ARCHIVÉE - À notre sujet

Rapport sur l'examen des processus d'acquisition des collections

Décembre 2010

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Sommaire

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a pour mandat de préserver et de rendre accessible le patrimoine documentaire du Canada et d'être la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Le volume sans précédent d'information a nourri de nouveaux espoirs parmi les utilisateurs, qui souhaitent accéder davantage à l'information et la partager avec le gouvernement et la société. Tout en tenant compte des ressources disponibles de BAC, de nouvelles perspectives et approches étaient nécessaires afin d'acquérir le patrimoine documentaire du Canada, de le conserver et de le rendre accessible. L'acquisition consiste principalement à trouver le patrimoine documentaire le plus important dans un monde qui comprend de plus en plus d'informations. L'examen des pratiques de gestion par la vérification interne visait à déterminer si la structure de gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle en place pour les différents processus d'acquisition de la collection de BAC étaient efficaces et en lien avec les orientations stratégiques de l'organisation.

Dans le cadre de son initiative de modernisation, BAC a commencé à mettre au point un nouveau cadre de gestion en matière d'acquisition fondé sur trois piliers du patrimoine documentaire : l'acquisition, la préservation et l'exploration des ressources. Ce cadre repose sur quatre principes directeurs conçus pour déterminer la valeur des acquisitions : l'importance, la suffisance, la viabilité et la société. L'acquisition vise essentiellement à repérer les documents les plus importants dans un monde de surabondance d'informations. Qui plus est, un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) est en cours d'élaboration, et on y considère le développement de la collection comme une des activités faisant l'objet d'un suivi quant au rendement.

Toutefois, au moment de notre examen, un cadre de gestion, fondé sur trois documents créés en 2005-2006, fournissait tout de même des lignes directrices claires et précises aux directions responsables du développement de la collection, tout en assurant un encadrement adéquat pour l'élaboration des stratégies d'acquisition, en fonction des orientations clés et des priorités de BAC. Par contre, le cadre ne prend pas en considération les limites de capacités pour ce qui est des ressources financières et humaines.

Outre le cadre de gestion, BAC dispose d'une Politique de développement des collections numériques détaillée et exhaustive. Elle comporte un cadre stratégique, un énoncé de politique en matière d'acquisition et des lignes directrices relatives à la sélection et à l'acquisition de sites Web, en plus de déterminer les rôles et les responsabilités à l'égard de la mise en œuvre.

Toutefois, une politique englobant le développement de l'ensemble des collections permettrait de spécifier, entre autres, des exigences et des modalités d'application portant sur les sujets suivants :

• acquisition de documents concernant les communautés autochtones et multiculturelles, en lien avec les orientations clés du Cadre de travail du développement de la collection (CTDC);
• responsabilisation et mesure des résultats atteints en fonction du développement de la collection;
• encadrement des acquisitions importantes;
• intégration de la gestion des risques au processus d'acquisition.

Il reste beaucoup de travail à faire afin de mesurer les progrès réalisés vers l'atteinte des cibles budgétaires et de produire des rapports d'activités qui contiennent également des résultats financiers. BAC doit concevoir et fournir des outils et des mécanismes de collecte de données et de responsabilisation.

BAC a élaboré un profil initial de risque et a relevé les principaux facteurs de risque et les incertitudes qui pourraient influencer la planification et l'environnement opérationnels. Un des risques importants liés à la réalisation du mandat et des engagements de BAC est le manque de ressources financières, humaines et technologiques adéquates ou l'absence de partenariats fiables pour assurer la préservation du patrimoine documentaire numérique et analogique. Toutefois, un cadre de gestion des risques spécifique aux acquisitions et au développement de la collection, accompagné de mesures d'atténuation, reste à élaborer. L'absence de cadre de gestion des risques ne permet pas d'effectuer une planification budgétaire des acquisitions en fonction des risques.

Le Comité de développement de la collection (CDC) et le Comité des acquisitions importantes (CAI) jouent un rôle important dans le processus décisionnel encadrant le développement stratégique de la collection et l'approbation des acquisitions importantes. Les mandats doivent être plus précis en ce qui concerne le partage des rôles et des responsabilités entre les gestionnaires, les professionnels et les membres du CDC, et en ce qui concerne les critères décisionnels sur lesquels le CAI doit se fonder pour justifier ses décisions.

Le document Orientation pour le changement préconise l'utilisation d'outils comme la méthodologie du coût global de possession afin d'assurer une intendance efficace du patrimoine en gérant les risques. Nous encourageons BAC à adopter le coût global de possession lors de l'acquisition.

En raison des observations importantes notées dans le présent rapport, nous ne pouvons conclure que la structure de gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle en place pour les différents processus d'acquisition de la collection de BAC étaient efficaces pour la période examinée (de 2006-2007 à 2008-2009), ni qu'ils étaient et en lien avec les orientations stratégiques de l'organisation.

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