CIP
Catalogage avant publication

Guide d'utilisation

Introduction

Le catalogage avant publication (CIP) est un programme de coopération volontaire et gratuit entre les éditeurs et les bibliothèques, qui permet de cataloguer les livres avant leur publication. Ces données catalographiques sont ensuite diffusées largement aux librairies et aux bibliothèques qui disposent ainsi de l'information nécessaire pour choisir, acheter et traiter de nouveaux livres.

La principale caractéristique du catalogage avant publication réside dans le fait que la notice catalographique est créée et diffusée avant la publication de l'ouvrage et qu'elle est imprimée dans celui-ci.

Le présent document expose les exigences du programme CIP et explique comment les éditeurs canadiens peuvent y participer.

Table des matières

• Avantages du programme CIP
• Portée du programme CIP
  • critères de base pour participer au CIP
  • publications exclues
  • ouvrages publiés en collaboration
• Comment participer au programme CIP
• Explication du formulaire CIP
• Comment imprimer les données CIP
  • Exemple d'une notice catalographique CIP
• Modifications avant publication

Avantages du programme CIP

Le programme CIP offre aux éditeurs la possibilité de promouvoir la vente de leurs nouveaux livres, en ce qu'il permet de fournir d'avance aux libraires, aux grossistes et aux bibliothèques l'information nécessaire à la sélection et à l'achat de nouvelles publications. En outre, les données CIP sont imprimées dans le livre et les bibliothèques peuvent se servir de ces renseignements pour cataloguer leurs nouvelles acquisitions.

Le CIP offre à l'éditeur, tout à fait gratuitement, une publicité précieuse pour ses livres à paraître, en diffusant les données CIP dans divers produits et services. Par exemple, les notices CIP paraissent dans Service des nouveaux livres, un service en-ligne qui met en vedette de nouvelles publications canadiennes. Les notices CIP sont également incluses dans la bibliographie nationale Canadiana, dans AMICUS (la base de données bibliographiques de Bibliothèque et Archives Canada, dans les fichiers échangés avec d'autres bibliothèques nationales et dans Canadian Books in Print.

L'obtention des données CIP pour un ouvrage n'en retarde pas la publication. Toutefois, il est important de fournir au bureau CIP de votre région tous les renseignements nécessaires sur l'ouvrage à cataloguer et ce, le plus tôt possible avant la publication.

La notice catalographique créée par les bibliothèques décrit brièvement la publication à laquelle elle se rapporte. Elle renferme des informations (nom de l'auteur ou des auteurs, titre, titre de la collection, vedettes-matières, ISBN, ISSN et indices de classification) utilisées par les acheteurs, les lecteurs et les chercheurs pour désigner et localiser les publications. La notice est établie et présentée conformément à des normes internationales, ce qui permet de diffuser l'information sur les publications dans le monde entier.

Portée du programme CIP

Le Programme de catalogage avant publication (CIP) canadien vise à fournir un catalogage normalisé aux publications à paraître canadiennes. Il regroupe un large éventail de sujets et de publics, des publications tant imprimées qu'électroniques et englobe une vaste gamme de l'édition canadienne (commerciale, gouvernementale, individuelle, universitaire, associative, institutionnelle...). Ce travail s'effectue avant même la parution/production de la publication. Ce faisant, il offre des données de catalogage à point nommé aux bibliothèques et fournit une vitrine de promotion additionnelle aux éditeurs canadiens.

Critères de base pour participer au CIP

Pour être éligible au CIP, la publication doit répondre aux critères de bases suivants :

1. la publication sera publiée au Canada (c'est à dire par un éditeur ayant une adresse canadienne)
2. elle n'est pas encore imprimée/produite
3. dans le cas des publications imprimées et des autres supports tangibles, le tirage prévu devra compter au moins 100 exemplaires.
4. la publication sera offerte au public, au marché du livre et aux bibliothèques.

