ARCHIVÉE - Le Conseil sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés

Procès-verbal de la réunion tenue
les 27 et 28 mai 2001 à Ottawa

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Présents :
Donna Achimov (27 mai)
Jacques Côté
Joby Fleming
Elizabeth Gayda
Mary Glen (27 mai)
Louise Guertin (27 mai)
Mary Frances Laughton
Vangelis Nikias (27 mai)
James Page (27 mai)
Donna Pletz Passey
Monique Smith
Karen Taylor
André Vincent
Peter Webster
Paul Whitney, président

Secrétariat :
Gwynneth Evans
Nicole Caissy
Emilie Lowenberg
Leacy O'Callaghan-O'Brien

Invités :
Anik Beaudry, de Patrimoine canadien (28 mai)
Allan Clarke, de Patrimoine canadien (28 mai)
Lawrence Euteneier, d'Industrie Canada (28 mai)

Absents/Regrets :
Robert Fenton
Alain Stanké

Dimanche 27 mai

Mots d'ouverture

Le président du Conseil, Paul Whitney, souhaite la bienvenue à tous les membres à cette deuxième réunion. Plusieurs membres sont nouveaux et on fait un tour de table de présentation.

Examen et adoption de l'ordre du jour

P. Whitney donne un bref aperçu du travail à accomplir pendant les deux journées de réunion et il demande à l'assemblée s'il y a des ajouts ou des corrections à apporter à l'ordre du jour. L'ordre du jour est adopté tel quel.

Adoption du procès-verbal de la réunion tenue les 23 et 24 février 2001 et débat sur son statut

André Vincent demande que le procès-verbal en langue française soit accompagné de la version française du Mandat, et non pas de la version anglaise.

Nicole Caissy signale qu'elle révisera tous les documents du Conseil et que les documents révisés seront envoyés aux membres. Lorsque nécessaire, ces documents remplaceront ceux apparaissant actuellement dans le site Web.

Un participant fait remarquer que la recommandation 1 ne fait l'objet d'aucune mention dans la description du plan de travail. Cette recommandation sera ajoutée au Groupe D dans le procès-verbal et dans le plan de travail.

Le procès-verbal de la réunion, une fois approuvé par les membres et ce, par courriel, sera distribué par le biais du site Web du Conseil.

La version provisoire de tous les ordres du jour sera affichée au site Web afin que les intéressés puissent soulever des questions, soit de concert, soit avec le Secrétariat.

Après ces changements, le procès-verbal de la dernière réunion est approuvé suivant une motion de Jacques Côté, appuyée par Vangelis Nikias. Motion adoptée.

ACTION : Secrétariat

Examen du plan de travail par groupe

Rapport d'étape sur les activités des comités directeurs concernant les recommandations du groupe A

Recommandation 16
Le Groupe de travail recommande que le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que tous les documents imprimés du gouvernement fédéral soient disponibles en même temps sur plusieurs supports sur demande.

Roch Carrier, l'Administrateur général de la Bibliothèque nationale du Canada, a écrit au Secrétaire du Conseil du Trésor, Frank Claydon, pour lui faire comprendre l'importance d'user de termes forts, dans le texte révisé de la politique en matière de communication, lorsqu'il est question de publications sur supports de remplacement.

Gwynneth Evans mentionne que F. Claydon a répondu à la lettre de R. Carrier.

G. Evans rend compte des entretiens que Mary Frances Laughton et elle-même ont eu avec Jean-Pierre Villeneuve et son personnel, le 1er mai, au sujet de la politique en matière de communication. Il a été question, entre autres choses, de l'accès équitable à l'information et de la façon d'utiliser les moyens électroniques pour produire des documents sur supports de remplacement. G. Evans déclare que la rencontre a permis des progrès et s'est révélée utile. Elle ajoute que J.P. Villeneuve présentera la nouvelle politique aux Ministres. Le point de vue du Conseil est maintenant clairement exposé et le Secrétariat surveillera l'évolution de la situation à cet égard.

