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Examen de la gouvernance : Prestation de services

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2 Observations et recommandations

2.2 Information et communication

Critères

L’efficacité des moyens de communication et les renseignements diffusés grâce à eux font partie intégrante d’une bonne gouvernance. Sans renseignements opportuns, précis, cohérents et appropriés, les membres des organes de gouvernance et de consultation risquent de ne pas disposer des connaissances et des idées nécessaires pour assumer leurs responsabilités de façon efficace. Le fait de disposer de tels renseignements optimise la participation des organes et de la direction, ce qui rend la prise de décision efficace dans l’ensemble.

Dans ce contexte, les processus d’information et de communication de BAC pour le CCS et le CS ont été évalués en fonction des critères suivants :

  • Il existe un processus ou des mécanismes de communication officiels pour le partage de renseignements opportuns, fiables et pertinents avec les membres des comités.
  • Le Conseil de direction transmet aux comités des renseignements clairs et cohérents sur les priorités générales de BAC qui nécessitent une consultation par l’entremise des comités.
  • Les comités présentent régulièrement au Conseil de direction des rapports sommaires sur leurs activités, leurs résultats et leurs extrants, conformément à leurs attributions.
  • Les extrants des comités éclairent la prise de décision de la direction de façon appropriée et efficace.
  • L’organisation dispose de processus, de procédures et de directives pour la gestion et la protection des renseignements fournis au Comité et au Conseil consultatif et reçus de ceux-ci.

Observations

Conclusion

Le CCS et le CS reçoivent et fournissent de l’information par des moyens officiels, mais les priorités et les directives du Conseil de direction sont communiquées de façon informelle.

Des entrevues avec les SMA (anciens et actuels) révèlent que les fonctions du secrétariat transmettent l’information aux membres par voie électronique, à des fins d’examen et, au besoin, à des fins de consultation avec leurs groupes d’intervenants. On reconnait que l’information transmise n’est pas toujours opportune et que par conséquent, elle ne favorise pas toujours une bonne consultation entre le CCS et ses autres composantes. Une fois transmis, les documents sont publiés sur le site Web. La communication plus informelle se fait entre le SMA (en tant que membre du Conseil de direction) et les membres des comités.

Dans le cadre du présent examen, la structure de gouvernance et les moyens de communication ont été examinés afin d’établir leur efficacité et leur efficience dans la circulation de l’information. La structure de gouvernance actuelle ne précise aucun moyen pour la présentation de rapports ou la communication et elle ne contient aucune orientation sur le renvoi des questions ni de procédures claires pour la répartition des mesures à prendre entre les comités et l’organisation de BAC. Même si la direction a indiqué qu’à ce jour, aucun renvoi de question ou règlement de conflit n’a été nécessaire, l’absence de telles mesures pourrait constituer un risque si un problème survenait dans l’avenir.

Conclusion

Les rapports sur les orientations et les activités présentés au Conseil de direction par le CS et le CCS ne semblent pas appuyer suffisamment la surveillance exercée par la direction, même si la communication informelle entre le SMA responsable et les comités atténue un peu le problème.

La préparation de rapports de décisions est le principal mécanisme utilisé par le CCS et le Comité des services pour rendre compte de leurs activités au Conseil de direction. Un examen de la documentation montre que les résultats de leurs réunions sont résumés, qu’ils sont clairs et qu’ils résument les idées principales de la réunion et reflètent des activités conformes à leurs attributions générales. Toutefois, ces rapports sont en grande partie axés sur les activités et non sur les résultats; aucun rapport officiel sur le rendement, par exemple un rapport annuel, n’est présenté, quoique le SMA présente un rapport verbal au Conseil de direction. Vous trouverez plus de détails sur la gestion du rendement à la section 2.3.

Conclusion

Les membres du Conseil consultatif sur les services ne reçoivent pas suffisamment de directives sur la gestion de l’information.

Puisque le CCS est un comité consultatif, on s’attend à ce que les membres partagent l’information avec ses composantes, afin de solliciter la participation des grandes communautés qu’ils représentent. Parallèlement, afin de favoriser une communication efficace au sein du CCS, il serait peut-être nécessaire de protéger l’information. D’après les documents examinés, les membres ne reçoivent pas de lignes directrices ou de directives sur la gestion de l’information, laquelle vise à établir un équilibre entre la protection de l’information et les objectifs de la consultation.

Recommandation

6. Des lignes directrices sur la gestion et la protection de l’information devraient être établies et transmises à tous les membres du CCS, en maintenant un équilibre entre la nécessité de consulter et les exigences liées à la protection de l’information.  

Remarque : En ce qui concerne les recommandations liées aux rapports sur les résultats du CCS et du CS, veuillez consulter la recommandation numéro 7 sur la gestion et la surveillance du rendement.

Réponse de la direction

6. La direction de BAC veillera à ce que toute l’information transmise aux participants dans le cadre des consultations avec les clients soit approuvée par les cadres supérieurs pour garantir qu’il s’agit de renseignements publics.

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