Commentaires du Sous-comité des archivistes et du Sous-comité des bibliothèques de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) sur la version préliminaire (octobre 2007) de la Stratégie canadienne sur l'information numériqueDécembre 2007

Section 1 : commentaires du sous-comité des archivistes
Les archivistes des établissements universitaires québécois réunis au sein de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) félicitent Bibliothèque et Archives Canada de son projet de Stratégie canadienne sur l'information numérique et remercient le Comité d'élaboration de la stratégie de leur permettre de formuler leurs commentaires sur la version préliminaire publiée en octobre 2007.

Le Sous-comité des archivistes a été formé en 1977 par le Comité des secrétaires généraux de la CREPUQ et réunit des représentants de dix-neuf (19) universités québécoises. Chargé d'étudier l'opportunité et la possibilité d'échanges de services et de collaboration entre les différents établissements universitaires, le Sous-comité a notamment le mandat de proposer des stratégies et des interventions communes répondant aux préoccupations majeures des membres de la CREPUQ en matière de gestion des documents administratifs et de gestion des archives. La préparation d'interventions de la CREPUQ auprès des instances gouvernementales, l'étude des lois et des règlements ayant un impact sur la gestion des archives universitaires, l'élaboration de politiques-cadres pour la gestion des documents, la tenue à jour d'un recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois incluant les documents en format numérique, la proposition d'orientations pour la gestion des documents numériques comptent parmi les principales réalisations des archivistes universitaires réunis au sein de la CREPUQ depuis 30 ans.

Les services d'archives des établissements universitaires québécois constituent un des éléments forts du système archivistique du Québec en raison de la richesse culturelle et scientifique des archives qui y sont conservées, de la qualité des ressources consacrées aux activités archivistiques, de l'envergure et de l'originalité des programmes, et de la compétence et du dynamisme du personnel de ce secteur. Certains services figurent parmi les premiers au Canada à avoir développé une approche globale de l'archivistique en intégrant la gestion des documents administratifs et celle des archives historiques, qui comprend plus particulièrement l'acquisition, le traitement et la diffusion des archives institutionnelles et aussi des archives d'origine privée. Le mandat des services d'archives universitaires comporte deux volets. Le premier consiste à soutenir le fonctionnement et les activités de gestion des établissements, participant ainsi à leur continuité administrative et à leur développement. Le deuxième consiste à soutenir les activités d'enseignement et de recherche des professeurs et des étudiants (lesquelles constituent l'essence même de la mission de l'université) et par extension, à favoriser l'acquisition et la diffusion des connaissances. Enfin, les services d'archives universitaires québécois se distinguent par deux moyens de promotion des archives : la publication sur le Web de descriptions de fonds d'archives, et la diffusion d'expositions virtuelles d'archives.

De façon générale, les archivistes des établissements universitaires québécois partagent la vision, les postulats, les défis et les objectifs de la stratégie proposée. Ils souscrivent plus particulièrement aux postulats selon lesquels il est urgent d'adopter une stratégie pour protéger le patrimoine numérique, qu'il est impératif de trouver les moyens de s'ajuster à l'évolution constante de la technologie, et qu'il est important d'établir des partenariats pour assurer le succès de la stratégie, dans le respect des différentes sphères de compétences. Des postulats semblables avaient d'ailleurs été formulés par les archivistes universitaires dans leur rapport intitulé La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique publié en février 2004 à l'adresse URL suivante : (http://www.crepuq.qc.ca/documents/arch/Rapport-GGDN.pdf). Bien entendu, la stratégie alors établie par les universités québécoises devra être ajustée aux méthodes particulières de gestion des fonds d'archives, habituellement préservés et rendus accessibles par les services d'archives.

