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Évaluations et vérifications

Évaluation formative du Cadre de choix stratégiques

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1.0 Introduction

En 2004, BAC a formulé une vision stratégique complète pour la nouvelle institution dans le document intitulé Orientations pour le changement. Les travaux effectués dans le processus de transformation des deux institutions précédentes en ce qui est maintenant Bibliothèque et Archives Canada ont jeté les bases de la mise en œuvre de cette politique stratégique. En 2006, on a élaboré un nouveau cadre stratégique, intitulé Choix stratégiques pour réaliser la vision de BAC, qui visait à faciliter la mise en œuvre du changement à l'échelle de BAC et à favoriser le positionnement stratégique de l'institution. Le Cadre de choix stratégiques faisait état du rééquilibrage des activités de BAC à la lumière des changements à l'environnement de l'information et à l'environnement politique dans lesquels l'institution évoluait. Le Cadre définissait les choix que BAC ferait afin de mettre en œuvre les « orientations pour le changement » et établissait de nouveaux modes de fonctionnement. On a établi cinq choix stratégiques pour la période de 2006 à 2011 : 1. Passer à la numérisation dans tous les aspects; 2. Avoir une renommée nationale; 3. Mettre l'accent sur la gestion de documents gouvernementaux; 4. Miser sur la collaboration et les partenariats; 5. Effectuer des recherches et des évaluations aux fins de prises de décisions (BAC, novembre 2006). On a également déterminé deux facteurs de réussite essentiels dans le cadre de l'initiative : 1. Changer les pratiques opérationnelles et de gestion de BAC pour qu'elles reflètent l'engagement qu'a pris BAC de collaborer tant à l'interne qu'à l'externe; 2. Effectuer une analyse et une réingénierie systématiques des pratiques commerciales de BAC ainsi qu'une réaffectation des ressources en vue d'appuyer la mise en œuvre du cadre stratégique (BAC, novembre 2006).

1.1 Contexte de l'évaluation

À l'origine, l'Initiative sur les choix stratégiques était prévue pour la période allant de 2006 à 2011; toutefois, l'orientation stratégique, la direction et la structure organisationnelle de BAC ayant subi des changements, on ne l'a pas entièrement mise en œuvre. L'Initiative est considérée incomplète depuis qu'elle a été reprise par les « initiatives horizontales » en 2008 et par l'« initiative de modernisation » actuelle (2009). Par conséquent, aucune évaluation sommative de l'Initiative sur les choix stratégiques n'est prévue.

En 2009, le Comité d'évaluation de BAC envisageait d'évaluer l'Initiative sur les choix stratégiques, étant donné que cette dernière était considérée comme un élément clé pour favoriser l'évolution de BAC en tant que nouveau genre d'institution du savoir. Le Comité a décidé d'effectuer une évaluation formative de l'initiative en mettant l'accent sur les leçons apprises afin d'orienter le nouveau processus de repositionnement stratégique de l'institution.

1.2 Portée, objectifs et limites de l'évaluation

La présente évaluation comporte les principaux objectifs suivants :

  • évaluer l'évolution de la mise en œuvre des choix stratégiques dans l'atteinte des objectifs généraux énoncés, en examinant :
    - la structure de gouvernance;
    - le processus de mise en œuvre;
    - le succès obtenu à ce jour;
    - les leçons apprises.

La présente évaluation comporte les limites suivantes :

  • Documentation : Dans l'ensemble, la documentation sur l'initiative est incomplète; souvent, la documentation existante portant sur le processus de conception ne respecte pas les normes relatives aux références, et il manque des titres ou des dates; ces données sont insuffisantes aux fins d'une évaluation sommative;
  • Roulement du personnel au Bureau de la stratégie et au sein du Conseil de direction : Les employés clés qui étaient responsables de l'élaboration de l'Initiative sur les choix stratégiques ont depuis quitté BAC, ce qui a compliqué la vérification des processus de conception et de mise en œuvre; parmi les membres originaux du Conseil de direction formé en 2006, seulement quatre sont toujours présents, de sorte qu'il était difficile de dresser un bon tableau de l'initiative et de connaître les leçons apprises;
  • Les personnes-ressources ne possédaient pas une connaissance approfondie de chacun des choix stratégiques, aussi il n'a pas été possible de recueillir suffisamment d'information sur les progrès réalisés dans la production des résultats attendus;
  • Absence d'un modèle logique et de mesures de rendement : Aucun modèle logique ni aucune mesure de rendement connexe n'avaient été élaborés, ce qui a quelque peu compliqué l'analyse.

En raison des limites susmentionnées, la présente évaluation vise à obtenir un aperçu des priorités stratégiques établies en ce qui concerne BAC, des dynamiques qui ont eu une incidence sur la conception et la mise en œuvre de l'initiative en mettant l'accent sur ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, ainsi que des résultats obtenus jusqu'à ce jour.

1.3 Structure du rapport

Le présent rapport contient cinq sections, y compris la présente introduction. La section 2.0 décrit l'Initiative sur les choix stratégiques; la section 3.0 énonce la méthode de recherche employée dans le cadre de l'analyse; la section 4.0 résume les principales constatations; la section 5.0 présente les conclusions.

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