G. Evans et M.F. Laughton parlent aussi de l'élaboration du Guide des gestionnaires pour la production de matériel sur supports de remplacement. La tâche en a été confiée à Galbraith & Associates, un entrepreneur de l'extérieur. Le guide a pour but d'aider les auteurs et les services de communication du gouvernement fédéral à produire des documents de ce genre rapidement et à coût abordable.

Le Conseil du Trésor est en voie de créer des groupes de travail qui élaboreront des directives concernant chacune des sections importantes de la politique en matière de communication. M.F. Laughton siégera au groupe de travail qui traitera de la production de matériel sur supports de remplacement. Le personnel de la Bibliothèque nationale participera aux travaux du groupe chargé des directives concernant l'édition électronique.

ACTION : Secrétariat

Recommandation 9
Le Groupe de travail recommande que la Bibliothèque nationale du Canada continue de s'assurer que les bases de données de CANUC:H/CANWIP sont à jour, complètes (comprenant les nouveaux médias, p. ex., les documents tactiles), représentatives et accessibles à tous les producteurs de documents sur supports de remplacement. L'accès aux bases de données doit être gratuit.

Recommandation 20
Le Groupe de travail recommande que la Bibliothèque nationale du Canada guide et appuie les bibliothèques canadiennes pour favoriser le prêt entre bibliothèques et encourager la mise en commun des documents sur supports de remplacement.

Au début mai, l'Association canadienne des centres de matériel pédagogique sur supports de remplacement (ACCMP) s'est réunie à Halifax. Les recommandations 9 et 20 étaient à l'ordre du jour.

Les participants à cette réunion ont également fait état du besoin de dresser et publier un répertoire du matériel tactile existant. Ils ont proposé de faire appel aux compétences de Emilie Lowenberg dans ce domaine.

Le président du Conseil rappelle à plusieurs reprises que R. Carrier a l'occasion rêvée de faire valoir l'importance d'AMICUS et du partage des ressources lorsqu'il est invité aux réunions annuelles des associations de bibliothécaires. G. Evans soulignera à R. Carrier l'importance de ces contacts directs avec les associations.

La réunion de l'ACCMP à Halifax a permis à E. Lowenberg et Peter Webster de parler des recommandations 9 et 20. Peter Webster a produit un document de base qui servira de thème de discussion aux comités directeurs. (Annexe 1 : Deuxième ébauche du rapport de Peter Webster sur le partage du matériel destiné aux personnes ayant des besoins spéciaux)

Recommandation 13
Le Groupe de travail recommande que l'Administrateur général de la Bibliothèque nationale du Canada négocie avec RFB&D pour obtenir une licence d'utilisation canadienne sur site.

En consultation avec M.F. Laughton, G. Evans a rédigé au nom de R. Carrier une lettre adressée à Recordings for the Blind and Dyslexic, en mars 2001, au sujet de la recommandation 13.

La lettre étant toujours sans réponse officielle, l'assemblée convient de charger le Secrétariat de prendre les mesures nécessaires pour poursuivre les contacts. Des participants proposent qu'un représentant de l'INCA accompagne R. Carrier en visite officielle à Princeton (New Jersey). G. Evans prendra les dispositions nécessaires en vue de cette visite.

ACTION : Secrétariat

Recommandation 12
Le Groupe de travail recommande que la Bibliothèque nationale du Canada étende l'accès aux documents en braille en négociant avec des organismes possédant des collections nationales et internationales de documents en braille.

Concernant la recommandation 12, l'assemblée s'entend pour que R. Carrier discute de la possibilité d'accéder aux documents en braille produits à l'extérieur du Canada lors de ses entretiens avec les membres de la communauté internationale des bibliothèques au cours des prochains mois.

ACTION : Secrétariat

Introduction au site du Canada et aux programmes actuels servant à diffuser l'information gouvernementale et à recevoir les demandes d'information

Donna Achimov présente un exposé sur le site du Canada et sur les programmes d'accès du public à ce site. Elle reçoit un accueil favorable et répond aux questions des participants.