1. Renforcer la production de l'information numérique
L'objectif de numériser le plus grand nombre possible de documents pourra être réalisé dans la mesure où le traitement des documents aura été effectué au préalable. Le traitement adéquat des archives demeure une condition essentielle à tout exercice de numérisation, puisque les documents d'archives doivent d'abord être organisés les uns par rapport aux autres, ils doivent être décrits pour les situer dans leur contexte de création et leur utilisation future, des métadonnées doivent leur être attribuées afin de faciliter leur repérage et leur accès, et les conditions ou les restrictions liées à leur diffusion en ligne (droits d'auteur) doivent être identifiées.

La numérisation de tous les documents est un objectif louable qui pourra être atteint à très long terme, en établissant des priorités dans le traitement des documents numériques existants et dans le transfert de support des documents en format analogique (papier, microfilm, bandes vidéos, etc.). Malgré le danger qu'un document qui n'a pas été numérisé soit considéré comme inexistant, la numérisation ne doit pas se faire au détriment des opérations préalables d'évaluation, de sélection, de tri, de classement, de description et d'indexation des fonds d'archives, et de la diffusion des descriptions des fonds sur le Web.

Ce préalable requiert la poursuite des programmes d'aide financière destinés à favoriser et à soutenir le traitement des archives (en parallèle avec les programmes de soutien financier à la numérisation), afin que celles-ci puissent être numérisées et mises en ligne dans les conditions essentielles à leur repérage et leur préservation et ce, le plus rapidement possible. Malgré la situation apparemment enviable des établissements universitaires, un accroissement des ressources financières est absolument nécessaire pour répondre aux besoins considérables de traitement de masses documentaires de plus en plus importantes.

Par ailleurs, si la numérisation de tous les fonds d'archives n'est pas possible en raison d'une insuffisance de ressources, la numérisation sélective (thématique, par séries, etc.) devrait être envisagée afin d'assurer sur l'Internet une présence, même partielle, de tous les fonds d'archives conservés par les établissements universitaires. Le dépôt sur le Web des descriptions des fonds d'archives, des instruments de recherche et de pièces numérisées sélectionnées doit avoir préséance sur la numérisation de tous les documents d'archives conservés par les services d'archives universitaires.

2. Conserver l'information numérique
L'infrastructure requise pour gérer et conserver l'information numérique n'est pas à la portée de tous les services d'archives universitaires. La désuétude des logiciels utilisés par quelques établissements pour le repérage des documents est de plus en plus imminente et nécessite leur remplacement. Ce passage obligé entraîne des coûts importants de migration des données accumulées. De plus, la gestion des documents numériques en croissance exponentielle requiert l'acquisition et l'implantation d'applications informatiques spécialisées, conçues pour assurer adéquatement le repérage, la préservation et la sécurité de ces documents dont les formats et les langages sont de plus en plus variés. À l'heure actuelle, peu d'universités québécoises ont un système leur permettant de gérer efficacement leurs documents numériques. Dans ce contexte, il est nécessaire de prévoir des mesures qui favoriseront le développement d'une expertise et l'obtention des ressources permettant de soutenir les services d'archives dans leurs démarches pour déployer des systèmes et des méthodes de gestion des documents numériques.

3. Optimiser les conditions d'accès à l'information numérique et son utilisation
Soucieuses du développement des collections numériques, du partage des ressources numériques, de la création de dépôts de documents numériques, et de la diffusion de ces documents, les universités québécoises éprouvent encore des difficultés d'intégration des technologies de l'information et des communications dans les modes et les méthodes d'enseignement. Par ailleurs, les organismes subventionnaires de la recherche ont adopté des politiques qui obligent désormais les universités à préserver et à rendre largement accessibles non seulement les résultats de la recherche mais également les données de recherche réunies par leurs professeurs/chercheurs, afin d'en assurer la réutilisation. Comme ce fut le cas pour les Règles pour la description des archives (RDDA), il est important de développer des normes visant à assurer la création, la diffusion, l'utilisation et la conservation des documents en format numérique, et de soutenir et de former les services d'archives pour favoriser leur mise en application.

