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Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents

3.5 Annexe I  --  Modalités pour disposer des documents administratifs communs créés au soutien de la fonction « gestion des ressources humaines » de l'Administration fédérale

A.  Définitions clés

Documents administratifs communs - Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes que toutes les institutions fédérales exercent ensemble ou dont elles se partagent l'exercice (par exemple, les finances et la gestion des ressources humaines).

Documents d'exploitation - Documents qu'une institution de l'administration fédérale a créés, recueillis ou reçus afin d'étayer et de témoigner des fonctions, programmes, processus, transactions, services et toutes autres activités assignés à cette institution spécifiquement ou uniquement aux termes d'une loi, d'un règlement ou d'une politique.

Fonction « gestion des ressources humaines » (de l'administration fédérale) - Réunit les fonctions, processus, activités et transactions de nature administrative qui ont trait à la gestion des ressources humaines qui a ordinairement cours dans chacune des institutions de l'administration fédérale afin de faciliter l'application des politiques relatives aux opérations ainsi que l'exécution de programmes et la prestation de services. La Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la réforme de la fonction publique et la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique comptent parmi les principales lois qui sous-tendent la fonction « gestion des ressources humaines ». Afin d'identifier et d'expliquer les exigences en matière d'élimination des documents, la fonction « gestion des ressources humaines » a été subdivisée en onze sous-fonctions dont l'énumération suit : la dotation; la formation et le perfectionnement; l'examen du rendement; la santé et la sécurité au travail; les relations de travail; la rémunération et les avantages sociaux; la planification des ressources humaines et l'utilisation de celles-ci; la classification; les langues officielles; l'équité en matière d'emploi et les programmes spéciaux. (Pour une description plus détaillée de ces sous-functions, se reporter au Profil.)

Bureau de premier intérêt - L'institution fédérale  --  qu'il s'agisse d'un ministère, d'une agence, d'une commission, d'un bureau ou d'un autre organisme  --  qui tient son autorité et sa responsabilité spécifiquement d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat.

Dossiers du personnel ou de l'employé - Le dossier officiel d'un institution, contenant des renseignements sur les états de service d'un employé de l'État, est préparé ou reçu par l'institution où cet employé travaille. D'après les fichiers de renseignements sur les fonctionnaires fédéraux, le dossier personnel de chaque employé est souvent divisé en sections.

B.  Portée de l'autorisation

• L'Autorisation nº 98/005 s'applique à tous les documents administratifs communs créés au soutien de la fonction « gestion des ressources humaines » de l'administration fédérale (c'est-à-dire les documents qui viennent étayer la fonction « gestion des ressources humaines » de l'administration fédérale (c'est-à-dire ceux qui témoignent des fonctions administratives communes, sous-fonctions, programmes et activités) sans égard à l'arrangement des documents ou au contrôle interne de ceux-ci au sein de chacune des institutions; l'autorisation remplace totalement le Plan nº 5 (Personnel) des Plans généraux d'élimination des documents (PAC 86/001).

• Les sujets et les descriptions de documents qui figurent au Plan nº 5 (Personnel) des Plans généraux d'élimination des documents (PAC 86/001) sont tous visés par la nouvelle autorisation qui vise spécifiquement la fonction « gestion des ressources humaines ». Dans la nouvelle autorisation, la fonction « gestion des ressources humaines » a été subdivisée en onze sous-fonctions dont l'énumération suit : la dotation, la formation et le perfectionnement, l'examen du rendement, la santé et la sécurité au travail, les relations de travail, la rémunération et les avantages sociaux, la planification des ressources humaines et l'utilisation de celles-ci, la classification, les langues officielles, l'équité en matière d'emploi et les programmes spéciaux.

• Les institutions qui ont des mandats opérationnels spécifiques à titre de bureaux de premier intérêt à l'égard de certains aspects de la fonction « gestion des ressources humaines » ne doivent pas appliquer l'Autorisation nº 98/005 à leurs documents d'exploitation pour ce qui est de ces aspects de la fonction. Si, pour quelque raison que ce soit, une institution assujettie à l'application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada crée, recueille ou reçoit des documents concernant la fonction « gestion des ressources humaines » qui ne sont pas communs ou administratifs, l'institution doit demander une autorisation distincte pour documents d'exploitation pour pouvoir disposer de ces documents. Toutes les fonctions, tous les sujets, tous les types de documents et tous les documents de l'administration fédérale qui sont exclus de la portée de l'autorisation à laquelle se rapportent les présentes modalités (c.-à-d. l'Autorisation nº 98/005) ou de toute autre autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents doivent être visés par des autorisations délivrées à des institutions fédérales prises individuellement pour leurs documents d'exploitation obtenues dans le cadre du processus des plans pluriannuels de disposition des documents. Par exemple, le Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique, en leur qualité respective de bureau de premier intérêt à l'égard de la fonction « gestion des ressources humaines », ne devraient appliquer l'Autorisation nº 98/005 que dans la mesure où elle s'applique à ceux de leurs documents administratifs communs qui se rapportent à cette fonction et non à leurs documents d'exploitation.