Rapport sur le Plan d'action du Canada concernant les personnes handicapées et le programme « Implantons à l'unisson »

Mary Glen présente un exposé à ce sujet. Elle reçoit un accueil favorable et s'ensuit un débat sur un certain nombre de questions connexes.

Mise en œuvre du programme « Implantons à l'unisson »

Vangelis Nikias nous présente « Implantons à l'unisson »

Le programme « Implantons à l'unisson » est un cadre d'action lancé par les ministres des Services sociaux, en 1999, en vue de présenter une vision de responsabilités partagées entre les ordres fédéral, provincial et territorial de gouvernement.

En ce qui a trait aux personnes handicapées et à leurs efforts pour devenir des citoyennes et citoyens à part entière, les questions de première importance sont l'aide dont ces personnes ont besoin, le revenu et l'emploi.

Dans son exposé, V. Nikias explique les principales constatations de la recherche commandée par le programme de Partenariats de DRHC. Il élabore sur divers sujets touchant les Canadiennes et les Canadiens handicapés et leurs besoins :

• d'un accès plus facile à l'information et aux technologies;
• d'un même niveau de services dans tout le pays (quatre provinces appuient financièrement l'achat d'appareils fonctionnels, mais aucun des programmes est similaire ou exhaustif);
• d'aide financière au moyen d'un soutien fiscal (possibilité de projets pilotes);
• de formation pour apprendre à utiliser les divers appareils fonctionnels;
• de débouchés d'emploi.

Certains participants font observer que l'aide fiscale (crédit) pourrait être difficile à accorder en raison de la définition de handicap et de l'application du crédit fiscal par les vérificateurs. Le débat se poursuit et le Conseil s'accorde à déclarer que les recommandations relatives à l'appui aux personnes handicapées sont d'une grande importance et que des progrès dans ce domaine sont essentiels à la réussite des travaux du Conseil. Le Conseil a convenu de mettre sur pied un projet pilote sur l'aide apportée aux personnes handicapées.

ACTION : V. Nikias
et le Comité directeur

Réunions des groupes de travail et des comités

Deux groupes de travail se réunissent et débattent les recommandations visant l'accroissement de l'appui aux documents de contenu canadien, tous supports compris, et les relations avec les éditeurs (recommandations 7, 8 et 10), ainsi que le partage des ressources (recommandations 9 et 20). Les résultats des discussions sont présentés ensuite à l'assemblée en plénière.

Plénière

Recommandations relatives aux éditeurs (7, 8 et 10)

Recommandation 7
Le Groupe de travail recommande que le gouvernement du Canada établisse et finance un bureau central pour les textes électroniques auquel les éditeurs canadiens seraient tenus de remettre la version électronique de leurs œuvres.

Recommandation 8
Le Groupe de travail recommande que les éditeurs puissent recevoir des subventions fédérales, provinciales et territoriales seulement s'ils remettent les textes électroniques au bureau central en même temps que la publication imprimée.

Recommandation 10
Le Groupe de travail recommande que le gouvernement du Canada, par l'entremise de Patrimoine canadien, affecte chaque année au moins 7,5 millions de dollars, dès l'exercice financier 2001-2002, pour appuyer la production au Canada, sur plusieurs supports de remplacement (documents sonores, en braille ou en gros caractères), de documents dont la paternité de l'œuvre ne relève pas des gouvernements.

La recommandation 8 s'avère l'un des principaux thèmes de la séance plénière. Les participants décident de ne prendre aucune autre action concernant cette recommandation. Une motion est adoptée et on demande au Secrétariat de mettre à jour le plan de travail affiché au site Web afin de rendre compte de cette décision du Conseil.

Monique Smith et M.F. Laughton acceptent de discuter avec les éditeurs et de les encourager à lancer des projets pilotes afin que les éditeurs canadiens, les éditeurs d'ouvrages scolaires, les producteurs de matériel sur supports de remplacement et la Bibliothèque nationale puissent apprendre de leur expérience.