Même si plusieurs documents plus « anciens » peuvent dès maintenant être numérisés puisqu'ils sont libres de droits, il faudra trouver des moyens de soutenir les établissements dans la gestion des droits d'auteur liés à des documents plus récents que ces établissements voudraient numériser et mettre en ligne.

Des moyens technologiques doivent être mis en place afin que les banques de données contenant les descriptions des fonds d'archives conservés par les services d'archives universitaires (tels Archivescanada.ca, rdqa.qc.ca, etc.) soient facilement repérables par les moteurs de recherche les plus connus et les plus utilisés par les internautes (ex. : Google).

4. Mise en place de la stratégie
Pour les archivistes universitaires québécois regroupés au sein de la CREPUQ, trois étapes sont essentielles à la mise en place de la stratégie.

Premièrement, il est requis d'accorder la priorité à la conversion de contenus qui sont actuellement consignés sur des supports « à risque » comme les bandes vidéo, les bandes sonores, etc. et ce, avant les contenus qui sont déjà solidement conservés sur des supports stables tels le papier et le microfilm.

Deuxièmement, il est nécessaire d'assurer la formation des archivistes en matière de gestion de l'information numérique. Le libellé de la mesure selon laquelle il est proposé d'"élaborer des programmes de formation et des programmes d'études sanctionnés par un diplôme, afin de disposer de personnel qualifié en matière de conservation numérique" doit être nuancé puisque certaines universités québécoises et canadiennes offrent déjà de tels programmes, même s'ils sont perfectibles. Sans doute serait-il plus juste de proposer de « développer ou de multiplier » des programmes de formation afin de disposer de personnel qualifié en matière de production, de conservation et d'accès à l'information en format numérique.

Troisièmement, il est indispensable de prévoir des programmes d'aide financière à la hauteur des attentes et des objectifs visés par la stratégie, mais qui tiendront également compte des ressources financières et de l'expertise souvent limitées des services d'archives.

En définitive, la stratégie proposée est audacieuse mais elle a le mérite de stimuler les différents milieux à l'urgence d'agir en matière de production, de conservation et d'accès à l'information en format numérique. Le succès de la stratégie sera notamment proportionnel aux importantes ressources financières qui seront requises pour sa mise en place (et dont l'estimation et la provenance ne sont pas encore identifiées), à son plan de mise en oeuvre, et à la promotion des meilleures pratiques de gestion des documents numériques.

Alors que les universités québécoises réussissent à peine à réunir les ressources nécessaires pour renouveler leurs grands systèmes d'information de gestion, il est très difficile de prévoir à quel moment elles pourront réussir à mettre en place une infrastructure générale pour assurer une complète gestion des documents numériques qu'elles produisent et de ceux qu'elles comptent acquérir, afin de favoriser le partage de cette information dont la qualité et la quantité sont indispensables pour le développement et la transmission des connaissances et l'avancement de la recherche.

Forts de leur spécificité professionnelle, les archivistes universitaires sont aussi convaincus des avantages de l'interdisciplinarité pour relever le défi particulier de l'accessibilité et de la préservation des documents numériques. Le leadership dont les archivistes universitaires réunis au sein de la CREPUQ ont traditionnellement fait preuve en matière de gestion des documents et des archives confirme leur intérêt de participer à la poursuite de la réflexion et des démarches devant conduire à l'adoption d'une stratégie canadienne sur l'information numérique.

Section 2 : Commentaires du Sous-comité des bibliothèques
Le Sous-comité des bibliothèques de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) réunit les directeurs des 18 bibliothèques universitaires québécoises. Devant l'importance que ses membres accordent à la mise en place d'une stratégie nationale sur l'information numérique, tant sur la scène canadienne que celle québécoise, et conscients par ailleurs qu'ils sont des partenaires clés dans la définition des contenus et des paramètres de la stratégie canadienne, mais aussi dans son plan de mise en oeuvre, ils ont jugé opportun de présenter une position commune dans le cadre de la consultation publique menée par le Comité d'élaboration de la stratégie.

