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Évaluations et vérifications

Évaluation formative du Résultat stratégique 1.0 de BAC « L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement »

Août 2012

Table des matières


Acronymes

AAP Architecture des activités de programme
ADD Autorisations de disposer des documents
APDD Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents
ASDD Autorisation spécifique de disposer de documents
BAC Bibliothèque et Archives Canada
CSR Centres de services régionaux
DGSG Direction générale, Société et Gouvernance
GI Gestion de l'information
IRTD Instrument de responsabilité en tenue de documents
RDVO Ressources documentaires à valeur opérationnelle
RDVC Ressources documentaires à valeur continue
SCT Secrétariat du Conseil du Trésor
SysCAD Système de contrôle des autorisations de disposer des documents

Sommaire

L'évaluation formative du résultat stratégique (programme) 1.0, « L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement », qui fait partie de l'architecture des activités de programme (AAP) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), était prévue dans le plan d'évaluation 2011-2012, approuvé par l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada.

La responsabilité du programme 1.0 et de ses deux activités, 1.1 « Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents » et 1.2 « Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux », est confiée à la Direction générale, Société et Gouvernance (DGSG), ainsi qu'au chef de l'exploitation. Une des activités clés de la DGSG consiste à faciliter la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents (« la Directive ») du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), adoptée en vertu de la Politique sur la gestion de l'information (« la politique »). Ce travail comprend l'élaboration et l'implantation de la méthodologie en tenue de documents, afin d'aider les ministères et organismes du gouvernement fédéral à gérer leurs propres ressources documentaires et de permettre à BAC d'émettre plus efficacement les autorisations de disposer. Ultimement, on s'attend à ce que les activités 1.1 et 1.2 mènent aux deux résultats suivants :

  • À court terme : mise en place d'un régime de réglementation à l'échelle du gouvernement, et gestion et disposition appropriées de l'information gouvernementale courante.
  • À moyen terme : gestion de l'information gouvernementale courante de manière à appuyer la responsabilité gouvernementale.

L'objectif de l'évaluation formative était de présenter une opinion neutre sur la probabilité de réussite du programme en s'intéressant à sa gouvernance et à sa mise en œuvre. Les principales questions de l'évaluation étaient les suivantes :

  • Gouvernance : La structure de gouvernance est-elle claire et efficace? Les rôles et les responsabilités de BAC sont-ils clairs et est-ce que BAC et les autres institutions du gouvernement du Canada les comprennent bien?
  • Mise en œuvre : Dans quelle mesure le contenu des protocoles d'entente, des autorisations de disposer des documents (ADD) et des autres ententes est-il approprié? Les outils de BAC sont-ils mis en place tel que prévu? Est-ce les mécanismes nécessaires et les mesures appropriées ont été mis en place afin de faire le suivi du rendement?
  • Réussites à ce jour : Dans quelle mesure les activités liées à la gestion de la disposition des documents ont-elles permis d'atteindre les résultats immédiats « État de préparation et capacité accrus de gérer efficacement l'information gouvernementale » et les résultats intermédiaires « Un régime de réglementation est en place à l'échelle du gouvernement et l'information gouvernementale est gérée et disposée de façon appropriée »? Comment les ressources du programme sont-elles dépensées ou utilisées?

Constatations et recommandations

Nous concluons et recommandons les éléments suivants en lien avec l'objectif de cette évaluation formative.

Gouvernance

La structure décisionnelle et organisationnelle est généralement claire, notamment au sein de BAC. La structure de gestion de BAC est efficace. La perception de la clarté des rôles et des responsabilités des différents acteurs est toutefois généralement variable. Par contre, les rôles et les attentes à l'égard de BAC dans la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents ne semblent pas être clairs aux yeux de plusieurs intervenants.

RECOMMANDATION 1 : Il est recommandé que BAC poursuive son travail de clarification de ses rôles et de ses responsabilités. Il en résultera une meilleure gestion et un meilleur suivi des actions, et particulièrement de meilleurs résultats si chaque groupe assume pleinement ses responsabilités.

Mise en œuvre

L'évaluation s'est penchée sur le contenu des protocoles d'entente et des ADD. Bien que des progrès notables aient été accomplis depuis les années 90, il reste encore plusieurs ADD à mettre en place ou à mettre à jour. Plus de 200 institutions sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (« la Loi ¹) et plusieurs d'entre elles ne font l'objet d'aucune entente en ce moment.

La méthodologie en tenue de documents, qui inclut une méthodologie de disposition globale, a justement pour but de simplifier et accélérer le processus d'analyse et d'approbation de la disposition. Les premiers adhérents à la méthodologie en tenue de documents apprécient les outils, la formation et le soutien offert par BAC. Le processus d'implantation prend toutefois plus de temps et de ressources que prévu.

Depuis 2007, les ressources consacrées à la Directive et la méthodologie en tenue de documents ont constamment augmenté, atteignant 85 % des ressources du programme en 2011-2012. Cependant, la capacité d'atteindre les objectifs de la méthodologie en tenue de document semble peu probable à court terme. L'ampleur des ressources nécessaires à l'implantation de cette méthodologie a été sous-estimée.

RECOMMANDATION 2 : Compte tenu du contexte budgétaire et des résultats atteints, il est recommandé de revoir les plans de travail et de prévoir un calendrier précis des ressources estimées, des plans de rechange pour s'adapter au contexte et aux organisations, ainsi qu'un examen approfondi de l'incidence de la transition vers le numérique.

Afin de limiter l'accumulation excessive de ressources documentaires au sein des institutions fédérales, un nouveau modèle de services a été défini et progressivement mis en œuvre. Les organisations et BAC semblent bien gérer ce nouveau modèle, dont l'objectif est de réduire le legs documentaire et les coûts d'entreposage.

Un des aspects clés de cette évaluation est le suivi du rendement. Les mécanismes de suivi comprennent des sondages, la mesure de rendement institutionnel et la cueillette de données opérationnelles. Aucun outil ne permet de vérifier facilement l'efficacité des protocoles d'entente concernant les transferts de ressources documentaires, les échéanciers de transferts ou la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères ou encore la proportion des institutions soumises à la Loi sur BAC et qui ont des protocoles d'entente.

RECOMMANDATION 3 : Il est recommandé d'adapter les systèmes d'information pour qu'ils puissent servir de véritables tableaux de bord de suivi de rendement et qu'ils offrent un portrait d'ensemble de la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères et organismes assujettis à la Loi.

Réussites à ce jour

Comme l'expérience des premiers adhérents n'est pas tout à fait terminée, il est trop tôt pour connaître l'incidence finale de la méthodologie en tenue de documents. Aucun document de BAC ne décrit en détail (par sous-activités) comment les sommes des programmes sont dépensées. L'absence de données financières sur les coûts rend les analyses de l'efficience du programme impossibles.

RECOMMANDATION 4 : Il est recommandé d'établir des rapports financiers qui indiquent clairement les coûts de chacune des composantes des activités de programme aux fins de gestion et de reddition de compte.

Remerciements

Nous tenons à exprimer notre gratitude envers la direction, le personnel, ainsi que les partenaires et les répondants des ministères lors de cette évaluation. Ils ont fait preuve de coopération et de patience afin de soutenir l'équipe de l'évaluation dans l'accomplissement de son travail tout au long de ce mandat.

Réponse de la direction

Tel qu'indiqué dans le rapport, la méthodologie en tenue de documents évolue au fur et à mesure des leçons apprises lors des projets avec les treize premiers adhérents. Ainsi, depuis la préparation du rapport, des changements importants ont été apportés au Programme de disposition et de tenue de document, en autre suite aux recommandations de l'évaluation.

Dans l'ensemble, plusieurs constatations sont positives et les recommandations sont constructives. Elles contribuent à l'amélioration de la prestation du programme. Par conséquent, la gestion poursuit la mise en œuvre du plan d'action pour répondre aux recommandations faites dans le rapport. Des efforts devront être accrus pour améliorer les méthodes utilisées pour rendre compte de la réussite des activités et des résultats atteints.

1. Introduction et description

Ce rapport présente l'évaluation formative du résultat stratégique 1.0, « L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement », désigné ci-après comme le programme, et des activités 1.1 « Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents » et 1.2 « Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux » de l'architecture des activités de programme (AAP) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Cette évaluation était prévue dans le plan d'évaluation 2011-2012, recommandée par le comité d'évaluation et approuvée par l'Administrateur général et Bibliothécaire et archiviste du Canada. Elle a été réalisée par le groupe d'évaluation de la Direction de la vérification et de l'évaluation de BAC, avec la participation de la firme de consultants Goss Gilroy Inc.

Ce rapport fait état de l'objet de l'évaluation, ainsi que de la méthodologie en tenue de documents. De plus, la section 4.0 présente les constatations de l'évaluation, alors que la section 5.0 énonce les conclusions et les recommandations.

1.1 Contexte

C'est la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (« la Loi »), entrée en vigueur en 2004, qui a créé BAC et lui a confié le mandat de :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • être la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

En tant que mandataire de la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions, BAC est l'unique responsable de la disposition des documents et de l'acquisition des documents gouvernementaux à valeur continue (archivistique) (voir définition à l'annexe C). De plus, elle fournit une aide et une orientation pour la tenue de documents pour les institutions fédérales1. En effet, BAC joue un rôle de soutien important envers les institutions fédérales en ce qui a trait à la gestion de l'information (GI), afin d'assurer à l'ensemble des Canadiens l'accessibilité aux ressources documentaires. BAC offre ses services à plus de 200 ministères et organismes assujettis à la Loi sur BAC et à 75 autres institutions non soumises à la Loi.

Le chef de l'exploitation de BAC et sa Direction générale, Société et Gouvernance (DGSG) sont responsables de la livraison du programme. Le personnel de la DGSG veille principalement à l'élaboration des instruments et des lignes directrices en matière de disposition des ressources documentaires, à la sensibilisation et à la formation liées à la disposition et à la tenue de documents, à la transmission de conseils aux ministères, à la gestion du legs documentaire et au stockage des documents dans les Centres de services régionaux (CSR). De plus, ces employés effectuent certaines tâches liées à l'acquisition, la description et l'exploration des ressources qui relèvent d'un autre résultat, soit le résultat stratégique 2.0 de BAC, « La mémoire continue du Canada est documentée et disponible ».