L'assemblée discute aussi de la création d'un bureau central (recommandation 7) où les fichiers pourraient passer en toute sécurité entre les éditeurs et les producteurs de matériel sur support de remplacement. On convient que la Bibliothèque nationale du Canada pourrait fort bien être ce centre où se déroulerait une étape intermédiaire du processus. En effet, dès l'an prochain, il ne sera plus nécessaire de disposer d'un programme en deux étapes pour les documents électroniques, puisque les normes et les protocoles d'administration des droits d'auteur seront en vigueur.

L'assemblée discute de l'appui de chacun et, dans certains cas, de la communauté pour l'établissement de ce bureau central. Les membres présents expriment leur appui et souhaitent une aide accrue.

S'ensuit une brève discussion concernant l'administration des droits d'auteurs de documents numériques en rapport avec le bureau central.

Le groupe accepte de discuter avec Allan Clarke lundi matin concernant la possibilité de faire appel au programme « Initiative de numérisation du contenu culturel canadien ».

ACTION : Secrétatiat
M. Smith
M.F. Laughton

Partage des ressources pour les documents sur supports de remplacement

P. Webster présente un texte exposant certains des enjeux et des réalisations nécessaires à la mise à exécution des recommandations 9 et 20. Au cours du débat qui suit, les participants reconnaissent la multiplicité des intervenants et des parties en cause pour tout ce qui concerne les catalogues collectifs canadiens (CANUC:H et CANWIP) contenus dans AMICUS et le partage du matériel entre les fournisseurs de services. En outre, dans le cas des producteurs de matériel sur supports de remplacement dans les secteurs public, privé et sans but lucratif, plusieurs collèges et universités se sont dotés de services spéciaux qui fournissent les ressources documentaires que ces établissements sont incapables d'emprunter ou d'acquérir auprès des sources reconnues. Une bonne part de ce matériel ne figure pas dans les catalogues collectifs.

Qui plus est, les normes et les anciennes pratiques relatives au prêt entre bibliothèques et à la livraison des documents sont habituellement établies de longue date entre les bibliothèques, mais de nombreux fournisseurs de services ont leurs installations ailleurs qu'à la bibliothèque. Il est possible que leur personnel ne connaisse pas bien les pratiques qui ont évolué au cours de décennies de coopération entre les bibliothèques, à l'échelle nationale et internationale.

La formation est un autre des facteurs qui influent sur l'efficience et l'efficacité de l'acheminement du matériel jusqu'aux utilisateurs. Plus l'environnement se numérise et plus il est nécessaire de prévoir de la formation dans le domaine des technologies d'aide et des supports non traditionnels.

Un autre enjeu à aborder est la nécessité de coordonner les programmes de partage des ressources afin de s'assurer que les personnes incapables de lire les imprimés peuvent disposer du plus grand nombre de documents possibles en temps voulu et à coût abordable.

Le Conseil s'entend pour voir la Bibliothèque nationale jouer un rôle de coordination en cette matière en tenant la base de données, en la mettant gratuitement et facilement à la disposition des utilisateurs et en faisant la promotion de ses propres services et de ceux des autres fournisseurs principaux.

Il faudra du matériel didactique pour former le personnel et faire en sorte que le programme de prêt soit coordonné et efficace. Des ateliers de formation seraient utiles à cet égard.

Les recommandations 9 et 20 sont liées de près et servent de complément aux recommandations concernant la licence d'utilisation sur site, le programme de subventions relatives aux technologies nouvelles et l'élaboration de contenus numériques.

Le Comité directeur recommande la tenue d'une réunion des principaux intervenants, à l'automne, en vue de débattre les enjeux et de former un partenariat pour faciliter et améliorer les rapports à rendre à AMICUS, la coordination des prêts, la formation du personnel et la détermination de démarches propres à rehausser le système et le service de livraison.

Des invitations à cette réunion seraient envoyées à l'Association canadienne des centres de ressources pédagogiques, l'Association des bibliothèques de recherche du Canada, la Canadian Association of College and University Libraries, le Conseil des directeurs de bibliothèques provinciales et territoriales, le Council of Administrators of Large Urban Public Libraries, la Canadian Association of Public Libraries et l'Association canadienne des fournisseurs de services aux étudiants handicapés au postsecondaire. Les membres du Conseil qui sont également membres de l'Association canadienne des difficultés d'apprentissage, de l'Association nationale éducationnelle pour les étudiants handicapés, de l'INCA et de l'ONF : AE seront invités.

