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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

1.3 Bibliothèque et Archives du Canada
La réduction de l'administration fédérale et la disposition des documents

Plan d'action

1.  Objectif

Faire en sorte que les institutions de l'administration fédérale confrontées à 'importantes diminutions de ressources (particulièrement lorsqu'il y va d'importantes réductions de programmes, de l'abandon complet d'une fonction ou d'un transfert de programme à une autre autorité compétente) disposent de leurs documents de façon ordonnée.

2.  Cadre législatif - la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

2.1  Le paragraphe 5(1): L'élimination ou l'aliénation des documents des institutions fédérales..., qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation de l'archiviste. 12(1): L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégueé, par écrit, ce pouvoir.

N.B.: L'aliénation des documents s'entend notamment du fait de soustraire des documents au contrôle de l'administration fédérale.

2.2  Le paragraphe 13(1) : Le transfert, sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général, des documents fédéraux ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique s'effectue selon les accords convenus à cet effet entre lui-même et le responsable des documents.

2.3  Le paragraphe 13(4) : L'administrateur général a, sauf instruction contraire du gouverneur en conseil, la garde et la responsabilité des documents des institutions fédérales qui ont cessé leurs activités.

3.  Cadre dans lequel s'inscrit la responsabilité

Dans tous les cas d'aliénation, c'est l'institution fédérale qui cède le programme qui détermine quels sont les besoins opérationnels et juridiques à long terme de l'administration fédérale à l'égard des documents. Ce principe implique la fourniture de garanties appropriées en matière d'accès et de sécurité ainsi qu'en matière de protection des renseignements personnels à l'égard de tout document aliéné ainsi que des droits des anciens employés de l'administration fédérale en ce qui a trait aux dossiers du personnel. L'autorisation de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada de soustraire les documents du contrôle de l'administration fédérale n'implique pas que le Bibliothécaire et Archiviste certifie qu'il a été tenu compte de telles exigences opérationnelles et juridiques ou qu'on peut y répondre advenant l'aliénation des documents.

4.  Autorisation de disposition nécessaire en cas de réduction

L'aliénation des documents de l'administration fédérale se fait conformément aux termes d'autorisations de disposition des documents délivrées par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada ou par le biais d'accords pour le transfert direct, à Bibliothèque et Archives du Canada (BAC), des documents qui sont censés posséder une valeur archivistique.

Si une autorisation de disposition des documents a déjà été délivrée pour l'élimination ou l'aliénation de tous les documents, les documents peuvent être soustraits au contrôle de l'administration fédérale sans autre intervention de LAC. Il faut pour cela que l'autorisation préexistante s'applique à tous les documents d'une fonction ou d'un programme particulier, y compris les documents actifs et inactifs, les documents de l'administration centrale, des régions et des bureaux locaux et les documents sur tous supports (p. ex., les documents électroniques et les documents audiovisuels).

S'il a été déterminé, toutefois, dans le cadre de l'autorisation préexistante, que tous les documents ou une partie de ceux-ci possédaient une valeur archivistique, il se peut qu'une nouvelle autorisation distincte soit nécessaire; à ce sujet, veuillez consulter le plan d'action qui suit.

Si les documents n'ont pas fait l'objet d'une évaluation afin de déterminer leur valeur archivistique et si, par conséquent, il n'y a pas d'autorisation de disposition qui leur soit applicable, il est nécessaire d'obtenir une nouvelle autorisation distincte avant de pouvoir procéder à l'élimination ou à l'aliénation.

Le paragraphe 13(4) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada s'applique aux cas où une institution fédérale entière cesse ses activités et où aucune autre institution fédérale n'a été autorisée à se charger des activités résiduelles ou ultimes de l'institution qui a été abolie.

5.  Plan d'action

5.1  Les institutions ou programmes qui ont cessé d'exister, c.-à-d., lorsqu'une fonction complète cesse d'exister.

Si une autre institution fédérale partage, continue ou s'est vu confier la responsabilité de tout ou partie de la fonction ou du programme aboli, les documents devraient être transférés à cette institution. La disposition des documents s'effectuera entre l'institution et la Bibliothèque et Archives du Canada dans le cadre du programme ordinaire de disposition des documents.

Exemple: le programme d'isolation des maisons du ministère des Consommateurs et des Corporations a été aboli, ainsi que le ministère, du reste, et pourtant, la protection des consommateurs demeure une fonction fédérale au sein du ministère de l'Industrie. Par conséquent, les documents du programme de Consommateurs et Corporations ont été transférés à Industrie jusqu'à l'expiration de leur valeur juridique. S'ils sont déjà couverts par une autorisation, les documents peuvent être éliminés ou, s'il a été déterminé qu'ils possédaient une valeur archivistique, ils peuvent être transférés à BAC.

En l'absence de loi, d'arrêté en conseil, de protocole d'accord ou d'échange de lettres autorisant une institution à se charger des fonctions restantes ou des responsabilités juridiques qui perdurent d'une institution qui a cessé d'exister, les documents, qu'ils soient ou non dotés de valeur archivistique, passent sous le contrôle des BAC.

Exemple: le Conseil économique du Canada et le ministère des Affaires urbaines ont tous deux été abolis et aucune institution fédérale n'a continué clairement d'exercer leurs fonctions. Par conséquent, par l'application du paragraphe 6(3), leurs documents sont passés sous le contrôle de le Bibliothécaire et Archiviste du Canada.

5.2  Les fusions, c.-à-d., lorsque des programmes entiers et leurs documents sont subsumés ou joints à d'autres programmes ou fonctions.

Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation spéciale délivrée dans le cadre de la réduction de l'administration fédérale: on disposera des documents touchés dans le cadre du processus ordinaire de disposition des documents.

Si la fusion entraîne des risques pour l'organisation existante des documents ou pour les documents (p. ex., les séries de dossiers héritées vont être morcelées pour être intégrées à d'autres systèmes de gestion des dossiers ou les documents électroniques inactifs qui ont été transférés dorment sur des tablettes), les procédures de transfert direct peuvent être appliquées sans délai (c.-à-d. qu'on va effectuer le transfert à BAC des documents électroniques inactifs de l'institution qui en a hérité, ou, dans le cas de documents sur papier ou sur un autre support et qui doivent être distribués dans les systèmes d'information de l'institution qui prend la relève, BAC vont fournir des conseils sur la façon de documenter l'organisation précédente et la nature des documents hérités avant qu'ils ne soient distribués).

5.3  La rationalisation: c.-à-d. que les programmes sont réduits quant à leur portée ou à leur importance, mais qu'ils continuent d'exister (p. ex., il y a une diminution du nombre de bureaux régionaux ou locaux, des membres de l'office ou de la commission, des activités et des budgets).

Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation spéciale dans le cadre de la réduction de l'administration fédérale et on disposera des documents touchés dans le cadre du processus ordinaire de disposition des documents.

5.4  L'aliénation aléatoire ou partielle: c.-à-d. que des programmes sont dévolus à une certaine entité (p. ex., l'entité est la propriété du gouvernement ou est exploitée par une compagnie ou est du ressort d'un monopole sans but lucratif contrôlé par le gouvernement et cette entité conserve un lien avec le gouvernement fédéral de par sa structure de rapport ou son financement).

La question clé dans de tels cas est qui contrôle les documents: la nouvelle entité ou l'institution fédérale à travers laquelle la nouvelle entité continue de se rapporter ou par laquelle elle continue d'être réglementée? L'institution qui a engendré l'autre ou qui est la plus ancienne et son conseiller juridique doivent définir la nature du lien de contrôle qui l'unit à la nouvelle entité.

Si c'est la nouvelle entité qui exerce le contrôle sur les documents, c'est la section 5.5 (Documents aliénés) qui s'applique.

Si le contrôle des documents est conservé ou exercé par une institution fédérale assujettie à l'application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, alors c'est la procédure énoncée à la section 5.2 (Fusions) qui s'applique.

5.5  Les documents aliénés: c.-à-d. les documents soustraits à la compétence et au contrôle de l'administration fédérale.

Si le Bibliothécaire et Archiviste du Canada a déjà consenti à la destruction ou à la disposition de tous les documents en cause, ceux-ci peuvent être aliénés sans que l'institution fédérale qui projette d'effectuer l'aliénation ne doive faire d'autre démarche auprès des BAC. L'autorisation invoquée doit toutefois s'appliquer à tous les documents afférents à la fonction ou au programme touchés, y compris les documents actifs, inactifs, ceux de l'administration centrale, des bureaux régionaux et locaux, et les documents sur tous supports (p. ex., les documents électroniques et audiovisuels).

S'il a été déterminé, dans le cadre d'une autorisation préexistante, que tous les documents dont l'aliénation est projetée, ou même une partie de ceux-ci, possédaient une valeur archivistique, ou encore s'il n'a pas été procédé à une évaluation archivistique des documents, il faut procéder à une telle évaluation avant que l'aliénation ne puisse être effectuée et il faut obtenir une nouvelle autorisation.

*Les autorisations de disposition existantes devraient être révisées parce qu'elles peuvent être désuètes, ne s'appliquer qu'aux documents d'une seule catégorie de bureaux (p. ex., ceux de l'administration centrale, des régions, les bureaux locaux), ou ne pas s'appliquer aux documents sur d'autres supports que le papier.

En effectuant l'évaluation des documents, BAC vont t‚cher de définir la valeur archivistique aussi étroitement que possible, permettant par le fait même à la nouvelle autorité compétente de transférer sans encombre un aussi grand nombre de documents que possible.

Si la nouvelle autorité compétente a besoin de documents qui ont été identifiés comme possédant une valeur archivistique pour poursuivre l'activité touchée, deux solutions peuvent être envisagées:

  • des copies des documents peuvent être faites; ou
  • les documents pourraient être prêtés à la nouvelle entité.

La copie des documents à l'usage de la nouvelle entité devrait être aux frais de la nouvelle entité ou de l'institution fédérale qui effectue l'aliénation. La nouvelle entité devrait recevoir les copies tandis que les originaux devraient être conservés par l'institution qui effectue l'aliénation qui en disposera dans le cadre de ses activités ordinaires de disposition des documents.

Si les documents sont pour être prêtés, l'institution fédérale qui effectue l'aliénation et la nouvelle entité doivent conclure un accord qui comporte des modalités expresses selon lesquelles les documents doivent être retournés à l'institution fédérale qui effectue l'aliénation au bout d'un certain nombre d'années précis qui aura été négocié; les modalités devront également prévoir que les documents prêtés ne doivent être modifiés en aucune façon, ni même par ajout, et doivent être retournés dans le même état que celui dans lequel ils se trouvaient lorsqu'ils ont cessé d'être sous le contrôle de l'administration fédérale. Si le projet d'aliénation doit être réalisé dans un délai qui empêcherait la tenue d'une évaluation archivistique avant que ne s'opère le transfert des documents, le prêt des documents pourrait précéder l'évaluation archivistique pourvu que l'institution qui projette d'effectuer l'aliénation élabore et présente à BAC une demande d'autorisation de disposition des documents qui vise les documents touchés avant que l'accord sur le prêt ne soit en vigueur.

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