Publications exclues

Au-delà des critères de base énoncés ci-haut, le Programme CIP exclut :

1. les sites web, les blogues, les wikis.
2. les publications publiées par un éditeur non-canadien, même s'ils sont imprimés ou distribués au Canada.
3. les publications publiées par un éditeur non-canadien, même si écrites par un(e) Canadien(ne).
4. le matériel scolaire des niveaux primaire ou secondaire (tant les manuels de l'élève que les livres de l'enseignant de même que tout le matériel afférent), et les publications destinées à l'apprentissage de la lecture.
5. les périodiques et les publications en série de même que les publications destinées à être mises à jour au moyen de suppléments.
6. les publications à diffusion réduite ou circonscrite (destinés uniquement aux membres d'une famille ou à un cercle d'amis, aux membres d'un groupe ou aux participants à un événement, un congrès ou un séminaire de formation ou aux clients d'une compagnie).
7. les enregistrements musicaux.
8. les partitions musicales et la musique en feuille.
9. les versions électroniques d'ouvrages publiés antérieurement en imprimé ou autres supports.
10. les publications éphémères telles les dépliants, les calendriers, les agendas, les catalogues commerciaux, les annuaires téléphoniques, les livres de jeux, les livres à colorier, les livres de mots croisés, les livres vierges à compiler/composer soi-même.
11. les jeux
12. les affiches
13. les cartes géographiques.

Pour savoir si l'un des ouvrages à paraître est admissible au programme CIP, veuillez communiquer avec le Bureau du CIP.

Ouvrages publiés en collaboration

Lorsque deux éditeurs canadiens ou plus collaborent à la publication d'un ouvrage, l'un de ces éditeurs, habituellement celui qui est le principal artisan de la production de l'ouvrage, devrait faire une demande au bureau CIP de sa région. Il faut bien préciser au bureau CIP que l'ouvrage est une coédition, qui en sont les coéditeurs et si l'ouvrage inclura un ISBN pour chacun de ces éditeurs.

Par ailleurs, si un ouvrage est coédité par un éditeur canadien et un éditeur étranger, chaque éditeur devrait faire une demande auprès de son programme respectif. Dans ce cas, les deux notices CIP ainsi obtenues devront figurer dans l'ouvrage.

Comment participer au programme CIP

Pour chaque ouvrage à paraître admissible au programme, l'éditeur doit remplir un formulaire de demande de CIP. Le formulaire CIP est disponible ici.

Pour créer une notice catalographique, on se fonde sur l'information fournie sur la page de titre de l'ouvrage et sur la matière. Il est donc important d'accompagner le formulaire dûment rempli d'une description fidèle ou d'une copie de la page de titre, fournissant ainsi l'information relative au nom de l'auteur ou des auteurs, au titre de l'ouvrage, au(x) sous-titre(s), au lieu de publication, au nom de l'éditeur et à la date de publication prévue. Veuillez annexer une copie des documents suivants lorsqu’ils sont disponibles :

• la page de titre
• la table des matières
• l'introduction et la préface

Pour de plus amples renseignements sur ce programme, veuillez communiquer avec le Bureau du CIP.

Explication du formulaire CIP

Coordonnées

Nom, adresse et numéro de téléphone de l'éditeur
Pour pouvoir transmettre l'information à l'éditeur et communiquer avec lui pour garantir l'exactitude de la notice CIP, le bureau CIP a besoin de savoir où et par qui l'ouvrage sera publié. Dans le cas d'un document gouvernemental, le ministère auteur fait office d'éditeur.

Personne-ressource pour cette demande
Pour établir des notices catalographiques exactes, les agents CIP ont très souvent besoin de renseignements supplémentaires. Il est donc utile d'avoir le nom d'une personne qui a participé à la préparation du manuscrit et qui pourrait fournir l'information requise.

Nom et adresse de la personne à qui doit être envoyée la notice CIP
Il est nécessaire de remplir cette section, particulièrement si les données CIP doivent être envoyées à une personne autre que l'éditeur. On mentionnera si la notice CIP doit être postée, télécopiée ou envoyée par courrier électronique.

La Publication

Date prévue de publication
Le bureau CIP doit connaître l'année et le mois (approximativement) de parution puisque les données CIP servent surtout à choisir, commander et acquérir les livres canadiens.