Le Sous-comité des bibliothèques souhaite d'abord exprimer sa reconnaissance et ses félicitations à Bibliothèque et Archives Canada et au Comité d'élaboration de la stratégie pour la publication de la version préliminaire de la Stratégie canadienne sur l'information numérique en octobre 2007; cette version préliminaire constitue l'aboutissement de consultations, de journées de réflexions et de journées d'études, lancées dès 2005, que les bibliothèques universitaires québécoises ont toujours soutenues de leur participation active et de leur contribution et il est important de souligner le remarquable travail de synthèse des défis, des enjeux, des tensions et des obstacles à surmonter - ou parmi lesquels il faudra rechercher un équilibre, des orientations et des mesures à prendre pour que le Canada puisse enfin se doter d'une stratégie nationale de l'information numérique qui recueille l'adhésion de tous les partenaires. Le Sous-comité des bibliothèques remercie par ailleurs le Comité d'élaboration d'avoir assorti cette version préliminaire d'une consultation publique auprès des multiples acteurs et partenaires concernés, prend acte de l'échéancier des six mois proposé pour la publication d'un document plus définitif qui contiendra les éléments fondamentaux de la mise en opération de la stratégie et souhaite assurer tous les intervenants et partenaires de sa collaboration à la réussite du projet.

Avant de répondre de façon plus précise aux trois questions plus spécifiques posées par le Comité d'élaboration de la stratégie, le Sous-comité des bibliothèques souhaiterait d'abord étayer sa position de quelques déclarations plus générales :

• il partage la vision du Comité d'élaboration sur la nécessité et sur l'urgence que le Canada se dote d'une stratégie nationale sur l'information numérique;
• la stratégie nationale canadienne sur l'information numérique doit reconnaître une place et une contribution de choix aux bibliothèques universitaires québécoises et canadiennes pour qu'elles puissent assumer pleinement le rôle et le mandat qu'elles possèdent en propre à l'égard du renforcement, de la diffusion et de la conservation de la production scientifique et technique et à l'égard des collections patrimoniales sur lesquelles elles détiennent les droits d'auteur;
• la stratégie nationale canadienne doit tenir compte de la situation particulière et contraignante dans laquelle se retrouvent les bibliothèques universitaires lesquelles, outre le mandat qu'elles assument en propre, doivent aussi agir comme intermédiaire dans l'accès à l'information gouvernementale et l'information à caractère culturel et patrimonial, et du coup elle doit reconnaître que la pression exercée sur elles par les géants de l'édition scientifique et technique, par la gestion et le respect des licences régionales ou nationales, par le respect du droit d'auteur, par les mesures qu'elles doivent prendre pour garantir des accès sécurisés à leurs collections et à leur abonnements et par celles pour garantir l'accès pérenne à ce patrimoine exige que la proposition de mise en oeuvre reconnaisse les bibliothèques universitaires comme un partenaire clé et qu'il leur soit reconnu le financement et la marge de manoeuvre dont elles ont besoin pour être en mesure d'assumer pleinement le mandat et les responsabilités qu'elles détiennent à l'égard de l'information numérique;
• la stratégie nationale canadienne, dont la portée s'inscrit aussi bien dans le monde contemporain que dans la perspective historique de l'héritage patrimonial à léguer aux générations futures, doit affirmer comme préalable une volonté de revisiter l'application du droit d'auteur au Canada qui tout en reconnaissant les droits des créateurs permette un meilleur équilibre entre les créateurs et les utilisateurs et elle doit prévoir des mesures concrètes pour appuyer les bibliothèques universitaires québécoises dans leurs démarches pour libérer le contenu contemporain des droits d'auteur;
• la stratégie nationale canadienne doit tenir compte du tourbillon de mouvance et d'incertitude qui interpelle à l'heure actuelle le monde des bibliothèques avec les nouvelles pressions qui s'exercent sur le traitement documentaire et sur les normes et protocoles de description, de communication et d'interopérabilité avec lesquelles elles ont traditionnellement oeuvré; une vigilance accrue devra être accordée au choix des normes de description, de communication, d'interopérabilité et d'archivage pour emboîter le pas des tendances internationales qui se dessinent;
• la stratégie nationale canadienne devrait contribuer à faire tomber quelques mythes sur la prétendue gratuité de l'information et sur les prétendues frontières économiques qui s'estompent entre créateurs, éditeurs et diffuseurs et plutôt renforcer la prise de conscience des citoyens à l'effet que l'accès à l'information, à la connaissance, aux savoirs et à la culture comptent parmi les enjeux majeurs des sociétés modernes et qu'ils requièrent des investissements pour les produire et des coûts pour les diffuser le plus démocratiquement possible et pour les léguer aux générations futures;
• le texte définitif mériterait sans doute d'être nuancé dans certaines affirmations qui pourraient donner à croire que toute l'information numérique est menacée, que toute l'information numérique -celle numérisée à partir d'autres supports et celle née numérique- sera rendue accessible et conservée, que toute l'information numérique est d'égale valeur. Seront maintenant abordées les trois questions spécifiques accompagnant l'invitation à participer à la consultation publique menée par le Comité d'élaboration de la stratégie.