En novembre 2003, la vérificatrice générale du Canada a déposé un rapport dans lequel elle se penche sur la protection du patrimoine culturel au sein du gouvernement fédéral. Ce rapport révèle que « les ministères ont accordé peu d'attention à la GI au cours des dernières années et que les Archives nationales du Canada n'ont pas encore réussi à mettre au point les outils nécessaires à l'acquisition efficiente des documents gouvernementaux présentant un intérêt historique et une importance archivistique ». En réponse à ces constats du Bureau du vérificateur général (BVG), BAC a organisé une série de tables rondes des sous-ministres sur la GI et la tenue de documents.

En 2006, BAC s'est vu confier, en collaboration avec les ministères et organismes relevant du Comité consultatif du portefeuille du Conseil du Trésor, le mandat d'élaborer un programme de changement dont l'objectif était de soutenir les hauts fonctionnaires dans leurs efforts de gestion publique efficace et de conférer à la tenue de documents une valeur fondamentale de service public. Un groupe de travail des sous-ministres adjoints a fourni un éclairage et formulé une orientation à propos des recommandations des sous- ministres sur la tenue de documents. En réponse à certaines observations du rapport du BVG, dès 2008, BAC a préparé, en collaboration avec le SCT, la Directive sur la tenue de documents (« la Directive »), ainsi que la méthodologie en tenue de documents, incluant la méthodologie en matière de disposition globale.

En 2009, BAC a entrepris un vaste exercice de modernisation afin de prendre en considération les modes de création et de consultation de l'information, dont les documents numériques, Internet et les médias sociaux. La pierre d'assise de cette modernisation repose sur une collaboration encore plus étroite entre BAC et ses différents partenaires, ainsi que sur la révision des processus de travail de BAC. La DGSG s'est alors vu confier une initiative de modernisation et d'innovation visant à « [...] utiliser un cadre et des outils modernisés dans ses interventions auprès de l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement canadien, afin de garantir une gestion efficace de l'information gouvernementale »2. De plus, depuis 2010, le SCT, en collaboration avec BAC, pilote l'Initiative fédérale sur le bureau numérique, dont le but est de faire progresser le concept de gouvernement sans papier. BAC a annoncé son intention d'accepter dans ses archives uniquement des documents numériques, et ce, à compter de 2017.

En 2011-2012, les ressources consacrées au programme 1.0 se sont élevées à environ 10,7 millions de dollars et à 211 équivalents temps plein, soit environ 9,5 % des dépenses de BAC.

1.2 Modèle logique

En 2011-2012, BAC a établi une nouvelle AAP (voir annexe E) qui définit le résultat stratégique 1.0, « L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement », ainsi que les activités 1.1 « Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents » et 1.2 « Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux ». Ces deux activités ont pour objectif de permettre et de faciliter la gestion des documents au sein des ministères et des organismes du gouvernement du Canada, afin d'assurer le repérage et la conservation adéquats des documents archivistiques et historiques du gouvernement et de gérer le processus de disposition des documents. Ces activités de programme impliquent le développement de normes, de stratégies de GI et d'outils, incluant de la formation, afin, entre autres, d'aider les différents ministères fédéraux à se conformer à la Directive.

Pour mesurer et évaluer le rendement d'un programme, l'évaluation utilise des modèles logiques permettant de définir les activités clés et les principaux résultats attendus des programmes. En janvier 2011, BAC a élaboré le modèle logique qui suit (voir figure 1) pour le résultat stratégique 1.0, « L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer l'imputabilité du gouvernement ».

Figure 1 : Modèle logique du programme 1.0, Information gouvernementale

2. Objectif

L'objectif de cette évaluation formative était de présenter une opinion neutre sur la probabilité de réussite du programme en s'intéressant à sa gouvernance et à sa mise en œuvre.

Les principales questions de l'évaluation étaient les suivantes :

  • Gouvernance : La structure de gouvernance est-elle claire et efficace? Les rôles et responsabilités de BAC sont-ils clairs et est-ce que BAC et les autres institutions du gouvernement du Canada les comprennent bien?
  • Mise en œuvre : Dans quelle mesure le contenu des protocoles d'entente, des autorisations de disposer des documents (ADD) et des autres ententes est-il approprié? Les outils de BAC sont-ils mis en place comme prévu? Est-ce les mécanismes nécessaires et les mesures appropriées ont été mis en place afin de faire le suivi du rendement?
  • Réussites à ce jour : Dans quelle mesure les activités liées à la gestion de la disposition des documents ont-elles permis d'atteindre le résultat immédiat « État de préparation et capacité accrus de gérer efficacement l'information gouvernementale » et le résultat intermédiaire « Un régime de réglementation est en place à l'échelle du gouvernement et l'information gouvernementale est gérée et disposée de façon appropriée »? Comment les ressources du programme sont-elles dépensées ou utilisées?

Les questions d'évaluation détaillées sont présentées à l'annexe B.

3. Méthodologie

Cette évaluation formative a été effectuée de novembre 2011 à mars 2012 et couvre la période de 2008 à 2012. Elle est fondée sur plusieurs sources de données recueillies par le biais des méthodes habituelles, soit l'examen de documents et les entrevues avec les répondants clés.

3.1 Examen des documents

Un examen des documents a été réalisé afin de dégager un profil des activités et d'obtenir de l'information permettant de répondre à la plupart des questions de l'évaluation (voir annexe F pour les références). Ces documents comprenaient, entre autres :

  • Des rapports ministériels sur les plans et les priorités et sur le rendement (RPP et RMR);
  • Des indicateurs de rendement ministériel;
  • Des plans stratégiques, diverses présentations et des articles du sous-ministre et de la gestion;
  • Des rapports de comités de travail avec le SCT;
  • Des documents présentant la Directive et la méthodologie en tenue de documents, résultats de l'initiative des premiers adhérents et des sondages/consultations auprès des ministères et organismes;
  • Des documents de programme et de gestion de la DGSG (planification, priorités, opérationnalisation, etc.);
  • Des rapports du BVG du Canada, du SCT, etc.

3.2 Entrevues avec les répondants clés

Au total, 27 entrevues, individuelles ou de groupe, ont été réalisées avec les employés et la haute gestion de BAC, avec les représentants de différents ministères ou organismes (ex. les premiers adhérents, l'École de la fonction publique du Canada, le SCT, etc.), ainsi qu'avec des experts, ce qui représente un total de 39 répondants clés. Les répondants comprenaient des représentants internes et des représentants externes au programme.

3.3 Limites

Examen des documents. La méthodologie en tenue de documents, incluant la méthodologie en disposition globale, est en perpétuelle évolution depuis 2008; par conséquent, l'information nécessaire à l'évaluation n'était pas toujours disponible ou suffisamment fiable. La partie consacrée à la disposition globale repose sur l'approche pansociétale; cet aspect de la méthodologie en tenue de documents est toujours en cours d'élaboration. Il n'a pas été possible de mesurer de façon systématique l'atteinte des objectifs immédiats, par exemple, auprès des premiers adhérents. Il s'est également avéré difficile de trouver de l'information sur les progrès réalisés et l'atteinte des objectifs des activités en général, car cette information n'était pas recueillie de façon systématique et régulière ou n'était pas récente. Il n'y avait par ailleurs pas d'échéanciers précis pour l'atteinte de certains objectifs, ni de budgets fixes pour l'utilisation des ressources, ni de mesures du rendement et du progrès autres que des rapports verbaux réguliers.

Entrevues avec les répondants clés. Bien que les entrevues aient permis de recueillir des informations détaillées sur les activités, les enjeux et les défis, il nous a été impossible de parler à tous les intervenants, y compris les consultants On Second Thought Advisory, qui ont collaboré étroitement à l'élaboration de la méthodologie en tenue de documents et de l'approche pansociétale. Nous avons communiqué avec les intervenants figurant sur la liste fournie par la DGSG. Certains intervenants ont hésité à participer au processus avec BAC et ont également refusé de participer aux entrevues avec les consultants.

La triangulation de divers éléments de preuve a été utilisée afin de remédier partiellement à ces défis et limites. Les questionnaires d'entrevue ont été conçus afin de combler les lacunes recensées lors de l'examen des documents ou de clarifier les ambiguïtés que ceux-ci contenaient. Dans certains cas, les questionnaires ont même permis de repérer des documents supplémentaires. Le lien étroit entre le groupe d'évaluation de BAC et les consultants a été utile pour mieux comprendre le programme et les enjeux qui ont émergé lors de l'évaluation.

Les changements fréquents dans la gestion du programme 1.0 de BAC constituent un défi important à considérer. Depuis 2008, plusieurs personnes se sont succédé à la tête de la Direction générale et du secteur, ce qui a eu une incidence significative sur la communication intra et interministérielle. Il s'est donc avéré difficile de reconstituer avec précision le parcours de BAC en ce qui a trait à la gestion du programme.

L'analyse de l'efficience et de l'économie. L'équipe d'évaluation a éprouvé des difficultés à mener une analyse approfondie des dépenses de programme aux fins de l'analyse de l'efficience et de l'économie. L'information financière relative à la gestion courante du programme n'indique pas le total des dépenses. Les données apparaissant dans les rapports ministériels de BAC sont préparées par les services financiers, la DGSG n'étant pas en mesure de présenter séparément les dépenses de ses diverses activités. L'équipe d'évaluation a dû se contenter d'une analyse qualitative de l'utilisation des ressources à partir de la documentation et des entrevues avec les employés.

4. Constatations

4.1 Gouvernance

Au sein de BAC même, les structures de gouvernance et les structures organisationnelle sont généralement claires. Toutefois, la compréhension du cadre institutionnel, plus particulièrement les responsabilités des intervenants de la Directive, est touchée par un haut taux de roulement du personnel au sein des ministères et des organismes, ainsi qu'à BAC. De plus, les rôles et les attentes de BAC dans la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents ne semblent pas être clairs.

