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Évaluations et vérifications

Rapport sur l'aliénation des collections privées

Introduction

Autorisation de mener le projet

La Rapport sur l'aliénation des collections privées ne faisait pas partie du premier plan de vérification de 2010 2011. À la suite de discussions tenues lors d'une réunion du Comité ministériel de vérification de BAC le 15 décembre 2010, l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada a recommandé d'effectuer cette vérification, qui a été ajoutée au Plan de vérification axé sur les risques de 2011 2014.

Contexte

Bibliothèque et Archives Canada a été constitué en tant qu'organisme unique par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada en 2004, avec le mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures. Selon le Rapport sur les plans et les priorités, les trois principales responsabilités de BAC sont les suivantes :

  • l'acquisition;
  • la préservation;
  • l'accès au patrimoine documentaire.

Les articles 8 et 9 de la Loi établissent le mandat et les pouvoirs du bibliothécaire et archiviste ainsi que ses droits relatifs à l'acquisition et à la disposition de documents d'archives privés et publics.

Trois mécanismes principaux permettent d'acquérir les documents archivés : le dépôt légal, dans la réglementation existante, qui exige que des exemplaires de documents publiés soient fournis à BAC; le transfert de documents du gouvernement du Canada ayant une valeur durable; le don ou l'achat de collections privées. La présente vérification porte sur l'aliénation des collections privées. Dans le Guide sur le contrôle de BAC, qui fait partie des Règles pour la description des documents d'archives établies en 2006, l'aliénation est définie comme le transfert de documents dans le but de retirer ces derniers de la garde légale et physique de BAC. L'aliénation peut prendre trois formes : la destruction de la collection, le retour au donateur ou le transfert à une autre institution de mémoire. La méthode d'aliénation des documents doit respecter les modalités convenues avec le donateur au moment de l'acquisition et durant l'étape de négociation. Le rapport annuel sur l'aliénation des dossiers signale que 82 cas ont été traités en 2009-2010.

La fonction d'aliénation est partagée entre deux directions générales de l'organisation : la DGSEC, qui fait partie du Secteur des acquisitions, est responsable de la prise de décisions sur l'aliénation des collections privées, tandis que la DGPA, qui fait partie du Secteur de la gestion des ressources documentaires, applique les décisions.

Une collection peut comprendre un seul article ou plusieurs articles de natures et de valeurs variées. Elle est considérée comme telle parce qu'elle provient d'une même source ou d'un même créateur. Selon la liste des collections enregistrées dans le système de gestion des collections MIKAN, BAC possède actuellement 14 521 collections privées, et 2 330 d'entre elles comprennent un seul article. En 2009 2010, BAC a reçu 381 collections privées qui ont été enregistrées dans le système MIKAN. Durant cette période, 175 collections privées ont été acquises officiellement. La grande majorité d'entre elles sont conservées dans trois des principaux établissements de BAC, d'une superficie approximative de 17 000 m2 chacun : le Centre de préservation de BAC, le Centre d'archives de Renfrew et le 395, rue Wellington à Ottawa.

Pour conserver sa pertinence dans l'environnement de l'information, qui évolue rapidement, BAC revoit sa façon de faire. Pour relever le défi qui se dresse devant lui, l'organisme a lancé un exercice de modernisation destiné à élaborer une stratégie globale axée sur les politiques et fondée sur les éléments probants. Douze initiatives de modernisation et d'innovation (IMI) orientent cet exercice. Deux de ces initiatives auront des répercussions considérables sur les processus d'acquisition et d'aliénation : la deuxième IMI, Modèle pansociétal d'évaluation et d'acquisition du patrimoine documentaire, et la quatrième IMI, Révision de la pertinence des collections de BAC. La vérification s'est déroulée dans ce contexte de changement; elle a permis de tirer des conclusions sur les mesures qui étaient en place au cours de la période d'essais de la vérification tout en tenant compte des projets récents et à venir.

Objectif et critères

La vérification visait à déterminer si le processus de gouvernance et les procédures de contrôle interne relatifs à l'aliénation des collections privées sont adéquats, efficaces et conformes aux modalités convenues au moment de l'acquisition.

Les critères de vérification sont fondés sur les contrôles de gestion de base et sur l'évaluation des risques effectuée durant l'étape de la planification de la vérification :

  • une structure de gouvernance efficace est établie relativement à l'aliénation des collections privées et la fonction est liée aux stratégies d'acquisition et de préservation;
  • l'organisme adopte une démarche officielle et rigoureuse pour gérer l'aliénation des collections privées;
  • la démarche de gestion des risques posés par l'aliénation des collections privées est efficace, bien expliquée et comprise par la direction.

Étendue

Le travail sur place a été effectué de janvier à août 2011. La vérification était axée sur les documents d'archives faisant partie de collections privées qui ont été aliénées pendant la période allant du 1er novembre 2009 au 30 novembre 2010. Elle englobait les procédures permettant de prendre, d'approuver et d'exécuter des décisions quant à l'aliénation, ainsi qu'un examen de haut niveau des pratiques d'acquisition et de préservation dans ce domaine.

Méthodologie

Le travail de vérification sur place a été effectué en conformité avec la Politique sur la vérification interne du Bureau du contrôleur général et la politique et les lignes directrices du Conseil du Trésor, selon lesquelles les normes de l'Institut des vérificateurs internes s'appliquent dans la fonction publique. Ces normes prévoient que la vérification doit être planifiée et réalisée de façon à pouvoir fournir l'assurance raisonnable que l'objectif est atteint.

La vérification comprenait diverses procédures jugées nécessaires pour fournir une telle assurance. Ces procédures incluaient, sans s'y limiter, les suivantes :

  • l'examen de documents comme les politiques, les processus et les plans de travail relatifs à l'aliénation des collections privées;
  • l'examen et la schématisation des processus opérationnels et des contrôles internes connexes;
  • des entrevues avec des responsables de processus clés et des employés sous leur direction pour connaître en profondeur les forces et les faiblesses des activités relatives au processus d'aliénation;
  • une comparaison avec d'autres institutions de mémoire pour connaître les pratiques exemplaires en matière d'aliénation;
  • le test de 24 cas d'aliénations choisis de façon discrétionnaire pour la période du 1er novembre 2009 au 30 novembre 2010, ce qui comprend un examen des documents à l'appui et la confirmation de leur validité. Ainsi, 42 % des 57 cas d'aliénation qui avaient été traités au moment de la vérification ont été examinés.
    • Le choix était fondé sur un rapport produit par le directeur général, Société et Expression culturelle, dans lequel l'ensemble des opérations d'aliénation réalisées pendant la période couverte étaient abordées.

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