1. La vision, la portée et les défis décrits dans la stratégie
Dans l'ensemble, le Sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ est d'accord avec la vision, la portée et les défis décrits dans la Stratégie. Il ajoute cependant que le projet tel que défini paraît très ambitieux et que son mutisme sur des aspects fondamentaux comme l'organisation des choses, le leadership et le financement rendent difficile un jugement éclairé sur sa faisabilité et sa réussite. Le Sous-comité des bibliothèques ajoute par ailleurs que tous les projets de stratégie nationale sur l'information numérique sur la scène internationale qui ont été couronnés de succès se sont dotés d'une structure organisationnelle de mise en oeuvre avec des mandats et des responsabilités propres à chacun des partenaires et des sources de financement substantielles de plusieurs millions.

La vision et la portée de la Stratégie nationale canadienne auxquelles le Sous-comité des bibliothèques souscrit entièrement ne pourront atteindre leurs pleins effets et leurs impacts qu'à la seule condition que le projet reçoive le financement nécessaire à la mesure des ambitions qui y sont exprimées et qu'un modèle organisationnel soit défini.

Par ailleurs, le Sous-comité des bibliothèques exprime quelques inquiétudes et quelques réserves à la définition très large de l'expression "information numérique" qui a été retenue et il est d'avis que les chances de succès du projet seraient sans doute augmentées si des paramètres plus précis des contenus étaient définis et qu'à tous le moins des choix et des priorités étaient établis.

Le Sous-comité des bibliothèques partage le choix du Comité d'élaboration de la stratégie quant aux trois défis retenus. S'il reconnaît d'emblée l'importance à mener de front ces trois défis et l'importance de bien les articuler dans une stratégie nationale cohérente et organisée, il semble toutefois davantage pressé de reconnaître que le défi de la conservation et de l'accès pérenne laisse pointer à l'horizon des inquiétudes plus inquiétantes et qu'il pose des enjeux majeurs auxquels il faudrait accorder à son avis la priorité. En effet, et tout en reconnaissant par ailleurs l'importance et l'attention qu'il faudra accorder au défi d'optimiser l'accès et l'utilisation de l'information numérique, le constat que nous avons franchi déjà le seuil de la surabondance de la production numérique, donnant lieu à des masses gigantesques de corpus de données et de ressources documentaires de tout type, de différents formats et sur une multiplicité de supports, mérite d'être fait. Cette accélération de la production numérique n'a pas été soutenue par des modèles et des infrastructures d'organisation, d'accès et de conservation et le danger de la perte d'une partie de ce patrimoine, ou des pertes que nous accusons déjà à pouvoir les exploiter pleinement, est bien réel.

