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Réponse de Bibliothèque et Archives Canada
À la ronde VIII du Cadre de responsabilisation de gestion
Plan d'action 2011-2012

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Gérance

En matière de gérance, le gouvernement du Canada s'attend à garantir que toute organisation possède un « régime de contrôle (biens, argent, effectif, services, etc.) intégré et efficace » et à ce que « tous les employés comprennent bien les principes sur lesquels il repose ».

La gérance comprend un grand nombre de fonctions administratives, de contrôle et de planification institutionnelle. BAC entreprend de mettre en place les outils et les mécanismes requis qui l'aideront à pratiquer une gestion intégrée des ressources et à obtenir les meilleurs résultats possibles. L'organisation veillera également à ce que tous les employés assurent une saine gestion et mettra sur pied une formation interne obligatoire portant sur les responsabilités essentielles des gestionnaires.

BAC travaille activement à mettre en place un système de gestion solide et pleinement développé; à assurer une gestion financière et des pratiques de contrôle efficaces; à fournir un cadre de gestion de la sécurité qui contribue à l'efficacité du gouvernement en protégeant les employés, l'information et les biens, et en assurant la continuité de l'administration publique et des services; à améliorer son efficacité opérationnelle au moyen de mesures proactives (l'évaluation de BAC met déjà en lumière son excellence en matière d'approvisionnement efficace); à devenir un leader en gestion de l'information (GI); de devenir plus efficient, efficace et innovateur en gestion des TI afin de contribuer à la stratégie commerciale de BAC et aux objectifs à l'échelle de l'administration fédérale; à assurer un bon système de gestion des biens; et, finalement, à mettre en place une planification des investissements et une gestion des projets solides pour contribuer à l'optimisation des ressources et à une saine gérance dans l'exécution du programme de l'État.

Composantes de gestion Évaluation du SCT
Efficacité de la fonction de vérification interne (CG 5) Possibilité d'amélioration
Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers (CG 7) Possibilité d'amélioration
Gestion efficace de la sécurité (CG 8) Possibilité d'amélioration
Approvisionnement efficace (CG 11) Fort
Efficacité de la gestion de l'information (CG 12) Acceptable
Efficacité de la gestion des technologies de l'information (CG 13) Acceptable
Efficacité de la gestion des biens (CG 14) Acceptable
Planification des investissements et gestion des projets (CG 15) Acceptable

Recommandations du SCT :

Efficacité de la fonction de vérification interne

  • BAC devrait renforcer le programme d'assurance de la qualité.
  • BAC devrait mettre en œuvre des stratégies de recrutement et de maintien du personnel pour atténuer l'insuffisance de RH.
  • La qualité des rapports de vérification interne pourrait être améliorée à condition d'appliquer systématiquement les directives du Bureau du contrôleur général pour ce qui est de l'énoncé d'assurance.

Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers
Cycle de planification :

  • BAC devrait améliorer les systèmes de contrôle interne portant sur la planification financière et la budgétisation.
  • La direction devrait assurer la durabilité de l'information à l'appui de la prise de décision et devrait aussi promouvoir collectivement le perfectionnement professionnel et la planification de la relève au sein de l'organisation de la gestion financière.

Cycle des opérations :

  • BAC devrait porter attention aux aspects liés à la Loi sur l'administration financière, de même qu'à son règlement et à ses instruments de politique.
  • La Direction devrait prendre des mesures supplémentaires pour veiller à ce qu'on mette en place les procédures voulues pour la préparation, la distribution et l'examen périodiques, de même que la mise à jour et l'approbation de la délégation des pouvoirs financiers et des mécanismes de contrôles connexes.
  • La documentation et les tests liés aux principaux mécanismes de contrôle doivent être exécutés afin de minimiser les pertes dues aux irrégularités.
  • Il faut porter attention à la stabilité, à la profondeur et à la vaste expérience de la fonction gestion financière.
  • Tous les employés devraient avoir un plan d'apprentissage approuvé personnel.
  • Un plan de relève doit être mis en place et communiqué. Il faudrait réduire le nombre de postes intérimaires.

Cycle de rapport :

  • Les états financiers substantiels qui tiennent compte des risques, de l'importance relative et des principaux lieux, processus et applications de TI doivent être établis.
  • La documentation des contrôles clés doit porter sur tous les niveaux de ces contrôles.
  • La vérification de l'efficacité du fonctionnement n'a pas encore commencé pour la majorité des niveaux de contrôle. Il n'y a pas d'information sur les résultats ni sur le plan d'action provenant de l'évaluation fournie au Comité ministériel de vérification ou l'équivalent.
  • Il faudra déployer des efforts pour faire progresser l'évaluation de l'efficacité des contrôles internes en matière de rapport financier.