Selon la Politique sur la gestion de l'information, la GI au gouvernement fédéral relève de trois intervenants principaux : le SCT, les ministères et organismes fédéraux et BAC. L'évaluation a tenu compte de la participation de tous ces intervenants au programme de gestion de l'information gouvernementale et elle s'est penchée sur la clarté et l'efficacité de la gouvernance des activités considérées ici, c'est-à- dire l'élaboration d'instruments de réglementation et d'outils de tenue de documents (1.1) et la collaboration à la gestion de documents gouvernementaux (1.2).

4.1.1 Rôles et responsabilités

Au SCT, la Direction générale de la GI est responsable de la politique et de la Directive, ainsi que du suivi de leur application par les ministères et organismes fédéraux. Pour y arriver, elle utilise l'élément no 12, « Efficacité de la gestion de l'information », du Cadre de responsabilisation de gestion, ainsi que des évaluations/examens de divers documents ministériels.

Au sein de chaque ministère, c'est le cadre supérieur chargé de la GI qui assume le rôle central de coordonner, promouvoir et orienter la GI au sein du ministère. Et selon la Directive, le cadre chargé de la GI est responsable du repérage et de la protection des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO), ainsi que de l'établissement et de la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles en tenue de documents pendant tout le cycle de vie de l'information.

De plus, chaque employé de l'administration fédérale doit veiller à la saine GI qu'il recueille, crée et utilise à l'appui des résultats de programmes et des responsabilités et des besoins opérationnels. Dans chaque ministère, les gestionnaires de tous les niveaux assument le rôle de la gestion des ressources, des outils et des processus. Ils sont donc également responsables de la GI, laquelle fait partie intégrante de la prestation de leurs programmes et services et constitue une ressource stratégique.

En vertu de la Loi, BAC a la responsabilité de « [...] fournir aide et orientation pour la tenue des documents pour le gouvernement du Canada; [...] déterminer, sélectionner, acquérir et conserver les documents gouvernementaux ayant une valeur durable pour le Canada [...]  »3.

Voir la figure 2 pour un sommaire des différents rôles et responsabilités.

Figure 2 : Rôles et responsabilités des partenaires en gestion de l'information

  Employés et gestionnaires Cadre chargé de la GI Administrateur général BAC SCT

Gestion de ressources documentaires à valeur transitoire

Cadre réglementaire
Politique sur la gestion de l'information

Les ressources documentaires sont créées, acquises et gérées directement par les employés, à leur poste de travail ou dans un espace de travail partagé, souvent de manière informelle.

Les ressources documentaires n'ayant aucune valeur opérationnelle ne sont pas déclarées, versées ou gérées dans un dépôt.

   

Émettre la politique, les directives et les guides afférents.

Mettre en œuvre des mesures pour s'assurer du respect de la Directive.

Gestion de RDVO

Cadre réglementaire
Directive sur la tenue de documents

Les gestionnaires de programme sont chargés de repérer, de déclarer et de gérer les RDVO, en vue de répondre aux besoins opérationnels et aux exigences en matière de services.

Responsable de coordonner, promouvoir et orienter la GI.

Responsable du repérage et de la protection des RDVO.

Mettre en œuvre les mécanismes de tenue de documents tout au long du cycle de vie des documents.

Faciliter et soutenir la mise en œuvre de la tenue de documents; créer des instruments et des outils de tenue de documents; communiquer des normes de tenue de documents.

Émettre et communiquer la Directive et des guides et des instruments pour déterminer la valeur opérationnelle.

Mettre en œuvre des mesures pour s'assurer du respect de la directive.

Gestion deressources documentaires à valeur continue (RDVC)

Cadre réglementaire
Loi, en particulier l'art. 12 sur la disposition

 

 

 

Déterminer, sélectionner, acquérir et conserver les RDVC; émettre des ADD; autoriser les plans de conservation et d'élimination des ressources documentaires; émettre des normes pour le transfert numérique.

 

Gouvernance au sein de BAC

Au sein même de BAC, les employés ont indiqué que les structures de gouvernance décisionnelle et organisationnelle sont généralement claires. Le Cadre de disposition des documents gouvernementaux et la méthodologie en tenue de documents ont été élaborés et mis en œuvre en consultation avec les ministères.

Les participants à l'initiative des premiers adhérents, un groupe de 13 ministères et organismes choisis pour être les premiers à utiliser la méthodologie en tenue de documents (voir annexe D), s'accordent généralement pour dire que la structure de gestion de BAC est efficace. Par exemple, il y a des rapports réguliers et des suivis pour chacune des trois étapes de la méthodologie en tenue de documents, décrites plus bas à la section 4.2.2, et des chefs de projets (archivistes) sont affectés à la gestion de chacun des 13 projets/adhérents.

Perception des rôles parmi les organisations fédérales

BAC a mené, en 2010, un sondage sur l'Initiative de tenue de documents auprès des responsables de la GI au sein des organisations fédérales, pour connaître leur état de préparation et leur capacité de gérer les ressources documentaires. Le sondage a indiqué que 88 % des répondants savaient que BAC est responsable de soutenir la mise en œuvre de la Directive; la version de 2012 du sondage confirme la progression de cette reconnaissance, avec un résultat de 93 %.

Par contre, lors des entrevues menées dans le cadre de cette évaluation formative, il est ressorti que certains répondants se demandent toujours qui est le mieux placé pour répondre aux questions au sujet de la Directive et de la méthodologie en tenue de documents : le SCT ou BAC? D'ailleurs, le personnel de BAC, en particulier dans les régions, doit souvent rappeler les rôles et les responsabilités en matière de tenue de documents et le cadre réglementaire régissant la gestion des RDVC.

Les services d'évaluation et d'acquisition et les services-conseils, à la DGSG, traditionnellement offerts par un archiviste dédié à un ministère, sont, depuis juillet 2011, offerts par des spécialistes par champ fonctionnel transversal, responsable de portfolio. Ce changement organisationnel n'est toujours pas bien accepté parmi certains répondants qui ont beaucoup de réserve avec cette approche de services et disent ne plus savoir à qui s'adresser à BAC.

Finalement, il y a un haut taux de roulement du personnel dans les ministères et organismes, qui fait en sorte que la responsabilité de la gestion de la tenue de documents est problématique dans plusieurs ministères et organisations, y compris en ce qui a trait à la compréhension du cadre institutionnel, notamment la Directive. Ceci est aussi vrai à BAC, où le roulement de personnel de gestion a été important.

4.2 Mise en œuvre

4.2.1 Protocoles d'entente et autorisations de disposer des documents

Les transferts de RDVC vers BAC ont eu lieu dans environ la moitié des ADD valides. Ce processus prend en moyenne 7 ans et l'âge moyen des documents reçus est d'environ 30 ans. De l'avis général, les ententes actuelles en matière de disposition ne répondent pas adéquatement aux besoins de plusieurs organisations, c'est-à-dire que l'ensemble des activités de l'architecture de programme d'un ministère ne figurent pas dans les ADD. La méthodologie en tenue de documents, qui inclut une méthodologie de disposition globale, devrait simplifier et accélérer le processus d'analyse et d'approbation en ce qui a trait à la disposition des ressources documentaires.

L'article 12 (1) de la Loi énonce ce qui suit : « L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'adimistrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. »

Dans la foulée du rapport du BVG de 2003 et du travail des comités de sous-ministres, BAC s'est engagé à revoir le processus de délégation de la disposition, en établissant une méthodologie de disposition globale applicable à l'ensemble des ministères, afin de simplifier et d'accélérer le processus.

Les protocoles d'entente et les ADD servent à s'assurer que BAC fera l'acquisition du patrimoine documentaire de chaque ministère ou organisme, soit les RDVC. Les protocoles d'entente déterminent quels sont les RDVC qui seront transférés à BAC et servent à définir les modalités d'élimination de ressources documentaires éphémères ou de RDVO. Depuis des décennies, BAC signe des protocoles d'entente avec les organisations fédérales (environ 450 protocoles d'entente enregistrés dans les systèmes de BAC). Les ADD sont les instruments qui permettent aux organisations du gouvernement fédéral de disposer des ressources documentaires, soit en autorisant leur destruction, soit en exigeant leur transfert à BAC, soit en s'entendant sur leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada. Il existe actuellement deux catégories d'ADD : les autorisations spécifiques de disposer de documents (ASDD) et les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD). L'utilisation des APDD est plus ou moins régulière. Par exemple, l'APDD liée à la fonction de la gestion des ressources humaines a été utilisée par 77 % des organisations, alors que 10 % des organisations disent avoir utilisé l'APDD liée à la gestion des documents institutionnels des bureaux des ministres4.

La DGSG indique par ailleurs qu'en 2002, un important exercice a été effectué pour rationaliser le nombre d'ADD et s'assurer que les inscriptions dans le Système de contrôle des autorisations de disposition (SysCad) sont valides et que les institutions peuvent les utiliser. Par la suite, plus de 1 200 ADD ont été révoquées sur les 2 200 que comptait le SysCAD. Presque au même moment, le BVG notait que plusieurs ADD n'étaient pas à jour ou appliquées5. Aujourd'hui, on compte près de 850 ADD actives. Chaque année, la DGSG émet de 5 à10 protocoles d'entente ou ADD et examine de 20 à 45 ADD, selon les rapports annuels sur la mesure de rendement.

À la fin de 2011, la DGSG a mené des analyses internes sur les ADD valides et les transferts de documents qui y sont liés. Le constat préliminaire indique que les transferts de documents vers BAC ont eu lieu pour environ la moitié des ADD et que l'âge moyen des documents reçus est d'environ 30 ans. L'importance de renouveler les ententes dans des délais plus courts est relative, compte tenu des pratiques de transfert qui s'ensuivent. Toujours selon les données de l'analyse de 2011, les pratiques de transfert vers BAC révèlent que le nombre moyen d'années qui s'écoulent entre la date de la signature d'une entente et le transfert physique des documents est d'environ sept ans.

Selon les répondants des ministères, l'émission d'un protocole d'entente demande un grand investissement en temps chez tous les intervenants impliqués, notamment du côté de BAC. Les multiples niveaux d'approbation sont d'ailleurs perçus comme l'un des obstacles clés de l'approbation des protocoles d'entente. Finalement, les employés de BAC sont généralement d'avis que plusieurs organisations ne sont pas bien couvertes par les ententes actuelles en matière de disposition, c'est-à-dire que l'ensemble des activités d'un ministère n'est pas répertorié dans les ADD.

