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Évaluations et vérifications

Évaluation sommative du Programme national de développement des archives

4.1 Pertinence

Cette section aborde la question de savoir si les parties prenantes visées considèrent toujours le PNDA comme étant pertinent. Dans l'ensemble, l'évaluation a permis de constater que le PNDA revêt encore une grande importance pour le milieu des archives, car il constitue l'un des seuls soutiens disponibles. De plus, le programme demeure conforme à l'orientation actuelle et future de BAC.

4.1.1 Harmonisation avec les besoins du milieu des archives

Dans l’ensemble, l’évaluation a permis de constater que le financement continu dans le cadre du PNDA est crucial pour le milieu des archives et que la plupart des organismes s’y fient beaucoup pour améliorer l’accès du public à des documents archivistiques et atteindre les normes nationales. La structure et les objectifs étaient appropriés et correspondaient bien aux besoins généraux des archivistes. Les défis relevés concernaient un manque de ressources du programme et certains problèmes de capacité à l’échelle institutionnelle.

Pour de nombreuses institutions, le financement du PNDA représente la seule source de soutien financier disponible. Dans d’autres cas, il existe des possibilités de financement à l’échelle provinciale. Cependant, on considère généralement que les montants disponibles à tous les niveaux sont insuffisants.

En ce qui concerne la structure du programme, les personnes-ressources ne considéraient généralement pas que le PNDA constituait un changement important par rapport au programme antérieur de subventions et de contributions, et elles ont indiqué qu’elles étaient en mesure de réaliser des projets similaires dans le cadre du programme actuel. En outre, la plupart ont souligné que les objectifs du programme sont appropriés et assez souples pour permettre aux institutions de mener des activités qui répondent à leurs besoins.

Un autre point soulevé par quelques personnes-ressources était le fait que le PNDA, en plus de fournir un soutien financier aux activités archivistiques, servait également à légitimer les institutions d’archives, c.-à-d. qu’en fournissant du financement fédéral aux archives, le programme souligne l’importance que revêtent les archives dans le programme national. Cela confère aux archives un caractère légitime aux yeux d’autres ordres de gouvernement et élargit les possibilités de soutien à l’échelle provinciale et à d’autres niveaux. Les personnes-ressources ont fait part de leur inquiétude, à savoir que si l’on mettait fin au financement fédéral, les gouvernements provinciaux réduiraient probablement eux aussi leur soutien.

Le principal besoin qu’ont mentionné les personnes-ressources est un financement accru. Les représentants des institutions d’archives ont indiqué que le financement total accordé dans le cadre du PNDA n’a pas changé depuis les années 1990; en fait, sa valeur réelle a diminué en raison de l’inflation. Entre-temps, les arriérés ont accru la pression sur la communauté, et le besoin de soutien financier est plus grand que jamais. Les personnes-ressources ont fortement recommandé que le programme fournisse davantage de fonds lors des prochaines années pour susciter des changements importants dans la communauté.

4.1.2 Harmonisation avec le mandat de BAC et les résultats stratégiques

L’évaluation a révélé que le PNDA et ses objectifs demeurent pertinents par rapport au mandat et aux priorités de BAC. Selon sa loi habilitante, BAC a le mandat suivant (BAC, 2009a) :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions.

Le résultat stratégique de BAC, tel qu’il est décrit dans le Rapport sur les plans et priorités de 2010-2011, consiste à veiller à ce que « les générations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures aient accès à leur patrimoine documentaire » (BAC, 2009a).

Plusieurs objectifs du PNDA sont clairement en harmonie avec le mandat et le résultat stratégique ci-dessus. Tous les objectifs, plus particulièrement les objectifs 1, 4 et 5, visent fortement à favoriser la coopération au sein de la communauté archivistique en renforçant les capacités et en partageant des documents, des outils et des pratiques exemplaires. L’objectif 1 contribue à faire connaître le patrimoine documentaire et à le rendre accessible aux fins d’utilisation. De plus, en mettant l’accent sur la préservation, l’objectif 5 appuie le résultat stratégique de BAC en veillant à ce que les documents soient efficacement préservés pour les générations futures. L’objectif 3 correspond à l’avancement sur les plans culturel et social, car il favorise une plus grande représentation de la population diversifiée du Canada. L’objectif 2 vise à rendre le savoir accessible à tous et à veiller à ce qu’une plus grande proportion de Canadiens connaissent les ressources archivistiques et y aient accès.

