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Rapport sur l'examen des processus d'acquisition des collections

Décembre 2010

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Conclusion

BAC s'est doté d'un cadre de gestion en matière de développement de la collection. Ce cadre fournit des lignes directrices claires et précises aux directions chargées de formuler des stratégies d'acquisition, en fonction des orientations clés et des priorités de BAC. Certaines des orientations du cadre de gestion doivent être clarifiées en ce qui concerne la représentativité de la collection, le patrimoine documentaire numérique et les documents concernant les communautés autochtones ou multiculturelles.

Les rôles et les responsabilités en matière d'établissement d'orientations et de plans stratégiques concernant les acquisitions, de même que la mesure du rendement, la divulgation des résultats par objectif et la gestion du risque, restent à définir.

Des améliorations doivent être apportées aux plans stratégiques et opérationnels afin qu'ils soient harmonisés avec les orientations stratégiques de BAC. Qui plus est, les outils et les mécanismes de collecte de données sont nécessaires afin de rendre des comptes en fonction de ces orientations et de produire des rapports d'activités qui contiennent des résultats financiers.

Les décisions doivent être documentées en justifiant les acquisitions en fonction des orientations et des critères de sélection. BAC doit implanter des mécanismes de contrôle pour s'assurer de la prise de décisions adéquates se rapportant aux acquisitions.

BAC doit se doter d'une politique d'acquisition comportant un énoncé de politique et des lignes directrices en matière d'acquisition des documents, tant analogiques que numériques. De plus, des lignes directrices sur le processus de décision, des mécanismes de contrôle dans le cadre d'une surveillance active, des critères de sélection et une méthodologie du coût connexe doivent en faire partie.

En raison des observations importantes notées dans ce rapport, nous ne pouvons conclure que la structure de gouvernance, la gestion des risques et les mesures de contrôle en place pour les différents processus d'acquisition de la collection de BAC étaient efficaces pour la période examinée de 2006-2007 à 2008-2009, ni en lien avec les orientations stratégiques de l'organisation.

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