1. Les attributions du Conseil consultatif sur les services et du Comité des services devraient être révisées et précisées, conformément à l’attention accrue accordée à la mise en œuvre de la Stratégie en matière de services et aux priorités correspondantes.

- évaluer les possibilités de consultation et de rétroaction continues avec les clients pour garantir l’harmonisation avec l’initiative de modernisation

- présenter des recommandations au SMA/I

- élaborer un plan de communications pour tout changement effectué dans les mécanismes de consultation des clients

DG, Direction des services : Alison Bullock

Décembre 2010

2. Dans le cadre du renouvellement des attributions, la direction devrait définir de façon plus détaillée les lignes directrices sur la composition du Conseil consultatif sur les services, afin de garantir une représentation appropriée et conforme aux objectifs généraux de BAC.

- voir l’activité concernant un mécanisme de consultation des clients pour la recommandation n^o 1

- établir des lignes directrices précises sur la composition pour tout comité consultatif mis sur pied

DG, Direction des services : Alison Bullock

Décembre 2010

3. Une structure de gouvernance plus détaillée devrait être définie pour les deux comités et leur être communiquée de façon claire. Cette structure devrait préciser le rôle du Comité et du Conseil consultatif dans l’appui au Conseil de direction ainsi que les moyens et les voies par lesquels la communication bidirectionnelle de l’information s’effectue.

- voir l’activité concernant un mécanisme de consultation des clients pour la recommandation n^o 1

- définir des structures de gouvernance détaillées pour tout comité consultatif mis sur pied

- communiquer les structures de gouvernance au Conseil de direction

- élaborer un plan et des mécanismes pour la présentation de rapports à la direction de BAC

DG, Direction des services : Alison Bullock

ou

Président du comité visé

Décembre 2010

ou

au besoin

4. Des attentes en matière de comportement et des directives clés concernant la gestion de l’information devraient être communiquées de façon claire aux membres du Conseil consultatif sur les services et approuvés par signature, lors de l’initiation ou de l’orientation des membres et périodiquement par la suite.

- voir l’activité concernant un mécanisme de consultation des clients pour la recommandation n^o 1

- des attentes en matière de comportement et des documents d’orientation seront élaborés pour tout comité consultatif mis sur pied

Président du comité

Continu

5. Le repérage et le suivi des mesures à prendre devraient être améliorés, au Conseil consultatif sur les services et au Comité des services. Les mesures à prendre devraient être mentionnées dans les procès-verbaux des réunions.

- voir l’activité concernant un mécanisme de consultation des clients pour la recommandation n^o 1

- une structure officielle pour la présentation de rapports sera établie pour tout comité consultatif et comprendra une description claire des mesures à prendre, des dates d’échéance et des personnes responsables

- un suivi sera effectué lors des réunions subséquentes et des rapports provisoires seront préparés sur les mesures à prendre

Président du comité

Secrétaire du comité

Continu

6. Des lignes directrices sur la gestion et la protection de l’information devraient être établies et transmises à tous les membres du CCS, en maintenant un équilibre entre la nécessité de consulter et les exigences liées à la protection de l’information.

- voir l’activité concernant un mécanisme de consultation des clients pour la recommandation n^o 1

Voir la Réponse de la direction à cette recommandation  -  aucune autre mesure n’est requise

7. Dans le cadre de la mise en œuvre élargie de la Stratégie en matière de services, la direction devrait établir ses exigences en matière de consultation. Ces exigences devraient ensuite être analysées en fonction du rôle actuel, de la pertinence et du rendement du CCS et du Comité des services, afin de garantir que les deux comités sont en mesure de répondre aux exigences du Conseil de gestion en matière de services.

- un examen des besoins de l’institution en matière de consultation sera effectué pour déterminer le mécanisme le plus approprié pour la conduite continue de consultations avec les clients et la façon dont ces consultations seront intégrées aux travaux des comités internes axés sur la modernisation

DG, Direction des services : Alison Bullock

Décembre 2010

8. À la suite de cette analyse, la direction devrait instaurer et communiquer des mesures claires du rendement et effectuer des examens périodiques pour le CCS et le CS.

- les gestionnaires de BAC qui surveillent les comités consultatifs et y participent intègreront les résultats attendus à leurs AGP afin d’évaluer le rendement individuel

- des paramètres sous forme d’un simple cadre de mesure du rendement seront aussi établis pour évaluer la réussite globale des comités consultatifs et de toute autre consultation effectuée avec les clients

SMA

Présidents des comités visés

Année financière 2011‑2012