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Évaluations et vérifications

Rapport sur l'aliénation des collections privées

Processus

Critère : L'organisme dispose d'une démarche officielle et rigoureuse pour gérer l'aliénation des collections privées.

Bien que les politiques et les procédures documentées soient limitées, les activités d'aliénation sont régies par une série de critères et par un processus d'approbation officiel.

Nous avons évalué le caractère adéquat du processus d'aliénation et nous nous attendions à ce que les éléments suivants soient en place :
- des politiques et des procédures en matière d'aliénation qui sont en place, bien documentées et efficaces;
- des critères clairs appuyant les décisions prises au sujet des mesures d'aliénation;
- des pouvoirs de délégation pour garantir un processus d'approbation rigoureux.

Le processus d'aliénation fait partie intégrante du processus d'acquisition; pour comprendre l'un, il faut comprendre l'autre. L'acquisition se divise en deux étapes :

- Enregistrement
Après que le directeur général, Société et Expression culturelle a approuvé une proposition d'acquisition, la collection est acquise physiquement et transportée dans les locaux de BAC. Par la suite, l'agent de contrôle des documents entre la collection dans le registre MIKAN et les boîtes sont identifiées à l'aide d'un code à barres pour permettre de faire un suivi et de retrouver facilement les documents d'archives. À ce moment, le contenu et la valeur de la collection ne sont pas parfaitement connus.

- Acquisition
Cette étape est celle de l'évaluation et de la négociation. Après le transfert dans les locaux de BAC, l'archiviste examine physiquement la collection et l'évalue pour déterminer si elle répond aux critères de BAC relatifs à l'acquisition et à la préservation. Si la collection ou une partie de celle ci ne satisfait pas aux critères, elle est aliénée. La mesure proposée, que ce soit la destruction, le retour au donateur ou le transfert, est fondée sur les modalités convenues avec le donateur durant les négociations.

Un acte de donation peut être signé en tout temps pendant ces deux étapes. Il s'agit d'un contrat obligatoire au sens de la loi, qui lie la Couronne et le donateur et officialise l'acquisition de la collection par BAC. En général, une annexe décrivant la collection en détail est jointe au document. Après l'acquisition ou les mesures d'aliénation, la dernière étape consiste à mettre à jour la description de la collection dans la base de données MIKAN, en conformité avec les Règles pour la description des documents d'archives.

Le Guide d'exploitation de la gestion des archives de BAC, qui a été mis à jour pour la dernière fois en 2008, établit des critères de sélection liés à l'acquisition de documents d'archives. Les décideurs doivent tenir compte de critères comme le créateur (un particulier ou une entreprise), le support, la rareté ou l'originalité du contenu, la valeur pour les chercheurs, la valeur artistique ou esthétique, etc. En plus de ces lignes directrices, les normes archivistiques recommandées par l'Association canadienne des archivistes et le jugement professionnel des archivistes guident le processus décisionnel et documentaire. Jusqu'à tout récemment, BAC utilisait le modèle du portefeuille, selon lequel un ou plusieurs archivistes étaient responsables d'une collection et prenaient par conséquent les décisions relatives à l'acquisition et à l'aliénation. Ce modèle a créé des domaines d'expertise qu'on pouvait difficilement contester. Dans ce contexte, la direction a jugé qu'il n'était pas nécessaire de préparer une politique détaillée sur l'aliénation des collections privées.

Malgré l'absence de politique officielle, des contrôles sont en place pour veiller à ce que les mesures d'aliénation soient prises efficacement et en temps opportun. Le processus a été resserré durant la dernière année pour fournir un meilleur contrôle. Des systèmes de suivi ont été mis en place pour garantir la surveillance et le traitement opportun des opérations. De plus, des améliorations ont été apportées au formulaire Recommandation pour la disposition de documents, qui comprend maintenant une annexe décrivant plus en détail la collection dont il faut disposer, et des documents sont nécessaires pour établir la preuve définitive de l'aliénation. Enfin, les deux directions générales participant au processus ont élaboré des procédures sommaires et des normes de service qui ont été adoptées.

