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Évaluations et vérifications

Rapport sur l'aliénation des collections privées

Sommaire

Contexte

À la demande de l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada, la Rapport sur l'aliénation des collections privées a été ajoutée au Plan de vérification axé sur les risques de 2011 2014. Le travail sur place a été effectué de janvier à août 2011. La vérification visait à déterminer si les procédures de contrôle interne et le processus de gouvernance relatifs à l'aliénation des collections privées sont adéquats, efficaces et conformes aux modalités convenues au moment de l'acquisition.

L'aliénation est un processus qui consiste à disposer d'une collection privée ou d'une partie de celle ci lorsque l'on décide, à la suite de l'évaluation, de ne pas acquérir la collection. Le personnel de la Direction générale Société et Expression culturelle (DGSEC) prend la décision, et les employés de la Direction générale de la préservation analogue (DGPA) l'appliquent.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) mène actuellement un exercice de modernisation d'envergure, et plusieurs projets en cours auront des répercussions considérables sur les fonctions d'acquisition et d'aliénation. La vérification s'est déroulée dans ce contexte de changement; elle a permis de tirer des conclusions sur les mesures qui étaient en place au cours de la période d'essais de la vérification tout en tenant compte des projets récents et à venir.

Observations et recommandations

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada établit clairement le pouvoir de BAC d'acquérir des documents d'archives et d'en disposer. Bien que les responsabilités soient réparties entre deux directions générales, les rôles sont bien définis et compris.

La fonction d'aliénation est liée à la fonction d'acquisition et elle est considérée comme un élément de ce processus. Par conséquent, plusieurs éléments d'une structure de gouvernance efficace qui devraient normalement être en place n'existent pas dans le cadre des activités d'aliénation. Les gestionnaires indiquent cependant que l'aliénation découle des stratégies et des politiques relatives à l'acquisition. En outre, la direction considère que les risques liés à l'aliénation sont très faibles. Ceux ci n'ont donc jamais été évalués, ce qui entraîne une conséquence significative : rien ne garantit que l'espace et les ressources servant à entreposer les collections privées sont utilisés de manière efficiente.

Les vérificateurs recommandent que la démarche d'évaluation et d'acquisition des collections privées intègre la fonction d'aliénation afin que des stratégies, des plans de travail et des facteurs de risque soient élaborés de façon à ce que les collections soient traitées selon les priorités et que les mesures d'aliénation qui en découlent soient prises de manière cohérente et en temps opportun. L'approbation des mesures d'aliénation est assujettie à des critères clairs et à un processus officiel. Les mesures vérifiées ont été prises dans le respect de la procédure établie et ont toutes été approuvées officiellement.

Le pouvoir de disposer des documents qui avait été conféré au directeur général, Société et Expression culturelle n'a pas été renouvelé le 1er avril 2011. Par conséquent, les mesures en matière d'aliénation sont limitées en ce moment. Cette question devrait être réexaminée pour s'assurer que des mesures d'aliénation efficaces sont prises.

Enfin, comme l'exige la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les mesures d'aliénation doivent être conformes aux modalités convenues avec le donateur au moment de l'acquisition. À l'heure actuelle, les modalités ne sont pas fixées de façon uniforme. Le processus d'établissement des modalités devrait être officialisé et documenté uniformément.

Conclusion de la vérification

La vérification a permis de conclure que le processus d'aliénation des collections privées est assujetti à des procédures de contrôle interne adéquates et efficaces. Cependant, un certain nombre d'éléments de gouvernance sont à améliorer. De plus, il faut officialiser les politiques et les procédures pour que la démarche en matière de disposition soit cohérente et conforme aux modalités convenues au moment de l'acquisition.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été planifiée et menée pour être en conformité avec les normes de vérification interne du gouvernement du Canada.

Selon mon jugement professionnel, en tant que dirigeante principale de la vérification, j'estime que les procédures de vérification qui ont été menées et les éléments de preuve qui ont été fournis sont suffisants et adéquats pour soutenir l'exactitude des conclusions fournies dans le présent rapport. Celles ci sont fondées sur une comparaison des conditions présentes au moment de la vérification avec les critères de vérification.

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