Les employés de BAC notent cependant une augmentation sensible de la couverture de chaque ministère depuis les années 90, lorsque la méthode de macroévaluation a été introduite. Cette méthode a été définie dans la méthodologie en tenue de documents en ce qui a trait à la disposition globale au sein des organisations. Plus particulièrement, elle a pour but de simplifier et d'accélérer le processus d'analyse et d'approbation de disposition des ressources documentaires, incluant le transfert numérique. Elle met donc l'accent sur une implication plus importante des organisations dans la prise de décision concernant le statut des ressources documentaires.

4.2.2 Outils de gestion de l'information

La méthodologie en tenue de documents est utilisée depuis septembre 2011 dans le cadre de l'initiative des premiers adhérents. Tout indique que les participants apprécient la méthodologie en tenue de documents, les outils, la formation offerte par BAC, ainsi que le haut degré d'implication des employés et du soutien prodigué par BAC. Le processus d'implantation prend toutefois plus de temps et de ressources que prévu, ce qui oblige BAC à apporter des modifications à la méthodologie en tenue de documents en vue de simplifier son application.

Afin de faciliter le processus permettant aux ministères et organismes de se conformer à la Directive, BAC et ses consultants On Second Thought Advisory, en collaboration avec le SCT, ont élaboré la méthodologie en tenue de documents en 2008. Cette méthodologie requiert une plus grande participation de chaque ministère et organisme fédéral, afin de lui permettre ultimement de bien gérer lui-même ses ressources documentaires, « en identifiant, parmi ses ressources documentaires, celles qui ont une valeur opérationnelle, et en garantissant l'application de mesures de contrôle en matière de tenue de documents »6.

La méthodologie en tenue de documents s'appuie sur une approche basée sur le risque et permet aux organisations fédérales d'obtenir des ADD pour les ressources documentaires de tous formats, incluant le format numérique.

Comme le montre la figure 3 ci-dessous, la méthodologie en tenue de documents se déroule en trois phases. La première phase de planification et de priorisation a pour objectif d'évaluer la situation de l'institution du ministère en matière de tenue de documents, de déterminer l'ampleur du projet de mise en œuvre de la tenue de documents et d'établir, à la fin de cette phase, un plan d'action, partie intégrante du protocole d'entente. Le ministère reçoit l'autorisation de procéder à la disposition de certaines ressources documentaires par le biais des ADD valides.

La deuxième phase de mise en œuvre ou d'évaluation/effort unique permet de définir l'instrument de responsabilité en tenue de documents (IRTD) et l'autorisation de disposition globale. Plus particulièrement, cette phase permet de déterminer ce que le ministère doit faire pour atteindre et maintenir sa capacité en matière de tenue de documents et de disposition.

La troisième phase de « tenue de documents continue et disposition » prévoit que les organisations seront capables, au quotidien, d'assurer « une tenue de documents continue, responsable et bien documentée par les responsables des ressources documentaires et les spécialistes en GI ». L'annexe D donne plus de détails sur la méthodologie en tenue de documents.

Figure 3 : Sommaire de la méthodologie en tenue de documents7

BAC a mis sur pied des équipes de travail qui se consacre à la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents, à l'élaboration d'outils génériques d'évaluation, à la préparation d'outils pour guider la disposition globale, à la communication et aux conseils sur la tenue de documents, ainsi qu'à un programme de formation en tenue de documents destiné aux consultants et aux spécialistes.

L'évaluation formative du programme s'est penchée sur l'implantation de la méthodologie en tenue de documents afin de déterminer, à la lumière des résultats de l'initiative des premiers adhérents, dans quelle mesure celle-ci répond aux attentes jusqu'à maintenant.

Initiative des premiers adhérents

L'initiative des premiers adhérents a réuni 13 ministères et organismes qui, de septembre 2011 et mars 2012, ont mis en œuvre la méthodologie en tenue de documents au sein de leur organisation respective. Le sommaire de la rencontre de rétroaction de janvier 2012 indique que la plupart des premiers adhérents sont satisfaits du degré d'implication des employés de BAC dans le cadre de l'initiative, du soutien apporté par BAC et des outils mis à leur disposition. De façon plus spécifique, les représentants ont mentionné que les archivistes ont joué un rôle de soutien essentiel. BAC a aussi su adapter le processus de mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents en fonction de la réalité des organisations et adapter les outils conçus pour répondre à leurs besoins. De plus, BAC a su faire en sorte que le projet demeure une priorité dans les ministères et organismes.

Certains répondants des ministères et organismes ont mentionné que la terminologie utilisée et les modalités d'utilisation ne sont pas toujours claires et devraient être simplifiées. Plus de liens devraient être faits entre l'élément no 12 du Cadre de responsabilisation de gestion, efficacité de la gestion de l'information, et les outils de la méthodologie en tenue de documents.

L'initiative a permis de constater qu'il ne sera pas nécessaire pour toutes les organisations d'accomplir les trois phases de la méthodologie en tenue de documents. Certains des premiers adhérents avaient déjà en place des pratiques en tenue de documents qui respectaient les exigences de la Directive. Cela leur a permis de passer directement à la phase 3 (tenue de documents continue et disposition), au cours de laquelle la tenue de documents est assurée au quotidien de façon autonome.

Les premiers adhérents ont aussi indiqué que le processus prend plus de temps que prévu et ils ont suggéré de revoir les échéanciers de mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents de façon à les rendre plus réalistes. Quelques répondants ont mentionné des défis de nature technique, dont la difficulté à répertorier les RDVO (ce qui est le fondement de la Directive). Cependant, comme chaque organisation est unique, ainsi que son AAP, il devient difficile d'interpréter les guides, et le processus de repérage peut demander jusqu'à six mois.

Certains premiers adhérents sont persuadés que le temps requis pour appliquer la méthodologie en tenue de documents sera plus court à l'avenir, car le personnel de BAC aura gagné en expérience et la méthodologie en tenue de documents et les outils seront simplifiés et adaptés selon le travail accompli.

Du côté des ministères, les outils élaborés par BAC pour accompagner la méthodologie en tenue de documents étaient généralement utiles et bien conçus. Selon le sondage réalisé en 2012, 97 % des répondants disent qu'au cours des 24 mois précédents, leur organisation a augmenté sa capacité et son niveau de préparation pour gérer efficacement l'information. Par contre, les répondants donnent en moyenne une note de 3 sur 5 (5 indique un état de préparation ou un plein rendement) à l'état de préparation et à la capacité de leur organisation à gérer l'information efficacement.

Plusieurs répondants, y compris des représentants de la haute gestion de BAC, affirment qu'il sera difficile pour certaines institutions de répondre aux exigences de la Directive en 2014, en raison du manque de ressources. BAC n'est pas responsable d'assurer que les ministères se conforment à la Directive, mais bien d'en faciliter la mise en œuvre en mettant au point la méthodologie en tenue de documents et les outils, de même que la formation et l'accompagnement des institutions, au moment où certains ministères opteront pour se conformer à la Directive de façon autonome.

4.2.3 Capacité à la méthodologie en tenue de documements

Il semble peu probable que les objectifs de la méthodologie en tenue de documents soient atteints à court terme. L'ampleur des ressources nécessaires à l'implantation de cette méthodologie a été sous-estimée. La complexité de cette méthodologie et le contexte budgétaire affectent les ressources dont BAC a besoin et rendent l'atteinte des objectifs plus difficile.

Plusieurs sources confirment qu'au cours des dernières années, une part très importante des ressources dédiées aux activités 1.1 et 1.2 ont été allouées à l'élaboration de la Directive et de la méthodologie en tenue de documents, à la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents dans le cadre de l'initiative des premiers adhérents, ainsi qu'à la conception des outils et du processus de disposition et à l'offre de disposition globale pour chaque ministère.

Les objectifs de la méthodologie en tenue de documents sont de faciliter la tenue de documents et la disposition et de rendre plus efficaces les processus de tenue de documents et de disposition.

Un des grands constats de l'initiative des premiers adhérents a été l'ampleur — initialement sous-estimée — des ressources nécessaires à l'implantation de la méthodologie en tenue de documents; en raison de sa complexité et du niveau de détail qu'elle comporte, la méthodologie en tenue de documents est difficile à appliquer. Dans le contexte budgétaire actuel, cette question revêt une importance critique à la veille de l'implantation de la méthodologie en tenue de documents dans 40 autres organisations en 2012-2013. À moyen terme, on estime qu'environ 150 institutions auront besoin de soutien pour répondre à la Directive. Certains employés de BAC ont d'ailleurs indiqué que les archivistes auront moins de temps pour s'occuper d'autres questions touchant les organisations. Plusieurs répondants ont par ailleurs mentionné que davantage de formation sera nécessaire pour le personnel de BAC afin que la méthodologie en tenue de documents soit implantée à plus grande échelle.

Dans le sondage réalisé par BAC en 2010, on a demandé aux institutions quels étaient les obstacles à l'implantation de la Directive. Selon les résultats, les obstacles les plus fréquemment cités par les gestionnaires interrogés étaient le manque de ressources (59 %), suivi du faible niveau de familiarité avec la Directive (39 %) et un manque d'attention portée à la GI en général (31 %).

Du côté de BAC, plusieurs employés disent aussi manquer de ressources pour l'ensemble des activités liées à la méthodologie en tenue de documents et au processus de disposition; de plus, les échéanciers sont souvent décalés. On s'inquiète par ailleurs pour la santé du personnel, qui risque de souffrir de surmenage. Il semble peu probable que les objectifs de la méthodologie en tenue de documents soient atteints dans l'ensemble des organisations à court terme.

4.2.4 Modèle d'entreposage et du legs documentaire

Dans l'optique de limiter l'accumulation excessive de ressources documentaires au sein des institutions fédérales, incluant les CSR de BAC, un nouveau modèle de services, qui permet de stocker les RDVC du gouvernement canadien de façon sécuritaire, accessible et économique, a été conçu et progressivement mis en œuvre. Par conséquent, le nombre de CSR à BAC passera de huit à trois. Ces fermetures représentent pour les organisations fédérales des coûts immédiats substantiels, puisqu'elles auront à effectuer le tri des documents. Toutefois, les organisations et BAC semblent bien gérer la situation; leur objectif est de réduire le legs documentaire et les coûts d'entreposage.