Formulaire rempli le (date) / Données CIP demandées pour le (date)
Pour aider l'agent CIP à classer par ordre de priorité les demandes CIP qu'il reçoit, indiquer la date à laquelle vous avez besoin des données CIP. Veuillez noter que nous avons besoin de dix jours ouvrables afin de produire une notice de CIP. En outre, il est important d'allouer au bureau CIP suffisamment de temps avant la date de publication et de lui fournir les renseignements nécessaires pour qu'il puisse produire une notice catalographique exacte.

La page de titre

Titre et sous-titre(s)
Le titre et le(s) sous-titre(s) mentionnés dans la notice catalographique sont ceux qui figurent sur la page de titre; il arrive parfois qu'ils diffèrent de ceux qui sont inscrits sur la couverture ou sur la jaquette du livre. La préséance est accordée à l'information paraissant sur la page de titre, mais l'agent CIP souhaite être informé de tout autre titre imprimé sur ou dans le livre. De plus, tous les sous-titres utilisés devraient être indiqués sur le formulaire.

Mention d'édition (s'il y a lieu)
Pour les besoins du catalogage, il est nécessaire de savoir si l'ouvrage est une nouvelle édition d'une oeuvre déjà publiée. Il faut transmettre au bureau CIP le libellé exact de la mention d'édition (par ex., "deuxième édition revue et corrigée", "première édition canadienne"). Si une personne en particulier est responsable d'une nouvelle édition qui diffère de quelque façon d'une précédente édition, on fournira le nom de cette personne et on précisera ses responsabilités (par ex., "corrigée et augmentée par...").

Noms et fonctions des auteurs tels qu'ils paraîtront sur la page de titre
Énumérer tous les auteurs en précisant leur rôle et leur fonction (rédigé par, compilé par, sous la direction de, traduit par, illustré par, etc.), l'orthographe et la forme exactes de leurs noms tels qu'ils paraîtront sur la page de titre (par exemple, Bill McKerrow, W.R. McKerrow, William R. McKerrow, William Russell McKerrow), ainsi que l'ordre dans lequel les noms figureront.

Adresse bibliographique de la page de titre
L'adresse bibliographique fournie dans une notice catalographique comprend le lieu de publication, le nom de l'éditeur tel qu'il figure sur la page de titre et la date de publication. Certains éditeurs utilisent diverses adresses bibliographiques pour des types de livres différents ou pour des collections destinées à des groupes d'âge particuliers ou à des élèves de certains niveaux. Il est donc nécessaire de connaître l'adresse bibliographique exacte qui paraîtra sur la page de titre pour créer la notice catalographique. En outre, le bureau CIP aura besoin de savoir si l'éditeur utilisera son nom complet ou un sigle et si la version anglaise et la version française (ou toute autre forme) du nom figureront sur la page de titre. Notons que, dans le cas d'un ouvrage publié à compte d'auteur, l'adresse bibliographique peut être le nom de l'auteur ou la mention "publié par l'auteur". Dans le cas d'une publication officielle, l'adresse bibliographique comprend le nom de la direction, du service ou du ministère qui paraîtra sur la page de titre, comme, par exemple, "Direction des services de la santé, Santé et Bien-être social Canada".

Noms et prénoms complets des auteurs / Date de naissance
Dans bien des cas, il est essentiel de connaître le deuxième prénom, le nom de femme mariée, le nom de jeune fille, l'année de naissance et la nationalité des auteurs afin de pouvoir faire la distinction entre des personnes qui ont le même nom ou des noms semblables. En outre, on a besoin de ces renseignements pour inclure un ouvrage dans des bibliographies nationales, pour découvrir qui détient le droit d'auteur ou pour classifier l'ouvrage, etc. Par exemple, les oeuvres littéraires sont classifiées et rangées suivant la nationalité des auteurs.

Note : Il convient de toujours s'assurer que l'auteur consent à ce que ces renseignements paraissent dans les données CIP.

Titre des éditions antérieures (si différent)
Ce renseignement sert à relier la nouvelle édition aux éditions antérieures dans la notice catalographique.

Date(s) des éditions antérieures
Cette information aide à retrouver les notices catalographiques produites pour des éditions antérieures. Si l'éditeur des précédentes éditions n'est pas le même que celui de la nouvelle édition, il est important de l'indiquer sur le formulaire.