Gestion efficace de la sécurité

  • BAC devrait mettre l'accent sur les lacunes associées à l'établissement des responsabilités en matière de sécurité pour les services partagés et veiller à ce qu'un plan de travail approuvé soit mis en place et financé.
  • BAC devrait également mettre l'accent sur les lacunes en ce qui concerne la mise en place d'un programme de sécurité doté des politiques, procédures et pratiques établies pour mettre en œuvre la politique de sécurité.
  • BAC devrait établir les éléments requis afin d'assurer la surveillance systématique des normes de sécurité du SCT nouvelles et existantes.
  • BAC devrait mettre l'accent sur les lacunes constatées en matière de gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI).

Approvisionnement efficace

  • BAC devrait faire rapport à Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) sur les marchés accordés aux régions visées par les ententes de revendication territoriale globale.
  • On encourage BAC à demander des commentaires au client pour connaître le niveau de satisfaction en matière d'achat au sein de l'organisation.
  • On encourage BAC à poursuivre sa formation obligatoire pour les gestionnaires, actuellement à l'étape pilote.

Efficacité de la gestion de l'information

  • BAC devrait veiller à disposer de structures de gouvernance lui permettant de prendre en considération tous les effets de la GI dans la prise de décisions de l'organisation.
  • BAC devrait définir et communiquer à tous les employés les responsabilités et rôles complets en matière de GI.
  • BAC devrait surveiller la mise en œuvre de la stratégie de GI au moyen de rapports périodiques et modifier sa stratégie, au besoin.
  • BAC devrait documenter les renseignements sur les dépôts centraux des sources d'information ainsi que leurs processus de gestion pendant tout leur cycle de vie et entreprendre de dresser la liste des ressources documentaires à valeur opérationnelle afin d'assurer un maintien et une accessibilité appropriés.
  • BAC devrait faire en sorte que des calendriers de conservation et d'élimination soient en place pour tous les types de ressources à l'échelle de l'organisation.
  • BAC devrait veiller à ce que toutes les descriptions de catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels connexes soient liés de façon appropriée aux sous-activités pertinentes dans le chapitre d'Info Source.

Efficacité de la gestion des technologies de l'information

  • BAC devrait continuer à mettre au point l'établissement des coûts de services et la gestion des biens pour les TI afin de faciliter la prise de décision, accroître les niveaux de rendement et permettre l'amélioration continue.

Efficacité de la gestion des biens

La CG 14 n'a pas été évaluée au cours de la présente ronde, car cette CG est évaluée de façon cyclique. Par conséquent, la cote de la dernière ronde pour laquelle l'organisation a été évaluée pour cette CG a été reportée à la présente ronde.

Planification des investissements et gestion des projets

La CG 15 n'a pas été évaluée au cours de la présente ronde, car cette CG est évaluée de façon cyclique. Par conséquent, la cote de la dernière ronde pour laquelle l'organisation a été évaluée pour cette CG a été reportée à la présente ronde.

Plan d'action de BAC :

Efficacité de la fonction de vérification interne

  1. Un manuel de procédures et de modèles à utiliser conformément aux exigences de la Politique de vérification interne sera élaboré et terminé en 2011-2012.
  2. BAC mettra en œuvre un plan de RH pour l'évaluation et la vérification interne en 2011-2012.

Efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers

  1. BAC modifiera les rapports financiers mensuels pour répondre aux exigences du SCT.
  2. BAC définira ses pratiques d'établissement des coûts et les processus requis pour l'approbation du dirigeant principal des finances.
  3. BAC définira une position spécifique dans l'organisation qui comprendra un ensemble de fonctions de gestion et de planification de la relève pour les gestionnaires financiers.
  4. Les gestionnaires des finances de BAC devront inclure diverses activités de perfectionnement et d'apprentissage dans leurs plans d'apprentissage.
  5. BAC révisera et publieras es frais d'utilisation dans la Gazette.
  6. BAC révisera son protocole pour la Section 33 afin d'y inclure le rapport d'erreurs mensuel.
  7. BAC définira le processus qu'il suit pour les comptes clients et mettra à jour la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances.
  8. BAC établira un processus de vérification annuel des cartes de signatures.
  9. BAC établira un processus lié à la Directive sur les comptes à fins déterminées.
  10. BAC mettra en œuvre la Politique de contrôle interne.
  11. BAC publiera des états financiers trimestriels.
  12. BAC assura dans les délais la disponibilité des rapports financiers internes pour soutenir la prise de décisions.
  13. BAC établira un plan de mi-semestre afin de déterminer les principaux mécanismes à surveiller dans une année donnée.

