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1.4 Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada

Archives nationales du Canada
Juin 2000

Vous visualisez un document archivé par Bibliothèque et Archives Canada. Pour consulter la version la plus récente, veuillez vous rendre au Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada.

Partie 4
Fonction « contrôleur »

Portée

La fonction « contrôleur » porte sur les documents qui témoignent des sous-fonctions et des activités ayant trait aux trois éléments principaux de la discipline : la vérification (financière) externe, la gestion financière et la gestion des programmes.

La vérification (financière) externe comprend les examens et les évaluations des dossiers financiers et des comptes, les avis professionnels quant à savoir si les dossiers financiers présentent l'information avec équité, précision et intégralité, conformément aux conventions et pouvoirs comptables, la pertinence des systèmes de contrôle interne et d'information de gestion, ainsi que l'efficacité du rendement relativement aux finances, aux programmes ou aux activités.

La gestion financière comprend les fonctions de traitement administratif (comptabilité) et les fonctions de gestion de niveau supérieur associées à la budgétisation, à la planification financière, à la mesure du rendement, au contrôle et à la présentation des données financières demandées par les gestionnaires. Cette grande sous-fonction comprend aussi les activités de rapport, d'analyse et de planification, la classification des comptes, le contrôle des budgets, le développement des systèmes d'information financière et les contrôles connexes, la comptabilisation des dépenses et des recettes et les contrôles connexes, la comptabilisation de l'actif et du passif, de même que la comptabilisation des fonds spéciaux, des comptes et des fonds renouvelables.

La gestion des programmes comprend les systèmes de gestion des dépenses, les plans et projets d'immobilisations, les accords et arrangements avec d'autres paliers de gouvernement, la gestion des risques, les frais d'utilisation externe, les différents modes de prestation des services (DMPS) et les examens.

Documents dont la disposition n'est pas autorisée

Pour la majorité des documents relevant de cette fonction, des lignes directrices concernant leur conservation sont offertes à l'exception de certains documents ayant trait aux sous-fonctions et activités suivantes : vérifications internes et évaluations de programmes, comptes en fiducie, différents modes de prestation des services, accords et arrangements avec d'autres paliers de gouvernement, paiements de transfert, subventions et contributions. La disposition des documents ayant trait à ces sous-fonctions et activités n'est pas autorisée par l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposition, numéro 99/004, visant la fonction « contrôleur ». Dans ces cas, les institutions devraient consulter leurs autorisations spécifiques en vigueur. Une fois qu'il a été établi que la disposition des documents n'est pas autorisée ou que l'autorisation de disposition ne peut pas être déterminée, les représentants des institutions devraient consulter les Archives nationales du Canada

Bureaux de première responsabilité (BPR)

Les Lignes directrices ne s'appliquent pas aux documents qui témoignent des responsabilités particulières reliées à la fonction « contrôleur » et exercées par les BPR ou les organismes centraux pour l'ensemble du gouvernement du Canada. Des exemples de ces organismes publics sont le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau du vérificateur général (BVG), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ainsi que toute autre institution qui exerce une fonction, en tout ou en partie, reliée à la fonction « contrôleur » pour l'ensemble du gouvernement du Canada. Par contre, les Lignes directrices s'appliquent aux documents de ces mêmes institutions qui témoignent des activités internes de « contrôleur ».

Utilisation

L'utilisation des Lignes directrices devrait se faire selon les énoncés présentés dans l'Introduction. Pour de plus amples renseignements concernant la disposition des documents reliés à cette fonction, consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposition, numéro 99/004, visant la fonction « contrôleur ».

Fonction « contrôleur »  Format PDF [PDF 78 Ko]

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