Il serait avantageux également d'inviter les écoles de bibliothéconomie, les programmes de techniques de bibliothèque et les facultés d'éducation à participer à la définition des besoins des utilisateurs incapables de lire les imprimés.

N.B. (le 14 juin 2001, lors d'une rencontre à la Canadian Library Association, R. Carrier a annoncé que l'accès à AMICUS serait gratuit.

ACTION : Comité directeur
et le Secrétariat

Lundi 28 mai

P. Whitney résume la séance de dimanche comme suit : Le Conseil a discuté d'un certain nombre de sujets complexes et interdépendants. L'accès à l'information est une question de grande envergure qui englobe l'accessibilité des renseignements gouvernementaux ainsi qu'un vaste éventail de contenus canadiens et de contenus intellectuels provenant de pays étrangers.

Pour mettre une gamme aussi variée de contenus à la disposition de tous les utilisateurs éventuels, il serait possible de numériser les documents canadiens et de recourir au texte électronique si l'on peut arriver à élaborer des moyens propres à garantir la sécurité lors de leur passage des éditeurs aux producteurs de documents sur supports de remplacement. La Bibliothèque nationale pourrait peut-être agir comme intermédiaire en cette matière.

L'infrastructure et les lignes de conduite devront être en vigueur concernant les documents numérisés et ceux originalement produits en numérique.

Des participants font remarquer que les images balayées par scanner ne sont pas accessibles à certains utilisateurs sans texte descriptif. Le Conseil convient donc d'écrire à la ministre du Patrimoine canadien afin de s'assurer que ces utilisateurs auront accès aux programmes financés par le Ministère.

ACTION : Secrétariat

Allan Clarke, Directeur général de Politique et Programmes de l'édition à Patrimoine canadien, mentionne que son organisme et lui-même s'intéressent de près aux travaux du Conseil sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés. Faisant remarquer la nature à la fois horizontale et interconnectée du rapport du Groupe de travail, il souligne que certaines des recommandations du Groupe de travail ont déjà fait ou feront bientôt l'objet d'un examen par son groupe et il recommande au Conseil d'entreprendre des examens et une préparation du même genre afin de repérer des possibilités de liens avec d'autres programmes des ministères du gouvernement fédéral.

Concernant le financement de la numérisation, A. Clarke mentionne qu'il serait enchanté d'organiser une rencontre afin de présenter les membres du Conseil à René Bouchard, responsable de l'Initiative de numérisation du contenu culturel canadien. Site Web: www.pch.gc.ca/cdcci-iccn

M.F. Laughton fait observer qu'une nouvelle mesure législative instaurée aux États-Unis (Instructional Materials Accessibility Act 2001) pourrait peut-être aider le Conseil à élaborer ses arguments en ce qui touche les contenus nouveaux.

Promotion et consultation pour le Conseil et le Secrétariat

Il est question principalement des façons les meilleures et les plus efficaces à utiliser par le Conseil pour communiquer avec les divers intervenants.

Des participants proposent la production d'un bulletin d'information sur les travaux du Conseil. Toute l'assemblée convient de l'utilité d'un tel organe de communication. Le Secrétariat du Conseil se chargera de sa création et de sa mise à jour. Les membres feront appel aux groupes qu'ils représentent et aux organes de communication de ces collectivités pour faire passer les messages contenus dans le bulletin. Tout le monde est d'accord pour que le bulletin soit rédigé en langage simple et offert sous diverses formes de présentation.

Le Conseil a déjà une adresse courriel (accessinfo@bac-lac.gc.ca) où les intéressés peuvent acheminer leurs questions. Les questions de nature factuelle reçoivent une réponse rapide; au besoin, des lettres sont rédigées au nom du président. Le Conseil a également un site Web et des serveurs de liste auxquels il est possible de se relier à partir des sites des autres intervenants.

