ARCHIVÉE - À notre sujet

Évaluations et vérifications

Vérification de l'état de préparation en vue de la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne

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2. Contexte

2.1 Politique sur le contrôle interne – Aperçu

La Politique sur le contrôle interne (PCI), en vigueur depuis le 1^er avril 2009, réaffirme que l'administrateur général (AG), à titre d'administrateur des comptes, est responsable de l'entretien et de l'efficacité des systèmes de contrôle interne axés sur les risques dans les domaines généraux suivants : efficacité et efficience des programmes; gestion des opérations et des ressources; protection des éléments d'actif; fiabilité des rapports financiers; conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux pouvoirs délégués³.

La PCI n'a pas pour but d'introduire de nouveaux contrôles; elle vise plutôt à mieux uniformiser la gestion des contrôles internes et à faire en sorte que ces derniers soient soutenus par des données adéquates et fondées sur les risques.

Les buts de la PCI sont les suivants :

• Préciser les rôles et les responsabilités (rehausser la sensibilisation et la compréhension) liés à l'établissement, à l'utilisation, à l'entretien et à la surveillance permanente des systèmes ministériels efficaces de contrôle interne qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent.
• Conférer uniformité et rigueur à la façon de gérer les CIRF et les rapports financiers à l'appui de l'amélioration continue par, en particulier, des évaluations périodiques.
• Renforcer l'obligation de rendre compte et la transparence du CIRF par la publication annuelle d'une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers signée par l'AG et son DPF et appuyée par des données probantes acceptables recueillies annuellement dans le cadre d'une évaluation de l'efficacité du système ministériel de CIRF.
• Permettre la mise en application et la mise à jour des contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent, selon les résultats et les données que fournissent les évaluations du CIRF.

2.2 Déclaration de responsabilité de la direction

Dans l'administration fédérale canadienne, les administrateurs généraux (AG) ont toujours été chargés de veiller à l'examen régulier des contrôles internes dans le contexte des risques, en s'assurant que ces contrôles internes sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent. Tous les ans, les AG et leurs DPF doivent signer une Lettre de déclaration ministérielle à l'intention du vérificateur général et du sous receveur général à l'appui des Comptes publics sous leur responsabilité en matière de contrôle interne et qui atteste de l'intégrité de l'information financière⁴.

La version révisée de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers est une exigence de la PCI. Cette déclaration, signée par l'AG et le DPF, figurera dans la préface des états financiers du ministère et elle reconnaîtra les responsabilités de la haute direction suivantes :

• Veiller à l'entretien d'un système efficace de CIRF.
• Effectuer une évaluation annuelle fondée sur les risques pour déterminer l'efficacité du système ministériel de CIRF.
• Élaborer un plan d'action qui traite des faiblesses qui ont été cernées.
• Inclure en annexe aux états financiers le résumé des résultats de l'évaluation et le plan d'action (en démontrant l'évolution par rapport aux années précédentes).

La Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers sera mise en application par les ministères, en grappes, au cours d'une période de trois ans (de 2009 2010 à 2011 2012⁵). BAC doit satisfaire, d'ici la fin de l'exercice 2011 2012, aux exigences de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.

2.3 Contrôle interne en matière de rapports financiers

Le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) est un sous ensemble du système global de contrôle interne. L'expression « rapports financiers » s'entend des rapports financiers et des divulgations internes et externes d'un ministère. Le CIRF vise à fournir une assurance raisonnable en ce qui a trait à la fiabilité des données financières et des états financiers préparés pour les besoins internes et externes. Le CIRF vise également à assurer l'intégrité et le caractère utile des états financiers.

Le CIRF aide la direction et les utilisateurs des états financiers à comprendre que :

• l'organisation conserve des dossiers qui reflètent fidèlement toutes les opérations financières;
• les opérations sont consignées conformément aux politiques, aux directives et aux normes applicables;
• les opérations sont effectuées conformément aux pouvoirs délégués;
• les opérations non autorisées qui pourraient avoir une incidence matérielle sur les données financières et les états financiers sont prévenues ou détectées tôt;
• les ressources financières sont protégées contre toute perte matérielle causée par le gaspillage, l'abus, la mauvaise gestion, les erreurs, la fraude, les omissions et toute autre irrégularité et;
• des processus appropriés sont en place pour examiner l'efficacité du CIRF.

L'évaluation annuelle que prévoit la PCI est censée être un processus d'autoévaluation de la direction coordonné par le DPF et soutenu par les gestionnaires supérieurs du ministère (c'est-à-dire les gestionnaires qui relèvent directement de l'AG)⁶. Il est donc nécessaire d'élaborer et d'exécuter un plan d'évaluation pluriannuel fondé sur les risques pour orienter l'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement des principaux contrôles en matière de rapports financiers. Le rythme et le champ d'action des plans d'évaluation pluriannuels sont également fondés sur les risques. Chaque évaluation annuelle peut être considérée comme une composante du plan d'évaluation pluriannuel dont l'élaboration repose sur les éléments suivants :

• la détermination des principaux risques associés aux rapports financiers du ministère;
• la détermination des processus et des contrôles financiers essentiels qui correspondent aux principaux risques déterminés;
• la planification du champ d'action et du moment opportun de l'évaluation des principaux contrôles sur la période de planification pluriannuelle. Le champ d'action, le moment opportun et l'étendue de la mise à l'essai peuvent être déterminés en fonction des éléments suivants :
• le profil de risque du ministère et ses priorités,
• la taille, la complexité et la maturité de ses opérations,
• la mesure dans laquelle il est possible de miser sur les résultats issus d'autres évaluations et vérifications et les rapports d'autres organismes centraux,
• la capacité ministérielle.

Les résultats de l'évaluation annuelle et le plan d'action doivent être résumés dans une annexe qui accompagne la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. L'AG et le DPF présenteront dans ce résumé une description des conclusions importantes du CIRF évalué au cours d'un exercice précis, conformément au plan d'évaluation et aux plans de la direction pour traiter toute carence ou tout écart d'importance que l'on a constaté.

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³ Loi sur la gestion des finances publiques, alinéa 16.4(1)(b).

⁴ Politique sur le contrôle interne, paragraphe 3.4.

⁵ Politique sur le contrôle interne, paragraphe 1.2.

⁶ Dans le contexte de Bibliothèque et Archives Canada, ces gestionnaires comprennent notamment le SMA, Secteur de la gestion intégrée; le SMA, Secteur de la collection du patrimoine documentaire; le SMA, Secteur des programmes et services; le Bureau du secrétaire général; le dirigeant principal des finances; le DG, Communications; le conseiller principal. Même si la dirigeante principale de la vérification interne (DPVI) relève de l'administrateur général, son rôle dans l'évaluation annuelle est de fournir une assurance par rapport au système de contrôle interne du ministère, y compris ses liens avec les rapports financiers. Cette assurance est fournie au moyen des travaux de vérification fondés sur les risques exécutés par la fonction de vérification interne et d'autres travaux conçus pour soutenir une perspective plus holistique sur la gouvernance ministérielle, la gestion du risque et les arrangements de contrôle.

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