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Catalogage et métadonnées

Description des ressources pour les publications numériques :
Politiques et recommendations

Table des matières


1. Objet

Cet énoncé de politique expose les grandes lignes de la stratégie de Bibliothèque et Archives Canada d'optimiser l'accès intellectuel aux publications numériques.

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2. Contexte

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été créée en 2004 avec des nouveaux pouvoirs l'autorisant à recueillir des publications électroniques en dépôt légal et d'archiver des sites Web et des domaines Internet à des fins de conservation. Le dépôt légal des publications électroniques est entré en vigueur au 1er janvier 2007. Particulièrement, en vertu de sa nouvelle législation, BAC a pour mandat : 1) de prélever des échantillons du Web canadien en faisant l'acquisition et l'archivage des récoltes périodiques de domaines Internet canadiens, comme gc.ca ou .ca, et en faisant l'acquisition et l'archivage des sites Web choisis; 2) de faire l'acquisition et l'archivage des publications électroniques par le dépôt légal ou d'autres moyens. BAC entreprend également un programme de numérisation des documents de ses collections publiées.

Bien que l'ancienne Bibliothèque nationale du Canada ainsi que les anciennes Archives nationales du Canada recueillaient des publications numériques et certains sites Web depuis 1994, leurs nombres étaient restreints par le support technologique et les ressources limitées en personnel. Même là, la collection de publications numériques de BAC, avec ses 28 000 titres, est déjà parmi la plus importante au monde. Avec les nouveaux pouvoirs et les responsabilités prescrites, appuyés par le nouveau règlement sur le dépôt légal, nous prévoyons qu'une profusion de publications numériques et de sites Web seront recueillies par BAC dans un avenir rapproché. La capacité d'offrir un accès à cette richesse d'information numérisée repose sur une politique de description des ressources très bien planifiée.

Alors qu'il y a un grand nombre d'inconnus en ce qui concerne la taille de l'univers de la publication numérique canadienne, de la portée et de l'échéance des supports technologiques, BAC a le mandat clair de fournir un accès intellectuel à ses collections numériques. Une stratégie économique et réaliste visant à évaluer l'accès intellectuel face à l'afflux d'un nombre possiblement très important de ressources numériques est prévue dans ce document de politique.

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3. Objectifs

La mise en œuvre de ces politiques fournira une structure pour l'accès intellectuel aux documents recueillis sous la Politique de développement des collections numériques, de même que les publications numérisées de BAC. Plus particulièrement, ces politiques faciliteront entre autres :

  • Les Canadiens et les chercheurs en tout genre ainsi que le personnel de référence et de consultation de BAC pourront avoir accès aux publications numériques de BAC d'une façon qui s'apparente aux moteurs de recherche les plus populaires. Les chercheurs pourront entrer n'importe quel mot ou terme qui leur vient à l'esprit, chercher le texte intégral de toutes les publications numériques de la collection de BAC et obtenir un classement significatif des résultats.
  • De plus, ils pourront utiliser les outils d'exploration ou d'accès bibliographique, comme AMICUS/AMICAN et les recherches fédérées, afin de trouver certaines publications numériques par des recherches au moyen de données clés, comme l'auteur, le titre et le sujet.
  • Pour un petit sous-ensemble de publications numériques de BAC, les points d'accès dans AMICUS seront uniformisés, contrôlés et documentés de façon à pouvoir trouver l'ensemble des documents provenant d'un même auteur (soit «M. J. Reilly» ou «Michael J. Reilly»), ayant le même titre ou portant sur le même sujet.

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4. Portée

Le présent rapport et énoncé de mission couvre l'accès intellectuel à ce qui suit.

  • Les collections de BAC, y compris :
    • les publications numériques diffusées en réseau (monographies et publications en séries);
    • les sites Web choisis;
    • les domaines Internet recueillis.
  • Les publications numériques de BAC.
  • Les publications numériques diffusées en réseau présentant un intérêt pour BAC et ses utilisateurs mais qui ne sont pas archivées sur les serveurs de BAC.

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5. Définitions

Publication numérique
Ressource d'information codée numériquement mise à la disposition du public sur un réseau de communication comme Internet ou sur un support physique.

