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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

2.1 Bibliothèque et Archives du Canada
Autorisation de détruire des documents éphémères

Décembre 1990

1  Autorisation

Le présent document confère aux ministres et aux institutions fédérales l'autorisation de détruire des DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES.

2  Texte de base

Le texte sur lequel le présent document est fondé est le paragraphe 12(1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, qui se lit comme suit: « L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrit de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. »

3  Application

La présente autorisation s'applique à toutes les institutions fédérales et documents ministériels, qui sont définis dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

4  Définition

Selon l'article 2 de la Loi, les documents comprennent « Éléments d'information, quel qu'en soit le support ; la présente définition ne vise pas les publications. »

Les DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.

5  Lignes directrices

Catégories de documents

Pour les besoins de la « disposition » des documents, il y a trois catégories de documents gouvernementaux:

  • les documents qui concernent l'administration et le fonctionnement des institutions;
  • les documents qui concernent les responsabilités opérationelles particulières d'une institution;
  • les documents ministériels.

La « disposition » des documents propres à toutes les institutions est autorisée dans les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents. La « disposition » des documents qui concernent les responsabilités opérationnelles particulières des institutions fédérales est autorisée par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada après l'examen des demandes de conservation et de « disposition » de documents présentées par les institutions. La « disposition » des documents ministériels définis dans la Loi s'effectue conformément à une entente entre les ministres et le Bibliothécaire et Archiviste du Canada.

On retrouve dans ces trois catégories de documents de l'information à valeur éphémère. Cette information n'a besoin d'être conservée que pendant très peu de temps avant d'être détruite.

5.1  Documents papier

Les documents papiers éphémères peuvent comprendre:

  • de l'information communiquée de manière informelle;
  • des versions qui ne sont pas allées plus loin que la personne qui a créé le document;
  • les copies faites uniquement à titre documentaire (information ou consultation) ou pour des raisons de commodité;
  • les versions annotées, lorsque les renseignements ajoutés se trouvent dans des versions ultérieures, à moins qu'elles ne doivent être conservées afin de prouver qu'elles ont été approuvées ou de montrer l'évolution du document.

5.2  Documents électroniques

Les documents électroniques éphémères peuvent exister sous diverses formes et présentations, quel que soit l'équipement de traitement des données utilisé (qui peut aller du gros ordinateur central à l'ordinateur personnel autonome). Les exemples ci-dessous sont valables sans égard au matériel utilisé.

La présente autorisation devrait être appliquée aux documents électroniques compte tenu des procédés normalisés que les institutions utilisent pour administrer efficacement et convenablement leurs systèmes d'information automatisés.

Les documents électroniques éphémères peuvent comprendre ce qui suit:

5.2.1  Fiches d'entrée et documents de base

Les documents électroniques introduits dans un système durant une opération de mise à jour et non nécessaires à des fins de vérification ou pour des raisons d'ordre juridique.

  • Supprimer ces documents lorsque leurs données ont été vérifiées et introduites dans le fichier maître ou une base de données, ou quand on n en a plus besoin à des fins de reconstruction ou comme documents de réserve pour un fichier maître ou une base de données.
  • Les documents électroniques d'un fichier maître (ou une partie d'un fichier maître) transmis ou envoyés à un autre endroit.
  • Si l'on conserve le fichier maître, supprimer sa version à l'endroit où il a été transmis lorsque l'opération est terminée.

5.2.2  Fiche d'entrée/de sortie intermédiaires

Les documents électroniques renfermant des données qui sont manipulées, triées et/ou qui vont d'un passage (c'est-à-dire l'exécution d'un programme) au passage suivant lors de la création ou de la mise à jour d'un fichier maître ou d'une base de données.

  • Supprimer ces documents selon les caractéristiques de conception du système.

5.2.3  Fichier mouvement valable (« Valid transaction file »)

Les documents électroniques qui se composent de données utilisées avec un fichier maître au cours d'un traitement par lots pour créer un nouveau fichier maître. Les fichiers maîtres d'un système qui servent de fichier mouvement dans un autre système sont exclus.

  • Supprimer ces documents selon les caractéristiques de conception du système.

5.2.4  Documents de contrôle de système

Les documents électroniques produits durant la création ou l'utilisation d'un fichier maître ou d'une base de données qui renferme de l'information sur le fonctionnement du système, à moins qu'il ne soient nécessaires au maintien de l'intégrité du fichier maître ou de la base de données.

  • Supprimer ces documents selon les caractéristiques de conception du système.

5.2.5  Documents d'essai

Les documents électroniques qui se composent de données courantes ou repères produites ou utilisées pour évaluer le rendement du système.

  • Supprimer ces documents selon les caractéristiques de conception du système.

5.2.6  Fichiers impression (« Print files »)

Les fichiers électroniques qui ont été copiées à partir d'un fichier maître où d'une base de données dans le seul but de produire des publications sur support de papier et/ou des imprimés de tableaux, de grands livres, de registres ou de rapports.

  • Supprimer ces documents selon les caractéristiques de conception du système.

5.2.7  Documents électroniques

Les documents électroniques peuvent comprendre les messages transmis au moyen d'un système de communication de données (par exemple le courrier électronique) et/ou des lettres, des notes de service, des lignes directrices, des directives et d'autres documents ordinairement produits ou reçus dans un bureau.

Les documents électroniques éphémères peuvent comprendre:

  • de l'information communiquée de manière informelle;
  • des versions d'information électronique qui n ont pas été communiquées à l'extérieur du bureau qui les a créées;
  • les versions électroniques de documents utilisées uniquement à titre documentaire (information ou consultation) ou pour des raisons de commodité;
  • les ébauches de versions de documents, lorsque les annotations et les renseignements additionnels ont été incorporés dans des versions ultérieures, à moins qu'elles ne doivent être conservées afin de prouver qu'elles ont été approuvées ou de montrer l'évolution des documents.
  • les documents électroniques enregistrés sur des supports électroniques, tels que des disques durs ou souples, qui ont été utilisés pour produire une version sur support de papier, dont un double est conservé dans un dossier.

5.3  Documents photographiques

Les documents photographiques éphémères peuvent comprendre:

  • des documents produits au cours d'opérations de photogravure, tels que des négatifs créés seulement lors d'une étape intermédiaire des opérations de tirage et utilisés pour créer des plaques lithographiques ou offset;
  • des documents rejetés, tel que des photos qui ne deviennent pas des éléments d'une collection et qui sont jetées immédiatement après avoir été créées, à cause d'un contretypage mal réussi ou parce qu'elles sont trop semblables à d'autres photos. Les rejets ne comprennent pas les documents photographiques qui ont été inclus, même pendant peu de temps, dans un groupe de documents ou de photographies, et qui sont considérés comme ayant perdu leur utilité et destinés à être extirpés du groupe.

5.4  Documents audiovisuels

Les documents audiovisuels éphémères peuvent comprendre:

  • les films, bandes vidéos ou enregistrements sonores intermédiaires qui ont été produits pour la préparation d'enregistrements sonores, vidéo ou sur film, ne sont pas nécessaires à la reconstitution d'une production terminée et ne sont pas considérés comme des enregistrements originaux ni comme des éléments de tirage pour la production définitive.

6  Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant l'application de cette autorisation devraient être adressées à la Division des archives gouvernementales, Bibliothèque et Archives du Canada.

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