Le rapport du BVG de novembre 2003 a noté que plusieurs ministères sont réticents à l'idée de transférer leurs documents à BAC : « ils invoquent la nécessité d'un accès immédiat pour combler leurs besoins. Lorsque les ministères et organismes les transfèrent aux Archives nationales, en bout de piste, c'est souvent le besoin d'espace qui motive le transfert »8.

Le sondage que BAC a réalisé en 2010 indique que 61 % des organisations ont établi une structure de classification (achevée ou presque achevée) afin de faciliter le remisage, la recherche et l'extraction de RDVO, alors que 53 % des organisations ont mis sur pied des dépôts pour entreposer ces RDVO. Le sondage révèle aussi que les trois quarts des organisations interrogées utilisaient les CSR pour entreposer des documents.

BAC a mis au point un nouveau système d'entreposage permettant de stocker les RDVC du gouvernement canadien de façon sécuritaire, accessible et économique. L'objectif est de n'avoir plus que trois bureaux régionaux de BAC sur les huit existants, pour n'entreposer que les RDVC et non plus des RDVO ou les documents à valeur éphémère.

Interrogés sur le nouveau modèle d'entreposage, les répondants ont surtout fait allusion aux efforts et aux coûts immédiats substantiels à la suite de la fermeture de certains CSR, puisqu'ils devront examiner leurs dossiers entreposés dans les CSR et récupérer ou éliminer ceux qui ne sont pas à valeur continue. Au moment de l'évaluation formative, environ 50 % des documents examinés dans les CSR avaient été détruits.

En général, les organisations et BAC semblent bien gérer la situation. Certains cas demeurent difficiles, cependant, comme celui du ministère des Pêches et Océans, qui ne dispose pas des autorités nécessaires pour gérer le traitement des documents entreposés dans les CSR. À court terme, la fermeture encouragera plusieurs organisations à procéder à la disposition continue de leurs documents à l'aide de la méthodologie en tenue de documents et des outils.

4.2.5 Mécanismes de suivi

Il existe quelques mécanismes de suivi de l'implantation de la méthodologie en tenue de documents au sein des organisations fédérales. Ces mécanismes consistent en des sondages auprès des gestionnaires de l'information, la mesure de rendement institutionnelle et la cueillette de données opérationnelles et permettent de faire un certain suivi des activités. Aucun outil ne permet de vérifier facilement l'efficacité des protocoles d'entente de BAC concernant les transferts de ressources documentaires, les échéanciers de transferts ou la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères ou encore la proportion des institutions soumises à la Loi qui ont des protocoles d'entente.

Trois avenues permettent à BAC d'effectuer un certain suivi de ses opérations, de celles attendues décrites dans le plan annuel de la DGSG et de celles énoncées dans le rapport sur le rendement de la DGSG et qui ont été réalisées :

  • Le cadre de rendement institutionnel de BAC prévoit des sondages sur l'Initiative de tenue de documents auprès des responsables de la GI au sein des organisations fédérales pour mesurer leur état de préparation et leur capacité de gérer efficacement l'information, ainsi que des sondages pour faire le suivi de la qualité des services offerts et obtenir des données sur les activités et les extrants du programme, tels conseils, formation et journée d'information, outils, etc.
  • Des rapports réguliers ou ponctuels sont également fournis à la haute gestion sur l'état de l'avancement des travaux, y compris sur la production des instruments.
  • Le SysCAD renferme les descriptions sommaires des ADD accordées par BAC aux institutions fédérales, ainsi que l'historique et les ententes qui s'y rattachent. Il comprend les descriptions des ADD valides. En ce qui a trait aux transferts des ressources documentaires à BAC, la base de données des archives MIKAN permet de déterminer dans quelle mesure les autorisations mènent vers des transferts des RDVC.

La DGSG produit un plan et un rapport annuel qui énoncent les résultats stratégiques attendus et les résultats atteints. Ces rapports fournissent des données de nature qualitative, mais également quelques données quantitatives, par exemple, celles concernant la mesure de rendement institutionnelle, les activités de sensibilisation et de formation entreprises, le modèle d'entreposage, la gestion du legs documentaire, la gestion des documents numériques, etc.

Le SysCad est en fait une liste des autorisations par organisation fédérale, avec une description sommaire du contenu; il est impossible de faire des analyses pour l'ensemble des ADD ou des rapports de rendement sommaires. MIKAN n'a pas non plus été conçu pour produire des rapports. Aucun système ne permet d'indiquer la portée de l'application des ADD au sein des ministères ou encore la proportion des institutions soumises à la Loi et qui ont des protocoles d'entente.

En somme, aucun outil ne permet à la gestion de BAC de vérifier facilement l'efficacité des protocoles d'entente de transfert des ressources documentaires reçus, ni les échéanciers de transfert, ni la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères ou encore la proportion des institutions soumises à la Loi et qui ont des protocoles d'entente. Seuls les sondages et la mesure de rendement peuvent à toutes fins utiles servir d'outils de suivi du rendement à une échelle globale.

4.3 Réussites à ce jour

4.3.1 Atteinte des résultats du programme 1.0

Le sondage mené par BAC en 2010 indique que seulement 20 % des ministères estiment que leur organisation a la capacité (les connaissances et les compétences du personnel) nécessaire pour gérer l'information de façon efficace. L'initiative des premiers adhérents récolte un haut taux de satisfaction à l'égard de la méthodologie en tenue de documents et des autres outils utilisés. Ceci suggère que les organisations fédérales qui utiliseront cette méthodologie la trouveront également utile et que par conséquent, cela augmentera la préparation et la capacité des ministères à gérer l'information gouvernementale.

Selon le modèle logique du programme 1.0, le résultat immédiat est : « l'état de préparation et la capacité de gérer efficacement l'information gouvernementale sont accrus ». Le sondage mené par BAC en 2010 indique que près de la moitié (49 %) des organisations affirment que leurs organisations suivent les politiques et pratiques en matière de tenue de documents. Elles sont moins nombreuses à dire que les politiques et pratiques en matière de tenue de documents sont implantées à tous les niveaux de l'organisation. Le sondage de 2012 ne permet pas de déterminer si les organisations ont augmenté leur capacité de gérer la tenue de documents.

Seule l'initiative des premiers adhérents nous permet de mesurer l'efficacité de la méthodologie en tenue de documents, malgré le fait que l'initiative ne soit pas terminée. Une conclusion définitive ne sera connue que lorsqu'un nouveau sondage aura été réalisé auprès des ministères et organismes soumis à la Loi. Par contre, la satisfaction exprimée à l'égard de la méthodologie en tenue de documents et des autres outils suggère que ceux-ci seront susceptibles d'être utiles pour les organisations fédérales et qu'ils augmenteront le degré de préparation et la capacité des ministères. De plus, plusieurs employés de BAC observent aussi des progrès récents au sein des ministères et organismes : « Les ministères sont plus disciplinés, font le ménage, rapatrient les documents. » Plusieurs répondants ont cependant affirmé qu'il est trop tôt pour connaître l'effet de la méthodologie en tenue de documents. Bref, les résultats immédiats du programme sont en bonne voie d'être atteints au sein de plusieurs organisations fédérales.

Le résultat intermédiaire du programme 1.0 est : « Un régime de réglementation est en place à l'échelle du gouvernement et l'information gouvernementale est gérée et disposée de façon appropriée ». Plus de 200 organisations sont soumises à la Loi, et de ce nombre, 13 ont commencé la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents; on prévoit qu'environ 40 organisations recevront le soutien de BAC en 2012-2013. Ceci est insuffisant pour atteindre le résultat intermédiaire.

La phase 2 de la méthodologie en tenue de documents, incluant la disposition globale pour les ministères, n'est pas déployée dans sa forme finale. En effet, l'approche pangouvernementale en matière de disposition de documents, qui vise à déployer une méthodologie générique pour la disposition des ressources documentaires gouvernementales, la révision du cadre de macroévaluation et l'utilisation d'outils génériques pour les services internes, prévoit l'harmonisation avec l'approche pansociétale de BAC. Toutefois, les concepts et l'approche pansociétale sont encore en cours d'élaboration et il y a des défis pour assurer leur intégration à l'évaluation. La mesure de rendement institutionnelle de BAC prévoit de prochains sondages pour mesurer l'atteinte de ce résultat.

4.3.2 Utilisation des ressources

Aucun document de BAC ne décrit en détail comment sont dépensées les sommes allouées aux programmes. Seules les dépenses globales pour l'activité 1.0 sont disponibles. L'absence de données financières sur les coûts rend les analyses de l'efficience du programme impossibles.

La figure suivante indique les montants dépensés dans le cadre du programme Information gouvernementale de BAC. Les dépenses s'élevaient à 13,6 millions de dollars en 2007-2008, alors qu'elles étaient estimées à 10,7 millions de dollars en 2011-2012. Depuis 2007, les ressources consacrées à la Directive et à la méthodologie en tenue de documents ont constamment augmenté, passant de 33 % en 2009-2010 pour atteindre 85 % en 2011-2012. Voir le sommaire des ressources à la figure 4.

Figure 4 : Ressources réelles allouées au programme 1.09

  2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012
estimé (*)
Dépenses
réelles ($)
13,0 M 13,9 M 11,2 M 10,5 M 10,7 M
Équivalents
temps
plein
167 173 177 189 211

* Estimé fourni en mars 2012 par les Services financiers de BAC.

Aucun document de BAC ne décrit plus en détail comment les sommes sont dépensées. Le fait d'avoir des responsabilités couvrant plusieurs activités de l'AAP rend difficile l'attribution des dépenses au sein de la DGSG.

L'absence de données financières fiables sur les coûts de production des protocoles d'entente ou des ADD rend les analyses de l'efficience du programme impossibles. La comparaison de coûts avant et après l'adoption de la méthodologie en tenue de documents et des nouveaux processus de travail sera, en pratique, périlleuse. Les données sont manquantes, alors que la méthodologie en tenue de documents et de disposition globale met de l'avant l'efficacité et l'efficience du nouveau processus.

