de gouvernance de BAC, établie le 21 novembre 2007, les structures de gouvernance générales sont composées de comités de directeurs généraux (dont le Comité des services) et de comités de directions générales sectorielles et, en particulier, ces comités sont chargés de fournir des conseils de nature opérationnelle aux SMA des secteurs et au Conseil de direction. Cependant, les attributions et les autres documents examinés ne décrivent pas la manière et les moyens par lesquels les deux comités faisant l’objet d’un examen sont liés au processus de prise de décision de la direction de BAC.

Conclusion

Il n’y a pas de lignes directrices ou de directives clés pour le CCS, notamment des directives concernant la gestion de l’information.

L’un des principaux moyens utilisés pour déterminer la responsabilité et la reddition de comptes requise et pour les communiquer aux membres des organes de gouvernance est l’utilisation de directives ou de lignes directrices officielles ou de toute autre forme de communication. À ce titre, deux éléments clés ont été examinés, pour le CCS2 en particulier : premièrement, la présence de lignes directrices sur la composition du Conseil, afin de garantir une représentation appropriée; deuxièmement, l’orientation donnée aux membres concernant leurs rôles et leurs attentes.

L’examen a révélé que les lignes directrices du CCS sur la description de la composition et de la représentation souhaitées au CCS pourraient être étoffées. Lorsque les attributions ont été révisées en juin 2008, des critères supplémentaires relatifs aux membres ont été ajoutés, notamment : « expérience dans la consultation des ressources de BAC ou représentants de groupes d’usagers de BAC ou affiliation avec un partenaire de BAC et qualités de leadership reconnues auprès des pairs et disponibilité et intérêt à l’endroit du Conseil ».La diversité géographique et ethnique, la représentation équitable d’hommes et de femmes et des représentants des deux langues officielles sont aussi des critères3. Nous comprenons qu’à l’heure actuelle, comme les mandats de nombreux membres du comité arrivent à échéance, la direction examine la composition du CCS afin de garantir la diversité du Conseil consultatif, tout en maintenant une quantité de membres raisonnable. Lors des premières discussions, il a notamment été question de diviser la composition du CCS en trois groupes : clients/utilisateurs, intervenants et spécialistes. On estime que le groupe des clients/utilisateurs pourrait constituer la majorité du CCS, mais cela n’a pas encore été confirmé. De tels efforts sont encouragés.

Les directives sur la composition du Comité des services sont plus simples. Même si le Comité n’a pas de lignes directrices officielles concernant sa composition, il est clairement énoncé dans ses attributions que le Comité vise à assurer une approche intégrée à l’échelle de BAC quant à la prestation de services et qu’il exige la participation de tous les directeurs généraux de BAC. Cette exigence est suffisamment claire au sujet de la représentation.

En plus des lignes directrices sur la composition, l’examen portait aussi sur la manière et les moyens utilisés pour transmettre les directives et autres lignes directrices aux membres du CCS et du Comité des services. L’examen a révélé que les membres du Comité n’ont pas de directives décrivant les attentes liées à leur fonction. Les membres ne reçoivent aucune orientation officielle sur les attentes en matière de comportement. Lors de discussions avec les membres du secrétariat du CCS, on a fait remarquer que les attributions et les points de discussion énoncés à la première réunion constituaient l’orientation. On a ensuite fait remarquer que lors de la première réunion, on avait beaucoup discuté de l’étendue des attributions et des pouvoirs du CCS.

Conclusion

Le repérage et le suivi des mesures à prendre déterminées lors de réunions du CCS et du CS nécessitent plus de discipline, afin de garantir le respect des engagements pris.

L’un des moyens utilisés tous les jours pour assurer la reddition de comptes est le repérage et le suivi des mesures à prendre déterminées lors des réunions. En termes simples, la gestion des mesures à prendre permet d’assurer que les engagements pris seront respectés. À ce titre, ce champ d’enquête faisait partie de l’examen.

Les résultats de l’examen montrent que les procès-verbaux des réunions sont généralement de haut niveau et que, dans le cas du CCS, même si des rapports de décisions sont rédigés et publiés, les dates d’échéance et la désignation des personnes responsables de prendre les mesures pourraient être plus précises. Même si le Comité des services ne rédige pas de rapports de décisions officiels, les décisions prises lors des réunions sont intégrées dans ses rapports.

Des discussions avec la direction ont permis de constater qu’il existe d’autres mécanismes informels pour faciliter la gestion des mesures à prendre. Par exemple, durant les réunions, les points nécessitant un suivi ou un examen approfondi sont reportés et ajoutés à l’ordre du jour subséquent. Toutefois, il n’existe aucune liste à jour des mesures à prendre, prises ou fermées. Par conséquent, il y a un risque que les mesures considérées comme étant importantes ne soient pas prises, ou qu’elles ne soient pas prises en temps opportun.

Recommandations

1.   Les attributions du Conseil consultatif sur les services et du Comité des services devraient être révisées et précisées, conformément à l’attention accrue accordée à la mise en œuvre de la Stratégie en matière de services et aux priorités correspondantes.

2.   Dans le cadre du renouvellement des attributions, la direction devrait définir de façon plus détaillée les lignes directrices sur la composition du Conseil consultatif sur les services, afin de garantir une représentation appropriée et conforme aux objectifs généraux de BAC.

3.   Une structure de gouvernance plus détaillée devrait être définie pour les deux comités et leur être communiquée de façon claire. Cette structure devrait préciser le rôle du Comité et du Conseil consultatif dans l’appui au Conseil de gestion ainsi que les moyens et les voies par lesquels la communication bidirectionnelle de l’information s’effectue.

4.   Des attentes en matière de comportement et des directives clés concernant la gestion de l’information devraient être communiquées de façon claire aux membres du Conseil consultatif sur les services et approuvés par signature, lors de l’initiation ou de l’orientation des membres et périodiquement par la suite.

5.   Le repérage et le suivi des mesures à prendre devraient être améliorés, au Conseil consultatif sur les services et au Comité des services. Les mesures à prendre devraient être mentionnées dans les procès-verbaux des réunions.

Réponse de la direction

1.   La direction de BAC accepte d’élaborer des attributions claires pour les comités de gouvernance, en harmonie avec l’Initiative de modernisation et reflétant les structures de gouvernance à l’échelle de BAC.

2.   La direction de BAC présentera au Conseil de direction des lignes directrices sur la composition pour la sélection des membres de tout organe de consultation établi dans le cadre de l’Initiative de modernisation, afin de garantir une représentation appropriée.

3.   La direction de BAC définira clairement, schématisera et communiquera les structures de gouvernance et leurs liens avec le Conseil de direction, pour tous les comités consultatifs établis, afin de garantir une surveillance des services axés sur les clients à l’échelle de l’institution.

4.   La direction de BAC fournira des documents d’orientation aux membres des comités consultatifs établis dans le cadre de l’Initiative de modernisation et communiquera clairement les attentes en matière de comportement.

5.   La direction de BAC veillera à ce que des rapports de décisions officiels soient rédigés par tout organe de gouvernance établi dans le cadre de l’Initiative de modernisation. Ces rapports comprendront des mesures à prendre bien définies, le nom des personnes responsables, des dates d’échéance et des mécanismes de suivi.


2 Comme le Comité des services est un comité interne, il a été présumé que des directives et des lignes directrices avaient été fournies par l’intermédiaire de la structure de gouvernance générale de BAC. Puisque la structure générale ne faisait pas partie du présent examen, ce champ d’enquête a été axé sur le CCS uniquement.

3 Rapport de décisions du CCS – 20 juin 2008.

Précédent | Table des matières | Suivant