S'agit-il d'une réimpression?
De façon générale, on entend par "nouvelle" publication tout ouvrage qui comporte une mention d'édition (comme nous l'avons indiqué plus haut), dont le titre ou le contenu a été modifié ou qui est publié par un éditeur différent. Il convient alors d'établir une nouvelle notice. Si l'on ne relève aucun changement ni dans le fond ni dans la forme, l'ouvrage est considéré comme une réimpression et l'ancienne notice est émise à nouveau. On peut demander des données CIP pour n'importe quel document, y compris pour la réédition d'un document officiel qui n'a jamais fait l'objet de catalogage avant publication.

S'agit-il d'une traduction?
Il faut toujours indiquer le titre original d'un ouvrage traduit, ainsi que la date de publication de la version originale. Cette information est essentielle à la création d'une notice catalographique exacte. De plus, la date de publication de l'ouvrage original aide à déterminer quelle édition a été traduite. Ce renseignement peut être important dans le cas d'oeuvres anciennes ayant fait l'objet de plusieurs éditions. En outre, une note dans la notice indique l'édition qui a servi de base à la traduction.

Titre de la collection (s'il y a lieu) tel qu'il paraîtra dans l'ouvrage
Beaucoup d'acheteurs et de chercheurs localisent les livres par le biais de la collection. Les éditeurs doivent indiquer le titre de la collection selon le libellé exact qui figurera dans le livre, ainsi que le numéro du volume et, éventuellement, l'ISSN. On omettra les titres de collections qui ne sont utilisés qu'à des fins internes et qui ne paraissent pas dans l'ouvrage publié. Dans le cas de collections qui ont des titres bilingues (ou trilingues), on indiquera tous ces titres ainsi que l'ordre dans lequel ils paraîtront.

ISBN et prix
On indiquera ici le numéro ISBN (numéro international normalisé du livre) qui a été attribué à la publication. Si elle a reçu plus d'un numéro ISBN, ce qui est le cas des ouvrages en plusieurs volumes ou lorsque deux reliures sont prévues, on donnera le numéro du volume ou le type de reliure auquel chaque ISBN se rapporte. Le prix de vente de l'ouvrage (même approximatif) est une information précieuse pour les responsables de la sélection et de l'acquisition de livres et pour les libraires.

S'il s'agit d'un ouvrage en plusieurs volumes, indiquer le nombre prévu.
L'information relative au nombre de volumes prévus pour un ouvrage influe sur le type de notice créée. Comme les volumes d'un ouvrage ne paraissent pas toujours dans l'ordre des numéros, il est important de spécifier le numéro du volume afin de déterminer quels volumes ont déjà été catalogués et quels autres restent à publier.

S'agit-il d'actes de congrès ou d'une conférence?
Si la publication contient le compte rendu complet ou partiel d'une réunion, d'un colloque, d'un congrès ou d'une conférence, on remplira cette section avec le plus grand soin. On indiquera éventuellement le nom officiel de la réunion, du colloque, du congrès, ou de la conférence tel qu'il paraîtra dans l'ouvrage (25e (ou vingt-cinquième) congrès annuel de l'Association..., Colloque sur...). En outre, si le nom du congrès doit figurer sur la page de titre, il convient de le noter, cette information influant directement sur la notice créée. Les dates de l'activité et le lieu où elle a été tenue sont également des renseignements essentiels.

Bibliographie, index, notes bibliographiques en bas de page
Ces renseignements font l'objet de notes dans la notice catalographique. Une liste d'au moins cinq titres classés par ordre alphabétique ou chronologique est considérée, en termes de catalogage, comme une bibliographie. Il n'est pas nécessaire d'indiquer la présence de notes bibliographiques en bas de page si une bibliographie englobe toutes ces références.

De quel genre d'ouvrage s'agit-il? (roman, poésie, essai...)
Cette information quant au genre dont relève l'ouvrage aide l'agent CIP à classifier la publication et à attribuer les vedettes-matières nécessaires.