Par ailleurs, le virage numérique va permettre au gouvernement fédéral de réaliser des économies, car le stockage de documents numériques sera beaucoup moins onéreux, selon plusieurs répondants. De plus, à la lumière des résultats de l'Étude des résultats du bureau numérique de BAC, « le niveau accru de collaboration, l'accès beaucoup plus systématique et direct à l'information pertinente, la simplification du processus d'archivage, et la réduction importante du papier utilisé »10 constituent des avantages importants pour les organisations, lesquels pourraient en partie compenser les coûts importants associés à la mise en œuvre du bureau numérique. Il faudra que les données sur les coûts d'exploitation avant et après l'implantation du bureau numérique soient disponibles pour pouvoir rendre compte des réussites à ce chapitre.

5. Conclusions et recommandations

En nous fondant sur les constatations de la section précédente, nous concluons et recommandons les éléments suivants en lien avec l'objectif de cette évaluation formative.

5.1 Gouvernance

Les résultats indiquent que la structure décisionnelle et organisationnelle est généralement claire, notamment au sein de BAC. Les participants à l'initiative des premiers adhérents, qui réunissait un groupe de 13 ministères et organismes choisis pour être les premiers à utiliser la méthodologie en tenue de documents, s'accordent généralement pour dire que la structure de gestion de BAC est efficace. La perception de la clarté des rôles et des responsabilités des différents acteurs est toutefois généralement variable : le taux de roulement au sein des organisations fédérales (incluant BAC) fait que la compréhension des responsabilités vis-à-vis du cadre institutionnel et de la Directive est inégale. De plus, les rôles et les attentes de BAC en ce qui a trait à la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents ne semblent pas clairs pour plusieurs intervenants.

RECOMMANDATION 1
Il est recommandé que BAC poursuive son travail de clarification de ses rôles et responsabilités. Il en résultera une gestion et un suivi améliorés des mesures, et plus particulièrement de meilleurs résultats si chaque groupe assume pleinement ses responsabilités.

5.2 Mise en œuvre

5.2.1 Protocoles d'entente et autorisations de disposer des documents

L'évaluation s'est penchée sur le contenu des protocoles d'entente et des ADD. Bien que des progrès notables aient été accomplis depuis les années 90, il reste encore plusieurs autorisations à formuler ou à mettre à jour; c'est ce qui explique la nécessité de la méthodologie en tenue de documents et de l'intégration à la méthodologie en tenue de documents d'une approche de disposition globale pour accélérer ce renouvellement. Les défis pour BAC restent grands; il y a plus de 200 institutions qui sont assujetties à la Loi sur BAC et plusieurs ne font l'objet d'aucune entente en ce moment.

5.2.2 Outils de gestion de l'information

La méthodologie en tenue de documents, qui inclut une méthodologie de disposition, a pour but de simplifier et d'accélérer le processus d'analyse et d'approbation de la disposition. Tout indique que les premiers adhérents apprécient la méthodologie en tenue de documents, les outils, la formation et le soutien offert par BAC. Le processus d'implantation prend toutefois plus de temps et de ressources que prévu. Cela a entraîné des modifications à la méthodologie en tenue de documents, afin de simplifier son application.

5.2.3 Capacité de la méthodologie en tenue de documents

Depuis 2007, les ressources consacrées à la Directive et à la méthodologie en tenue de documents ont constamment augmenté, jusqu'à atteindre 85 % des ressources allouées au programme en 2011-2012. Il semble peu probable que les objectifs de la méthodologie en tenue de documents soient atteints à court terme. L'ampleur des ressources nécessaires à l'implantation de la méthodologie en tenue de documents a été sous-estimée. La complexité de cette méthodologie et le contexte budgétaire actuel affectent les ressources dont BAC a besoin et rendent l'atteinte des objectifs plus difficile.

RECOMMANDATION 2
Compte tenu du contexte budgétaire et des résultats atteints, il est recommandé de revoir les plans de travail et de prévoir un calendrier précis des ressources estimées, des plans de rechange pour s'adapter au contexte et aux organisations, ainsi qu'un examen approfondi de l'incidence de la transition vers le numérique.

5.2.4 Modèle d'entreposage et legs documentaire

Afin de limiter l'accumulation excessive de ressources documentaires au sein des institutions fédérales, un nouveau modèle de services a été défini et progressivement mis en œuvre. Ce modèle permettra de stocker les RDVC du gouvernement canadien de façon sécuritaire, accessible et économique. À BAC, le nombre de CSR passera de huit à trois. Ces fermetures représentent pour les organisations fédérales des coûts immédiats substantiels, puisqu'elles auront à effectuer le tri des documents. Toutefois, les organisations et BAC semblent bien gérer la situation; leur objectif est de réduire le legs documentaire et les coûts d'entreposage.

5.2.5 Mécanismes de suivi

Un des aspects clés de cette évaluation est le suivi du rendement. Les mécanismes de suivi comprennent des sondages auprès des gestionnaires de l'information, la mesure de rendement institutionnelle et la cueillette de données opérationnelles. Cependant, aucun outil ne permet de vérifier facilement l'efficacité des protocoles d'entente transfert de ressources documentaires, les échéanciers de transfert ou la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères ou encore la proportion des institutions soumises à la loi sur BAC et qui ont des protocoles d'entente. Il est donc impossible de faire l'état des lieux dans l'ensemble des institutions et en vue de répondre au mandat de BAC. Le système ou tout autre outil devrait pouvoir indiquer, sans que cela demande un effort considérable :

  • le nombre et le pourcentage d'organisations fédérales ayant signé des autorisations globales depuis une date récente, comme 2005 et 2010;
  • le nombre et le pourcentage d'organisations fédérales ayant signé des APDD;
  • le nombre et le pourcentage d'organisations fédérales ayant signé des ASDD;
  • le nombre et le pourcentage d'organisations ayant effectivement transmis des documents comme prévu selon les ententes signées (par ex., depuis 2000);
  • la qualité des documents reçus (par ex., des documents complets, dans le bon format, au contenu approprié);
  • le nombre et le pourcentage d'organisations fédérales ayant implanté la méthodologie en tenue de documents (avec le soutien de BAC);
  • le nombre et le pourcentage d'organisations fédérales dont le personnel de la GI a reçu une formation de BAC.

RECOMMANDATION 3
Il est recommandé d'adapter les systèmes d'information pour qu'ils puissent servir de véritables tableaux de bord de suivi de rendement et qu'ils offrent un portrait d'ensemble de la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères et organismes assujettis à la Loi.

5.3 Réussites à ce jour

5.3.1 Atteinte des résultats du programme 1.0

Plusieurs représentants de ministères et organismes du gouvernement fédéral se déclarent satisfaits de la méthodologie en tenue de documents et des outils de BAC, notamment en ce qui a trait à l'efficacité de la méthodologie en tenue de documents. Comme l'expérience des premiers adhérents n'est pas tout à fait terminée, il est trop tôt pour connaître l'incidence finale de la méthodologie en tenue de documents.

5.3.2 Utilisation des ressources

Aucun document de BAC ne décrit en détail (par sous-activités) comment sont dépensées les sommes allouées aux programmes. L'absence de données financières sur les coûts rend les analyses de l'efficience du programme impossibles.

RECOMMANDATION 4
Il est recommandé d'établir des rapports financiers qui indiquent clairement les coûts de chacune des composantes des activités de programme aux fins de gestion et de reddition de compte.

Annexe A – Réponse et plan d'action de la direction

Recommandations Réponse de la direction Mesures
prévues
Date d'achève ment prévue Responsabilité

Recommandations, telles qu'énoncées dans le rapport même. Ces recommandations ne peuvent être modifiées.

Indiquez si vous acceptez ou non la recommandation (veuillez écrire une brève justification si la réponse est négative).

Indiquez, d'une manière concise et claire, la mesure qui sera prise pour remédier à la situation.

Inscrivez une date approximative (par ex., un trimestre).

Indiquez le niveau du responsable chargé de la mise en œuvre de la mesure.

RECOMMANDATION 1
Il est recommandé que BAC poursuive son travail de clarification de ses rôles et responsabilités. Il en résultera une gestion et un suivi améliorés des mesures, et plus particulièrement de meilleurs résultats si chaque groupe assume pleinement ses responsabilités.

Accepté.

La gestion reconnaît l'importance d'une clarté des rôles et responsabilités des intervenants impliqués dans l'initiative de la tenue de documents.

BAC continuera à renouveler ses approches et s'assurera que ses activités et priorités soient alignées avec son mandat.

 

Directrice générale, Évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire

  • Mise en œuvre à BAC d'une politique d'évaluation et d'acquisition qui inclut une composante en tenue de documents

Automne 2012

  • Renouvellement du programme de disposition et de tenue de documents, incluant une structure de gouvernance approuvée

Septembre 2012

  • Formation et communication aux employés sur les approches, processus et responsabilités

Continue

  • Rencontres avec les ministères et agences

Juillet – Août 2012

RECOMMANDATION 2
Compte tenu du contexte budgétaire et des résultats atteints, il est recommandé de revoir les plans de travail et de prévoir un calendrier précis des ressources estimées, des plans de rechange pour s'adapter au contexte et aux organisations, ainsi qu'un examen approfondi de l'incidence de la transition vers le numérique.

Accepté.

La gestion reconnaît la nécessité d'intégrer un plan de ressources humaines plus détaillé au sein de ses plans d'activités.

La gestion reconnaît la nécessité d'intégrer un plan de ressources humaines plus détaillé au sein de ses plans d'activités.

 

Directrice générale, Évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire

  • Préparation d'un plan de déploiement détaillé, incluant les ressources requises

Juin 2012

  • Mise en place d'une équipe dédiée à la gestion et suivi des projets

Automne 2012 (lorsque la nouvelle structure sera mise en place)

  • Développement d'un plan de gestion des risques opérationnels

Septembre 2012

  • Développement d'un plan d'action pour le numérique

Juillet 2012

RECOMMANDATION 3
Il est recommandé d'adapter les systèmes d'information pour qu'ils puissent servir de véritables tableaux de bord de suivi de rendement et qu'ils offrent un portrait d'ensemble de la portée de l'application des mesures de disposition au sein des ministères et organismes assujettis à la Loi sur BAC.