• L'Autorisation nº 98/005 s'applique à toutes les institutions qui sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, sans égard au fait que leur activités en matière de gestion des ressources humaines suivent ou non les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor ou d'autres organismes centraux. Par exemple, certaines institutions comme les sociétés d'État ne sont pas obligées de respecter les politiques des organismes centraux concernant la fonction « gestion des ressources humaines » et pourtant ces institutions sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

• L'Autorisation nº 98/005 ne remplace pas les autres autorisations qui exigent la préservation de documents de valeur archivistique. Elle devrait être appliquée après l'Autorisation de détruire des documents éphémères, les autorisations qui visent les documents d'exploitation (aussi appelées « autorisations spécifiques à une institution » ou « autorisations spécifiques »), ainsi que les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (ou « autorisations pluri-institutionnelles ») qui visent des groupes génériques de documents (comme les affiches, les documents d'un cabinet de ministre ou du responsable d'une institution et les documents générés par des systèmes d'imagerie). Certaines autorisations qui visent des documents d'exploitation (c'est-à-dire des autorisations spécifiques) s'appliquent également à certains documents administratifs communs. Les modalités d'application de ces autorisations spécifiques demeurent en vigueur.

• L'Autorisation nº 98/005 ne s'applique pas à des séries, des groupes ou des collections de documents qui regroupent des documents administratifs communs et des documents d'exploitation.

• Il incombe à chacune des institutions de l'administration fédérale de comprendre et d'appliquer la législation, y compris les lois qui lui sont propres, concernant la conservation et la communication de l'information. Il est du ressort de chacune des institutions fédérales de déterminer les délais de conservation qui conviennent à ses documents (par exemple, les documents sur les ressources humaines visés par l'Autorisation nº 98/005) en tenant compte de toutes les lois pertinentes, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Lorsqu'un membre du personnel est transféré d'une institution à une autre, les dossiers du personnel officiels de l'institution concernant cette personne devront être transmis à l'institution qui l'accueille; lorsqu'une personne quitte l'emploi de l'administration fédérale, les dossiers du personnel officiels concernant cette personne devront être transmis au Centre fédéral des documents de la région du Manitoba, Bibliothèque et Archives du Canada, à Winnipeg dans l'année qui suit la date à laquelle cette personne a pris sa retraite ou a quitté son emploi. Les dossiers du personnel de personnes décédées alors qu'elles étaient à l'emploi de l'administration fédérale devront être transmis au centre fédéral des documents lorsque les démarches juridiques auront été complétées. (Voir l'Annexe III pour des lignes directrices du centre fédéral des documents concernant le transfert de tels dossiers.)

• Il se peut qu'il y ait des autorisations qui visent des documents d'exploitation  --  aussi appelées autorisations de disposer de documents spécifiques à une institution ou autorisations spécifiques  --  qui préservent des catégories précises de dossiers du personnel dotés de valeur archivistique en raison du mandat particulier donné à des institutions en particulier. De telles autorisations visant des documents d'exploitation constituent le moyen approprié par lequel disposer d'une exception au dossier du personnel générique.

C.  Autorisation de détruire des documents

Tous les documents créés, recueillis ou gardés par les institutions fédérales au soutien de la fonction « gestion des ressources humaines » de l'administration fédérale peuvent être détruits, sans égard au support qui les sous-tend, pourvu que :

• les documents ne sont pas des documents d'exploitation de par leur nature;

• les documents ne sont pas de type mixte, c'est-à-dire pour partie documents d'exploitation et pour partie documents administratifs;

• les documents ne soutiennent pas une fonction administrative dans un bureau de premier intérêt;

• les documents ne sont pas par ailleurs exclus de l'application de l'autorisation à laquelle se rapportent les présentes modalités en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figurent dans la présente annexe;

• les documents ne sont pas antérieurs à 1946 et

• les délais de conservation  --  assignés aux documents par chacune des institutions fédérales en fonction de ses exigences légales et opérationnelles  --  sont expirés.

L'application stricte des définitions et des exclusions susmentionnées et l'application des diverses autorisations de disposer des documents selon l'ordre de priorités prescrit feront en sorte qu'aucun document doté de valeur archivistique ne se trouve parmi les documents administratifs communs de l'administration fédérale créés au soutien de la fonction « gestion des ressources humaines » qui restent. Sauf pour ce qui est des dossiers du personnel ou des employés, les autres documents de ce type peuvent donc être détruits à l'expiration des délais de conservation que chacune des institutions fédérales leur auront assignés.

Les dossiers du personnel ou dossiers des employés devront être conservés par l'institution qui emploie pour toute la durée de l'emploi plus une (1) année; l'institution les transférera alors au Centre fédéral des documents de la région du Manitoba, Bibliothèque et Archives du Canada [Pour de plus amples directives, veuillez communiquer avec l'unité des dossiers du personnel au numéro 204-983-4495]. Bibliothèque et Archives du Canada détruiront les dossiers du personnel civil lorsque les personnes sur qui porte le dossier atteindront l'âge de quatre-vingts (80) ans ou après le décès de ces personnes, à supposer qu'il n'y ait pas d'autre activité en suspens.

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