L’avenir comporte d’importants défis relativement au mandat de BAC, car des changements dans le milieu de l’information et au niveau des besoins des Canadiens posent diverses questions qu’il faut aborder. L’Initiative de modernisation (abordée à la section 4.1.3 ci-dessous) représente l’engagement de BAC pour ce qui est de s’adapter à ces changements.

4.1.3 Harmonisation avec l'Initiative de modernisation de BAC

L’évaluation a permis de constater une certaine harmonie entre le PNDA et l’Initiative de modernisation de BAC, mais certaines personnes-ressources ne connaissaient pas généralement cette initiative. Plus particulièrement, on considérait que les objectifs 1 et 5 appuyaient cette initiative. Toutefois, les parties prenantes du programme ne comprenaient pas bien la relation entre les deux.

BAC a instauré l’Initiative de modernisation en 2009 pour répondre au paysage croissant de l’information numérisée et aux comportements changeants des utilisateurs, afin de veiller à ce que BAC demeure pertinent pour la population canadienne. L’initiative est fondée sur les trois piliers suivants :

Acquisition : L’information, particulièrement en format numérique, croît rapidement. BAC a le mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada. Cependant, le fort volume d’information disponible signifie que l’on ne peut acquérir qu’une petite proportion des documents disponibles. Pour orienter ses activités d’acquisition vers l’avant, BAC a établi un ensemble de critères pour déterminer et acquérir l’information la plus pertinente pour les Canadiens et revêtant le plus grand intérêt pour eux. Les critères sont fondés sur les principes d’importance, de viabilité, d’exhaustivité et de société.

Préservation : La prolifération de l’information dans de nouveaux formats pose de nouveaux défis sur le plan de la préservation. On doit continuer d’appliquer les méthodes traditionnelles pour préserver du matériel dans des formats non numériques, tout en continuant de développer d’autres capacités, d’acquérir d’autres aptitudes et d’établir d’autres infrastructures pour aborder l’information en format numérique. Pour relever ce défi, BAC entend jouer un rôle de premier plan dans l’élaboration et la mise en œuvre de pratiques exemplaires liées à la préservation.

Exploration des ressources : Les archives doivent s’adapter aux comportements changeants des utilisateurs afin de demeurer pertinentes pour les générations futures. On y parviendra « en centrant nos efforts sur les attentes et besoins des utilisateurs, en misant sur leur autonomie, en mettant à profit les contributions des utilisateurs et en contextualisant les ressources » (BAC, 2009b). Des activités et des recommandations particulières dans le cadre de ce pilier sont en cours d’élaboration.

L’Initiative de modernisation aura une incidence sur les rôles de BAC et sur la façon dont l’organisme interagit avec les milieux des archives et les Canadiens en général. Les rôles clés comprennent :

  • le réseautage, au sein duquel BAC établira des relations avec les communautés par l’entremise d’un soutien et d’une orientation accrus;
  • la collaboration, laquelle comprendra davantage d’activités conjointes, de partage des ressources et des transactions entre BAC et ses partenaires;
  • les programmes, lesquels serviront à partager les besoins et où de multiples participants prendront part à la gestion des acquisitions et de la collection;
  • les transferts, lesquels permettent à BAC de conclure des accords officiels avec des tiers pour réaliser leur mandat, tel qu’il est décrit dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Bien qu’à l’origine, le PNDA n’ait pas été conçu pour s’harmoniser avec l’Initiative de modernisation, il aura d’importantes répercussions quant à l’orientation future de BAC et à celle de la communauté archivistique en général. Les itérations futures du PNDA devront donc tenir compte de ses objectifs et de ses résultats escomptés pour maintenir sa conformité avec l’orientation de BAC.

