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Évaluations et vérifications

Cadre d'évaluation de la modernisation

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4.0 Plan d'évaluation et de surveillance

4.1 Plan de mesure du rendement

Stratégie et questions clés

Le tableau ci-dessous expose les extrants et les résultats clés ainsi que les indicateurs, les sources et la fréquence de mesure qui s'y rattachent. Les indicateurs de rendement permettront à la direction d'évaluer le progrès et le rendement dans l'atteinte de ses buts. Les indicateurs présentés dans cette section du rapport ont été élaborés grâce à des discussions avec des personnes-ressources. Ils sont liés à des extrants précis, à des résultats immédiats et à des résultats intermédiaires du modèle logique.

Tableau 3 : Indicateurs de rendement de l'Initiative de modernisation
Extrant
/Résultat
Indicateur Source de données et méthode Responsable Fréquence
1. Plans et stratégies Nombre d'ensembles de politiques élaborés (acquisition, gestion des collections et exploration des ressources) - Données administratives Dirigeants des sous-comités Trimestrielle
2. Méthodes de travail redéfinies Mesure dans laquelle les méthodes de travail au sein de BAC ont intégré les principes de la modernisation - Étude documentaire
- Entrevues auprès de personnes-ressources
Comité d'orientation des directeurs généraux Semestrielle
3. Collaboration horizontale Mesure dans laquelle les politiques et les processus sont en place pour appuyer la collaboration interne et externe - Étude documentaire
- Entrevues auprès de personnes-ressources
Comité d'orientation des directeurs généraux Semestrielle
4. Dévouement des employés Mesure dans laquelle les employés appuient activement les activités de modernisation - Enquête auprès des employés Comité d'orientation des directeurs généraux Semestrielle
5. Organisme à orientation prédéterminée Degré de cohérence entre les décisions stratégiques prises et leur mise en œuvre - Étude documentaire
- Entrevues auprès de personnes-ressources
Comité d'orientation des directeurs généraux Annuelle
6. Bureaucratie professionnelle Degré auquel la surveillance continue et les leçons apprises sont intégrées dans d'autres plans et mesures - Étude documentaire
- Entrevues auprès de personnes-ressources
Comité d'orientation des directeurs généraux Annuelle

Le dirigeant de l'évaluation tiendra le Comité d'évaluation au courant de l'évolution de la mise en œuvre du cadre tous les six mois, lorsque le cadre aura été approuvé.

Stratégie en matière de rapports

L'évolution de l'Initiative de modernisation sera signalée grâce aux mécanismes/documents suivants :

  • Des mises à jour régulières du Conseil de direction de la part du Comité d'orientation des directeurs généraux sur la modernisation.
  • Un rapport ministériel sur le rendement (RMR) que BAC présentera chaque année au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
  • Des rapports et des mises à jour sur l'évaluation des programmes qui seront présentés au Comité d'évaluation de Bibliothèque et Archives Canada aux fins d'approbation et de publication subséquente.

En outre, le signalement continu des activités de modernisation sera effectué à l'aide de divers mécanismes, notamment le site Web de BAC, le site intranet de BAC et des messages du bibliothécaire et archiviste du Canada.

4.2 Plan d'évaluation

Le cycle d'évaluation quinquennal de l'Initiative de modernisation s'étend de l'exercice financier 2010-2011 à l'exercice financier 2015-2016. On effectuera une évaluation formative durant l'exercice financier 2012-2013 afin d'évaluer la stratégie de mesure du rendement, de déterminer les problèmes qui peuvent survenir, et d'évaluer la disponibilité des données pour l'évaluation sommative qui suivra durant l'exercice financier 2015-2016.

On effectuera l'évaluation sommative afin d'évaluer l'évolution globale vers l'atteinte des buts et des objectifs de l'initiative. Cette évaluation comportera toutes les données recueillies dans le cadre des mesures permanentes du rendement et respectera les normes d'évaluation figurant dans les Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada du Conseil du Trésor (SCT, 2004). On examinera trois principaux domaines, à savoir la pertinence, le succès et la rentabilité.

Principales questions d'évaluation

Pertinence — L'initiative cadre-t-elle toujours bien avec les priorités de l'organisme et de l'ensemble du gouvernement, et répond-elle véritablement à un besoin réel?

L'initiative cadre-t-elle toujours bien avec les priorités de l'organisme et de l'ensemble du gouvernement, et répond-elle véritablement à un besoin réel?

Les activités entreprises dans le cadre de l'Initiative de modernisation sont-elles toujours pertinentes pour le public? Ces activités abordent-elles les besoins en constante évolution des intervenants et des clients?

Succès — Dans le cadre de l'Initiative, parvient-on à atteindre les objectifs sans dépassement de budget ni effets indésirables?