Publication numérique en réseau
Une publication numérique en réseau comprend habituellement les liens sur un domaine d'un réseau de communication qui sont jugés intrinsèques à la publication.

Site Web
Ensemble de pages Web liées, qui comprend habituellement une page d'accueil et est lié par son contenu ou son domaine et préparé et entretenu comme une collection d'information par une personne, un groupe ou un organisme. Une page Web est un dossier informatique, un document graphique ou un groupement de texte qui est accessible par Internet et peut être lié par un lien hypertexte et visionné ou imprimé par un utilisateur à l'aide d'un navigateur.

Domaine Internet
Un domaine Internet fait référence à des sites Web collectifs qui utilisent le même suffixe de nom de domaine selon le Système de nom de domaine (DNS), qui codifie la pratique d'utilisation d'un nom en tant qu'abstraction plus lisible pour les humains de l'adresse de protocole Internet d'une machine dans le réseau Internet.

Collecte de sites Web
La collecte des sites Web fait référence à la pratique d'archiver en vrac certains groupes de ressources numériques. Ces ressources peuvent être identifiées au moyen du suffixe de nom de domaine ou par d'autres moyens.

Publication numérisée
Dans le présent contexte, la publication numérisée fait référence à une ressource de la collection de BAC dans un format analogue traditionnel, comme un document imprimé ou un enregistrement sonore analogue, qui est encodée numériquement par balayage, reconnaissance optique ou toute autre technique en vue de devenir une reproduction numérique entreposée comme fichier informatique, habituellement aux fins de conservation ou d'accès.

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6. Politiques relatives aux collections numériques de BAC

6.1 Politiques d'accès

Des mécanismes d'accès intellectuel sont mis en place pour tous les documents de la collection numérique sans égard à leur niveau d'accès

La politique actuelle de BAC consiste à demander la permission aux éditeurs et aux auteurs de mettre leurs publications numériques et leurs sites Web à la disposition du public dans le site de BAC. Cette politique peut donner lieu à trois catégories de documents de collection numériques, à savoir :

  • celles fournies gratuitement au public;
  • celles qui sont limitées à une utilisation sur place (au 395, rue Wellington);
  • celles qui ne sont pas actuellement offertes au public.

Cette politique en matière d'accès s'applique aux publications numériques diffusées en réseau et aux sites Web individuels choisis pour la collection de BAC. On travaille actuellement à l'élargissement de l'éventail d'options et de méthodes pour la fourniture de l'accès afin de permettre un équilibre entre les droits des auteurs ou des éditeurs et le besoin du public d'avoir accès aux ressources.

On peut empêcher les utilisateurs finaux de visualiser à distance des ressources d'information en mettant en place des restrictions sur l'accès. Les utilisateurs connaîtront l'existence d'une ressource d'information numérique donnée de la collection de BAC même s'ils ne pourront pas la visualiser selon les politiques actuelles en matière d'accès.

6.2 Politique en matière d'accès intellectuel aux publications numériques diffusées en réseau, aux sites Web et aux domaines Internet recueillis

6.2.1 Accès de base

L'accès intellectuel aux publications de la collection numérique de BAC est assuré à la base par l'indexation en texte intégral et par la recherche au moyen d'un champ de recherche similaire à celui de Google, pour toutes les publications numériques, tous les sites Web et les domaines recueillis. Il faut avoir une approche à la présentation et à l'affichage des descriptions et des méthodes de recherche axée sur l'utilisateur.

Cette forme d'accès sera offerte par un système de gestion du contenu numérique de BAC et sera à la disposition des utilisateurs au moyen du module d'accès public d'AMICAN. La qualité et la complexité du moteur de recherche et sa capacité de classer les résultats de façon efficace pour les utilisateurs sont des éléments importants en vue d'optimiser les avantages de cette approche.

6.2.2 Accès supplémentaire

De plus, un meilleur accès sera offert. Les types d'accès supplémentaire suivant représentent un éventail de choix. Ils sont présentés dans un ordre de préférence approximatif. Toutefois, cet ordre de préférence est utilisé à titre de guide et non de proposition. En général, il est souhaitable que la méthode la plus économique donne un niveau d'accès approprié. En règle générale, on ne devrait pas reproduire les méthodes d'accès intellectuel.