Le nombre restreint de politiques et les procédures officieuses pourraient entraîner une application inégale des mesures d'aliénation et accroître les risques d'erreur.

Après l'étape de l'évaluation, les archivistes formulent des recommandations quant à l'aliénation d'articles faisant partie de collections privées. Trois formulaires peuvent servir à lancer une telle opération. Le premier est celui qui est utilisé le plus fréquemment quand un document d'archives répond à un des critères suivants en matière d'aliénation :

  • le document ne satisfait pas aux critères d'acquisition1;
  • le document est un exemplaire supplémentaire superflu;
  • le retour au donateur est une condition acceptée au moment de l'acquisition;
  • le support est désuet ou non sécuritaire.

Si un ou plusieurs de ces critères sont remplis, l'archiviste remplit le formulaire Recommandation pour la disposition de documents, qui est ensuite approuvé par le directeur général, Société et Expression culturelle.

Le deuxième formulaire, qui doit être approuvé par l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada, est utilisé pour les cas d'aliénation qui ne remplissent aucun des critères du premier formulaire. Le transfert de documents d'archives à une autre institution de mémoire est un exemple d'une telle opération. Le troisième formulaire, qui est approuvé par le superviseur de l'archiviste qui fait la recommandation, est utilisé pour les collections qui sont enregistrées, mais qui ne sont pas encore traitées.

L'agent des normes de la DGSEC veille à ce que les formulaires soient utilisés de façon appropriée, comme en témoigne le cas où un agent a remarqué que le mauvais formulaire était utilisé et a demandé à l'archiviste d'employer le bon. Toutes les demandes sont par la suite transmises à la Section du contrôle de l'inventaire et du logement, au sein de la DGPA, aux fins de traitement.

Les tests ont démontré que le processus d'aliénation qui était en place au moment de la vérification était toujours suivi et que l'autorisation nécessaire était obtenue. À notre avis, le processus d'aliénation est régi par des critères clairs.

Le pouvoir qu'avait le directeur général de la DGSEC d'autoriser la disposition de documents en fonction des critères indiqués ci dessus est venu à échéance le 31 mars 2011, ce qui a entraîné des retards. Au moment de produire le rapport sur la vérification, seulement neuf cas d'aliénation avaient été traités depuis le 1er avril 2011. Ils avaient tous été autorisés par l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada ou par le superviseur responsable.

Il est bien connu qu'un arriéré considérable de collections privées s'accumule dans les entrepôts de BAC depuis plusieurs années. Selon le registre MIKAN, 5 330 dossiers d'archives reçus par BAC depuis 1998, c'est à dire 99 427 boîtes, ne sont toujours pas traités, ce qui a notamment pour conséquence une utilisation inefficace de l'espace et des ressources. Des raisons valables justifient peut être certains retards, mais cette situation révèle l'absence d'une démarche stratégique et systématique de traitement des collections privées aux fins d'acquisition et d'aliénation.

La direction est consciente du problème, et l'IMI 4 comprend un projet visant à éliminer l'arriéré en fonction des priorités. Il est nécessaire d'élaborer une politique officielle qui établira les critères permettant de fixer les priorités concernant le traitement des collections privées et de créer des procédures d'aliénation comprenant des échéances. De plus, une structure de délégation de pouvoir convenable devrait être en place pour que les activités d'aliénation soient menées efficacement et en temps opportun

Recommandations :

2. Examiner l'efficacité du processus de délégation des pouvoirs concernant les mesures d'aliénation.

Réponse de la direction :

Le Secteur des acquisitions de BAC accepte cette recommandation. Dans un contexte où l'on met plus que jamais l'accent sur l'examen des ressources documentaires existantes, la délégation des pouvoirs sera examinée en collaboration avec le Secteur de la gestion des ressources documentaires pour garantir la cohérence de la délégation ainsi qu'une vue d'ensemble pertinente, pendant que ce processus relativement nouveau se développe et que les leçons apprises sont intégrées dans l'instrument de délégation.

1 Selon le Guide d'exploitation de la gestion des archives.

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