Accepté.

La gestion reconnaît les limites des systèmes actuels pour l'analyse des données et la production de rapports.

La gestion se dotera d'outils et de mécanismes facilitant sa prise de décisions.

 

Directrice générale, Évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire

  • Développement d'un outil SharePoint pour les projets de disposition et de tenue de documents

Juin 2012

  • Mise en place d'une équipe dédiée à la validation et à surveillance des transferts effectués à BAC

Automne 2012 (lorsque la nouvelle structure sera mise en place)

RECOMMANDATION 4
Il est recommandé d'établir des rapports financiers qui indiquent clairement les coûts de chacune des composantes des activités de programme aux fins de gestion et de reddition de compte.

Accepté.

La recommandation proposée excède la responsabilité de la direction générale « Évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire ». Les constatations concernent l'ensemble des secteurs de l'organisation.

La gestion doit travailler avec les limites des systèmes financiers pour l'analyse des données et la production de rapports.

Management commits to initiate a discussion to find a corporate solution.

 

Directrice générale, Évaluation de la pertinence du patrimoine documentaire

Directeur général principal, Services corporatifs

  • Discussion avec la division des Finances et des ressources humaines

Été 2012

  • Dans l'intérim, utilisation de l'outil de gestion de projets pour le suivi de certains projets clés

Juin 2012

Annexe B – Questions d'évaluation

Gouvernance

  1. La structure de gouvernance est-elle claire et efficace? Les rôles et les responsabilités sont-ils clairs et est-ce que BAC et les autres institutions du gouvernement du Canada les comprennent bien?

Mise en œuvre

  1. Dans quelle mesure le contenu des protocoles d'entente, des autorisations de disposer des documents (ADD) et des autres ententes est-il approprié? Dans quelle mesure est-il à jour?
  2. Les outils de BAC sont-ils mis en place comme prévu? Les ministères et organismes utilisent-ils l'outil de disposition basé sur les risques?
  3. Est-ce que BAC a la capacité, sur le plan des ressources financières et humaines, ainsi que les compétences appropriées pour atteindre les objectifs des activités 1.1 et 1.2?
    • L'état de préparation et la capacité de gérer efficacement l'information gouvernementale sont accrus (résultat immédiat).
    • Un régime de réglementation est en place à l'échelle du gouvernement et l'information gouvernementale est gérée et disposée de façon appropriée (résultat intermédiaire).
  4. Est-ce les mécanismes nécessaires et les mesures appropriées ont été mis en place afin de faire le suivi de la réussite des activités 1.1 « Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents » et 1.2 « Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux »? Des mesures et des mécanismes correctifs sont-ils disponibles?

Réussites à ce jour

  1. Dans quelle mesure les activités liées à la gestion de la disposition des documents ont-elles permis d'atteindre les résultats immédiat et intermédiaire du modèle logique? Le résultat immédiat attendu est : « État de préparation et capacité accrus de gérer efficacement l'information gouvernementale ». Les résultats intermédiaires attendus sont : « Un régime de réglementation est en place à l'échelle du gouvernement et l'information gouvernementale est gérée et disposée de façon appropriée ».
  2. Dans quelle mesure est-ce que le nouveau modèle de services est en place dans les institutions fédérales?
  3. Quels sont les obstacles et les défis liées aux activités en ce qui a trait à la gestion de la disposition des documents? Comment ont-ils été surmontés?
  4. Comment les ressources du programme sont-elles dépensées ou utilisées?
  5. Quels sont les coûts associés à l'atteinte des extrants des activités 1.1 et 1.2? Est-ce que des mesures de coût-efficacité ont été envisagées pour l'atteinte des résultats du programme?

Annexe C – Définition des documents ayant une valeur continue (archivistique)

(Extrait de Préservation de la mémoire archivistique et historique du gouvernement, rédigé par Richard Brown revu et corrigé par Candace Loewen, Judith Roberts-Moore et Paul Sabourin, évaluation et projets spéciaux, été 2001.)

Pour remplir sa mission de préservation de la mémoire historique du gouvernement, Bibliothèque et Archives du Canada (BAC) doit prendre des décisions quant à la valeur archivistique ou historique des renseignements créés et tenus à jour par les institutions gouvernementales. Les documents sont volumineux et multimédias, et portent sur tout élément imaginable de la vie civile et sociale au Canada; la masse de renseignements continue de croître à mesure que le gouvernement utilise de plus en plus la technologie. Il est impossible pour BAC de préserver tous les documents gouvernementaux, sans compter qu'une entreprise de ce genre ne serait pas dans l'intérêt véritable des Canadiens. Comme toute grande entreprise, le gouvernement du Canada produit une quantité énorme de documents qui deviennent superflus au bout d'un certain temps — parfois après un très court laps de temps — au point où il peut ne pas y avoir de raison administrative légitime de les conserver, même s'il était possible de le faire. Par contre, il existe sur l'activité gouvernementale un grand nombre de documents essentiels qui fournissent des renseignements vitaux et qui doivent être conservés en permanence ou pendant de longues périodes.

Dans le but de relever le défi de préserver la mémoire historique du gouvernement, BAC a adopté une stratégie d'évaluation visant à répertorier et à protéger des archives complètes sur l'administration de l'État national, la machine du gouvernement fédéral et l'interaction entre le gouvernement et ses citoyens. En général, l'acquisition archivistique ou la protection des documents gouvernementaux par BAC est liée à leur importance nationale telle qu'elle est déterminée par le biais d'un processus d'évaluation exhaustif à l'appui des objectifs généraux suivants :

  • préserver certains documents qui renseignent sur les délibérations, les décisions et les actions du gouvernement en ce qui a trait aux fonctions, aux programmes et aux activités de gestion qui lui sont assignés, ainsi que les documents qui établissent la souveraineté, l'organisation et l'administration du gouvernement;
  • préserver certains documents qui fournissent au gouvernement et à la population des renseignements précis, authentiques et intégraux sur les politiques, les décisions et les programmes des institutions gouvernementales au fil du temps aux fins d'examen de consultation et de compréhension;
  • préserver certains documents qui renseignent sur l'incidence des prises de décisions du gouvernement sur les citoyens et les groupes du Canada et l'interaction entre la population canadienne et l'État fédéral;
  • préserver certains documents considérés comme essentiels à la protection des droits collectifs et individuels et des privilèges des Canadiens et à la protection de leurs milieux social, culturel et physique;
  • préserver certains documents qui contiennent des renseignements propres au gouvernement et qui enrichiront considérablement la compréhension de l'histoire du Canada, de la société et de la culture canadiennes, et des Canadiens;
  • préserver certains documents que le gouvernement du Canada doit tenir à jour en vertu de la loi ou en raison de leur valeur commerciale continue à long terme pour le gouvernement.

Pendant le processus d'évaluation, BAC procède à une analyse rigoureuse des fonctions et des activités des ministères et organismes fédéraux, en cherchant à comprendre leur environnement de politiques, de programmes et de prestation de services, ainsi que leur importance pour le gouvernement et la société canadienne en général, et en cherchant à déterminer la substance et le contexte de la documentation créée et gérée par les institutions à l'appui de l'entreprise d'intérêt public. Grâce aux connaissances qui se dégagent de cette analyse des systèmes de gestion, BAC acquiert certains documents des bureaux et des centres de responsabilité au sein de ministères et d'organismes qui illustrent le mieux les activités du gouvernement et le cadre général de gestion des affaires publiques nationales tels qu'ils sont exprimés dans les critères exposés dans les directives énumérées. Les décisions relatives au statut archivistique des documents gouvernementaux et à l'autorisation d'éliminer des documents qui n'ont aucune valeur archivistique ou historique sont transmises aux institutions gouvernementales sous forme d'autorisations de disposer de documents (ADD).

BAC est chargé de préserver la mémoire archivistique et historique du gouvernement du Canada et, par conséquent, se doit d'expliquer aux Canadiens — et à toute autre personne qui souhaiterait utiliser ses fonds d'archives — comment et pourquoi les décisions sont prises en ce qui a trait à la préservation archivistique des documents gouvernementaux.

BAC tient à jour une documentation d'une grande portée sur le processus d'évaluation des documents gouvernementaux, y compris la justification raisonnée à l'appui des décisions de préservation de toutes les ADD. Grâce à ses systèmes de description de documents et à son processus de gestion des fonds, BAC tient également à jour les attributs archivistiques des documents gouvernementaux à titre de preuves, veille à ce que ces documents demeurent en garde officielle continue et conserve dans les fonds archivistiques officiels toute autre analyse documentée qui aboutit au choix ou à l'élimination de documents connexes, afin d'offrir tout le contexte de toute prise de décisions en matière de disposition de documents. La population peut obtenir tous ces renseignements sur demande.

Annexe D – Méthodologie en tenue de documents et initiative des premiers adhérents

La méthodologie en tenue de documents doit ultimement permettre aux ministères et organismes fédéraux de gérer eux-mêmes leurs ressources documentaires « en identifiant, parmi ces ressources, celles qui ont une valeur opérationnelle (RDVO) et en garantissant l'application de mesures de contrôle en matière de tenue de documents »11. L'élaboration de l'instrument de responsabilité en tenue de documents (IRTD) constitue une des étapes cruciales de la méthodologie en tenue de documents. L'IRTD a pour but de réunir « en un seul outil, les informations touchant les ressources documentaires de l'institution, les mesures de contrôle en tenue de documents et les rôles et responsabilités associés »12. L'institution, en collaboration avec BAC, devra également entreprendre les activités nécessaires devant mener à l'adoption d'une autorisation de disposition globale qui fera en sorte que toutes ses ressources documentaires sont couvertes par les mesures de disposition.