Il faudrait noter que, selon la présente politique, l'on ne propose pas l'accès supplémentaire à toutes les ressources numériques. Certaines ressources résiduelles ne satisferont pas aux critères proposés pour l'accès supplémentaire.

6.2.2.1 Métadonnées provenant de l'extérieur

Les métadonnées peuvent être fournies par les éditeurs, d'autres bibliothèques ou d'autres établissements, ou importées par BAC avec peu ou pas d'intervention humaine. Elles devraient être consultables au moyen du module d'accès public d'AMICAN et des recherches fédérées.

Le Règlement sur le dépôt légal de 2006 énonce qu'un éditeur doit fournir toutes les données descriptives au sujet de la publication, y compris le titre, l'auteur, la langue, la date de publication, le format, le sujet et les renseignements relatifs aux droits d'auteur. Par exemple, BAC pourrait faire l'acquisition des notices ONIX des éditeurs, ou des notices du Dublin Core provenant de diverses sources, ainsi que des publications numériques diffusées en réseau ou des sites Web qu'ils décrivent. Un exemple courant de métadonnées provenant de l'extérieur est la génération de notices bibliographiques AMICUS pour les thèses électroniques provenant des renseignements fournis par les étudiants.

Les métadonnées provenant de l'extérieur pourraient être entreposées dans AMICUS/AMICAN ou dans un endroit distinct. Compte tenu du manque de formes de vedettes contrôlées et de la qualité variable des données, elles devraient être considérées comme des données non normalisées pouvant ne pas convenir à la redistribution à d'autres bibliothèques. Toutefois, elles peuvent fournir un accès utile aux collections de BAC et peuvent, dans certains cas, fournir les seules métadonnées décrivant une ressource d'information numérique, et servir aux fins d'acquisition et d'accès intellectuel.

6.2.2.2 Métadonnées générées ou extraites automatiquement

BAC peut générer ou extraire automatiquement des métadonnées des publications numériques et des sites Web eux-mêmes. Elles devraient être consultables au moyen du module d'accès public d'AMICAN et des recherches fédérées. Il faudra pousser plus loin l'examen de la qualité des notices recueillies et le besoin possible d'un examen par un tiers. Cette méthode d'accès sera probablement économique et pourrait être considérée de nouveau comme des données non normalisées telle que décrit précédemment

6.2.2.3 Notices d'acquisitions

Les notices d acquisitions produites par le personnel de BAC dans AMICUS/AMICAN servent à documenter l'acquisition de ressources numériques. Elles devraient être consultables au moyen du module d'accès public d'AMICAN et des recherches fédérées.

Lorsque cela est réalisable et jugé rentable, on peut utiliser des métadonnées générées ou extraites automatiquement ou provenant de l'extérieur comme base pour élaborer les notices d'acquisitions. Ces notices peuvent servir en tant que seules métadonnées décrivant une ressource d'information numérique.

6.2.2.4 Descriptions bibliographiques normalisées

Les notices bibliographiques en format MARC dans AMICUS/AMICAN, élaborées selon les règles de catalogages normalisées à l'échelle internationale (Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA)) peuvent également servir à donner accès à des publications numériques choisies diffusées en réseau. Les notices bibliographiques normalisées conviennent pour la redistribution à d'autres bibliothèques Elles devraient être consultables au moyen du module d'accès public d'AMICAN et des recherches fédérées.

Il s'agit de la forme d'accès la plus dispendieuse. Lorsque cela est réalisable et jugé rentable, on peut utiliser des métadonnées générées ou extraites automatiquement ou provenant de l'extérieur comme base pour élaborer une description bibliographique normalisée dans AMICUS/AMICAN.

6.2.2.4.1 Critères pour l'élaboration de descriptions bibliographiques normalisées

En misant sur les forces de la collection de BAC, les critères ci-après serviront à la sélection de publications numériques diffusées en réseau et de sites Web en vue de leur donner une notice bibliographique normalisée.