Gestion efficace de la sécurité

  1. Le plan ministériel de sécurité de BAC sera soumis à l'approbation par le CD à la fin de l'exercice 2011-2012 conformément aux exigences de la Politique de la sécurité du gouvernement.
  2. BAC révisera tous ses plans d'intervention en cas d'urgence et veillera à les faire approuver par Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) d'ici la fin de l'exercice. Un plan de mise en œuvre sera élaboré pour chacune des installations une fois l'approbation reçue de RHDCC.
  3. BAC concevra un Programme de prévention des risques, une composante de Santé et sécurité au travail conformément aux dispositions de la partie II du Code canadien du travail.
  4. BAC est déterminé à élaborer un plan de reprise après sinistre pour les principaux systèmes de TI.
  5. BAC mettra en place un contrôle centralisé de l'adhésion au groupe et la création de comptes grâce à une meilleure gestion de l'identité.
  6. À l'appui des recommandations du SCT, BAC complètera les éléments requis pour être conformes aux exigences de la GSTI.

Approvisionnement efficace

  1. BAC fera rapport à AINC tous les trois mois au sujet des marchés accordés dans le cadre des régions visées par l'entente sur la revendication territoriale globale.
  2. BAC demandera aux clients de formuler leurs commentaires au moyen d'un sondage électronique.
  3. BAC continuera à offrir sa formation intégrée obligatoire aux gestionnaires.

Efficacité de la gestion de l'information

  1. BAC définira et communiquera à tous les employés l'ensemble des rôles et des responsabilités en matière de GI.
    • Politique de la GI (définir les rôles et responsabilités)
    • Plan de sensibilisation à la GI 2011-2012 (communiquer les rôles et responsabilités)
  2. BAC fera périodiquement le point sur la Stratégie de la GI à l'intention des cadres supérieurs.
  3. BAC documentera tous les renseignements sur les dépôts centraux de ressources documentaires à valeur opérationnelle.
  4. BAC mettra en place des calendriers de conservation et d'élimination pour ces types de ressources dans tout l'organisme : contenu des travaux des Comités, contenu de projets, contenu d'activités administratives.
  5. BAC créera un plan de projets pour assurer la conformité avec la norme sur les métadonnées.
  6. BAC va réaliser un nouveau plan de disposition des dossiers fondé sur les activités et les fonctions de l'organisation.
  7. BAC élaborera et approuvera une politique de GI interne d'ici la fin de 2011-2012.
  8. BAC établira un plan quadriennal en vue de créer un Système intégré de gestion des documents papier et électroniques et concevra le cadre et les exigences d'une mise en œuvre pilote.
  9. BAC élabora un mécanisme afin de garantir qu'aucune base de données contenant des renseignements personnels ne sera créée sans avoir été d'abord correctement décrite. Un Cadre de protection de la vie privée, un Cadre d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de même que les procédures et politiques connexes seront créés et mis en œuvre.
  10. BAC effectuera un inventaire complet de ses fichiers de renseignements personnels de manière à les décrire dans Info Source.

Efficacité de la gestion des technologies de l'information

  1. BAC poursuivra l'élaboration d'une approche de gestion du portefeuille à l'aide de méthodes de sélection et d'établissement des priorités, de contrôles et de production de rapports, et concevra une structure de gouvernance et des processus associés pour les TI.
  2. BAC élaborera une liste de ses principaux indicateurs de rendement en matière de TI inspirés des pratiques exemplaires de l'industrie.
  3. BAC concevra un programme de services en matière de TI (p. ex., catalogue de services, niveaux de service).

Efficacité de la gestion des biens

  1. BAC élabore actuellement un plan détaillé de transfert de la garde des installations à vocation spéciale, conformément aux directives du SCT.
  2. BAC concevra un cadre de gestion des biens immobiliers.
  3. BAC élabora des cibles de rendement mesurables conformes à l'inventaire des biens.
  4. BAC établira un lien entre l'information sur la gestion des biens et le système financier.

Planification des investissements et gestion des projets

  1. BAC présentera son plan d'investissement au SCT.
  2. BAC commencera à mettre en place des bureaux de gestion des projets.
  3. BAC commencera à déterminer les pratiques exemplaires et à élaborer des outils.
  4. BAC mettra en place l'outil d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets qui sera intégré dans le Plan d'investissement révisé, et un outil d'évaluation de la complexité et des risques, des projets sera adopté officiellement.
  5. BAC poursuivra la création du Bureau de la gestion des projets en TI.

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