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Dossiers du personnel de la fonction publique du gouvernement fédéral

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Les dossiers des employés de la fonction publique fédérale renferment des renseignements sur l'historique de l'emploi de chaque individu ainsi que des renseignements personnels. Les dossiers des anciens employés de la fonction publique fédérale sont détruits lorsque ces anciens employés atteignent l'âge de 80 ans. Après cette période, tous les dossiers sont détruits. Quelques dossiers du personnel ont été conservés pour des raisons historiques, tel qu'expliqué dans la page précédente sous Dossiers historiques.

Comment faire parvenir une demande pour votre propre dossier ou celui d'une autre personne

  • Votre requête doit être signée.
  • Pour retrouver un dossier, nous avons besoin des renseignements suivants : nom de famille, prénoms, date de naissance, et numéro d'assurance sociale (NAS).
  • Si vous ne connaissez pas la date de naissance ou le numéro d'assurance sociale, d'autres renseignements peuvent nous aider à retrouver le dossier demandé : nom du plus proche parent, dates d'emploi et le nom du ministère pour lequel la personne a travaillé.
  • Consultez la section sur les restrictions d'accès ci-dessous.
  • Veuillez spécifier quels documents vous désirez. Si vous faites une recherche généalogique, nous vous recommandons de demander un « paquet généalogique », ce qui comprend des copies des documents sélectionnés dans le dossier qui font ressortir ou résument l'historique de l'emploi de l'individu.
  • Nous n'acceptons pas de demandes par courriel pour ces dossiers.
  • Ces demandes doivent nous être transmises par la poste ou par télécopieur:

Documents du personnel
Bibliothèque et Archives Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
Télécopieur : 613-947-8456

Si vous faites une demande pour votre propre dossier et que vous avez quitté la fonction publique fédérale depuis moins de deux ans, veuillez prendre contact avec le bureau des ressources humaines du ministère pour lequel vous avez travaillé.

Restrictions d'accès

  • Pour avoir accès à des renseignements personnels concernant une personne encore vivante, il est nécessaire d'obtenir le consentement écrit de cette personne.
  • Si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, certains renseignements à son sujet peuvent être divulgués à sa famille immédiate. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté doivent être fournies.
  • Il n'y a aucune restriction d'accès aux renseignements concernant une personne décédée depuis plus de 20 ans. Une preuve de décès et une preuve du lien de parenté sont requises.

Preuve de décès : Copie du certificat de décès, notice nécrologique d'un journal, avis de décès ou photographie de la pierre tombale. Si l'individu est décédé alors qu'il faisait partie de la fonction publique fédérale, la preuve de décès n'est pas requise.

Preuve du lien de parenté : Document qui montre clairement le lien de parenté qui existe entre la personne qui fait l'objet d'une demande de renseignements personnels et la personne qui fait cette demande. Les noms de ces deux personnes doivent figurer sur ce document. Les notices nécrologiques de journaux, les certificats de baptême et les certificats de naissance complets sont acceptables. Par contre, les certificats de naissance de format portefeuille qui n'indiquent pas les noms des parents ne conviennent pas. Veuillez ne pas envoyer d'originaux; nous acceptons les photocopies.

Famille immédiate : Parent, épouse, enfant, frère, soeur, petit-fils ou petite-fille de l'individu.

Si vous voulez présenter une requête formelle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la loi sur l'accès à l'information, voyez : Documents du gouvernement du Canada.

Recherche en ligne

Les dossiers du personnel sont protégés en vertu de la législation relative à la protection de la vie privée. C'est pourquoi la base de données et les index qui permettent la recherche dans ces documents ne peuvent être mis en ligne sur notre site Web. Seuls les membres de notre personnel y ont accès.

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