  • Ressources visant à documenter des événements, des épisodes, des expériences ou des incidents importants ou actuels au Canada, par exemple, les élections, la crise du syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS), les catastrophes naturelles.
  • Ressources destinées à la collection spéciale ou prioritaire de BAC, tel qu'il est défini de temps à autre dans la Politique de développement des collections de BAC.
  • Ressources à être utilisées comme moteur de recherche.
  • Ressources pour lesquelles le personnel de BAC demande une description normalisée.
  • Ressources assujetties aux services bibliographiques, comme le Programme des services de dépôt (PSD), le catalogage accéléré ou le programme de catalogage avant publication (CIP).

6.2.2.4.2 Niveau de description

Les descriptions normalisées des publications numériques diffusées en réseau et des sites Web de la collection de BAC devraient comprendre des points d'accès d'autorité pour les noms, les vedettes et les vedettes-matières en anglais et en français.

Une de ces notices est la notice de niveau d'accès. Lorsque l'on choisi d'offrir une description bibliographique normalisée des documents numériques, le principal objectif est d'offrir un accès normalisé au moyen de noms et de vedettes d'autorité afin d'obtenir une collocation avec d'autres documents de la collection. La collocation regroupe sous des vedettes normalisés les œuvres d'un même auteur, ou qui portent sur le même sujet, ou le même titre. La collocation permet aux utilisateurs de trouver tous les documents qui les intéressent dans une collection au lieu d'un seul sous-ensemble de documents qui semblent être inscrits sous une ou plusieurs formes possibles de noms ou de sujets. La plupart des autres fonctions d'une notice bibliographique, comme l'identification sans équivoque d'un article, ou l'aide afin de choisir un article par rapport à un autre, peuvent être réalisées encore plus économiquement par la recherche en texte intégral, ou par l'article numérique lui-même. Par conséquent, au moment d'élaborer une description bibliographique normalisée, BAC fournirait le plus grand avantage aux utilisateurs en concentrant ses descriptions sur les aspects qui appuient la fonction de collocation (contrôle d'autorité des noms et des vedettes-matières) et d'éliminer l'emphase sur les autres fonctions.

6.2.2.4.3 Granularité (niveau de recoupement)

Les publications numériques diffusées en réseau et les sites Web sont décrites à des niveaux de granularité similaires tout comme les autres ressources de la collection de BAC. Les mêmes critères que ceux énoncés au point 6.2.2.4.1 sont utilisés pour choisir le niveau de granularité des descriptions. S'ils sont considérés comme importants, les liens peuvent être offerts entre des dossiers à différents niveaux de granularité (entre les notices parents et enfants)

La granularité fait référence à quel point un système contient des composantes distinctes de plus en plus petites. Pour la description de ressources, le niveau de granularité fait référence à quel point les descriptions sont détaillées dans la hiérarchie des composantes bibliographiques distinctes : un titre de publication en série, un numéro individuel d'une publication en série, un article d'un numéro de publication en série; dans le cas de sites Web, l'ensemble du site Web ou des sous-sites distincts.

BAC peut élaborer des descriptions supplémentaires à des niveaux supérieurs ou inférieurs – une notice de niveau de collection pour les groupes ou les collections de publications numériques ou de sites Web, ou des descriptions de composantes de publications ou de sites Web.

6.2.2.4.4 Priorités sur le plan des descriptions

Les publications numériques diffusées en réseau et les sites Web sont décrits en ordre de priorité, tel qu'il est défini pour les autres formats de publication.

6.2.3 Prestations provisoires

En attendant que BAC puisse offrir le niveau de base d'indexation en texte intégral des ressources numériques, l'accès intellectuel supplémentaire sera offert à toutes les publications numériques et à tous les sites web plutôt qu'à une sélection. Pendant cette période provisoire, tous les niveaux de description peuvent être utilisés; les niveaux de description des documents numériques seront les mêmes que ceux des autres publications.

6.2.4 Évaluation

Il est recommandé que BAC évalue officiellement l'efficacité et le coût de l'utilisation des métadonnées provenant de l'extérieur ou générées automatiquement, tel qu'il est recommandé précédemment. Cette évaluation devrait avoir lieu une fois que BAC aura acquis assez d'expérience dans cette façon de procéder.