Le Sous-comité des bibliothèques est d'avis qu'une priorité devrait être accordée au défi de la conservation et que les bibliothèques universitaires doivent être soutenues par des investissements importants pour augmenter leur capacité de se doter des infrastructures qui auront la robustesse et la maturité technologique requises pour accueillir la production numérique scientifique et technique et arrêter du coup les risques de perte de ce patrimoine tant pour les usages contemporains qui peuvent en être faits que pour les usages des générations futures. Par ailleurs, la priorité à accorder au défi de la conservation se justifie aussi par les corpus des collections des bibliothèques universitaires qui sont également menacés du risque d'être perdus si des mesures et des programmes ne sont pas prévus pour assurer leur transfert sur des supports qui en assureront l'accès et la pérennité.

2. Les objectifs et les mesures prévues au chapitre II, leur degré d'importance et leur degré d'urgence
Dans l'ensemble, le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que les objectifs et les mesures prévues au chapitre II sont appropriés, louables et légitimes. Toutefois, il souhaite formuler quelques remarques et suggestions qui, le souhaite-t-il, pourront contribuer à l'élaboration définitive du projet.

De l'avis du Sous-comité des bibliothèques, l'énoncé de la stratégie gagnerait en précision si les deux premiers objectifs du premier défi -renforcer la production de l'information numérique-étaient plus clairement articulés entre eux : la numérisation à partir d'autres supports et l'appui à la production numérique, avec la mise en place des paramètres des pratiques exemplaires dès la création, visent des enjeux, des réalités, des pratiques, des expertises et des coûts qui leur sont propres. À cet égard, les bibliothèques universitaires québécoises souhaiteraient que des mesures précises soient prévues à leur intention pour chacun de ces deux objectifs, qui reconnaîtraient d'une part leur statut de partenaire clé pour la production scientifique et technique et pour les collections patrimoniales sur lesquelles elles détiennent les droits d'auteur et, d'autre part, qui proposeraient des mesures spécifiques pour qu'elles puissent accroître les investissements et les appuis qu'elles accordent déjà à leurs projets de numérisation et à leurs projets de production et d'édition d'information numérique scientifique et technique.

Si le Sous-comité des bibliothèques appuie sans détour le troisième objectif du premier défi relatif au perfectionnement et au développement des expertises, il partage l'avis du Sous-comité des archivistes de la CREPUQ à l'effet que les efforts devraient davantage être ciblés au développement et à la multiplication de programmes de formation sur mesure et aux programmes pour favoriser la participation des membres de leurs personnels aux programmes déjà existants sur la scène régionale, nationale ou internationale. En outre, si le Sous-comité des bibliothèques appuie avec force la mesure énoncée au point 1.3.3 à l'effet de récompenser les chercheurs du milieu universitaire qui adoptent des pratiques exemplaires, il souhaiterait qu'une mesure spécifique soit aussi prévue à l'intention des bibliothèques universitaires pour qu'elles puissent développer et soutenir des programmes de formation sur mesure à l'intention de leurs personnels, pour qu'elles puissent appuyer les communautés de pratiques exemplaires dans la création et l'édition de la production scientifique et technique, notamment les thèses et mémoires et les articles scientifiques, pour qu'elles puissent suivre l'évolution technologique rapide et pour qu'elles puissent continuer de développer leur expertise sur les normes et les pratiques exemplaires dans tout le spectre de l'édition numérique allant de sa création à sa conservation.

Le Sous-comité des bibliothèques exprime enfin sa perplexité devant les trois mesures énoncées à l'appui de l'objectif visant la diversification de la production d'information numérique : ce n'est pas sans un certain étonnement que ses membres ont constaté l'importance de choix qui devrait être accordée aux publications et au patrimoine culturel de langue française dans le texte qui précède le libellé des mesures et que rien n'y soit par ailleurs prévu spécifiquement pour soutenir sa production, son accès et sa conservation. Le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que la création numérique de langue française doit être reconnue explicitement dans les mesures énoncées et qu'elle doit être accompagnée de moyens concrets pour soutenir sa production, son accès et sa conservation.