L'Initiative de modernisation est-elle mise en œuvre comme prévu?

Dans quelle mesure a-t-on obtenu les résultats immédiats et intermédiaires attendus de l'Initiative de modernisation?

La stratégie de mesure du rendement est-elle exécutée comme prévu?

Comment utilise-t-on les données sur le rendement qu'on a recueillies?

Rentabilité — Utilise-t-on les moyens les plus appropriés et les plus efficaces pour atteindre les objectifs ou y aurait-il lieu d'envisager d'autres modes de conception et d'exécution?

A-t-on découvert d'autres façons plus efficaces/efficientes d'obtenir les résultats attendus de l'Initiative de modernisation?

Délais des évaluations

Les délais établis ci-dessous sont normaux pour les cycles d'évaluation de la plupart des programmes. L'évaluation formative de l'Initiative de modernisation serait effectuée durant l'exercice financier 2012-2013; l'évaluation sommative aurait lieu durant l'exercice financier 2015-2016. Le tableau 4 résume le délai applicable aux activités d'évaluation.

Tableau 4 : Délais des activités d'évaluation
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2014-2015 2014-2015 2015-2016
Élaboration du cadre          
    Évaluation formative      
          Évaluation sommative

Évaluations formative et sommative

Le tableau 5 contient le cadre d'évaluation qui orientera les évaluations formative et sommative de l'Initiative de modernisation. Le cadre aborde les trois principaux domaines (pertinence, succès et rentabilité) et contient sept questions qui contribueront à orienter l'évaluation. Pour chaque question d'évaluation, le cadre décrit les indicateurs et les sources de données qu'on utilisera pour aborder la question. On abordera toutes les questions, tant dans l'évaluation formative que dans l'évaluation sommative; toutefois, l'évaluation formative visera principalement à évaluer si l'on effectue des progrès dans chacun des domaines respectifs.

Tableau 5 : Cadre d'évaluation
Questions Indicateurs Méthodes d'analyse des données Activité d'évaluation
Formative Sommative
Pertinence
1. Dans quelle mesure l'Initiative de modernisation cadre-t-elle toujours bien avec les priorités de Bibliothèque et Archives Canada et du gouvernement du Canada? - Degré d'adéquation entre les activités de modernisation et les priorités de BAC et du gouvernement du Canada - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés et des principaux intervenants de BAC
X X
2. Les activités entreprises dans le cadre de l'Initiative de modernisation sont-elles toujours pertinentes pour le public? Ces activités abordent-elles les besoins en constante évolution des intervenants et des clients? - Preuves de la compréhension et de l'acceptation du public et des intervenants à l'égard du besoin de modernisation - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés, des principaux intervenants et des clients de BAC
X X
Succès
3. L'Initiative de modernisation est-elle mise en œuvre comme prévu? - Mesure dans laquelle les activités de modernisation sont mises en œuvre comme prévu - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés et des principaux intervenants de BAC
X X
4. Dans quelle mesure a t on obtenu les résultats immédiats et intermédiaires attendus de l'Initiative de modernisation? - Mesure dans laquelle les employés appuient activement les activités de modernisation
- Mesure dans laquelle les méthodes de travail au sein de BAC ont intégré les principes de la modernisation
- Degré de cohérence entre les décisions stratégiques prises et leur mise en œuvre
- Degré auquel la surveillance continue et les leçons apprises sont intégrées dans d'autres plans et mesures
- Enquête auprès des employés
- Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés et des principaux intervenants de BAC
X X
5. La stratégie de mesure du rendement est-elle exécutée comme prévu? - Degré d'harmonisation du plan de mesure du rendement avec les activités entreprises en matière de rendement - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés de BAC
X X
6. Comment utilise-t-on les données sur le rendement qu'on a recueillies? - Preuves d'utilisation de données sur le rendement dans la prise de décisions - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés de BAC
X X
Rentabilité
7. A-t-on découvert d'autres façons plus efficaces/efficientes d'obtenir les résultats attendus de l'Initiative de modernisation? - Preuves que d'autres façons plus efficaces/efficientes d'obtenir les résultats attendus apparaissent évidentes pour les employés et les principaux intervenants - Étude documentaire
- Entrevues auprès des employés de BAC
X X

Coûts des évaluations

Les coûts estimatifs des évaluations formative et sommative sont présentés au tableau suivant. Il s'agit de coûts normaux dans le cas de services passés par contrat.

Tableau 6 : Coûts des évaluations
Études Exercice financier Coûts totaux des subventions et contributions
Évaluation formative 2012-2013 25 000 $
Évaluation sommative 2015-2016 75 000 $
Total 100 000 $

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