En général, les personnes-ressources ne connaissaient pas l’Initiative de modernisation, mais elles ont eu l’occasion d’en apprendre davantage à son sujet avant de participer à l’entrevue. Elles ont généralement indiqué que les objectifs 1 et 5 du PNDA étaient ceux qui étaient le plus conformes à l’Initiative. L’objectif 1 correspond principalement au pilier de l’Initiative relatif à l’exploration des ressources. Plus particulièrement, l’accent visant à fournir du matériel au moyen du catalogue national reflète un environnement de l’utilisateur changeant où la recherche d’information et l’accès à cette dernière sont omniprésents et où les visites en personne aux services d’archives sont à la baisse. Plusieurs des projets pour l’objectif 1 comprennent la conversion en format numérique de documents choisis, la création d’expositions virtuelles et l’accès à du matériel par l’entremise du catalogue national.

L’objectif 5 et, dans une certaine mesure, l’objectif 4 tiennent compte de l’accent que met l’Initiative de modernisation sur la collaboration accrue au sein de la communauté archivistique. Par exemple, le pilier de l’Initiative relatif à la préservation met l’accent sur l’acquisition de compétences et le renforcement des capacités, ainsi que sur le partage des pratiques exemplaires liées à la préservation des documents. L’examen des dossiers de projet a révélé l’existence de plusieurs projets réalisés par les conseils provinciaux et territoriaux qui fournissaient des services consultatifs et des séances d’information visant à accroître la capacité de préservation chez les institutions d’archives membres. Dans le cadre de l’objectif 4, les projets concernant des conseillers en archives et les activités de perfectionnement professionnel représentaient d’importants progrès liés à la collaboration et au partage des connaissances et des compétences.

Selon les personnes-ressources, les objectifs 2 et 3 sont moins harmonisés avec l’Initiative de modernisation; ils croient que BAC devrait peut-être se pencher sur cette question un jour ou l’autre. Quelques personnes-ressources ont également proposé d’accroître la participation des utilisateurs aux activités archivistiques. Compte tenu de la prolifération de contenu en ligne généré par l’utilisateur (Wikipedia, etc.), BAC voudra peut-être examiner la possibilité que les utilisateurs contribuent davantage au développement des archives au Canada. La contribution des utilisateurs pourraient accroître la sensibilisation à l’égard des archives et leur utilisation, tout en pouvant réduire la tâche de travail des archivistes. Les personnes-ressources n’ont formulé aucune proposition précise quant à la façon dont BAC pourrait incorporer au PNDA du matériel généré par l’utilisateur.

4.1.4 Clarté des rôles et des responsabilités

Pour la plupart, les rôles et les responsabilités des parties prenantes du programme étaient clairement définis dans la majorité des secteurs d’exécution du programme. À la suite des recommandations émanant de la vérification de 2003, lesquelles demandaient que des précisions soient apportées à la participation de chaque partie prenante au programme, BAC et le CCA ont pris des mesures pour préciser et communiquer les rôles et les responsabilités. BAC a élaboré un certain nombre de documents qui expliquent clairement la structure de gestion du PNDA et la participation des parties. De plus, les accords de contribution avec les organismes bénéficiaires décrivent en détail les rôles et les responsabilités (PRA, 2008, p. 15). En outre, le CCA a inclus une nouvelle exigence dans le contrat entre le CCA et les bénéficiaires de fonds, selon laquelle les bénéficiaires du programme doivent joindre au rapport final qu’ils fournissent à BAC une lettre dans laquelle ils soulignent le rôle de BAC dans l’exécution du programme.

On notait beaucoup d’incertitude chez les personnes-ressources quant à la participation de BAC, et plusieurs d’entre elles ont mentionné qu’elles ignoraient le rôle de BAC. Les personnes-ressources représentant la direction de BAC ont également noté que le processus pour verser le financement aux bénéficiaires doit être mieux défini et communiqué à ces derniers. Bien que l’exigence relative à la lettre susmentionnée soit une mesure utile, elle ne touche pas les institutions d’archives qui n’ont pas reçu de financement. Une communication directe intensifiée de BAC avec le milieu archivistique pourrait aider à mettre en évidence le soutien que fournit BAC par l’entremise du PNDA.

On a également constaté que la communication entre les parties prenantes est efficace, et BAC et le CCA continuent de tenir des réunions semestrielles pour examiner les priorités stratégiques nationales. Les conseils provinciaux et territoriaux ont fourni une rétroaction positive sur le soutien qu’ils reçoivent du CCA. Les bénéficiaires du programme se sont également dits très satisfaits de la participation du CCA, indiquant qu’ils apprécient le vaste soutien et la grande orientation.

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