La méthodologie en tenue de documents est utilisée dans le cadre d'une initiative mise sur pied en 2011 en collaboration avec les 13 ministères et organismes suivants :

  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Agence canadienne de développement économique du Nord
  • Citoyenneté et Immigration Canada
  • Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
  • Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Ressources naturelles Canada
  • Bureau du vérificateur général
  • Registre des lobbyistes
  • Bureau du Conseil privé
  • Sécurité publique Canada
  • Gendarmerie royale du Canada

Les 13 organisations ont été sélectionnées de façon à assurer une certaine représentativité de l'ensemble des organisations fédérales, notamment sur le plan de la taille et du nombre d'ententes conclues au moment où le processus a commencé. Les premiers adhérents ont mis en œuvre la méthodologie en tenue de documents, en trois phases, à partir de septembre 2011.

D'après les renseignements recueillis lors des entrevues, il est prévu que les principaux ministères, qui représentent une vingtaine d'organisations, ainsi que 50 à 60 petites organisations, seront les prochains à mettre en œuvre la méthodologie en tenue de documents. Dans le cas des petites organisations, BAC s'attend à ce que, sur la base de documents institutionnels essentiels tels que les RPP et les RMR, ces organisations puissent bénéficier d'une autorisation globale de disposition. Officiellement, l'initiative des premiers adhérents devait se terminer au plus tard le 31 mars 2012.

L'initiative des premiers adhérents se déroule en trois phases : la phase de planification et de priorisation, la phase de mise en œuvre ou « effort unique » et la phase de suivi ou « tenue continue de documents et disposition ».

La première phase a pour objectif d'évaluer la situation de l'institution en matière de tenue de documents, de déterminer l'ampleur du projet et d'établir un plan d'action. Elle donne également la possibilité aux institutions de procéder à la disposition de certaines ressources documentaires avant la mise en place de l'autorisation globale de disposer. La première phase se déroule en six étapes :

  1. Un sondage de démarrage de 15 questions.
  2. Le recours à un outil diagnostique permettant de déterminer l'état de préparation du ministère ou de l'organisme et le niveau de complexité du projet.
  3. Un aperçu de l'état de la situation actuelle (Current State Overview) basé sur une série de questions.
  4. Un rapport environnemental (Environmental Report) produit par BAC et transmis au ministère ou à l'organisme. Ce document synthétise les résultats des étapes précédentes.
  5. Un énoncé sur la valeur (Value Statement of Intent), qui constitue l'hypothèse de travail et qui est rédigé en collaboration avec le ministère ou l'organisme. Il s'agit d'un tableau d'énoncés sur la valeur, qui indique les valeurs continues et opérationnelles des ressources documentaires.
  6. Une synthèse de quelques pages comprenant un plan d'action dans lequel BAC recommande l'approche à adopter pour passer à la phase 2, soit la mise en place officielle de la méthodologie en tenue de documents.

Un protocole d'entente détaillant les modalités de la mise en place du plan d'action est signé à la fin de la phase 1 afin de permettre au ministère ou à l'organisme d'entamer la phase 2.

Une fois l'IRTD et l'autorisation globale de disposer mis en place au courant de la phase 2, BAC s'attend à ce qu'à la phase 3, le ministère ou l'organisme soit capable au quotidien d'assurer « une tenue de documents continue, responsable et bien documentée par les responsables des ressources documentaires et les spécialistes en GI » (gestion de l'information).

L'initiative des premiers adhérents a permis de constater qu'il ne sera pas nécessaire pour toutes les organisations de réaliser les trois phases. Certains des premiers adhérents n'ont pas eu à faire toute la phase 2 (évaluation unique). Après l'implantation de la phase 1 (planification et priorisation), ces organisations avaient déjà mis en place, avant d'entamer le processus, des pratiques en tenue de documents et pouvaient donc passer à la phase 3 (tenue de documents continue et disposition), au cours de laquelle la tenue de documents est assurée au quotidien et de façon autonome.

Annexe E – Architecture des activités de programme de BAC

Annexe F – Références

  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Committee on Information Management Business (CIMB) Backgrounder
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Groupe de travail sur le suivi du Système de contrôle des autorisations de disposer des documents : Rapport final
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Nouveau modèle de service - Assurer l'entreposage sécuritaire, accessible et rentable des ressources documentaires du gouvernement du Canada
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Méthodologie en tenue de documents Symposium en tenue de documents
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Outils génériques d'évaluation (OGÉ) – Symposium en tenue de documents. Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Livre de bord de la Méthodologie en tenue de documents
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Overview of Digital Resources Division
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Premiers adhérents Méthodologie en tenue de documents: un bilan
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Proposed Organizational Chart
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Recordkeeping Methodology Early Adopter Feedback Workshop on Feb 14, 2012
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Re-Investment Plan : Recordkeeping Methodology Deployment
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Statistiques des acquisitions 2001-2012
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2012). Stratégie de GI du GC : Exposé sur la mise à jour sur l'Équipe spéciale
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). 2011-12 EX Performance Agreement in SGB
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Communication Strategy - Proceeding with the Rationalization of LAC's Regional Service Centres
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Budget 2011-2012 de la Direction générale, Société et Gouvernance
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Budget Salaires 2011-12 de la Direction générale, Société et Gouvernance
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Digital Office for CIMB
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Étude des résultats du bureau numérique de Bibliothèque et Archives Canada : rapport
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). GVT FAQ
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). LAC BPA Model (Draft)
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Modèle pour l'ensemble de la société : Exposé à l'intention des gestionnaires
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Modernisation: Tisser des liens pour l'avenir - Réponse de Bibliothèque et Archives Canada aux recommandations publiées dans les rapports de Paul McCormick et de Terry Cook
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Organizational Chart
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Rapport ministériel sur le rendement
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Réseau pancanadien du patrimoine documentaire
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Schedule for the implementation of the New Service Model
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Setting the Course for Information Resources: Towards a Pan-Canadian Documentary Heritage Network in 2017
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Storage Costs of Government of Canada Information: Information for Interdepartmental Working Group on Storage Issues of GC Information
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2011). Whole-of-Society Methodology for Valuation and Acquisition: Presentation to LAC Management Board
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Cadre de mesure de rendement 2010-2011 de la Direction des documents gouvernementaux
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Collection du patrimoine documentaire : Rapport de la situation financière au 28 février 2010 pour l'année fiscale 2009-2010
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Dépenses de la GRB : comparaisons des données 2009-2010-2011
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Digital Office Pilot Project : Management Team Meeting Presentation on Recordkeeping
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Édifier ensemble notre mémoire continue : constituer un patrimoine documentaire représentatif
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Impact of LAC's Recordkeeping Initiative in Government
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Organizational Chart
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Plan opérationnel 2010-2011 - Direction des documents gouvernementaux
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). RDAs reviewed in 2010-2011
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Record Keeping Initiative : Final Report
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Report on the State of Performance Measurement at Library and Archives Canada for 2010-2011 Fiscal Year 11
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). The GC Methodology for Recordkeeping and Records Disposition: A Key Tool for the Digital Office
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2010). Towards Concerted Collaboration for Information Resources Management : GRB 2010-2011 Annual Report
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). 2009-2010 Report on the State of Performance Measurement at LAC
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). 2009-2010 Review of RDAs for compliance
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Cadre de disposition des documents gouvernementaux
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Impact of LAC's Recordkeeping Initiative in Government
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Plan opérationnel Direction des documents gouvernementaux 2009-2010
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Rapport sur les réalisations 2009-2010 de la Direction des documents gouvernementaux
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2009). Results-Based Management and Accountability Framework for the Disposition of the Government Information of Continuing Value
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). 2008-2009 Business Plan
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). 2008-2009 MRRS : Narratif
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). Government Record Branch Organization Chart
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). LAC Business Unit Integrated Business and Workforce Management Plan
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). Projet d'évaluation en tenue des documents - Charte de projet - Nouveau modèle d'entreposage
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). Creating Documentation Standards for Government Programs, Services and Results: A Developmental Framework and Guide for Business Managers and Information Resource Specialists
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). Le régime de tenue des documents : Les défis de la tenue des documents à surmonter dans la fonction publique
  • Bibliothèque et Archives Canada. (2008). Plans pour AO2008-09
  • Caron, Daniel J. et Richard Brown. (2011). Articles: The Documentary Moment in the Digital Age: Establishing New Value. Propositions for Public Memory
  • Caron, Daniel J. (2011). Nouveaux défis et possibilités dans la tenue de documents numériques
  • Cook, Terry. (2010). Library and Archives Canada's Relationship with the Canadian Historical and Archival Communities: Observations, Recommendations, And Directions Ahead Summary Final version
  • Cook, Terry. (2010). Survey and Assessment of the Relationship of Library and Archives Canada with the Canadian Historical and Archival Communities
  • École de la fonction publique du Canada. (2012). L'École et la collectivité de la GI du gouvernement du Canada : Exposé à l'occasion du Symposium en tenue de documents
  • Secrétariat du Conseil du Trésor. (2011). Outil d'évaluation de la tenue des documents : Aperçu
  • Secrétariat du Conseil du Trésor. (2011). Projet pilote du portail de données ouvertes
  • Secrétariat du Conseil du Trésor. (2009). Profile of Information Management (IM) Services
  • TNS Canadian Facts (2010). Record Keeping Initiative, Final Report

1 Politique sur la gestion de l'information du SCT.

2 Initiative de modernisation et d'innovation no 3, BAC, 2010.

3 Cité à l'article 8.2 de la Politique sur la gestion de l'information, SCT 2007.

4 Ces résultats sont indicatifs et découlent du sondage mené par BAC en 2012.

5 Rapport de la vérificatrice générale, novembre 2003.

6 Bibliothèque et Archives Canada, Livre de bord de la Méthodologie en tenue de documents, 2012, p. 1-3.

7 Bibliothèque et Archives Canada, Gérer l'information en tant qu'actif : Méthodologie pour une tenue de documents efficace, document PowerPoint, s.d.

8 Rapport de la vérificatrice générale, novembre 2003, chapitre 6 – La protection du patrimoine culturel au gouvernement fédéral.

9 Rapport ministériel sur le rendement de BAC, 2007-2011; sous l'ancienne AAP, le programme correspondait à l'activité 1.1 : « Gérer la disposition des documents à valeur continue du gouvernement du Canada ».

10 L'Étude des résultats du bureau numérique de BAC, 2011.

11 Bibliothèque et Archives Canada, Livre de bord de la Méthodologie en tenue de documents, 2012, p. 1-3.

12 Ibid.