Un texte sous forme d'ébauche sera acheminée aux membres pour approbation. Ce texte sera distribué lorsque finalisé et ce, dans les deux langues officielles.

ACTION Secrétariat

Démonstration d'applications technologiques pertinentes

Karen Taylor, de l'INCA, présente un exposé sur un appareil de lecture appelé VICTOR, créé par la société VisuAide.

Lawrence Euteneier, d'Industrie Canada, présente le réseau Web4All. Pour plus amples renseignements, consulter leur site Web à l'adresse suivante : www.web4all.ca/w4asite/french/home_f.htm

Objectifs, plan de travail et résultats escomptés d'ici la prochaine réunion

P. Whitney résume un certain nombre de décisions qui seront prises par le Conseil (en plus de celles déjà mentionnées dans les présentes) avant la prochaine réunion.

L'assemblée décide que le Procès-verbal de la première réunion ainsi que le Plan de travail seront corrigés et rendus publics. Elle s'entend également sur l'acheminement aussi rapide que possible du procès-verbal aux membres, sous forme d'ébauche, et convient qu'il faudra faire adopter une motion par tous les membres avant la diffusion sur le site Web.

ACTION : Secrétariat

L'approbation de la Politique sur les communications sera contrôlée et les progrès liés au Guide des gestionnaires rendus publics.

ACTION : Secrétariat
et M.F. Laughton

G. Evans organisera une réunion au siège social de l'organisme Recordings for the Blind and Dyslexic, à Princeton, dans le New Jersey, pour R. Carrier et un représentant de la Bibliothèque de l'INCA. G. Evans entretiendra également R. Carrier sur la question des documents en braille avant les rencontres internationales qu'il effectuera.

ACTION : Secrétariat

Dans le cadre du suivi du programme « Implantons à l'unisson », V. Nikias, avec l'aide du Secrétariat, se réunira avec son groupe afin de décider des prochaines étapes qui pourraient comporter quelques projets pilotes.

ACTION : V. Nikias
Secrétariat

Des dispositions seront prises en vue d'un entretien entre les membres du Conseil et R. Bouchard, de Patrimoine canadien. Une lettre destinée au Ministre de Patrimoine canadien sera rédigée pour R. Carrier sur la nécessité d'élaborer des propositions relatives à la numérisation dans le cadre de la question sur l'accès à l'information.

ACTION : Secrétariat

M. Smith et M.F.Laughton feront rapport de leurs réunions avec les éditeurs.

ACTION : M. Smith
et M.F. Laughton

Le plan de travail révisé qui est affiché au site Web devrait comprendre la recommandation 1 et informer de la décision de ne pas mettre en application la recommandation 8.

ACTION : Secrétariat

P. Whitney suggère que R. Carrier tire parti de la saison des colloques et conférences pour parler des travaux du Conseil et expliquer que la participation des fournisseurs de services et des bailleurs de fonds des bibliothèques provinciales et locales est essentielle.

ACTION : Secrétariat, note adressée à R. Carrier

L'assemblée convient que des ébauches des lettres mentionnées, du procès-verbal et du bulletin d'information projeté seront envoyées aux membres, pour être approuvées, et que ces échanges de correspondance seront portés à l'attention des membres compétents des comités afin que toutes les personnes concernées puissent se baser sur une même connaissance et une même compréhension pour parler de ces questions.

ACTION : Secrétariat

Le Comité sur le partage des ressources organisera une rencontre avec les intervenants à l'automne.

ACTION : Comité directeur
et le Secrétariat

Le Secrétariat rédigera un bulletin sous forme d'ébauche et l'acheminera aux membres du Conseil pour commentaires.

ACTION : Secrétariat

Clôture de la réunion et annonce de la date de la prochaine réunion

La deuxième réunion du Conseil se termine officiellement à 12 h 30 le lundi 28 mai 2001. Si tout se passe comme prévu, la prochaine réunion aura lieu à l'automne 2001, peut-être fin octobre. D'ici une ou deux semaines, les membres recevront une note à ce sujet afin que les dates puissent être confirmées.

ACTION : Secrétariat