En ce qui concerne le défi de la conservation de l'information numérique, le Sous-comité souscrit entièrement aux objectifs et aux mesures énoncés et juge par ailleurs que ce défi devrait commander un passage plus pressant à l'action. Le Sous-comité des bibliothèques souscrit au découpage des trois corpus généraux : documents culturels en tous genres, données scientifiques et résultats de recherches, information gouvernementale. Il attire toutefois l'attention du Comité d'élaboration sur les zones plus floues qui caractérisent le corpus des documents culturels en tous genres : en effet, si les mandats des bibliothèques nationales et ceux des bibliothèques universitaires sont assez clairement délimités pour ce qui regarde la production scientifique et technique institutionnelle et le patrimoine culturel national, les contours du patrimoine universel restent moins étanches et le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que cet aspect devra être approfondi dans la version définitive de la stratégie et qu'il devra se refléter dans le modèle d'organisation qui sera retenu. Par ailleurs, dans la mesure où les bibliothèques universitaires assument en propre les responsabilités liées aux données scientifiques et aux résultats de recherches, il serait souhaitable de reconnaître dans les mesures spécifiques que les bibliothèques universitaires québécoises et canadiennes sont un partenaire clé pour ce corpus et que des moyens soient prévus à leur intention pour qu'elles puissent assumer pleinement leurs responsabilités à l'égard de la conservation de l'information numérique scientifique et renforcer leur capacité de mener à terme les objectifs énoncés en prévoyant notamment des mesures spécifiques de financement et une structure de coordination et de concertation entre elles.

Par ailleurs, il serait également important de reconnaître la contribution singulière que les bibliothèques universitaires québécoises et canadiennes apportent à l'enrichissement du patrimoine culturel avec les projets de numérisation des collections sur lesquelles elles détiennent les droits d'auteur, ou qui sont libres de droits, et de prévoir des mesures spécifiques à leur intention pour la conservation de ce patrimoine et la garantie de la pérennité de leur accès.

Enfin, le Sous-comité des bibliothèques estime que les bibliothèques universitaires québécoises et canadiennes sont des intermédiaires privilégiés pour la diffusion et l'accès à l'information gouvernementale et que ce rôle doit être explicitement reconnu de sorte qu'il puisse être un partenaire important à la définition des besoins et des politiques dans cette sphère de compétences.

Le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que de tous les objectifs énoncés au soutien du défi de la conservation de l'information numérique, la priorité devrait être accordée à la conception du réseau distribué de dépôts numériques fiables ainsi qu'à l'examen et aux recommandations pour la mise en place d'un modèle de réseaux de coordination et de concertation adéquats pour chacune des trois sphères de responsabilités délimitées.

Pour ce qui touche le défi lié aux conditions d'accès optimales à l'information numérique et à son utilisation, si le Sous-comité des bibliothèques souscrit entièrement à la vision démocratique à la base des objectifs qui y sont énoncés, il souhaite exprimer quelques réserves sur l'atteinte de ces objectifs dans les conditions actuelles qui régissent notamment la gestion des licences et la gestion du droit d'auteur : il est impératif que ces deux problématiques soient mises en relief et que les contraintes des bibliothèques universitaires à leur égard soient clairement documentées, expliquées et communiquées aux autres acteurs afin que des assouplissements soient retenus. En outre, le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que la nouvelle économie du développement des collections des bibliothèques universitaires qui passe par des corpus imposants de leurs collections sous licence collective régionale ou canadienne, justifie que des mesures concrètes et spécifiques soient prévues à leur intention afin que les objectifs énoncés pour favoriser les conditions optimales d'accès, de conservation et d'archivage soient réalisables.

