Le gouvernement

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1.4 Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada

Archives nationales du Canada
Juin 2000

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Partie 1
Fonction « administration générale »

Portée

La fonction « administration générale » porte sur les documents qui témoignent des sous-fonctions et des activités qui ne sont pas comprises ailleurs dans les Lignes directrices.

Documents dont la disposition n'est pas autorisée

Cas unique, nombre des documents relevant de la présente fonction ne sont pas visés par des lignes directrices. Dans ces cas, les institutions devraient consulter leurs autorisations spécifiques en vigueur. Une fois qu'il a été établi que la disposition des documents n'est pas autorisée ou que l'Autorisation de disposition ne peut pas être déterminée, les représentants des institutions devraient consulter les Archives nationales du Canada. L'absence de lignes directrices concernant la conservation de beaucoup des documents relevant de la présente fonction est attribuable au fait que ces documents peuvent être reliés à des sous-fonctions et activités touchant les opérations ou le mandat des institutions gouvernementales. Par conséquent, leur disposition n'est pas autorisée par l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposition, numéro 98/001, visant cette fonction. Des exemples de tels documents sont les lois, les décrets, les accords, les documents des fédérations, des instituts, des comités et des commissions, les documents concernant les affaires et les relations internationales, les inventions, les licences émises aux institutions ou par elles, et ainsi de suite.

Bureaux de première responsabilité (BPR)

Les Lignes directrices ne s'appliquent pas aux documents qui témoignent des responsabilités particulières reliées à la fonction « administration générale » et exercées par les BPR ou les organismes centraux pour l'ensemble du gouvernement du Canada. Des exemples de ces organismes publics sont le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau du Conseil privé (BCP) et les Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée (CIPVP).

De même, dans le domaine de la sécurité, les Lignes directrices ne s'appliquent pas aux organismes tels que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Centre de la sécurité des télécommunications (CST) et, à nouveau, le SCT et le BCP.

Toute autre institution qui exerce une sous-fonction, en tout ou en partie, reliée à la fonction « administration générale » pour l'ensemble du gouvernement du Canada ne peut utiliser ces Lignes directrices pour disposer de ses documents relevant de cette fonction. Par contre, les Lignes directrices s'appliquent aux documents de ces mêmes institutions qui témoignent des activités internes d'« administration générale ».

Utilisation

L'utilisation des Lignes directrices devrait se faire selon les énoncés présentés dans l'Introduction. Pour de plus amples renseignements concernant la disposition des documents reliés à cette fonction, consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposition, numéro 98/001, visant la fonction « administration générale ».

Fonction « administration générale » [PDF 66 Ko]

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