Public-cible
L'agent CIP doit savoir à qui la publication s'adresse (par exemple, au grand public, à un groupe d'âge déterminé ou à des élèves de tel ou tel niveau).

Quel est le principal sujet du livre?
La notice CIP comporte des points d'accès par sujet, les vedettes-matières, qui décrivent le contenu de l'ouvrage. L'attribution de ces vedettes-matières ne peut se faire sans renseignements précis sur le sujet du livre. Ces données sont particulièrement importantes si l'ouvrage traite d'un sujet d'ordre médical, juridique, scientifique ou technique ou de tout autre domaine très spécialisé. On mentionnera les principales caractéristiques de l'ouvrage telles que son champ d'application, les questions traitées, les ouvrages étudiés, les thèmes abordés, l'auditoire visé, les dates, les périodes et les lieux concernés, les personnages historiques et les groupes ethniques dont il est question, etc. Pour que les vedettes-matières attribuées soient aussi pertinentes que possible, il est essentiel de joindre à la demande CIP une copie de l'introduction et de la table des matières. Note : Dans le cas d'un catalogue d'exposition, on mentionnera à qui appartiennent les oeuvres exposées de même que les musées ou les galeries que l'exposition visitera et les auteurs du texte. De l'information au sujet de l'artiste et de son oeuvre est également essentielle.

La publication est-elle bilingue?
Une publication bilingue est un ouvrage qui comporte du texte rédigé dans deux langues. Deux publications distinctes d'un même texte rédigées dans des langues différentes ne sont pas considérées comme des publications bilingues. Certains livres renferment du texte (citations, insertions) dans une seconde langue; certains sont complètement bilingues ou même trilingues. Comme cette information influe directement sur la notice créée, il est essentiel de fournir à l'agent CIP des renseignements complets sur les langues utilisées dans le livre et d'indiquer dans quelles proportions elles s'y trouvent représentées. Il est également essentiel de fournir l'information figurant sur la ou les page(s) de titre de tels livres. On précisera si l'ouvrage doit renfermer une seule page de titre bilingue ou deux pages de titre unilingues en regard ou tête-bêche. En outre, le bureau CIP a besoin de savoir si les deux versions du texte seront imprimées tête-bêche, sur deux colonnes parallèles sur une même page ou en regard sur deux pages.

Comment imprimer les données CIP

Les données CIP doivent toujours être imprimées dans la publication.

Imprimer les données CIP au verso de la page de titre, soit en texte composé, soit en facsimilé photographique pleine grandeur ou en réduction. Les éléments d'information doivent être imprimés au complet sans en modifier l'ordre, la ponctuation, les majuscules ou l'espacement. L'emploi de la ponctuation et des majuscules peut parfois paraître déroutant, mais il est prescrit par des normes qui assurent la compréhension de la notice catalographique dans le monde entier.

Exemple d'une notice CIP

Dans l'exemple ci-dessous, la première ligne constitue l'en-tête qui désigne l'information comme donnée CIP. Dans le cas présent, la vedette principale est l'auteur, Jennifer McCrank. Vient ensuite la description du livre proprement dite (titre, collection, notes et ISBN). Deux vedettes-matières ont été assignées à cet ouvrage. Elles figurent après la description, précédées de chiffres arabes. Les vedettes secondaires, numérotées en chiffres romains, suivent les vedettes-matières. Pour ce livre, il a fallu créer une vedette secondaire au titre et une autre pour l'éditeur. La dernière ligne de la notice CIP fournit, dans l'ordre suivant, la cote selon la classification de la Library of Congress, la cote selon la classification de Dewey et le numéro de contrôle Canadiana.

Une fois imprimée dans le livre, la notice CIP prend donc l'allure suivante :

Pour de plus amples renseignements sur les divers éléments constitutifs de la notice CIP, veuillez communiquer avec le Bureau du CIP.

Modifications avant publication

Advenant le cas où des modifications devraient être apportées aux renseignements transmis au bureau CIP avant la publication, les éditeurs sont priés d'en informer le bureau dans les meilleurs délais de façon à ce que les données CIP mises à la disposition des librairies, des grossistes et des bibliothèques soient exactes et à jour.