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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

3.1 Annexe I  --  Modalités pour disposer des documents administratifs communs au soutien de la fonction « administration générale » de l'Administration fédérale

A.  Définitions clés

Documents administratifs communs Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes que toutes les institutions fédérales exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines).

Documents d'exploitation - Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des fonctions, programmes, processus, transactions, services et toutes autres activités assignés à cette institution spécifiquement ou uniquement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Fonction « administration générale » (de l'administration fédérale) - Réunit les fonctions, processus, activités et transactions de nature administrative qui ont trait aux services administratifs ordinairement offerts au sein de chacune des institutions de l'administration fédérale, afin de faciliter l'application des politiques relatives aux opérations ainsi que l'exécution de programmes et la prestation de services. La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels comptent parmi les principales lois qui sous-tendent la fonction « administration générale ». Afin d'identifier et d'expliquer les exigences en matière d'élimination des documents, la fonction « administration générale » a été subdivisée comme suit : la gestion des renseignements détenus par l'administration fédérale, la sécurité et le soutien administratif. (Pour une description plus détaillée de ces sous-fonctions, se reporter au Profil.)

Bureau de premier intérêt - L'institution fédérale  --  qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme  --  qui tient son autorité et sa responsabilité spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

B.  Portée de l'autorisation

  • L'Autorisation no 98/001 s'applique aux documents administratifs communs qui viennent étayer la fonction « administration générale » de l'administration fédérale (c'est-à-dire ceux qui témoignent des fonctions administratives communes, sous-fonctions, programmes et activités) sans égard à l'arrangement des documents ou au contrôle interne de ceux-ci au sein de chacune des institutions; l'autorisation remplace totalement le Plan no 1 (Administration) des Plans généraux d'élimination des documents (PAC 86/001).
  • La portée de l'Autorisation no 98/001 a été sensiblement réduite par rapport à celle du Plan no 1 (Administration) des PGÉD (PAC 86/001). Plusieurs des éléments et catégories de sujets, fonctions, types de documents et documents anciennement visés ont été exclus parce qu'ils sont susceptibles d'impliquer des décisions relatives à l'élimination de documents créés, recueillis ou reçus par l'institution afin d'étayer on de documenter des politiques, des programmes et des services reliés aux opérations de l'institution. Les sujets et les descriptions de documents qui figuraient au Plan no 1 des PGÉD (PAC 86/001) et qui ont été exclus de l'Autorisation no 98/001 feront l'objet d'une évaluation distincte dans le cadre de leur contexte administratif commun spécifique ou de leur contexte fonctionnel opérationnel.
  • Les institutions qui ont des mandats opérationnels spécifiques à titre de bureaux de premier intérêt à l'égard de certains aspects de la fonction « administration générale » ne doivent pas appliquer l'Autorisation no 98/001 à ceux de leurs documents d'exploitation qui ont trait à ces mêmes aspects de l'administration générale. Si, pour quelque raison que ce soit, une institution assujettie à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada crée, recueille ou reçoit des documents qui portent sur la fonction « administration générale » bien qu'il ne s'agisse pas de documents communs ou administratifs, l'institution doit demander une autorisation distincte (qui vise des documents d'exploitation) pour pouvoir disposer de ces documents. Les fonctions, sujets, types de documents et documents de l'administration fédérale exclus de la portée de l'Autorisation no 98/001 ou de toute autre autorisation pluriinstitutionnelle doivent être visés par des autorisations accordées en particulier à des institutions fédérales dans le cadre d'un Plan pluriannuel d'élimination des documents. Ainsi, l'Autorisation no 98/001 ne s'applique pas aux documents d'exploitation des institutions dont le mandat législatif spécifique a trait à la sous-fonction « sécurité » (comme, par exemple, le Service canadien du renseignement de sécurité, la Gendarmerie royale du Canada et le Centre de la sécurité des communications et, au niveau de la politique, le Conseil du Trésor et le Conseil privé).
  • L'Autorisation no 98/001 s'applique à toutes les institutions assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, que leurs activités relatives à la fonction « administration générale » respectent ou non les politiques ou les lignes directrices du Conseil du Trésor ou d'autres organismes centraux. Ainsi, il se peut que des institutions (comme les sociétés d'État) ne soient pas obligées de respecter les politiques des organismes centraux pour ce qui est de la fonction l'administrative générale, pourtant ces institutions sont assujetties à la Loi.
  • L'Autorisation no 98/001 ne remplace pas d'autres autorisations qui exigent la préservation de documents dotés de valeur archivistique. On devrait l'appliquer après avoir appliqué l'Autorisation de détruire des documents éphémères, les autorisations de disposer de documents d'exploitation (aussi appelées « autorisations spécifiques ») et les autorisations pluriinstitutionnelles qui visent des groupes de documents de même nature (ou génériques) tels que les affiches, les documents d'un cabinet de ministre ou du responsable d'une institution et les documents générés par des systèmes d'imagerie électronique. Il y a également des autorisations de disposer des documents d'exploitation (à savoir les autorisations spécifiques) qui visent aussi l'élimination de documents administratifs communs. Les modalités afférentes à ces autorisations spécifiques demeurent en vigueur.
  • L'Autorisation no 98/001 ne s'applique pas à des séries, à des groupes ou à des collections qui réunissent à la fois des documents administratifs communs et des documents d'exploitation.
  • L'Autorisation no 98/001 s'applique aux documents électroniques, aux bases de données et aux systèmes de bureautique  --  ainsi qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent  --  créés au soutien de l'administration générale au sein de toutes les institutions de l'administration fédérale. Cette autorisation ne s'applique toutefois pas aux documents électroniques, aux bases de données ou aux systèmes de bureautique  --  non plus qu'à la documentation technique ou aux renseignements contextuels sur les métadonnées qui s'y rapportent  --  créés par les institutions fédérales au soutien d'une fonction qui leur a été assignée exclusivement ou spécifiquement aux termes d'une loi, d'une politique ou de leur mandat dans le cadre de leurs opérations ou à titre de bureau de premier intérêt.
  • Il incombe à chacune des institutions de l'administration fédérale de comprendre et d'appliquer les dispositions législatives qui ont trait à la conservation et à la communication de l'information et, tout particulièrement, les dispositions législatives qui les concernent directement. Chaque institution a par conséquent le devoir de fixer les délais de conservation qui conviennent à ses documents, y compris les documents administratifs communs visés par l'Autorisation no 98/001.

C.  Autorisation de détruire des documents

Tous les documents créés, recueillis ou conservés sur quelque support que ce soit par une institution fédérale au soutien de l'administration générale de l'administration fédérale peuvent être détruits pourvu que les conditions suivantes se trouvent réunies :

  • les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;
  • les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire pour partie documents administratifs et pour partie documents d'exploitation;
  • les documents ne servent pas à étayer une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;
  • les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'Autorisation no 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent à la présente annexe;
  • les documents ne sont pas antérieurs à 1946 et
  • les délais de conservation  --  que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles  --  sont expirés.

Une application stricte des définitions et des exclusions que l'on vient d'énoncer ainsi que l'application des diverses autorisations de disposer des documents selon l'ordre de priorité indiqué feront en sorte qu'il ne se trouve pas de document doté de valeur archivistique parmi le reste des documents administratifs communs qui étayent la fonction « administration générale » de l'administration fédérale.

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