3. Mise en place de la stratégie, priorité d'action et contribution du Sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ
Le Sous-comité des bibliothèques est d'avis que la prochaine étape essentielle doit être la définition du plan de mise en oeuvre de la stratégie assortie des détails liés au coûts du projet et à ses sources de financement. Le plan de mise en oeuvre devrait par ailleurs mettre l'accent sur les éléments suivants :

- la recommandation sur un modèle des réseaux à mettre en place dans chacune des trois sphères identifiées qui énonce les responsabilités propres à chacun des partenaires;

- les propositions sur le leadership du projet dans chacune des trois sphères identifiées dans le respect de la juridiction et des sphères de compétences des différents acteurs;

- la recommandation sur une structure de coordination et de concertation entre tous les partenaires qui reconnaisse pleinement l'importance, le rôle et la contribution des partenariats.

Le Sous-comité des bibliothèques peut et souhaite jouer un rôle de premier plan à la mise en oeuvre du projet et il peut notamment :

- établir le recensement des projets de numérisation en cours dans les bibliothèques universitaires québécoises et de là s'inscrire dans le projet du registre national québécois que souhaite mener Bibliothèque et Archives nationales du Québec et dans le projet de registre national canadien qui semble souhaité dans la stratégie canadienne de l'information numérique;

- établir des politiques communes sur la définition des contenus, les critères de choix, les priorités des projets, les normes de traitement documentaire, la définition des pratiques exemplaires;

- faire bénéficier tous les partenaires au projet de l'expertise développée au sein des bibliothèques universitaires québécoises au chapitre des pratiques exemplaires dans les projets de numérisation ainsi que dans les projets de l'édition numérique;

- assumer un leadership important dans le défi de la conservation de l'information numérique scientifique;

- renforcer la mise en place des pratiques exemplaires dans la constitution des données scientifiques et de recherche dès leurs premières phases de création et renforcer la mise en place des pratiques exemplaires pour l'accès à la production scientifique et aux données de recherche et pour leur diffusion;

- définir des projets de numérisation sur une base institutionnelle, collective ou en partenariat avec d'autres institutions et établir des communautés de pratique dans chacun des volets touchant le cycle de vie de l'information numérique.

Conclusion
En conclusion, le Sous-comité des bibliothèques souscrit à la version préliminaire de la Stratégie canadienne de l'information numérique en attirant l'attention du Comité d'élaboration sur quelques éléments qu'il juge déterminants et essentiels à la réussite du projet :

• déterminer dans le meilleur délai le plan de mise en oeuvre, les coûts et les sources de financement du projet;
• reconnaître aux bibliothèques universitaires québécoises le statut de partenaire clé dans la réussite de la stratégie notamment à l'égard de la production scientifique qu'elles assument en propre;
• assortir la stratégie de mesures spécifiques à l'intention des bibliothèques universitaires québécoises pour le leadership qu'elles doivent assumer pour relever les trois défis liés à la production scientifique;
• reconnaître, du moins pour les bibliothèques universitaires québécoises, que le défi de la conservation de l'information numérique pose des enjeux plus urgents qui commandent un passage à l'action immédiat et des investissements importants à court terme;
• reconnaître une place de choix à la production, à la conservation et à l'accès à l'information numérique de langue française;
• reconnaître la contribution et le rôle de premier plan des bibliothèques universitaires québécoises dans les sphères du patrimoine culturel et de l'information gouvernementale et leur réserver une place de choix dans les partenariats à mettre en place pour la réalisation des objectifs liés à ces corpus.

Le Sous-comité des bibliothèques remercie encore une fois le Comité d'élaboration de l'opportunité qu'il lui a été donnée de formuler ses commentaires et il exprime le souhait que les remarques et les orientations suggérées constitueront un apport constructif à l'élaboration de la version définitive de la stratégie canadienne de l'information numérique.