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7. Politique en rapport avec les publications numérisées dans la collection de BAC

Une notice bibliographique disponible et adéquate pour l'accès dans son médium original constitue une notice privilégiée pour une ressource numérisée spécifique. Si une notice bibliographique pour une ressource est inadéquate ou n'est pas disponible dans son medium original, l'accès intellectuel aux ressources normalisées de BAC suit les mêmes politiques et critères que pour les publications numériques diffusées en réseau, les sites Web et les domaines Internet recueillis (voir la section 6.2.2.4.1).

Comme les ressources numérisées sont des reproductions de documents se trouvant déjà dans la collection de BAC, dans bien des cas, il y aura des notices bibliographiques de bonne qualité de la ressource dans son médium original. Cette notice, si elle est fournie et est adéquate pour l'accès, constitue la notice privilégiée pour une ressource numérisée, les renseignements de la ressource numérisée (y compris l'URL) sont ajoutés à la notice pour le médium original.

À la suite du travail bibliographique de la division internationale représenté par le concept de Contrôle biographique universel (CBD), Bibliothèque et Archives Canada, à titre d'agence bibliographique nationale pour le Canada, a l'entière responsabilité d'établir une liste exacte et exhaustive de toutes les publications provenant du Canada, y compris les publications numériques. Toutefois, cette politique (ainsi que certaines autres énoncées dans le présent rapport) entraînera la réduction de l'exhaustivité de la bibliographie nationale Canadiana, qui est l'inventaire unique des publications canadiennes qui vise à être le plus exhaustif possible. En outre, il est reconnu que cette politique représente une variance de l'application stricte des normes de description (Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA) et les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA)) qui exigent des notices bibliographiques distinctes pour chaque format de publication.

On estime que l'équilibre de la rentabilité tombe du côté de la notice unique pour les deux approches de format, faisant ainsi une utilisation rentable de notices bibliographiques de haute qualité disponibles. Dans bien des cas, l'utilisateur final préfère la simplicité nette d'une notice unique contenant une description de l'élément original, ainsi que l'URL pour sa version numérisée. Pour l'utilisateur final, le caractère immédiat de l'accès à ces publications est un avantage important. Bien d'autres bibliothèques canadiennes suivent déjà la voie de «notices uniques» et accueilleraient favorablement cette approche de BAC.

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8. Ressources numériques présentant un intérêt pour BAC mais non archivées sur les serveurs de BAC

La liaison vers les sites Web est faites à partir d'une notice bibliographique se trouvant dans AMICUS/AMICAN. Elle peut être établie à niveau abrégé.

«Pour les sites Web qui ne sont pas canadiens mais qui présentent un intérêt pour les Canadiens, par exemple, les sites d'associations professionnelles, les sites officiels des gouvernements étrangers, un lien est en général établi vers ceux-ci mais ils ne sont pas inclus dans la collection de BAC.» (Lignes directrices relatives à la sélection de la politique de développement des collections numériques).

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9. Lignes directrices sur les métadonnées pour les auteurs et les éditeurs

Afin d'assurer une utilité maximale des métadonnées provenant de l'extérieur, BAC a élaboré, pour les éditeurs et les auteurs de documents numériques, des lignes directrices sur les meilleures pratiques de prestation de métadonnées pour leurs titres à BAC. Ces lignes directrices seront largement diffusées et seront aussi reflétées dans le formulaire électronique de la «plateforme de chargement» que l'on demande aux éditeurs d'utiliser au moment de transmettre leurs titres numériques à BAC pour le dépôt légal.

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10. Relation entre la politique de description des ressources pour les publications numériques et les autres politiques de BAC

  1. Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration des ressources

    Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration des ressources de BAC est un outil servant au processus décisionnel, à la communication et au leadership. Il établit les principes et les lignes directrices pour la description des ressources à BAC. Les politiques en matière de description des ressources du Web de BAC sont conformes aux principes énoncés dans le Cadre stratégique des métadonnées.

  2. Politique de développement des collections numériques

    Les politiques en matière de description des ressources Web présentées dans le présent rapport ont été conçues en accord avec la Politique de développement des collections numériques. Plus particulièrement, les Lignes directrices relatives à la sélection des sites Web, élaborées en 2005-2006, ont été incorporées aux critères visant l'élaboration des descriptions bibliographiques standard. Les lignes directrices pour les publications en réseau ont été élaborées en mai 2006.