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Rapport sur l'examen des processus d'acquisition des collections

Décembre 2010

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À propos de l'examen

Objectif

L'examen visait à déterminer si la structure de gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle en place pour les différents processus d'acquisition de la collection de BAC étaient efficaces et en lien avec les orientations stratégiques de l'organisation.

Étendue

L'ensemble des processus relatifs aux acquisitions discrétionnaires, incluant les dons privés et les achats, a été considéré lors de ce mandat. L'examen a couvert les acquisitions effectuées par la Direction des archives canadiennes et des collections spéciales (DACCS), la Direction du patrimoine de l'édition (DPE) et le Programme du Musée du portrait du Canada (PMPC). Les acquisitions provenant du dépôt légal ainsi que de la Direction des documents gouvernementaux ont été exclues du présent mandat.

Les travaux sur place ont été effectués d'août à novembre 2009, couvrant la période 2006-2007 à 2008-2009.

Méthodologie

Aux fins de la présente étude, nous avons examiné les documents stratégiques pour l'ensemble de BAC, soit ceux publiés par la DACCS, la DPE et le PMPC, et procédé à leur analyse selon les critères retenus (voir l'Annexe C). Neuf cas ont d'abord été choisis, à raison de trois acquisitions réalisées entre 2003 et 2008 pour chacun des trois types de documentation suivants (sous la responsabilité de la DACCS) : livres rares, musique et cartographie. Trois cas ont ensuite été choisis pour la DPE, et trois autres pour le PMPC. Étant donné que ces quinze cas ne représentent pas un échantillon représentatif, le résultat de l'examen ne peut être extrapolé à l'ensemble des dossiers d'acquisitions des deux directions et du Musée, mais il permet tout de même de cerner les mesures de contrôle en place et les risques inhérents.

L'examen des pratiques de gestion est conçu avant tout pour éclairer et améliorer la gestion. Les constatations tirées d'un examen peuvent servir à cerner des forces particulières et les domaines nécessitant une amélioration, mais elles ne peuvent être extrapolées de façon fiable avec le haut degré de certitude qu'une vérification peut offrir. Dans ce contexte, l'examen n'a pas évalué l'efficacité des systèmes de contrôle internes.

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